【文章內(nèi)容簡介】 企業(yè)信息管理的基礎，是未來的發(fā)展趨勢和發(fā)展方向。檔案是 每個 單位知識資源的核心部分，也是知識資源管理最基礎的部分。因此，要實現(xiàn)本單位的知識資源的管理，首先要做好電子檔案的管理，才能以檔案管理為核心和基礎，逐步擴大和延伸管理范圍，最終實現(xiàn)知識資源的管理。 檔案管理無論從人才儲備、信息分類和組織、管理制度和方式、檢索利用手段和信息收集的模式等方面都是未來知識資源管理所必須的。 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 從設計上考慮了知識資源管理的發(fā)展趨勢，在功能上更加側(cè)重于 檔案 的收集整理和開發(fā)利用，側(cè)重于各種知識管理方式和結(jié)構(gòu)定制工具的提供，為知識資源管理提供了技術(shù) 層面的 支持 。 . 目標應用 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 主要面對各 行業(yè) 的中高端用戶，用以解決復雜的檔案管理 問題 。 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 可以實現(xiàn)多全宗管理。針對集團化企業(yè)的檔案管理和行業(yè)化的檔案管理實際需要，可對集團內(nèi)部或行業(yè)內(nèi)部的多級單位進行統(tǒng)一的檔案管理。針對這些類型企業(yè)內(nèi)立檔單位眾多、檔案多級管理、地理分散等的特點，可以實現(xiàn)數(shù) 據(jù)集中或相對集中存儲、業(yè)務分布式處理、實體屬地管理；可實現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)劃，并可實現(xiàn)跨地域的檔案管理應用。 滿足各 單位檔案 現(xiàn)代化 管理的業(yè)務需要，包括檔案的業(yè)務管理和上下級的工作管理。 尤其注重歸檔文件的 收集整理和信息服務兩個關鍵環(huán)節(jié)，以先進的管理理念處理好文書、科技 和特殊載體等不同類別檔案的收集整理和開發(fā)利用環(huán)節(jié)，使用戶的工作量得到真正降低、檔案信息服務發(fā)揮更大作用 。 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務社會 3 2. 體系結(jié)構(gòu) . 系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu) 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 可以分為以下四個 部分 ：信息采集、檔案管理、開發(fā)利用、系統(tǒng)設置與維護。其體系結(jié) 構(gòu)示意圖如下： ? 信息采集部分 ： 主要完成各種渠道的數(shù)據(jù)采集工作。 ? 檔案管理部分 ： 主要完成日常的檔案管理工作。 ? 開發(fā)利用部分 ： 主要完成檔案的研究開發(fā)工作，并提供各種方式的檔案利用。 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務社會 4 ? 系統(tǒng)維護部分 ： 主要完成與系統(tǒng)運行相關的各種數(shù)據(jù)維護工作。 . 存儲體系結(jié)構(gòu) 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 對異構(gòu)數(shù)據(jù)的組織和存儲采取了“目錄 — 文件”存儲結(jié)構(gòu)，檔案的屬性信息以目錄數(shù)據(jù)的形式存儲在數(shù)據(jù)庫中，與之相對應的電子檔案原文件存放在文件服務器中，數(shù)據(jù)庫中的目錄信息與電子原文通過存儲路徑指針相關聯(lián)，一條目錄信息可對應多個電 子原文。通過這種存儲體系結(jié)構(gòu)，可實現(xiàn)靈活的分布式的海量存儲。不同類型的檔案信息可存放在不同的存儲位置，以實現(xiàn)分類存儲和分布式存儲。這樣，可滿足不斷增長的檔案信息對存儲容量的擴充要求。 . 技術(shù)路線 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 采用 C/S 和 B/S 混合方式 實現(xiàn)不同的功能需求。