【導(dǎo)讀】，設(shè)法減少非生產(chǎn)性工作的時間；，由零星而集中，成為連續(xù)性的時間段。，粗略估計各項工作時間和占用百分比；年末作出下一年度工作規(guī)劃；、時間記錄本或效率手冊，以備分析檢查或查閱待辦事項。、臺歷或記事本上，標(biāo)注當(dāng)天或預(yù)定工作計劃或約會，以備遺忘，亦可在電腦系統(tǒng)或電子記事本設(shè)置發(fā)聲裝置以便及時提醒。，或?qū)e人有無幫助，如情況消極應(yīng)及時糾正。，則應(yīng)及時轉(zhuǎn)交他人。8小時、當(dāng)天）報告處理結(jié)果。據(jù)調(diào)查分析，辦事拖延居于浪費時間的首位。1）盡量授權(quán)具體事務(wù)由下屬處理；3）規(guī)定午餐接待不得宴請，而用工作餐，不宜飲酒，省時又省錢，以利于下午工作；高行文和會議效率?？臻g”，應(yīng)制定一整套有針對性的管理制度，并加強監(jiān)管。新的一年做的最有意義的第一件事就是學(xué)習(xí)了“時間管理”。75%的心臟病發(fā)生在當(dāng)?shù)貢r間。受邀開會的人80%希望在日期和時間方面具有選擇性。

　　

【正文】 間累加起來。這樣他們就會開始意識到優(yōu)化時間應(yīng)用的現(xiàn)實途徑，并因此而改進完結(jié)工作任務(wù)的水平。這是建立一種能夠加強企業(yè)范圍內(nèi)的時間管理的企業(yè)文化的開始。接下來的一步就是開始對工作中的時間花費情況進行評定和分析，對于下面幾個方面要特別引起注意。 浪費時間的活動 讓你手下的員工看看時間看上去都浪費在了哪些活動上，比如說打私人電話、喝咖啡休息、同路過的公司里的朋友談?wù)撆c工作無關(guān)的事情或是上網(wǎng)進行一些個人瀏覽。這并不是說這些方 面的活動必須避免 任何人都需要休息，都需要處理一些合理的個人事務(wù)。之所以要這樣做僅僅是出于分析的目的，要看看時間浪費在了哪里，讓大家對此有清醒的認識。員工們經(jīng)常會為在瑣事上花費了大量的時間而感到驚訝不已。隨著對時間花費情況真實了解的不斷深入，員工們很容易找到更為明智的利用時間的方法。這才是工作任務(wù)完結(jié)或企業(yè)時間管理的真正開始。 項目持續(xù)實際時間與預(yù)計時間對比 了解項目持續(xù)的實際時間與預(yù)計時間的對比能夠給我們帶來很多的意外和收益。通過對自己的工作活動的追蹤，管理人員們能夠?qū)λ麄冋J為一個項目要持續(xù)的時間同實際 持續(xù)的時間的對比有一個清楚的認識。這種認識能夠使他們對完成工作任務(wù)所需要的時間的預(yù)計得到改進。項目持續(xù)時間的預(yù)計將變得更加實際，從時間、成本及范圍等多個方面來看，公司的項目計劃也將因此而得到極大的改善。 同樣，隨著這一過程的不斷改進，操作任務(wù)、小組任務(wù)以及其他各項任務(wù)的時間預(yù)計也將更為準(zhǔn)確。由于對無法如期完成工作任務(wù)的原因有了更為清楚的了解，員工們也能夠找到更好的如期完成任務(wù)的途徑。對項目持續(xù)的實際時間與預(yù)計時間的對比的了解不僅能夠使對項目持續(xù)時間的預(yù)計變的更為準(zhǔn)確，而且能夠使員工的時間利用情況得到改進。 通過對項目持續(xù)時間預(yù)計的更為清楚的認識，管理人員在為每項新的工作任務(wù)預(yù)計工期時將更為準(zhǔn)確，在現(xiàn)有工作任務(wù)的工期需要重新計劃或是調(diào)整時也能夠有所意識，并且不會由于不合理的時間預(yù)期而引起時間管理上的問題。 工作任務(wù)延期 時間日志評定 /分析過程中另外一個頗具價值的要素就是了解重要的工作任務(wù)為什么會延期。項目延期可能是出自多方面的原因 員工可能覺得工作太難或是太枯燥、他們可能害怕失敗、或是缺少工作的動力。在日志的幫助下，管理人員可以了解到造成工作任務(wù)延期的原因，并且在此基礎(chǔ)之上找到防止這種情況出現(xiàn)的辦法。 會議 如果員工們能夠?qū)ψ约旱墓ぷ鲿r間安排有更好的了解，能夠?qū)⒏鞣N會議同自己的工作更好的協(xié)調(diào)，那么才能使他們避免在會議上浪費不必要的時間。他們能夠判斷出哪些會議是有意義的，哪些會議是沒有意義的。沒有必要的會議很容易就能判斷出來。 要通過各種方式來提高可行性會議的時間利用率。