【導(dǎo)讀】紫光檔案管理系統(tǒng)THAMS. 紫光軟件電子檔案事業(yè)部

　　

【正文】 據(jù)字典維護(hù)主要對系統(tǒng)中經(jīng)常要用到的一些數(shù)據(jù)進(jìn)行定制和管理，以便于在系統(tǒng)的使用過程中直接進(jìn)行方便地選取。 ? 代碼庫管理 ? 主題詞管理 ? 綜合信息庫 庫管理 ? 編研庫管理 . 個(gè)人設(shè)置 個(gè)人設(shè)置包括：密碼修改、輸入法設(shè)置、掛接電子文件路徑設(shè)置、字體設(shè)置 。 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務(wù)社會(huì) 25 . 登錄時(shí)間設(shè)置 可靈活設(shè)定人員登錄系統(tǒng)時(shí)間約束條件 。 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務(wù)社會(huì) 26 . 參數(shù)設(shè)置 參數(shù)設(shè)置主要用來定制歸檔文件歸入檔案系統(tǒng)的整理規(guī)則和系統(tǒng)其它方面的設(shè)置。 ? 字段對應(yīng)設(shè)置 ? 網(wǎng)頁字段設(shè)置 ? 網(wǎng)頁發(fā)布字段設(shè)置 ? 歸檔自增字段設(shè)置 ? 立卷設(shè)置 ? 檔號(hào)設(shè)置 ? 排序設(shè)置 ? 自增字段設(shè)置 ? 服務(wù)器配置 . 自動(dòng) 更新設(shè)置 客戶端程序自動(dòng)更新功能?？蛻舳说卿洉r(shí)校驗(yàn)服務(wù)器上是否有最新版本，如果有最新版系統(tǒng)自動(dòng)從服務(wù)器下載并更新。 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務(wù)社會(huì) 27 . Web 查詢 信息服務(wù)體現(xiàn)檔案職能功能從保管服務(wù)型到信息源發(fā)布利用型的轉(zhuǎn)變，同時(shí)也是檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中最主要的功能之一。信息服務(wù)能夠?yàn)橛脩籼峁┕δ茇S富且方便快捷的檢索手段和多樣的查詢方式，同時(shí)可以把總部對檔案的編研成果以專題的形式來發(fā)布。 信息查詢面向 用戶 全系統(tǒng)提供信息服務(wù)，因此我們采用 B/S 的方式，通過應(yīng)用服務(wù)器處理查詢請求。 . 檔案查詢 以數(shù)字地圖的呈現(xiàn)形式給不同用戶提供各種檔案檢索手段， 包括模糊檢索、條件檢索、分類檢索、跨類檢索、全文檢索等，以及實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案借閱預(yù)約，查、借閱流程的網(wǎng)上審批等。 檔案信息查詢系統(tǒng)功能如下圖所示： 檔案信息查詢網(wǎng)頁由檔案信息查詢、個(gè)人借閱查詢、賦權(quán)申請和網(wǎng)上借閱預(yù)約四個(gè)模塊組成。 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務(wù)社會(huì) 28 . 檔案信息查詢 其中檔案信息查詢包含： 條件檢索、分類檢索、跨類檢索和全文檢索五種檢索方式。條件檢索就是先選擇檔案類型，然后根據(jù)輸入的條件 進(jìn)行檢索，可以很精確地查詢到所需檔案信息；分類檢索則可以根據(jù)檔案的分類表進(jìn)行檢索查詢；跨類檢索則可以允許用戶隨便輸入條件，在所有檔案類型中進(jìn)行檢索 查詢；而全文檢索則可以根據(jù)文件的正文內(nèi)容進(jìn)行檢索和查詢。 數(shù)據(jù)地圖的呈現(xiàn)與目前 用戶 的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)圖基本相同，只要點(diǎn)擊相應(yīng)的二級(jí)單位或者三級(jí)單位就可以查詢檢索相應(yīng)的二級(jí)單位或者三級(jí)單位檔案目錄信息，并采用相應(yīng)的檢索方式進(jìn)行查詢。 用戶可以通過查詢文檔資料的借閱信息，了解到該資料現(xiàn)在所處階段和所處位置，通過對借閱信息進(jìn)行查詢能實(shí)現(xiàn)穩(wěn)當(dāng)?shù)目勺匪菪怨芾?，便利擁護(hù)進(jìn)行預(yù)約決策。 . 個(gè)人借閱查詢 個(gè)人借閱查詢則可以顯示出用戶借閱檔案的情況。