【正文】 文，需由地產(chǎn)旅游集團(tuán)相關(guān)部門提出意見，連同公司發(fā)文（作為附件），按照發(fā)文流程，報(bào)送集團(tuán)公司。 （六）文件日期：包括年、月、日，寫在文件末尾，一般以印制日期為準(zhǔn)，重要文件以簽發(fā)日期為準(zhǔn)； （七）文件印章：加印在發(fā)文日期中間； （八）密級(jí)：保密文件注明密級(jí)； 第十三條 用紙格式，公司經(jīng)營(yíng)管理類文件統(tǒng)一使用 A4 紙。 （二）借閱紙質(zhì)文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，按時(shí)歸還。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向上級(jí)報(bào)告。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)歸檔。 第十九條 文件管理記錄 （一）行政部文秘對(duì)送到公司的公啟文件進(jìn)行登記。 （五）文件由行政部檔案管理員進(jìn)行整理歸檔。 附表 1： 文件 /資料登記表 序號(hào) 文件 /資料名稱 來源 密級(jí) 登記時(shí)間 保存期限 1 2 3 附表 2： 文件 /資料發(fā)放記錄表 序號(hào) 文件 /資料名稱 發(fā)放日期 密級(jí) 接收部門 接收部門 1 2 3 附表 3： 檔案查閱（外借）登記表 序號(hào) 借（閱）檔案名稱 日期 借閱人簽字 1 2 3 附表 4： 文件銷毀申請(qǐng)表 序號(hào) 銷毀檔案名稱 銷毀原由 1 2 3 申請(qǐng)人： 日期： 審批意見： 簽字： 日期： 注：檔案管理員要定期整理檔案，對(duì)需要銷毀的檔案提出銷毀申請(qǐng)。 本公司黨、政、工、團(tuán)、人事、財(cái)會(huì)、保衛(wèi)、基建等工作以及各內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的有查考、利用價(jià)值的各種載體的文件材料。 公司和個(gè)人其他有重要保存價(jià)值的文件、資料、圖書、實(shí)物等。 歸檔的文件材料應(yīng)系統(tǒng)、條理、規(guī)范，即符合文件的自然形成規(guī)律，保管期限區(qū)分準(zhǔn)確，分類科學(xué)，組卷合理，卷盒內(nèi)文件排列有序、條理清楚。 各業(yè)務(wù)部門在管理活動(dòng)中形成和處理的具有保存價(jià)值非技術(shù)性文件材料。 第四章 文書材料整理的質(zhì)量要求 為了保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用，對(duì)歸檔文件材料整理質(zhì)量提出如下要求： 為 保證歸檔文件材料整理質(zhì)量，文件制發(fā)一律采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的用紙規(guī)格，左側(cè)留有裝訂線，不在裝訂線之外修改文件或批注意見，起草、修改、簽發(fā)、文件一律用鋼筆或毛筆，使用耐久性較好的書寫材料，如墨汁、蘭黑及碳素墨水，不準(zhǔn)使用鉛筆、園珠筆、紅墨水和純蘭墨水。 歸檔文件的排列，是在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列，同一事由內(nèi)歸檔文件是按文件形成時(shí)間的先后順序排列，或者按文件的重要程度排列；不同事由歸檔文件是按時(shí)間、重要程度等方法排列。①全宗號(hào)。保管期限分為永久、定期 2 種。這樣既可加蓋歸檔章，也便于保護(hù)文件正本的原始面貌。歸檔文件目錄中“件號(hào)”是指室編件號(hào)，應(yīng)填寫室編件號(hào)。未署責(zé)任者的文件，編目時(shí)應(yīng)盡量根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填寫。④題名。并列題名即以其他語言書寫的題名，需要時(shí)與正題名一并抄錄。此時(shí)應(yīng)在正件題名后抄錄附件題名，處加“（）”號(hào)。實(shí)際填寫目錄時(shí)，為避免日期項(xiàng)占用的列寬過長(zhǎng)，可將表示月、日的數(shù)字回行填寫，即填為兩行，上行為年度，下行為月、日。⑦備注項(xiàng)用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。目錄及封面用紙幅面尺寸統(tǒng)一為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型。然后將“件”內(nèi)的各頁以左、下側(cè)對(duì)齊，采用三孔一線裝訂法裝訂。歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照 件號(hào)的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相對(duì)應(yīng)的排列順序相一致，不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)收入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。 