其中系統(tǒng)維護部分、檔案管理部分、文件管理功能、收集整編功能、數(shù)據(jù)導入功能、編研開發(fā)功能、借閱管理功能、光盤發(fā)布功能等交互性處理要求較強的部分采用 C/S 方式實現(xiàn)。采用 DELPHI 語言開發(fā)；面向廣大檔案利用用戶的檔案檢索功能和利用賦權(quán)申請功能采用 B/S 方式實現(xiàn)。 B/S 模式通過 WEB/中間件 /服務器 的 J2EE 技術(shù)架構(gòu)實現(xiàn)。 以 XML 作為數(shù)據(jù)接口標準，以 Web Service 標準作為基礎服務描述標準和數(shù)據(jù)接口標準。 同時采用成熟的主流技術(shù)，這些技術(shù)包括： OCR 技術(shù) 、 全文檢索技術(shù) 、 XML 技術(shù) 、檔案管理平臺技術(shù)、加密技術(shù) 、 雙層 PDF 技術(shù)、流媒體技術(shù)等。 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務社會 5 3. 系統(tǒng)功能介紹 軟件總體功能設計如下圖所示： 系統(tǒng)功能如上圖所示，主要分為三大部分：檔案業(yè)務部分、信息服務網(wǎng)站和 系統(tǒng)維護部分。 其中檔案業(yè)務 部分 包括：文件 管理、收集整編、檔案管理和開發(fā)利用 四 部分 ； 涵蓋了檔案業(yè)務中的收集整理、 檔案管理、信息 利用 和鑒定銷毀等 工作，主要針對檔案管理人員或各部門的兼職檔案員。檔案管理人員可以通過這些功能，根據(jù)定義好的管理規(guī)則和規(guī)范，自動或 手工 輔助實現(xiàn)檔案的各項業(yè)務工作。 信息服務網(wǎng)站可以為用戶提供方便、快捷的檔案信息利用服務 ， 其中包含：檔案檢索、賦權(quán)管理、預約借閱、在線收集等功能 。 系統(tǒng)維護 部分主要提供了一套系統(tǒng)的 個性化 定制工具，可以針對本單位的檔案管理需求和規(guī)范，定制符合本單位使用的檔案系統(tǒng) 。 另外，可以提供與 OA 系統(tǒng) 或其它應用系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)電子文件的自動歸檔和 數(shù)據(jù)交互 。 下表為 系統(tǒng) 所有功能模塊及子功能 簡介： 序號 功能模塊 子功能 功能簡介 C/S端功能模塊 1 文件管理 文件收集 按部門進行文件資料的 收集，可定期轉(zhuǎn)入收集整編庫進行整理歸檔。 2 收集整編 收集整編 散文件 收集 、移交 、接收、整理和歸檔工作。 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務社會 6 3 檔案管理 數(shù)據(jù)管理 對已歸檔的檔案資料進行管理的平臺 。 綜合管理 針對庫房、資料和設備情況進行登記和管理，是提供檔案部門管理檔案以外信息的良好工具 。 統(tǒng)計 對 系統(tǒng) 檔案 數(shù)據(jù) 及其管理狀況的統(tǒng)計 。 鑒定銷毀 對保管期限已滿的檔案 進行鑒 定和銷毀 。 4 開發(fā)利用 檔案檢索 對系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的全庫檢索 。 借閱管理 檔案實體的借閱管理 。 統(tǒng)計 年報 提供國標年報和自定義年報統(tǒng)計功能 。 檔案編研 通過動態(tài)和靜態(tài)專題庫對檔案信息進行研究和提煉。 光盤制作 用于將檔案信息導出為標準光盤，可以脫機獨立使用 和備份 。 工作量統(tǒng)計 用于對系統(tǒng)用戶工作量的統(tǒng)計和監(jiān)控。 推送管理 特定檔案信息的按需分發(fā) 。 防擴散管理 防止檔案信息非法傳播。 5 系統(tǒng)維護 權(quán)限管理 對系統(tǒng)用戶的功能權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限的管理。 數(shù)據(jù)維護 日志管理和回收站管理 。 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換 提供 各種數(shù)據(jù)庫格式的數(shù)據(jù)導入工具。 檔案設置 檔案庫結(jié)構(gòu)自定義的核心平臺。 數(shù)據(jù)字典維護 對系統(tǒng) 中常用 數(shù)據(jù)進行定制和管理 。 個人設置 用戶使用個性化設定 。 