通過對會議目標(biāo)、日程和預(yù)期的交流可以使所有的與會者對會議內(nèi)容有更好的了解，更好的進行準(zhǔn)備，這樣有利于節(jié)省會議時間。 安排新的工作任務(wù) 時間評定過程能夠讓管理人員了解空閑時間在哪里。新的工作任務(wù)不管是來自哪里 來自項目需求也好、來自操作需求也好、 來自小組需求也好，哪怕它就是一個特殊的項目也好 都能夠得到很好的安排。時間評定過程的不斷反復(fù)能夠讓員工更好的預(yù)計工作時間，真正能夠按照工期完成任務(wù)。在需要的情況下，某些任務(wù)的工期可以重新規(guī)劃。項目任務(wù)、操作任務(wù)和小組任務(wù)的時間預(yù)計將變的更為實際。企業(yè)的項目計劃也將得到改進。在此基礎(chǔ)之上，很多時間管理問題都能夠被避免。 分配工作任務(wù) 時間管理流程的另外一個好處就是能夠使 IT 管理人員的工作分配得到改進。這有助于他們幫助員工更好的完成工作任務(wù)。還有一個好處就是管理人員能夠很清楚的找到適合每項工作任務(wù)的最佳人選。 從員工會議上獲取更大的價值 員工會議應(yīng)該定期舉行，但是這些會議對時間的浪費有時會令人覺得難以置信。時間評定通常能夠使這種狀況得到改善。對所有的小組任務(wù)、分配情況、起 /止時間、預(yù)計工期、實際工期以及備注的隨時記錄可以為員工會議的準(zhǔn)備和管理提供一個非常有效的工具。通常，要指定專人對會議內(nèi)容進行記錄，適當(dāng)更新小組工作計劃，并且在下一次會議召開之前將所有的有關(guān)材料發(fā)送到所有的與會者手中。這能夠使員工們及時糾正問題，及時對工作計劃進行更新，并且為接下來的會議做好準(zhǔn)備。 已經(jīng)完成的工作任務(wù)可以從主要計劃當(dāng)中轉(zhuǎn)移出來， 轉(zhuǎn)移到一個獨立的區(qū)域當(dāng)中。計劃主要是列出現(xiàn)在正在進行的工作任務(wù)，作為小組時間管理的工具。同時，計劃還能夠提供那些極為有益的已經(jīng)完成的項目的詳細資料。 我曾經(jīng)遇到過無數(shù)次這樣的情況 上級領(lǐng)導(dǎo)要求了解同小組工作成就有關(guān)的信息，或是我自己需要了解一些細節(jié)問題。出于多種多樣的原因，你需要對小組的工作成就有所記錄，如果沒有這種記錄的話，想要收集你需要的信息將會是一項要花費大量的時間的任務(wù)。最后，這樣處理員工會議能夠使時間的利用和知識的傳遞更為有效，從而使小組工作任務(wù)的完結(jié)得到極大的改善。 交流與完結(jié) 在每天的工作當(dāng) 中，管理人員都要面對大量的評議或要求，這些評議或要求可以是來自公司的經(jīng)理主管人員、高級管理層、中級管理層、直接領(lǐng)導(dǎo)，也可以是來自分析家和生產(chǎn)線上的工人。為了確保重要的交流能夠轉(zhuǎn)化成目標(biāo)乃至最終的工作成就，某種形式的記錄工具同完結(jié)工作任務(wù)的能力的結(jié)合是最為有效的。 日歷、 PDA、筆記本電腦或是臺式機、甚至是簡單的記事本都可以用做記錄的工具?？梢越ㄗh你手下的員工應(yīng)用一種很好的辦法，那就是要立即闡明要求和意見，避免日后在交流上出現(xiàn)誤會。 最后的思考 應(yīng)用了這些技巧之后，你將會發(fā)現(xiàn)管理人員和員工在時間管理方面有了明 顯的改進。員工的工作效率、工作表現(xiàn)和生產(chǎn)力都得到了顯著的提高。結(jié)果有時會令人感到吃驚。管理人員將會發(fā)現(xiàn)有更多的項目如期完成。返工的情況有所減少，因為員工把注意力放到了防止浪費發(fā)生上。重要工作任務(wù)能夠順利的如期完成，不會出現(xiàn)在最后時刻突擊的情況。員工們將會對自己能夠完成哪些工作任務(wù)、哪些工作任務(wù)需要重新安排有給為清楚的認識。意外情況將會減少，因為時間的利用和工作任務(wù)的延期都得到了更好的管理。使自己具備完結(jié)工作任務(wù)的技能并不是什么困難的事情。應(yīng)用上面所提到的各種技巧，創(chuàng)建一種對應(yīng)用這些技巧的益處有清楚認識的企業(yè) 文化，你將開始看到收益。如果這些技巧能夠在互動的基礎(chǔ)之上得到進一步的應(yīng)用，那么等待著你的將會是更大的驚喜。