【導(dǎo)讀】作中的指導(dǎo)作用，制定本制度。第二條本制度適用于公司全體員工。法規(guī)、制度、規(guī)定。情況，改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，嚴(yán)守機(jī)密。第六條檔案保管應(yīng)科學(xué)分類、排列、編號(hào)，要排列整齊，與存放索引相一致。案室的各項(xiàng)安全措施。不得擅自進(jìn)入檔案室。后的檔案應(yīng)隨即放回原處。六、做好檔案室溫濕度的監(jiān)控與登記工作。因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案。合有關(guān)部門查處。輕重按有關(guān)規(guī)定處理。檔案，須經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人同意后報(bào)公司主要負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。案材料需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批，摘抄時(shí)必須保持檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，銷毀清冊，經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人審批，方可銷毀。毀清冊上簽字，注明銷毀的方式和日期。紙廠當(dāng)場化為紙漿，嚴(yán)防泄密。第十四條本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施。對部門文件進(jìn)行相應(yīng)處理。對函件開口和郵票撕毀應(yīng)查明原因。部門溝通，盡快反饋辦理意見和結(jié)果。

　　

【正文】 電子文件的收集工作比紙質(zhì)文件的收集任務(wù)更加艱巨、復(fù)雜，為切實(shí)做好收集積累工作，提出要求如下： 健全制度，落實(shí)責(zé)任，確保電子文件完整、系統(tǒng)。電子文件收集積累一般應(yīng)由文件形成部門負(fù)責(zé)，檔案部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)，從文件形成之時(shí)起，采取多種措施，對電子文件積累管理利用實(shí)施全過程管理。 完善技術(shù)，加強(qiáng)管理，確保電子文件的原始、有效。要從電子文件生成開始不間斷地對處理操作進(jìn)行管理登錄 ，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)定程序。特別是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、ＣＡＤ系統(tǒng)等一定要采取各種先進(jìn)的技術(shù)手段，嚴(yán)格保密權(quán)限，確保文檔數(shù)據(jù)的安全。 注意及時(shí)登記，認(rèn)真填寫“電子文件積累登記表”（附件１）。為保證電子文件的質(zhì)量和收集工作效率，要將電子文件收集積累分散到日常工作中，由文件形成部門負(fù)責(zé)，隨時(shí)做好登記，形成電子文件積累登記表，并同電子文件一起向檔案部門歸檔。 ４、在收集電子文件的同時(shí)，還要繼續(xù)做好紙質(zhì)文件的收集歸檔，并與相應(yīng)的紙質(zhì)文件在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。 ５、電子文件收集積累過程中，要 注意電子文件一旦定稿后，應(yīng)設(shè)置為只讀形式，不允許再修改；多做備份，并脫離網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，獨(dú)立存放；注意保管，避免載體損壞使電子文件無法讀出。 第三章 電子文件的整理 電子文件的整理同紙質(zhì)文件整理基本相同，將文件按一定順序組成保管單位，便于管理和利用；不同之處在于電子文件整理還要選擇存儲(chǔ)載體。 １、選擇確定存儲(chǔ)載體。電子文件的載體應(yīng)符合存儲(chǔ)容量大、易長期保存、使用方便、標(biāo)準(zhǔn)化程度好等要求。國家標(biāo)準(zhǔn)推薦的有光盤、磁帶硬盤等，軟磁盤禁止作為檔案的存儲(chǔ)載體。目前用光盤作為電子文件的載體比較合適。 ２、整理刻盤。先由檔案 部門根據(jù)單位的歸檔范圍和保管期限表進(jìn)行歸檔審查；將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件在計(jì)算機(jī)硬盤設(shè)置一個(gè)子目錄，將已審查通過的電子文件轉(zhuǎn)移到該目錄下；按照一定的組織結(jié)構(gòu)、目錄刻盤。其中，ＣＡＤ電子文件應(yīng)按項(xiàng)目集中整理，ＯＡ電子文件一般應(yīng)一年一張盤。 ３、加封光盤標(biāo)簽。格式及填寫（內(nèi)容見附件２）。 附件１ 電子文件積累登記表 序號(hào) 題名 電子文件名 文件類別代碼 光（磁）盤號(hào) 形成日期 備注 1 2 3 4 5 附件２ 光盤標(biāo)簽 檔號(hào) ： 歸檔序號(hào) ： 題名 ： 密級(jí) ： 保管期限 ： 歸檔單位： 歸檔時(shí)間： 硬件及軟件環(huán)境： CPU： 硬盤： 內(nèi)存： 顯卡： 聲卡： 其他配置： 操作平臺(tái)： 其他說明： 檔案保密制度 做好檔案保密工作，是每個(gè)檔案工作者的神圣職責(zé)，為確保公司機(jī)密的安全，制定本制度。 一、檔案工作人員要自覺增強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守保密法規(guī)、保密紀(jì)律，嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密及集團(tuán)公司商業(yè)秘密和工作秘密。 二、接待查閱機(jī)密檔案者，要嚴(yán)格按照查閱簽字審批規(guī)定辦理手續(xù)。 三、不準(zhǔn)隨意摘記機(jī)密檔案內(nèi)容，不在私人通訊中涉及機(jī)密事項(xiàng)。