【正文】 過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。 （三）閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走或復(fù)制、轉(zhuǎn)借文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。 （五）文秘主管對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。 第八條 發(fā)文規(guī)定 （一）公司正式對(duì)外發(fā)文只能以公司名義，公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于行政部，各部門一律不得自行向上、向下遞送正式文件。 第九條 發(fā)文范圍 （一）凡以公司名義 發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議簡報(bào)以及公司編寫的會(huì)議紀(jì)要，均屬發(fā)文范圍； （二）公司對(duì)外發(fā)文主要用于：對(duì)業(yè)務(wù)單位聯(lián)系有關(guān)工程建設(shè)、技術(shù)、材料供應(yīng)、公司經(jīng)營、人事勞資等工作事宜； （三）各部門與所屬單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義發(fā)文，應(yīng)各自編號(hào)備查。 第十一條 發(fā)文程序與要求 （一）公司發(fā)文流程：擬稿（部門員工）→部門核稿（部門負(fù)責(zé)人）→行政部初審（文管員）→行政部閱批（行政部負(fù)責(zé)人）→總經(jīng)理閱批→董事長簽發(fā)→編號(hào)（文管員）→校對(duì)（擬稿人）→蓋章套打→歸檔 （二）公司向集團(tuán)公司的發(fā)文，需由地產(chǎn)旅游集團(tuán)相關(guān)部門提出意見，連同公司發(fā)文（作為附件），按照發(fā)文流程，報(bào)送集團(tuán)公司。 第十二條 發(fā)文組成部分 （一）發(fā)文號(hào)：由公司的代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號(hào)組成，與簽發(fā)人姓名一并位于文頭與界欄線上； 以公 司名義發(fā)文字號(hào)為“魯金 字［年度］＊號(hào)”，規(guī)劃設(shè)計(jì)部發(fā)文則為“魯金 規(guī)字［年度］＊號(hào)”，工程技術(shù)部發(fā)文則為“魯金 工字［年度］＊號(hào)”，計(jì)劃成本部發(fā)文則為“魯金 計(jì)字［年度］＊號(hào)”，財(cái)務(wù)部發(fā)文則為“魯金 財(cái)字［年度］＊號(hào)”，行政部發(fā)文則為“魯金 綜字［年度］＊號(hào)”，均加蓋公司公章。 （六）文件日期：包括年、月、日，寫在文件末尾，一般以印制日期為準(zhǔn)，重要文件以簽發(fā)日期為準(zhǔn)； （七）文件印章：加印在發(fā)文日期中間； （八）密級(jí)：保密文件注明密級(jí)； 第十三條 用紙格式，公司經(jīng)營管理類文件統(tǒng)一使用 A4 紙。 第十五條 版面格式，首頁采用文頭，頁腳標(biāo)注頁碼。 （二）借閱紙質(zhì)文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，按時(shí)歸還。借閱電子文檔，應(yīng)遵守保密守則。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向上級(jí)報(bào)告。 （二）歸檔時(shí)，要求 把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)歸檔。 第十八條 文件銷毀 （一）對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，文秘要定期清理造冊(cè)，經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)議批準(zhǔn)，辦理銷毀手續(xù)。 第十九條 文件管理記錄 （一）行政部文秘對(duì)送到公司的公啟文件進(jìn)行登記。 （三）以公司名義的發(fā)文行政部至少要保留一份進(jìn)行保管，各部門提交并由行政部制發(fā)的公文可由行政部視具體情況而定是否對(duì)其進(jìn)行保管，但發(fā)文部門須至少保留一份。 （五）文件由行政部檔案管理員進(jìn)行整理歸檔。 第二十一條 本制度由行政部制定并負(fù)責(zé)解釋。 附表 1： 文件 /資料登記表 序號(hào) 文件 /資料名稱 來源 密級(jí) 登記時(shí)間 保存期限 1 2 3 附表 2： 文件 /資料發(fā)放記錄表 序號(hào) 文件 /資料名稱 發(fā)放日期 密級(jí) 接收部門 接收部門 1 2 3 附表 3： 檔案查閱（外借）登記表 序號(hào) 借（閱）檔案名稱 日期 借閱人簽字 1 2 3 附表 4： 文件銷毀申請(qǐng)表 序號(hào) 銷毀檔案名稱 銷毀原由 1 2 3 申請(qǐng)人： 日期： 審批意見： 簽字： 日期： 注：檔案管理員要定期整理檔案，對(duì)需要銷毀的檔案提出銷毀申請(qǐng)。 