為了加強(qiáng)聲像材料的歸檔管理，保證檔案 的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、充分發(fā)揮檔案作用，為公司各項(xiàng)工作和社會(huì)服務(wù)，特制定本制度。 上級(jí)機(jī)關(guān)來公司檢查工作的照片、底片、錄音、錄像帶。 反映公司特點(diǎn)和面貌的照片、底片、錄音、錄像帶。 第二章 歸檔時(shí)間 照片、底片要求在沖洗出照片后一個(gè)月內(nèi)歸檔；外出購(gòu)買、交流、攝制資料照片、底片在報(bào)銷前歸檔； 錄音在錄制后半個(gè)月內(nèi)歸檔； 錄像在錄制后半個(gè)月內(nèi)歸檔，需要送交上級(jí)部門審查和電視臺(tái)播放的審查、播放后歸檔。 凡歸檔的聲像材料要保證質(zhì)量。 本部的聲像檔案由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理，其他部門或個(gè)人不得借故長(zhǎng)期保存具有長(zhǎng)期利用價(jià)值的聲像材料。帳簿要按總帳、日記帳、存款日記帳、明細(xì)帳及輔助帳簿等分別建帳。帳簿編頁號(hào)； 報(bào)表編張?zhí)?，如果是雙面都有內(nèi)容應(yīng)編頁號(hào)；憑證以記帳單為單位編順序號(hào)，每張記帳單必須填寫清楚附件張數(shù)。 案卷脊背填寫為了統(tǒng)一格式，特作以下規(guī)定： ①憑證脊背填寫應(yīng)有年、月份、會(huì)計(jì)處理號(hào)和檔號(hào)，除檔號(hào)外，其他均由立卷的會(huì)計(jì)、部門填寫。裝訂的卷內(nèi)文件必須去掉金屬物，無壓字、無掉頁現(xiàn)象；對(duì)字跡擴(kuò)散、破損的文件要進(jìn)行修補(bǔ)、加固，或者復(fù)制，復(fù)制件與原件一并立卷。 會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)文件材料，統(tǒng)一使用國(guó)家財(cái)政部門統(tǒng)一印制的表格。需要收集保存的電子文件類型如下： 圖像文件：將公文或圖紙、圖表通過掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備輸入計(jì)算機(jī)管理而形成的文件。 數(shù)據(jù)文件：各種類型的分析、計(jì)算、測(cè)試、設(shè)計(jì)參數(shù)及管理數(shù)據(jù)等文件。 影像文件：記錄影像的文件。 第二章 電子文件的收集 電子文件的收集工作比紙質(zhì)文件的收集任務(wù)更加艱巨、復(fù)雜，為切實(shí)做好收集積累工作，提出要求如下： 健全制度，落實(shí)責(zé)任，確保電子文件完整、系統(tǒng)。特別是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、ＣＡＤ系統(tǒng)等一定要采取各種先進(jìn)的技術(shù)手段，嚴(yán)格保密權(quán)限，確保文檔數(shù)據(jù)的安全。 ５、電子文件收集積累過程中，要 注意電子文件一旦定稿后，應(yīng)設(shè)置為只讀形式，不允許再修改；多做備份，并脫離網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，獨(dú)立存放；注意保管，避免載體損壞使電子文件無法讀出。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)推薦的有光盤、磁帶硬盤等，軟磁盤禁止作為檔案的存儲(chǔ)載體。其中，ＣＡＤ電子文件應(yīng)按項(xiàng)目集中整理，ＯＡ電子文件一般應(yīng)一年一張盤。 一、檔案工作人員要自覺增強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守保密法規(guī)、保密紀(jì)律，嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密及集團(tuán)公司商業(yè)秘密和工作秘密。 四、郵寄機(jī)密檔案，必須按機(jī)要交通辦理，不允許郵局普通郵寄。 檔案查閱利用制度 檔案利用是檔案工作的根本目的。普通檔案的查閱應(yīng)為，因工作需要經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在職工作人員。 五、借出檔案，借期一般不超過十天，因工作需要可辦理續(xù)借手續(xù)。 一、通過檔案鑒定，正確地確定檔案的保存價(jià)值謹(jǐn)慎地剔除失去保存價(jià)值的檔案，更好地保管、利用具有保存價(jià)值的檔案。 五、凡是鑒定需銷毀的檔案、資料，均須登記造冊(cè)，并寫出銷毀說明材料，報(bào)經(jīng)鑒定小組審核。銷毀清冊(cè)應(yīng)歸入“全宗卷”保存。 （四）集團(tuán)公司總部開展的各類有重大意義和影響的宣傳活動(dòng)、業(yè)務(wù)活動(dòng)、文體