用戶可以通過此功能模塊查詢到當(dāng)前用戶的個(gè)人 已借閱檔案情況，包括借閱時(shí)間、應(yīng)歸還時(shí)間、檔 案檔號(hào)、檔案標(biāo)題等。 . 賦權(quán)申請 當(dāng)本單位用戶需要瀏覽、下載超出自身權(quán)限范圍的電子檔案時(shí)，立即啟動(dòng)賦權(quán)審批流程，可以提出賦權(quán)申請（通過審批流程接口來實(shí)現(xiàn)），由單位領(lǐng)導(dǎo)對其進(jìn)行臨時(shí)賦權(quán)，使其在一段時(shí)間、或在有限次數(shù)的范圍內(nèi)可以瀏覽、下載該檔案，如需借閱檔案實(shí)體，參見下面的“網(wǎng)上預(yù)約”部分。 . 網(wǎng)上預(yù)約 實(shí)體借閱，可通過在網(wǎng)上預(yù)約來實(shí)現(xiàn)，而網(wǎng)上借閱預(yù)約則允許用戶將檢索查詢到的檔案提出借閱申請，填寫《借閱登記表》，系統(tǒng)將借閱申請自動(dòng)反饋到檔案管理人員的借閱管理系統(tǒng)中，由檔案管理人員打印借閱單，等待用戶去借閱檔案實(shí)體 。 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務(wù)社會(huì) 29 . 編研成果 充分發(fā)揮 用戶 檔案部門的優(yōu)勢，把有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)按照一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理編研，把編研成果以專題的形式來發(fā)布，例如可以按照某個(gè)國家大型項(xiàng)目來編研，然后把編研成果在網(wǎng)站上發(fā)布，實(shí)現(xiàn)檔案職能功能從保管服務(wù)型到信息源發(fā)布利用型的轉(zhuǎn)變。 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務(wù)社會(huì) 30 4. 相關(guān)技術(shù)的集成 . 全文檢索 的 集成 作為目錄檢索的一個(gè)重要補(bǔ)充手段，系統(tǒng)需要支持全文檢索。 全文檢索需要通過對檔案元數(shù)據(jù)和電子文件的正文、附件的內(nèi)容自動(dòng)建立索引，形成全文檢索索引庫，為用戶提供全文檢索服務(wù)。 針對工程圖紙、照片、音像等 檔案，只需建立元數(shù)據(jù)的索引庫，電子文件不需要參與索引的建立。 全文檢索 可 實(shí)現(xiàn)同義詞、近義詞等方式的檢索功能。 . OCR 技術(shù)的集成 OCR（ 光學(xué)字符 識(shí)別） 技術(shù)主要用于對圖像文件進(jìn)行識(shí)別，在系統(tǒng)中主要會(huì)用在以下環(huán)節(jié)： 自動(dòng)對圖像電子文件進(jìn)行識(shí)別，使得全文檢索系統(tǒng)可以支持圖像文件自動(dòng)建立全文檢索的索引； 在收集整理過程中，實(shí)現(xiàn)輔助著錄，即針對掃描的歸檔文件選擇其中的 部分 圖像識(shí)紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務(wù)社會(huì) 31 別后形成著錄項(xiàng)中的內(nèi)容。 . 圖像處理技術(shù) 系統(tǒng)中內(nèi)嵌了 紫光 圖像處理技術(shù)，可以用于電子檔案原文的掃描和圖像處理。具體應(yīng)用模式見下圖： 該模 塊具有以下功能：圖像的掃描、圖像的旋轉(zhuǎn)、圖像縮放、 掃描 幅面調(diào)整、 掃描分辨率調(diào)整、圖像壓縮格式轉(zhuǎn)換、消藍(lán)、去污、糾斜、合并等。 . 流媒體 技術(shù) 針對音像檔案和數(shù)字多媒體文件，在歸檔時(shí)可通過轉(zhuǎn)換將原文件形成流媒體文件，可采用 RM 或微軟的格式，最終歸檔原文件和流媒體文件，這樣就可以通過系統(tǒng)集成的流媒體播放服務(wù)器，滿足用戶查詢音像檔案時(shí)實(shí)現(xiàn)在線點(diǎn)播。 音像檔案的原件可以放在新聞中心，由新聞中心進(jìn)行管理，存放 專業(yè)級(jí)的音像檔案介質(zhì)，同時(shí)由新聞中心制作成流媒體格式，提供給檔案 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)在線點(diǎn)播服務(wù)。 . 