【導(dǎo)讀】螄膅薀薄羇羇蒆薄聿芃莂薃螈肆羋薂袁芁薇薁羃肄蒃蝕肅艿荿蠆螅肂芅蚈袇羋膁蚈肀肁蕿蚇蝿莆蒅蚆袂腿莁蚅羄莄芇蚄肆膇薆螃螆羀蒂螂袈膅莈螂羈羈芄螁螀膄芀螀袂肇薈蝿羅節(jié)蒄螈肇肅莀螇螇芀芆袆衿肅薅袆羈艿蒁

　　

【正文】 檔。 會計核算專業(yè)材料應(yīng)在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。 電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。 磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。 更新、補充的文件，企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和干部 職工調(diào)動、離崗時應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。 文件歸檔要求 企業(yè)應(yīng)實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。 歸檔的文件應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備 (打14 印機、復(fù)印機、掃描儀等 )標稱的質(zhì)量要求。 歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。 非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文 (或少數(shù)民族文字 )材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。 歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。 兩個以上單位合作完成的項目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。 文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》 (見附錄 B 表 )。重要項目文件歸檔時應(yīng)由項目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負責(zé)人審 核簽字。 檔案收集工作 文件歸檔的交接 文件形成部門應(yīng)按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門移交。 檔案部門接收時應(yīng)認真核對，并檢查檔案質(zhì)量。雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保留一份。 檔案與資料的收集 企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動后屬本企業(yè)所有的檔案。 企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位檔案。 企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。 企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和 市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關(guān)的資料。 企業(yè)可根據(jù)需要向社會、離退休人員征集檔案、資料。 檔案整理工作 檔案部門應(yīng)區(qū)分全宗進行檔案的分類、排列與編目。 分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點制定，并應(yīng)保持相對穩(wěn)定性和可擴充性。分類方案應(yīng)附有分類說明。 類別號可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。 全宗內(nèi)檔案按類分別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列編號。 根據(jù)分類方案和排列順序編 制檔號。檔號應(yīng)指代單一，具有唯一性。檔號編制方法見 DA/T 13。 檔號可采用“ [全宗號 — ]分類號 (或項目代號或目錄號 )— 案卷號 (或件號或盤、盒、張?zhí)?)” ([ ]表示可選 )結(jié)構(gòu)。 全宗號由企業(yè)根據(jù)對所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定。 紙質(zhì)檔案應(yīng)與對應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號。 互見號是反映同一內(nèi)容其他載體檔案保管單位的檔號。 按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。 檔案部門應(yīng)對每個全宗建立全宗卷。全宗卷可單獨管理。全宗卷的主要內(nèi)容和編制 方法見 DA/T 12。 檔案保管工作 檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊；磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施。重要檔案應(yīng)異地備份。 檔案入庫前一般應(yīng)去污、消毒。受損的檔案應(yīng)及時修復(fù)或補救。對于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護。 庫房管理 庫房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能 (見JGJ 25)。 庫房溫、濕度應(yīng)符合 JGJ 2 GB/T 18894 和 DA/T 15 對各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記 (登記表參見附錄 B 表 )。 庫房設(shè)備運轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時排除隱患。 15 庫藏檔案應(yīng)定期清理核對，做到賬物相符。庫藏檔案數(shù)量發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明。 檔案鑒定工作 企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會 (或小組 )，負責(zé)確定文件保管期限和到期檔案鑒定。 檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對企業(yè)、國家和社會所具有的現(xiàn)實和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定。 檔案 保管期限一般分為永久和定期兩種。會計檔案的保管期限執(zhí)行《會計檔案管理辦法》。 永久保管檔案。凡是反映本企業(yè)主要職能活動和歷史面貌，對本企業(yè)、國家和社會有長遠利用價值的文件，列為永久保管。 定期保管檔案。凡是反映本企業(yè)一般工作活動，在一定時間對本企業(yè)各項工作有參考利用價值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價值分為 30 年和 10 年。 企業(yè)應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。經(jīng)檔案鑒定委員會鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對保管期滿確無保存價值的 檔案應(yīng)登記造冊，填寫銷毀清冊 (參見附錄 B 表 )，經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊永久保存。 檔案統(tǒng)計工作 檔案部門應(yīng)及時、準確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關(guān)統(tǒng)計報表。 建立檔案工作統(tǒng)計臺賬，主要內(nèi)容包括：檔案館 (室 )藏情況；年度入出庫情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設(shè)施、設(shè)備情況；檔案銷毀情況等。 檔案統(tǒng)計工作應(yīng)保持連續(xù)性。 檔案利用工作 檔案部門應(yīng)加強檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，及時、有效地提供檔案利用服務(wù) 。 企業(yè)應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限。超越權(quán)限的利用需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。 ’ 利用檔案應(yīng)按規(guī)定進行登記 (借閱登記表參見附錄 B 表 )。利用效果突出的宜進行登記 (利用效果登記表參見附錄 B 表 )。 可采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復(fù)制件、縮微件和電子檔案。 企業(yè)宜對檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編等。 企業(yè)宜對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品 性能比較、科研成果簡介、工程項目簡介、設(shè)備的更新?lián)Q代、市場的變化等。 企業(yè)宜對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標統(tǒng)計分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。 企業(yè)可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。 8 檔案信息化建設(shè) 檔案信息化目標與原則 企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標。 企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。 企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。 電子文件的歸檔 電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移。電子文件通用格式見 GB/T18894 第 6 章。 16 電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見 GB/T 和 GB/T 18894。 加密的電子文件歸檔時一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔。 文件形成部門應(yīng)負責(zé)確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。 傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化 企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實施數(shù)字化。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合 DA/T 31 的要求，縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合 DA/T 43 的要求。 照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見 DA/T 32 的附錄 B。 數(shù)字化生成的檔案副本檔號應(yīng)與原檔案對應(yīng)。 電子檔案的保管 電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方案進行整理。 電子檔案應(yīng)存儲到脫機載體上。其存儲載體見 DA/T 32 的附錄 C，保管要求見 GB/T 18894 的 。 脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。 存儲在脫機載體 上的電子檔案應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。 超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應(yīng)符合 GB/T 18894 中 的相關(guān)規(guī)定。對確認銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。 檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù) 企業(yè)應(yīng)建立館 (室 )藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并逐步實現(xiàn)檔案的全文檢索。 