【正文】 每份合同都包含下述基本要素： ? 要約 例如，買方開價以 2美元 /個的價格采購 100個小器具 ? 承諾 例如，供應(yīng)商同意按照那個價格提供小器具 ? 對價 來自各方的有價值的事物 ? 設(shè)立法律關(guān)系的意圖 換句話說，各方都接受必要時由法庭來強(qiáng)制雙方的義務(wù) 169。 合同管理 通常，合同管理的程序如下： ? 合同維護(hù)和變更控制 ? 開支與成本監(jiān)督 ? 訂購程序 ? 付款程序 ? 預(yù)算程序 ? 資源管理和計劃 ? 匯報管理 ? 升級 ? 爭端解決 169。 提高績效 :激勵 ? 保證的或固定的能力水平 ? 收入共享，利潤共享，或者關(guān)稅降低 ? 創(chuàng)新的機(jī)會 ? 用于表彰和獎勵的關(guān)鍵績效指標(biāo)（ KPI） 169。 反向拍賣的優(yōu)點 ? 消除了紙介質(zhì)，簡化了流程 ? 縮短了談判周期 ? 重視資金價值 ? 提高合同授予過程的透明性 169。 避免投標(biāo)過程中的錯誤 ? 一定要細(xì)心地通讀招標(biāo)文件。 ? 完整地填寫文件。 ? 在計算投標(biāo)價格時做一個適當(dāng)?shù)某杀痉治觥? ? 詢問有關(guān)投標(biāo)的情況，在完成投標(biāo)文件之前獲得所有相關(guān)的信息。 ? 勇敢地問問自己，為什么失敗了，這樣你就可以從失誤中學(xué)習(xí)。 ? 確保你能夠在規(guī)定的時間內(nèi)滿足所有要求，并且能夠在投標(biāo)成功之后兌現(xiàn)你的承諾。 ? 在你的投標(biāo)文件中不要出現(xiàn)任何誤述或錯誤的陳述。 169。 基本的采購周期 定義需求 規(guī)格 制定合同 條款 識別需求 請購單或物料清單 合同 /供應(yīng)商管理 監(jiān)控、評審和保持績效 授予合同 談判以獲得最佳價值 市場搜尋 識別潛在的供應(yīng)商 評估供應(yīng)商 邀請報價或投標(biāo) 報價邀請（ RFO）或投標(biāo)邀請 分析報價并選擇最有希望的供應(yīng)商 169。 采購中的關(guān)鍵表格與文件 ? 采購請購單或者物料清單（來自用戶的采購需求通知） ? 規(guī)格和 /或服務(wù)水平協(xié)議 ? 供應(yīng)商評估調(diào)查問卷（用于評估潛在供應(yīng)商的適當(dāng)性） ? 報價邀請函（ RFQ）或者投標(biāo)邀請函（ ITT） ? 供應(yīng)商報價、標(biāo)書或投標(biāo)文件 ? 采購訂單（或者合同） ? 訂單確認(rèn)（來自供應(yīng)商） ? 交貨通知（來自供應(yīng)商，通知訂單交貨） ? 質(zhì)量檢驗表格 ? 發(fā)票或結(jié)算單（要求付款） ? 供應(yīng)商等級評定表格（用于評估供應(yīng)商績效）。 169。 采購請購單（請購單） 請購單一般包括如下詳細(xì)內(nèi)容： ? 所需產(chǎn)品或服務(wù)的描述： 根據(jù)品牌名稱或型號（如果知道的話）加以明確，或者附上規(guī)格 ? 所需的數(shù)量 ? 交付或提供日期 ? 內(nèi)部部門編碼，或者預(yù)算編碼 ? 請購發(fā)起人的名字與簽字，及其日期。 169。 “采購到支付”周期的各種活動 采購方 進(jìn)貨貨物 采購訂單 供應(yīng)商 訂單確認(rèn) 訂單跟催 通知單（交貨） 發(fā)票 付款 采購 銷售 訂單完成 /運營 會計 會計 收貨通知單 169。 進(jìn)貨貨物（ Goods inwards） 當(dāng)訂單貨物準(zhǔn)備好發(fā)運時，通常要按一定的程序完成一些日常手續(xù)： ? 供應(yīng)商隨同送貨（或在送貨之前）向采購方發(fā)一份通知單，通知采購方送貨的內(nèi)容與時間。 ? 采購組織的“進(jìn)貨貨物”部門接收和檢驗貨物，檢查供應(yīng)商是否送交了正確的貨物、正確的數(shù)量、無明顯的質(zhì)量缺陷。 ? “進(jìn)貨貨物”部門向采購部門和財務(wù)部門發(fā)一份收貨單（ GRN），表明訂購的貨物已經(jīng)到貨。 169。 “采購到付款”（ P2P）系統(tǒng) P2P系統(tǒng)整合了下述活動。 ? 供應(yīng)管理 ? 請購 ? 采購訂單 ? 收貨 ? 發(fā)票協(xié)調(diào) ? 應(yīng)付帳目 169。 P2P過程的四個階段 ? 利用采購訂單和支付通知與供應(yīng)商溝通 ? 從供應(yīng)商文件收集數(shù)據(jù)，例如采購訂單和支付通知 ? 內(nèi)部文件的授權(quán)和編碼 ? 進(jìn)行支付 169。 電子供應(yīng)源搜尋 （ Esourcing） ? 電子商品名錄（ Ecatalogues） ? 電子招投標(biāo)（ Etendering） ? 電子拍賣（ Eauctions） ? 市場交易網(wǎng)站 ? 在線供應(yīng)商評估數(shù)據(jù) ? 需求計劃和規(guī)格制定的工具。 169。 電子采購工具 ? 桌面采購系統(tǒng) ? 