第一章 歸檔范圍 凡是反映本公司工作或業(yè)務(wù)活動(dòng)以及其他具有查考利用價(jià)值的各種門類、各種載體的文件材料，均屬歸檔之范圍。 本公司黨、政、工、團(tuán)、人事、財(cái)會(huì)、保衛(wèi)、基建等工作以及各內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的有查考、利用價(jià)值的各種載體的文件材料。 直屬下級(jí)單位報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、干部任免、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和法規(guī)備案文件材料。 公司和個(gè)人其他有重要保存價(jià)值的文件、資料、圖書、實(shí)物等。 對(duì)于專業(yè)方面的專門文件、特殊載體的文件，如基建檔案等，可以適當(dāng)延長收集歸檔時(shí)間，但也要在辦理完畢后及時(shí)收集、整理、歸檔。 歸檔的文件材料應(yīng)系統(tǒng)、條理、規(guī)范，即符合文件的自然形成規(guī)律，保管期限區(qū)分準(zhǔn)確，分類科學(xué)，組卷合理，卷盒內(nèi)文件排列有序、條理清楚。 機(jī)關(guān)單位發(fā)文應(yīng)建立“兩套制”（打印正文保存兩份），機(jī)關(guān)及撤消單位的檔案都要按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交。 各業(yè)務(wù)部門在管理活動(dòng)中形成和處理的具有保存價(jià)值非技術(shù)性文件材料。 第二章 歸檔時(shí)間 歸檔文件材料按要求整理后，于次年三月底前歸檔。 第四章 文書材料整理的質(zhì)量要求 為了保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用，對(duì)歸檔文件材料整理質(zhì)量提出如下要求： 為 保證歸檔文件材料整理質(zhì)量，文件制發(fā)一律采用國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的用紙規(guī)格，左側(cè)留有裝訂線，不在裝訂線之外修改文件或批注意見，起草、修改、簽發(fā)、文件一律用鋼筆或毛筆，使用耐久性較好的書寫材料，如墨汁、蘭黑及碳素墨水，不準(zhǔn)使用鉛筆、園珠筆、紅墨水和純蘭墨水。 整理文件時(shí)，應(yīng)保持文件的有機(jī)聯(lián)系，以“件”為整理單位，進(jìn)行文件級(jí)整理，一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。 歸檔文件的排列，是在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列，同一事由內(nèi)歸檔文件是按文件形成時(shí)間的先后順序排列，或者按文件的重要程度排列；不同事由歸檔文件是按時(shí)間、重要程度等方法排列。 歸檔文件的編號(hào)與蓋章。①全宗號(hào)。填寫此項(xiàng)時(shí)，應(yīng)采用公元紀(jì)年，以 4 位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。保管期限分為永久、定期 2 種。填寫歸檔章項(xiàng)目時(shí)應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水等，也可使用打號(hào)機(jī)打號(hào)。這樣既可加蓋歸檔章，也便于保護(hù)文件正本的原始面貌。 歸檔文件的編目及格式。歸檔文件目錄中“件號(hào)”是指室編件號(hào)，應(yīng)填寫室編件號(hào)。填寫責(zé)任者項(xiàng)時(shí)一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱。未署責(zé)任者的文件，編目時(shí)應(yīng)盡量根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填寫。填寫文號(hào)項(xiàng)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄，代字、年度、順序號(hào)都不能省略。④題名。有的文件還有副題名或并列題名。并列題名即以其他語言書寫的題名，需要時(shí)與正題名一并抄錄。會(huì)議記錄須重?cái)M題名時(shí)，應(yīng)寫明會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容。此時(shí)應(yīng)在正件題名后抄錄附件題名，處加“（）”號(hào)。填寫日期時(shí)應(yīng)以 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，