多格式安全瀏覽技術(shù) 多格式 瀏覽技術(shù)與檔案系統(tǒng)進(jìn)行了集成，多文件瀏覽技術(shù)一直是紫光檔案的重要技術(shù)優(yōu)勢，可以支持多達(dá) 200 多種 常見格式 電子文件的瀏覽和顯示，不僅簡化了系統(tǒng)管理和應(yīng)用，而且很好地解決了數(shù)據(jù) 的 安全問題。 . 通用 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù) 通用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)已經(jīng)是 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 中的標(biāo)準(zhǔn)模塊，可以對大量標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，保證用戶原有數(shù)據(jù)的延續(xù)，同時(shí)可以接收外部標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)。 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務(wù)社會(huì) 32 . 安全加密 ? 數(shù)據(jù)庫連接加密 連接數(shù)據(jù)庫的用戶名和密碼采用 ADS 加密算法進(jìn)行加密。 ? 用戶密碼加密 系統(tǒng) 中 采用了對用戶密碼加密后保存的功能。 加密采用了國際公認(rèn) 的安全性較高的MD5 算法， 保障用戶 密碼 安全 。 ? 電子文件加密 對電子文件內(nèi)容進(jìn)行加密，保障 電子文件 在脫離系統(tǒng)環(huán)境的情況下無法直接打開瀏覽。 ? MAC(IP)地址綁定 將用戶與用戶機(jī)器的 MAC(IP)地址信息綁定，實(shí)現(xiàn)用戶只能利用自己的機(jī)器登錄檔案系統(tǒng)的功能。 . 條碼管理 檔案系統(tǒng)與條碼打印機(jī)機(jī)、掃描槍等硬件相結(jié)合實(shí)現(xiàn)檔案的條碼管理，系統(tǒng)可生成條碼信息，也可讀入檔案實(shí)物上已經(jīng)存在的條碼來實(shí)現(xiàn)檔案信息條碼的初始化，在檔案借閱、歸還的過程中可以直接通過識(shí)別條碼來完成。 . 用戶 統(tǒng)一認(rèn)證集成 系統(tǒng)與 其他業(yè)務(wù) 系統(tǒng)集成 ，實(shí)現(xiàn)用戶 認(rèn)證信息的同步存儲(chǔ)、 同步更新 和統(tǒng)一認(rèn)證?；蛘?通過 集成 AD 域、 LDAP 等 方式 實(shí)現(xiàn) Windows 域內(nèi) 終端應(yīng)用系統(tǒng) 的統(tǒng)一 登錄 認(rèn)證。 . 移動(dòng)載體接收 移動(dòng)載體接收 用于接收 離線 用戶提供存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)的移動(dòng)載體（光盤，移動(dòng)硬盤等）檔案數(shù)據(jù)， 并自動(dòng)掛接數(shù)據(jù)中的電子文件信息， 如果電子文件中存在 CAD 圖紙格式，將自動(dòng)提取出圖紙中的檔號(hào)，題名等信息。在傳輸數(shù)據(jù)過程中，若出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中斷等情況，可以進(jìn)行斷點(diǎn)續(xù)傳，以保證數(shù)據(jù)的完整性。 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務(wù)社會(huì) 33 5. 系統(tǒng)特點(diǎn) . 采用業(yè)務(wù)平臺(tái)化的設(shè)計(jì)思想 系統(tǒng)采用基礎(chǔ)平臺(tái)的設(shè)計(jì)思想實(shí)現(xiàn)，針對不同用戶的業(yè)務(wù)提供了功能強(qiáng)大的 業(yè)務(wù)定制功能，使得用戶的業(yè)務(wù)管理規(guī)范與系統(tǒng)低耦合，用戶可以將自己的管理理念和規(guī)范通過業(yè)務(wù)定制功能在平臺(tái)系統(tǒng)之上形成符合自身業(yè)務(wù)管理的應(yīng)用系統(tǒng)。 業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理的檔案門類、分類、整理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)代碼、信息展示、目錄表單、統(tǒng)計(jì)、歸檔流程及責(zé)任劃分都可以通過系統(tǒng)提供的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)定制和業(yè)務(wù)定制實(shí)現(xiàn)，使得系統(tǒng)具有極強(qiáng)的擴(kuò)展性和學(xué)習(xí)能力，能隨著用戶管理水平的提高而不斷自我完善。 