工作人員不準(zhǔn)私自將檔案帶出檔案室，不準(zhǔn)帶領(lǐng)非檔案室工作人員出入庫房。 四、郵寄機(jī)密檔案，必須按機(jī)要交通辦理，不允許郵局普通郵寄。 五、工作閱檔要堅(jiān)持隨用隨調(diào)，下班時(shí)應(yīng)及時(shí)入庫，未使用完畢的，可暫時(shí)入柜或抽屜，嚴(yán)禁堆放在桌面上。 六、定期對檔案管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解 決，并嚴(yán)格區(qū)分各類利用檔案人員的權(quán)限，以保證檔案信息的保密與安全。 七、對違犯本制度者，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評(píng)教育和行政處分；構(gòu)成嚴(yán)重泄密罪的，依法追究刑事責(zé)任。 檔案查閱利用制度 檔案利用是檔案工作的根本目的。為了做好檔案利用服務(wù)工作，充分發(fā)揮檔案的作用，確保檔案的安全，防止檔案的泄密和損壞，制定本制度。 一、凡查閱利用檔案者，一般檔案均應(yīng)按規(guī)定辦理借閱登記手續(xù)，用后及時(shí)歸還。 二、查閱特殊檔案時(shí)，要自覺遵守保密制度，查閱文書檔案中的絕密文件，須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽批；查閱會(huì)計(jì)檔案須經(jīng)財(cái)務(wù)部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批 簽字。普通檔案的查閱應(yīng)為，因工作需要經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在職工作人員。 三、凡借閱檔案者應(yīng)妥善保管，確保檔案安全。要愛護(hù)案卷，不允許拆卷、抽頁、涂字、更改、勾劃、剪裁等有礙檔案管理工作的行為，如需復(fù)印、摘錄等，須經(jīng)檔案管理人員批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。 四、外單位查閱檔案，須持原單位介紹信，并經(jīng)主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，一般在檔案室查閱不得借出。 五、借出檔案，借期一般不超過十天，因工作需要可辦理續(xù)借手續(xù)。 六、歸還檔案時(shí)，檔案人員應(yīng)詳細(xì)檢查，無誤后辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞等情況，應(yīng)追查并及時(shí)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。 檔案鑒定、銷毀制度 為了做好檔案鑒定工作，正確確定檔案的保存價(jià)值，重點(diǎn)保護(hù)好價(jià)值大的珍貴檔案，制定本制度。 一、通過檔案鑒定，正確地確定檔案的保存價(jià)值謹(jǐn)慎地剔除失去保存價(jià)值的檔案，更好地保管、利用具有保存價(jià)值的檔案。 二、鑒定檔案必須堅(jiān)持黨和國家及檔案行政管理機(jī)關(guān)制定的統(tǒng)一的鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合實(shí)際編制本單位各類檔案保管期限表，作為鑒定檔案的依據(jù)。 三、鑒定檔案要由集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、有關(guān)專業(yè)人員和檔案人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)組織銷毀檔案鑒定工作。 四、鑒定銷毀檔案應(yīng)采取直接鑒定方法，既根據(jù)銷毀檔案自身的特點(diǎn)和社會(huì)利用的需要，按照全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，從文件的內(nèi)容、來源、名稱、產(chǎn)生時(shí)間、可靠程度、外形特點(diǎn)、完整程度、利用率等方面，直接審查每份檔案材料，判斷確定檔案的保存價(jià)值。 五、凡是鑒定需銷毀的檔案、資料，均須登記造冊，并寫出銷毀說明材料，報(bào)經(jīng)鑒定小組審核。需上級(jí)主管部門審批的，要在上級(jí)批準(zhǔn)或備案后，方可銷毀。 六、銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定。銷毀檔案時(shí)，須兩人以上監(jiān)銷，經(jīng)手人和監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字蓋章。銷毀清冊應(yīng)歸入“全宗卷”保存。 重大活動(dòng)檔案登記制度 為加強(qiáng)對重大活動(dòng)檔案的收集、管理和利用，確保檔案齊全完整和安全，根據(jù)《檔案法》和《山東省檔案條例》有關(guān)規(guī)定，制定本制度。 一、重大活動(dòng)包括： （一）省級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)來集團(tuán)公司總部考察、調(diào)查研究和指導(dǎo)工作； （二）集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)參加簽字儀式、慶典、奠基等有重要意義和影響較大的活動(dòng)。 （三）外省市領(lǐng)導(dǎo)來集團(tuán)公司總部進(jìn)行參觀、考察活動(dòng)。 （四）集團(tuán)公司總部開展的各類有重大意義和影響的宣傳活動(dòng)、業(yè)務(wù)活動(dòng)、文體活動(dòng)等。 二、重大活動(dòng)的文件材料、照片、錄像等檔案資料的整理、立卷工作，由形成單位或處室經(jīng)辦 人員負(fù)責(zé)收集，活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。 三、檔案室對本單位重大活動(dòng)形成的檔案材料實(shí)行統(tǒng)一管理，并進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)。