登錄時間設置 可靈活設定人員登錄系統(tǒng)時間約束條件 。 參數(shù)設置 自定義檔案 整理規(guī)則 、數(shù)據(jù)對應關系 和系統(tǒng)其它方面的設置 。 自動更新配置 實現(xiàn)軟件客戶端版本的自動更新。 B/S端 功能模塊 1 檔案檢索 條件檢索 按照檔案類型輸入字段檢索條件進行檔案查詢，包含高級條件檢索。 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務社會 7 分 類檢索 按照各個檔案類型對應的分類表進行檢索。 跨庫檢索 自定義檔案庫范圍進行關鍵字檢索，即多個檔案類型庫內(nèi)同時檢索。 全文檢索 增值模塊， 實現(xiàn)對電子文件內(nèi)容的檢索 。 推送信息 個人所需特定檔案信息的申請與接收 。 信息統(tǒng)計 對檔案利用情況的統(tǒng)計 。 2 在線收集 在線收集 普通用戶在線信息收集。 3 檔案 編研 檔案 編研 發(fā)布檔案編研 成果。 4 借閱信息 借閱信息 個人實物借閱情況查詢。 5 預約信息 預約信息 個人預約信息查詢。 6 檔案員審批 檔案員審批 檔案員賦權(quán)審批。 7 領導審批 領導審批 領導賦權(quán)審批。 8 賦權(quán)申請結(jié)果 賦權(quán)申請結(jié)果 賦權(quán)審批結(jié)果 查詢 。 9 系統(tǒng)設置 系統(tǒng)設置 B/S應用個性化設置 。 . 文件管理 文件 管理 主要完成文件和資料的前期收集和管理工作 。主要包括文件管理（收發(fā)文）、工程資料管理和 其它資料管理。數(shù)據(jù)主要來自部門文書移交數(shù)據(jù)（未從 OA 系統(tǒng) 中流轉(zhuǎn)的收發(fā)文等信息）和其它系統(tǒng)產(chǎn)生的有價值的信息，文件管理的結(jié)構(gòu)依據(jù) 用戶 檔案工作前置的要求將檔案所要管理的內(nèi)容前置到 OA 系統(tǒng) 中，檔案人員僅進行審核工作，不再重復錄入。 這些信息分三種情況來進行處 理： ? 對于 不 需要歸檔的文件和資料，保留在文件 庫中，供檢索和利用； ? 對于 需要歸檔的文件，將其歸檔到收集整編庫中進行歸檔整理操作，而后轉(zhuǎn)換到檔案庫。 ? 對于 需要歸檔的 非檔案類的資料，同樣采取檔案管理的思想和方法進行整個過程的管理，包括從收集、整理、鑒定銷毀、查詢、打印、編研等功能。 通過 文件管理 可以實現(xiàn)對文件和資料從產(chǎn)生開始就進行實時收集和管理，可良好的紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務社會 8 進行文件和資料的前端控制，使文檔收集更加及時、完全和完整。 本功能模塊為辦公室文書和資料管理人員提供了一個簡潔規(guī)范的文件和資料管理界面，將文件和資料管理納入檔案管理的軌道，為 日后的查詢統(tǒng)計工作提供數(shù)據(jù)源，實現(xiàn)了 “ 一次輸入，多次利用”，在不增加辦公室文書和資料員工作量的前提下，提高其工作效率，并且大幅度減少檔案管理員的工作。 文件管理模塊可以實現(xiàn)對文件和資料的分類、登記、修改、刪除，以及各種文件資料報表的打印等功能，文件的原件也可以在此模塊中輸入或引入系統(tǒng)，參加后續(xù)的立卷工作。 . 收集整編 檔案的收集整理是檔案工作的重點，也是工作量最大的工作，因此通過管理辦法明確歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間、歸檔責任和流程，通過應用系統(tǒng)提供收集手段、自動整理功能、歸檔流程的控制和管理是系統(tǒng)建設的關 鍵 部分 。 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務社會 9 上圖為歸檔數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔的總體流程圖。如圖所示，整個流程包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)整理、移交接收和數(shù)據(jù)歸檔四個步驟，首先由各部門的兼職檔案員通過幾種方式進行待歸檔數(shù)據(jù)的收集，之后由兼職檔案員對收集到的數(shù)據(jù)進行整理使其符合歸檔規(guī)范，然后由兼職檔案員對整理好的數(shù)據(jù)進行移交，由檔案管理員對移交的數(shù)據(jù)進行接收，最后由檔案管理員對所有接收到的數(shù)據(jù)進行檢查、編目并歸檔。