【正文】 在系統(tǒng)中打印移交清單與實體一并交由檔案管理員進行實體的對照接收。 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務(wù)社會 11 . 檔案管理 檔案管理主要針對歸檔后的電子檔案信息進行日常的管理工作，包括了：數(shù)據(jù)管理、綜合管理、檔案統(tǒng)計和鑒定銷毀四 部分 功能。 樹型結(jié)構(gòu)顯示各檔案類型 進行檔案數(shù)據(jù)的日常維護工作，主要包括如下幾個方面的工作： ? 加入專題： 動態(tài)編研。 ? 庫房管理 ： 主要提供庫房人員對實體檔案的必要管理工作，主要功能有檔案位置索引，檔案上架，進出庫登記及管理，溫濕度管理，日志臺 帳維護等功能。 . 檔案檢索 對系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的全庫檢索 。借閱流程如下： 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務(wù)社會 16 借閱預(yù)約權(quán)限判斷預(yù)約處理借閱登記歸還 / 續(xù)借催還數(shù)據(jù)權(quán)限借閱設(shè)置借閱日志借閱單有權(quán)打印網(wǎng)上查詢 現(xiàn)場查詢判斷依據(jù)判斷依據(jù)修改日志記錄日志利用日志無權(quán)是否符合借閱設(shè)置符合不符合 借閱管理的具體 功能如下 ： ? 每個用戶在默認(rèn)權(quán)限允許的范圍內(nèi)可以直接到檔案部門辦理借閱手續(xù)，或進行網(wǎng)上預(yù)約； ? 實體借閱可以實現(xiàn)網(wǎng)上預(yù)約，即在網(wǎng)上查到所需檔案，然后進行實體借閱預(yù)約，檔案人員收到預(yù)約，準(zhǔn)備好所需借閱實體、打印借閱單等待用戶辦理借閱手續(xù)； ? 當(dāng)需要越權(quán)操作時，需要進行審批。 ? 利用方式：查閱、復(fù)印、借閱。 系統(tǒng)提供了標(biāo)準(zhǔn)的國家年報模版，自動統(tǒng)計年度內(nèi)各種檔案的數(shù)據(jù)，并生成檔案年報。如下圖所示： . 光盤制作 按照用戶自定義的查詢條件將用戶所需的數(shù)據(jù)導(dǎo)出成為光盤文件，可以在安裝了光紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務(wù)社會 19 盤刻錄設(shè)備和軟件的機器上刻錄成為檔案數(shù)據(jù)光盤，刻錄好的數(shù)據(jù)光盤可以做到脫離原數(shù)據(jù)環(huán)境進行數(shù)據(jù)的瀏覽和查詢。 . 防擴散管理 用戶進行下載電子文件的操作時，同時對電子文件進行加密操作，檔案用戶取得已經(jīng)加密的電子文件后，通過離線客戶端瀏覽程序，可以在驗證信息限定的條件內(nèi)正常訪問該電子文件，但如果將其外傳，其驗證信息中的硬件綁定機制會保證電子文件無法打開。 系統(tǒng)設(shè)置與維護功能強大，建設(shè)單位的檔案管理規(guī)則被定制后，可以有效保障相關(guān)人員嚴(yán)格遵循規(guī)范和制度進行操作，保障檔案管理按流程有序地進行。因整編庫與檔案庫的結(jié)構(gòu)相同，我們在定制的時候只需要定制好檔案庫的結(jié)構(gòu)即可，而文件庫就需要使用文件庫管理進行定制。 視圖右側(cè)的報表維護和數(shù)據(jù)字典維護功能，則為檔案系統(tǒng)的定制提供了服務(wù)。 以下將對各模塊進行逐一介紹 ： . 權(quán)限管理 權(quán)限管理包括 了三個方面的管理：每個單位的下屬機構(gòu)和用戶的管理，每個用戶可以使用哪些系統(tǒng)功能的管理，以及每個用戶可以訪問哪些數(shù)據(jù)的管理。 3) 數(shù)據(jù)權(quán)限管理和臨時賦權(quán)管理 ? 數(shù)據(jù)權(quán)限管理： 本系統(tǒng)設(shè)計了嚴(yán)密的、層次化的數(shù)據(jù)權(quán)限管理功能，利用這些功能可先設(shè)置最大多數(shù)人員對各檔案類型、各密級的數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，然后根據(jù)人員崗位和檔案內(nèi)容的特殊性，為這些人或檔案設(shè)定特殊的權(quán)限，最終形成符合實際要求的統(tǒng)一部署的檔案權(quán)限管理體系。 . 數(shù)據(jù)維護 數(shù)據(jù)維護包括日志管理和回收站管理。 . 檔案設(shè)置 ? 全宗管理：用戶可以根據(jù)本單位的檔案管理組織機構(gòu)建立單個或多個全宗，提供全宗的增、刪、改等功能。 ? 報表管理 ： 系統(tǒng)提供功能強大的報表編輯器，可以滿足客戶在檔案管理中需要的各種類型報表（如：案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表、檔案脊背、檔案封皮）；同時 ,操作方便簡捷具有很強的易用性。 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務(wù)社會 25 . 登錄時間設(shè)置 可靈活設(shè)定人員登錄系統(tǒng)時間約束條件 。 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務(wù)社會 27 . Web 查詢 信息服務(wù)體現(xiàn)檔案職能功能從保管服務(wù)型到信息源發(fā)布利用型的轉(zhuǎn)變，同時也是檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中最主要的功能之一。 