文書的形成、處理與歸-資料下載頁
2025-05-15 11:57本頁面
【正文】 ） 應(yīng)該整理歸檔的文件材料 上級機關(guān)來文 本機關(guān)文件 下級機關(guān)來文 同級或非隸屬機關(guān)的來文 其他文件 ? （ 二 ） 無需整理歸檔的文件材料 重份文件 未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿 事務(wù)性的 、 臨時性的 、 沒有查考價值的文件材料 與本機關(guān)或本部門主管業(yè)務(wù)無關(guān)的文件及非隸屬的機關(guān)送來的參考性的文件 內(nèi)容被其他文件包括了的文件材料 一般機關(guān)來往發(fā)文的信封 四、文書整理歸檔的基本原則 ? 遵循文件形成的客觀規(guī)律 ? 保持文件之間的有機聯(lián)系 ? 區(qū)分文書的不同價值 ? 便于保管和查找利用 整理歸檔的文書材料的保管期限界定： ? 凡是記載和反映本機關(guān)的主要職能活動和羈絆歷史面貌的，具有長遠(yuǎn)查考價值的文件，列為永久保管。 ? 凡是在相當(dāng)長的時期內(nèi)本機關(guān)進行工作、總結(jié)經(jīng)驗需要查考的文件，應(yīng)劃為長期保管（ 16至 50年） ? 其他一些只在比較短的時期內(nèi)本機關(guān)需要查考的文件，作為短期保管（ 1至 15年） ，檔案局 8號令 《 機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 》 ? 第六條 機關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為 30年、 10年。 ? 附件： 《 文書檔案保管期限表 》 永久保管的文書檔案分為八類： ? 本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料 ? 本機關(guān)召開重要會議、舉辦重要活動等形成的主要文件材料 ? 本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料 ? 本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)和批示等 ? 本機關(guān)的機構(gòu)演變、人事任免等文件材料 ? 本機關(guān)房屋買賣、土地征用、重要合同協(xié)議等 ? 上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料 ? 同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等 定期保管的文書檔案分為九類： ? 本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料 ? 本機關(guān)召開會議、舉辦活動形成的一般性文件材料 ? 本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料 ? 本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料 ? 本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)等 ? 上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料 ? 上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料 ? 同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等 ? 下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)等 五、文書整理歸檔的方法和步驟 ? 一 、 編制分類方案目錄 （ 保管期限 、 組織機構(gòu) 、 問題 ） ? 二 、 初步整理 （ 及時收集 、 定期檢查 ） ? 三 、 系統(tǒng)整理 （ 確定案盒內(nèi)的文書：檢查調(diào)整 、 文件排列 、 文件編號 。 填寫案盒事項：文件目錄表 、 備考表 、 案盒封面 、 盒脊 ） ? 四 、 歸檔 檢查調(diào)整： ? 檢查歸類的文件是否齊全，剔除重份的、不需要歸檔和沒有保存價值的文件；檢查該案盒內(nèi)的文件是否符合保管期限；檢查歸類是否合理，是否相同事由的文件集中排列；是否以 “ 件 ” 為單位；檢查盒內(nèi)文件數(shù)量是否適宜等。 案盒內(nèi)文件的排列： ? 按事由結(jié)合時間排列。時間早的排先，時間晚的排后。 ? 按事由結(jié)合重要程度排列 ? 成套性文件可集中排列，如會議文件，統(tǒng)一報表等。 ? 短期內(nèi)保管的文件可按辦理完畢后歸檔的先后順序排列 文件編號以歸檔章的形式在每件文件首頁上端注明： ? 歸檔章的必備項目：全宗號、年度、保管期限、室編件號、館編件號 歸檔： ? 歸檔范圍 ? 歸檔時間：文書部門或相關(guān)的業(yè)務(wù)部門，一般應(yīng)在第二年的上半年向檔案室移交全部案盒檔案。 ? 歸檔質(zhì)量要求 應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全、完整。 按照文件之間的有機聯(lián)系和保存價值，科學(xué)地整理歸檔 編制移交目錄，至少一式兩份；交接雙方經(jīng)過清點案盒，履行簽字手續(xù)。
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