歸檔后的檔案元數(shù)據(jù)進入元數(shù)據(jù)庫，電子原文件進入系統(tǒng)電子原文數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)將對照元數(shù)據(jù)庫與電子原文數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)自動創(chuàng)建索引庫用于全文檢索 功能。下面將 概述 這四個步驟的內(nèi)容： . 數(shù)據(jù)收集 待歸檔數(shù)據(jù)的收集有以下三種方式： ? 系統(tǒng)接口導入 ： 與檔案系統(tǒng)相關的現(xiàn)有其它應用系統(tǒng)的接口數(shù)據(jù)導入，如合同管理系統(tǒng)、工藝管理系統(tǒng)、明細表系統(tǒng)等。 ? 掃描及手工錄入 ： 兼職檔案員或檔案管理員手工進行待歸檔數(shù)據(jù)的掃描及手工錄入。 ? 其它方式導入 ： 指原有老檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導入（關系型數(shù)據(jù)庫）和以 Excel 或Access 方式存放的老數(shù)據(jù)的導入（需要符合一定的規(guī)范格式）。 . 數(shù)據(jù)整理 數(shù)據(jù)整理部分面向各 部門兼職檔案員或檔案管理員提供對于進入系統(tǒng)的待歸檔數(shù)據(jù)的整理功能，通過整理使之成為符 合檔案規(guī)范的數(shù)據(jù)。此部分系統(tǒng)主要提供以下功能： ? 自動分組（分類） ： 由系統(tǒng)程序根據(jù)預先定義的業(yè)務規(guī)則對不同類型的數(shù)據(jù)自動進行分組（分類）。 ? 自動排序 ： 由系統(tǒng)程序根據(jù)預先定義的業(yè)務規(guī)則對不同類型的數(shù)據(jù)自動進行排序。 ? 立卷（裝盒） ： 由系統(tǒng)程序根據(jù)預先定義的業(yè)務規(guī)則對不同類型的數(shù)據(jù)進行組卷（裝盒）操作，并自動生成相關案卷級 /盒級字段信息。此功能分為自動組卷（裝盒） 和 手工組卷 。 ? 手工調(diào)整 ： 對于已組好卷的數(shù)據(jù)提供由用戶手工調(diào)整的功能 。 包含以下功能點： 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務社會 10 增加 、 刪除 、 修改 、 檢索 、 數(shù)據(jù)排序 、數(shù)據(jù)導入導出、 案卷打散 、 文件拆離 加 入 、插錄、轉(zhuǎn)入其他庫、批量修改、批量掛接。 . 移交接收 完成兼職檔案員將整理好的數(shù)據(jù)移交給檔案管理員并由后者進行確認接收的過程。該過程包含以下功能： ? 移交 主要是 各部門的兼職檔案員將本部門整理好的歸檔文件向 檔案管理員移交，如果是案卷 /文件方式管理則以案卷為單位移交。相關的移交單及移交清單由系統(tǒng)保存。此功能主要提供 給 兼職檔案管理員。 ? 接收 檔案管理員認為移交的數(shù)據(jù)沒有問題后可以進行移交數(shù)據(jù)的接收，接收后相應的數(shù)據(jù)從兼職檔案員的庫中進入檔案管理員的庫中。在移交時由兼職檔案員打印移交單和移交清單與實體一并移交給檔案 管理員，實體與移交單、移交清單對應合格后由檔案管理員進行實體接收。 接收完畢后 的移交單和移交清單將保留以備查考。此功能主要提供給檔案管理員使用。 ? 打回 檔案管理員在系統(tǒng)中看到移交單和移交清單后，如果認為移交的數(shù)據(jù)整理不合格，打回給相應的 兼職檔案員重新整理后再移交。此功能主要提供給 檔案管理員使用。 ? 實體接收 檔案管理員進行數(shù)據(jù)接收后由相應兼職檔案員在系統(tǒng)中打印移交清單與實體一并交由檔案管理員進行實體的對照接收。 . 數(shù)據(jù)歸檔 此部分主要是由各單位檔案管理員對已接收的數(shù)據(jù)進行檢查歸檔的操作，包含以下功能： ? 數(shù)據(jù)檢驗 ： 由檔案管理員詳細檢查所接收的移交數(shù)據(jù)。 ? 數(shù)據(jù)編目 ： 由檔案管理員操作系統(tǒng)自動生成數(shù)據(jù)的相關目錄信息，以備歸檔。 ? 數(shù)據(jù)歸檔 ： 由檔案管理員操作將數(shù)據(jù)歸檔進入檔案