系統(tǒng)不僅考慮各單位業(yè)務(wù)不同的適應(yīng)性，同時(shí)還兼顧了檔案管理模式、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程等業(yè)務(wù)因素的變化，所以系統(tǒng)采用平臺(tái)化的設(shè)計(jì)思想實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)是最好的方式，使得軟件系統(tǒng)和各使用單位業(yè)務(wù)之間為松耦合，以適應(yīng)業(yè)務(wù)需求的不斷變化，適應(yīng)從檔案管理到知識(shí)管理的要求。 . 先進(jìn)的技術(shù)集成和底層平臺(tái) 系統(tǒng)通過開發(fā)和集成先進(jìn)成熟的技術(shù)保障各項(xiàng)功能得到可靠實(shí)現(xiàn)、提高用戶的易用性和流程的自動(dòng)化程度，目前系統(tǒng)集成了：全文檢索技術(shù)、 OCR 技術(shù)、報(bào)表技術(shù)、雙層 PDF 技術(shù)、流媒體技術(shù)、圖形圖像處理技術(shù)等多種先進(jìn)成熟的技術(shù)，同時(shí)開放的架構(gòu)可與各類內(nèi)容管理平臺(tái)、智能搜索系統(tǒng)、 IRM 數(shù)字版權(quán)系統(tǒng)、數(shù)字印章和水印系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)進(jìn)行替換和集成，根據(jù)用戶的需要提供質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的技術(shù)和功能性能強(qiáng)大 的產(chǎn)品選擇。 . 規(guī)范管理同時(shí)兼顧了各級(jí)單位的應(yīng)用 通過對用戶檔案業(yè)務(wù)的深入總結(jié)歸納，系統(tǒng)通過內(nèi)置、標(biāo)準(zhǔn)、全宗設(shè)置三級(jí)定制方式實(shí)現(xiàn)了由總部最后落實(shí)到基層單位的業(yè)務(wù)層層管理及規(guī)范的貫徹執(zhí)行，使得各級(jí)單位檔案業(yè)務(wù)在規(guī)范的基礎(chǔ)上又能充分滿足本單位的業(yè)務(wù)需求。 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務(wù)社會(huì) 34 . 以前端控制的理念 實(shí)現(xiàn) 了 歸檔流程的控制管理 系統(tǒng)通過對用戶歸檔業(yè)務(wù)流程的定制，控制各業(yè)務(wù)部門的歸檔范圍、統(tǒng)一整理規(guī)則、控制管理移交接收過程、明確歸檔責(zé)任，使得各業(yè)務(wù)部門和工程項(xiàng)目管理部門在文件的產(chǎn)生之前即可明確需要?dú)w檔的內(nèi)容和責(zé)任，真正實(shí)現(xiàn)同步建檔、隨辦隨歸、前端 控制。 針對不同檔案門類的收集整理，可適應(yīng)部門分散整理和集中整理兩種模式，并通過系統(tǒng)定制可實(shí)現(xiàn)對收集整理、移交接收、編號(hào)歸檔這個(gè)歸檔流程的控制和管理。 文書檔案可實(shí)現(xiàn)部門移交管理； 工程項(xiàng)目可通過分類表和歸檔模板實(shí)現(xiàn)多個(gè)參建單位的收集整理流程控制，并可在離線狀態(tài)下實(shí)現(xiàn)控制管理。 . 適應(yīng)檔案管理方式的變化 系統(tǒng)通過標(biāo)準(zhǔn) XML 元數(shù)據(jù)模板文件、標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)定制和業(yè)務(wù)定制功能，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)從數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、管理方式、整理規(guī)則到歸檔流程等各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的可定制，可方便適應(yīng)檔案門類的增加、業(yè)務(wù)規(guī)則的變化、卷 /件管理方式以及各企業(yè)類型 的業(yè)務(wù)需求，是適應(yīng)力及生命力極強(qiáng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。 . 先進(jìn)的管理理念和法規(guī)遵從 首先系統(tǒng)在檔案元數(shù)據(jù)上遵循歐盟 MoReq 關(guān)于文件元數(shù)據(jù)通用要求，同時(shí)遵從OAIS 參考模型，解決數(shù)字檔案信息長期保存問題； 其次，在業(yè)務(wù)功能應(yīng)用上采用文件生命周期理論，通過前端控制的方式對歸檔文件在形成之初就進(jìn)行了控制和管理，具體表現(xiàn)在系統(tǒng)中就是：針對文書類歸檔文件，在年初就明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責(zé)任，提供了文件收集、檔案收集和收集整編等各類手段及歸檔接口實(shí)現(xiàn)對歸檔文件的前端控制和管理；針對工程項(xiàng)目檔案則在項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)就同步確定項(xiàng)目歸檔范 圍、整理規(guī)則、明確歸檔責(zé)任，使得項(xiàng)目檔案能與項(xiàng)目階段同步進(jìn)行歸檔和管理； 第三，在檔案的鑒定和管理觀念上吸收了“后保管模式”理論的精華，“宏觀鑒定”、“知識(shí)服務(wù)”等理念在系統(tǒng)中得到充分應(yīng)用。具體體現(xiàn)在系統(tǒng)通過規(guī)范的分類表和歸檔模板實(shí)現(xiàn)保管期限的鑒定工作，同時(shí)明確了各部門的歸檔范圍和責(zé)任，并使得通過系統(tǒng)紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務(wù)社會(huì) 35 可以進(jìn)行控制；也體現(xiàn)在系統(tǒng)可與內(nèi)容管理、知識(shí)管理和搜索引擎進(jìn)行的集成上； 第四，在電子文件管理管理上采用 ISO15489 國際標(biāo)準(zhǔn)，成為采用該國際標(biāo)準(zhǔn)的國內(nèi)最佳實(shí)踐； 第五，系統(tǒng)符合國內(nèi)檔案管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn) 。 . 檔案利用手段豐富 不僅可在網(wǎng)上通過預(yù)約實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的實(shí)體借閱管理，而且提供了跨年度、項(xiàng)目、檔案門類以及跨全宗檢索查詢，可實(shí)現(xiàn)遞進(jìn)檢索、相 關(guān)文件檢索，并可進(jìn)行全文檢索，照片檔案縮略圖顯示 、電子文件瀏覽下載、流媒體文件在線播放也是系統(tǒng)提供的功能。 檔案編研和統(tǒng)計(jì) 。 可通過編研庫實(shí)現(xiàn)對檔案信息的編研工作，并可定制網(wǎng)站的欄目，隨時(shí)發(fā)布編研成果和開放檔案數(shù)據(jù)。 不僅實(shí)現(xiàn)了全宗內(nèi)自定義的統(tǒng)計(jì)，而且實(shí)現(xiàn)了跨全宗的匯總統(tǒng)計(jì)。 . 數(shù)據(jù)展示的良好約束 系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)的展示做了非常好的約束，各歸檔部門、項(xiàng)目參建單位及檔案管理員看到的 數(shù)據(jù)都是不同的，看到的目錄樹、分類表都做了約束，使得歸檔責(zé)任明確、數(shù)據(jù)一目了然，各部門、各單位、個(gè)人根據(jù)權(quán)限和職責(zé)只能看到所需的數(shù)據(jù)。 . 多種智能處理應(yīng)用 利用先進(jìn)的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了主題詞自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)組卷分盒、自動(dòng)分類、編號(hào)、動(dòng)態(tài)專題庫數(shù)據(jù)的自動(dòng)篩選等自動(dòng)化功能。 . 安全、穩(wěn)定、高效 在符合國家安全標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，借鑒和采納國際公認(rèn)的遵從性法規(guī)， 從系統(tǒng)