電子數(shù)據(jù)交換（ EDI） ? 在線監(jiān)測與跟蹤 ? 支付 ? 合同管理系統(tǒng) ? 數(shù)據(jù)庫信息 169。 審批等級制度示例 職員 上級 審批限額 初級采購員 高級經(jīng)理 50 高級經(jīng)理 集團(tuán)經(jīng)理 100 集團(tuán)經(jīng)理 不受限制 169。 系統(tǒng)集成的好處 ? 提高效率。 由于集成的系統(tǒng)可以讓組織借助于實時數(shù)字而非估算的數(shù)據(jù)來運營，從而更加準(zhǔn)確，還減少浪費。生產(chǎn)可以和訂購鏈接起來，采購也可以與財務(wù)鏈接起來，等等。 ? 提高工作滿意度。 由于集成減少了行政管理，讓員工專心于他們工作中更熟悉的內(nèi)容，從而提高了員工的士氣。由于信息更加準(zhǔn)確，鏈接的系統(tǒng)有助于減少挫折，并且?guī)椭岣吖ぷ魉俣取? ? 獲得競爭優(yōu)勢。 集成使組織處于改善客戶和供應(yīng)商關(guān)系的核心位置。許多企業(yè)會與供應(yīng)商合作進(jìn)行預(yù)測與采購，或者讓客戶直接訪問其系統(tǒng)中的某些層級。反過來，作為回報，其他公司也開放對其系統(tǒng)的類似查詢。 169。 采購職能的歷史沿革 ? 嬰兒期 ： 一種簡單的手工文書系統(tǒng)，支持采購部門內(nèi)的運營決策。 ? 覺醒期 ： 意識到信息對支持采購決策的重要性，對手工系統(tǒng)進(jìn)行了改進(jìn)，利用早期的單個計算機(jī)機(jī)進(jìn)行處理。 ? 發(fā)展期 ： 開始將采購 IT系統(tǒng)與其他職能的 IT系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來，支持更為綜合的物料計劃和管理。 ? 成熟期 ： 公司內(nèi)采購信息處理的完全信息化，建立綜合的采購數(shù)據(jù)庫，支持協(xié)同物料計劃和管理。 ? 高級期 ： 將內(nèi)部采購數(shù)據(jù)庫通過 EDI直接與外部供應(yīng)鏈（關(guān)鍵客戶和供應(yīng)商）連接，進(jìn)行供應(yīng)流程的完全整合，提高交易過程的效率，加強(qiáng)供應(yīng)鏈關(guān)系。 169。 ? 日常的和重復(fù)性的文書工作可以實現(xiàn)自動化，節(jié)省了采購人員的時間和精力。 ? 信息存儲和檢索節(jié)省了物理空間和資源、以及文書時間。 ? 更加迅速、更加靈活地操縱、處理數(shù)據(jù)，從而支持一系列交易和決策。 采購系統(tǒng)的信息化的好處 169。 企業(yè)溝通 典型的內(nèi)部溝通形式： ? 電子郵件 ? 公司網(wǎng)站 ? 公司數(shù)據(jù)庫 ? 面對面的互動 ? 會議 ? 電話溝通 ? 內(nèi)部通知（備忘錄） ? 員工雜志、公告牌上的通知和海報等 外部溝通的幾種典型的形式： ? 書面溝通 ? 新聞稿 ? 提供給政府和其他機(jī)構(gòu)的報告 ? 口頭溝通 ? 基于網(wǎng)絡(luò)的溝通 169。 基于 WEB的溝通 ? 電子郵件 ? 即時信息 （ Instant messaging） ? 視頻會議 （ Video conferencing） 169。 電子采購 （ Eprocurement） 電子采購包含以下幾個要素： ? 能夠從網(wǎng)站下載投標(biāo)文件 ? 通過電子投標(biāo)箱遞交標(biāo)書 ? 開發(fā)管理信息系統(tǒng)，輔助采購匯報、監(jiān)督和控制。 ? 能夠進(jìn)行反向拍賣 ? 在與供應(yīng)商和其他方面的合作中納入“采購到付款”系統(tǒng) 169。 預(yù)測 ? 長期預(yù)測 通常是指為期兩到五年的預(yù)測，但也可能延伸到 10年或者 20年，例如在采礦、石油等特定的行業(yè)，或者當(dāng)重大制造設(shè)備在建的時候。 ? 中期預(yù)測 為期 6個月到 2年。這類預(yù)測對于運營經(jīng)理非常重要，因為有助于他們考慮諸投資決策和問題，如分包決策。 ? 短期預(yù)測 時間期限一般短于 6個月。這些預(yù)測與運營經(jīng)理的相關(guān)性在于，預(yù)測可以作為一種計劃工具，有助于同時達(dá)到效果和效率這兩個目標(biāo)。時間范圍越窄，預(yù)測就越準(zhǔn)確。 169。 能力管理策略 能力管理有兩個主要戰(zhàn)略： ? 能力領(lǐng)先需求（ Capacity leading demand） 能力旨在能夠生產(chǎn)出比預(yù)測的需求更多的貨物或服務(wù)。然后，經(jīng)營就有足夠的能力來滿足預(yù)期的需求。這就確保了收入能達(dá)到最大，而且客戶滿意度也很高。這一方法也意味著經(jīng)營中存在一定數(shù)量的“富余”，以滿足增長的需求，但這會導(dǎo)致運營能力的利用率較低。 ? 能力滯后需求 （ Capacity lagging demand） 能力無法滿足預(yù)期的需求。這保證了資源的高利用率，但是仍不足以滿足預(yù)期需求，引起客戶的不滿意。