對數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應(yīng)根據(jù)設(shè)定的利用權(quán)限提供及時有效的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。 涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，非涉密檔案管 理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離。 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。 檔案管理服務(wù)器應(yīng)采取可靠的備份、恢復(fù)措施。 各信息系統(tǒng)應(yīng)有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。 檔案管理系統(tǒng)軟件 檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應(yīng)滿足本企業(yè)的實際工作需要，并適應(yīng)本企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展需要。 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應(yīng)功能。 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實施參見 ISO 第 8 章和 ISO 。 9 檔案工作設(shè)施設(shè)備 檔案庫房 檔案庫房應(yīng)設(shè)置在遠離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，無特殊保護裝置一般不宜設(shè)置在地下或頂層。 檔案庫房樓層地面應(yīng)滿足檔案及其裝具的承重要求。 檔案庫房面積應(yīng)滿足檔案工作發(fā)展的需要，留有存儲空間。 設(shè)置檔案館的企業(yè)，檔案庫房建筑應(yīng)符合 JGJ 25 的要求，庫房一般應(yīng)滿足日后 20 年檔案存儲需要。 業(yè)務(wù)技術(shù)用房 業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)滿足接收、整理、修復(fù)檔案的實際需要。 企業(yè)可根據(jù)工作需要設(shè)置檔案接收、整理、裱糊、消毒、復(fù)印、數(shù)字化、縮微以及安全監(jiān)控等用房。 閱覽及陳列室 閱覽室應(yīng)鄰近辦公室和檔案庫房，環(huán)境安靜。 17 陳列室 (展覽室 )宜設(shè)置在適于觀覽的場所。 檔案裝具 檔案柜架應(yīng)牢固耐用，一般應(yīng)具有防火、防盜、防塵作用。應(yīng)根據(jù)非紙質(zhì)載體檔案需要選擇有專用保護功能的柜架。有條件的可采用密集架。 各類檔案盒規(guī)格、式樣和質(zhì)量應(yīng)符合 GB/T 970 GB/T 1182 DA/T 22 和 GB/T 11821 的要求。 保護設(shè)備 檔案庫房應(yīng)配置溫濕度監(jiān)控設(shè)備及滅火器材、防光窗簾、防盜門窗等必要的設(shè)施。 根據(jù)庫房管理需要可配置除塵器、消毒柜、去濕機、加濕機、空氣凈化器等設(shè)備。 有條件的企業(yè)應(yīng)配置自動報警、自 動滅火、溫濕度自動調(diào)控、監(jiān)控等設(shè)備。 技術(shù)設(shè)備 配備檔案整理工作所需要的裝訂機、打印機等設(shè)備。 配備檔案修復(fù)、利用需要的數(shù)碼照相機、攝像機、復(fù)印機、閱讀機等設(shè)備。 配備信息化管理需要的計算機、服務(wù)器、掃描儀、光盤刻錄機等設(shè)備，以及容災(zāi)備份設(shè)備、應(yīng)急電源。 根據(jù)需要可配備 CAD 繪圖儀、工程圖紙復(fù)印機、縮微機等設(shè)備。 附錄 A （資料性附錄） 企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表 表 序 號 基 本 范 圍 保 管 期 限 1 經(jīng)營決策 企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營戰(zhàn)略決策、企業(yè)改革等文件 永久 轉(zhuǎn)換經(jīng)營機制、各項配套制度改革實施方案、請示與批復(fù)、總結(jié)、報告等 永久 董事會、監(jiān)事會、股東會構(gòu)成及變更方面的文件 永久 廠務(wù)公開文件 30年 廠長（經(jīng)理）責(zé)任制、任期目標等 30年 股東大會文件 重要的 永久 一般的 10年 董事會、股東會會議記錄、紀要、工作報告、聲明、決定、決議、通知、名單、 議程、報告、討論通過的文件、公告、總結(jié)等 永久 監(jiān)事會會議記錄、紀要、工作報告、聲明決定、決議等 永久 股票、股市方面的材料 30年 紅利分配材料 永久 2 生產(chǎn)經(jīng)營計劃 生產(chǎn)經(jīng)營計劃、總結(jié)、報告及計劃調(diào)整等材料 30年 計劃任務(wù)書或作業(yè)計劃 30年 生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)濟指標完成情況分析 30年 3 統(tǒng)計工作 統(tǒng)計工作制度、規(guī)定、辦法、通知 30年 18 生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)濟統(tǒng)計報表 永久 企業(yè)綜合性統(tǒng)計報表及分析材料 30年 工業(yè)普查報表 永久 4 財務(wù)管理 財務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法、通知 30年 財務(wù)管理計劃、總結(jié) 10年 固定資產(chǎn)的新增、報廢、調(diào)撥材料 30年 生產(chǎn)財務(wù)和成本核算 永久 稅務(wù)方面的材料 永久 資金管理、價格管理、會計管理的材料 永久 5 資產(chǎn)管理 房產(chǎn)、土地方面的文件 房地產(chǎn)的權(quán)屬證明材料 永久 房地產(chǎn)的租賃、使用方面的合同、協(xié)議等文件 30年 對外投資項目 投資規(guī)劃、決策等方面的材料 永久 投資企業(yè)的董事會、股東會材料 永久 投資企業(yè)的財務(wù)報告、紅利分配材料