檔案信息查詢系統(tǒng)功能如下圖所示： 檔案信息查詢網(wǎng)頁由檔案信息查詢、個人借閱查詢、賦權(quán)申請和網(wǎng)上借閱預(yù)約四個模塊組成。 用戶可以通過查詢文檔資料的借閱信息，了解到該資料現(xiàn)在所處階段和所處位置，通過對借閱信息進行查詢能實現(xiàn)穩(wěn)當(dāng)?shù)目勺匪菪怨芾恚憷麚碜o進行預(yù)約決策。 . 網(wǎng)上預(yù)約 實體借閱，可通過在網(wǎng)上預(yù)約來實現(xiàn)，而網(wǎng)上借閱預(yù)約則允許用戶將檢索查詢到的檔案提出借閱申請，填寫《借閱登記表》，系統(tǒng)將借閱申請自動反饋到檔案管理人員的借閱管理系統(tǒng)中，由檔案管理人員打印借閱單，等待用戶去借閱檔案實體 。 針對工程圖紙、照片、音像等 檔案，只需建立元數(shù)據(jù)的索引庫，電子文件不需要參與索引的建立。具體應(yīng)用模式見下圖： 該模 塊具有以下功能：圖像的掃描、圖像的旋轉(zhuǎn)、圖像縮放、 掃描 幅面調(diào)整、 掃描分辨率調(diào)整、圖像壓縮格式轉(zhuǎn)換、消藍、去污、糾斜、合并等。 . 通用 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù) 通用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)已經(jīng)是 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 中的標(biāo)準(zhǔn)模塊，可以對大量標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)換，保證用戶原有數(shù)據(jù)的延續(xù)，同時可以接收外部標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)。 ? 電子文件加密 對電子文件內(nèi)容進行加密，保障 電子文件 在脫離系統(tǒng)環(huán)境的情況下無法直接打開瀏覽。或者 通過 集成 AD 域、 LDAP 等 方式 實現(xiàn) Windows 域內(nèi) 終端應(yīng)用系統(tǒng) 的統(tǒng)一 登錄 認(rèn)證。 業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理的檔案門類、分類、整理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)代碼、信息展示、目錄表單、統(tǒng)計、歸檔流程及責(zé)任劃分都可以通過系統(tǒng)提供的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)定制和業(yè)務(wù)定制實現(xiàn)，使得系統(tǒng)具有極強的擴展性和學(xué)習(xí)能力，能隨著用戶管理水平的提高而不斷自我完善。 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務(wù)社會 34 . 以前端控制的理念 實現(xiàn) 了 歸檔流程的控制管理 系統(tǒng)通過對用戶歸檔業(yè)務(wù)流程的定制，控制各業(yè)務(wù)部門的歸檔范圍、統(tǒng)一整理規(guī)則、控制管理移交接收過程、明確歸檔責(zé)任，使得各業(yè)務(wù)部門和工程項目管理部門在文件的產(chǎn)生之前即可明確需要歸檔的內(nèi)容和責(zé)任，真正實現(xiàn)同步建檔、隨辦隨歸、前端 控制。 . 先進的管理理念和法規(guī)遵從 首先系統(tǒng)在檔案元數(shù)據(jù)上遵循歐盟 MoReq 關(guān)于文件元數(shù)據(jù)通用要求，同時遵從OAIS 參考模型，解決數(shù)字檔案信息長期保存問題； 其次，在業(yè)務(wù)功能應(yīng)用上采用文件生命周期理論，通過前端控制的方式對歸檔文件在形成之初就進行了控制和管理，具體表現(xiàn)在系統(tǒng)中就是：針對文書類歸檔文件，在年初就明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責(zé)任，提供了文件收集、檔案收集和收集整編等各類手段及歸檔接口實現(xiàn)對歸檔文件的前端控制和管理；針對工程項目檔案則在項目立項時就同步確定項目歸檔范 圍、整理規(guī)則、明確歸檔責(zé)任，使得項目檔案能與項目階段同步進行歸檔和管理； 第三，在檔案的鑒定和管理觀念上吸收了“后保管模式”理論的精華，“宏觀鑒定”、“知識服務(wù)”等理念在系統(tǒng)中得到充分應(yīng)用。 可通過編研庫實現(xiàn)對檔案信息的編研工作，并可定制網(wǎng)站的欄目，隨時發(fā)布編研成果和開放檔案數(shù)據(jù)。 . 安全、穩(wěn)定、高效 在符合國家安全標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，借鑒和采納國際公認(rèn)的遵從性法規(guī)， 從系統(tǒng)架構(gòu)、。 . 數(shù)據(jù)展示的良好約束 系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)的展示做了非常好的約束，各歸檔部門、項目參建單位及檔案管理員看到的 數(shù)據(jù)都是不同的，看到的目錄樹、分類表都做了約束，使得歸檔責(zé)任明確、數(shù)據(jù)一目了然，各部門、各單位、個人根據(jù)權(quán)限和職責(zé)只能看到所需的數(shù)據(jù)。 . 檔案利用手段豐富 不僅可在網(wǎng)上通過預(yù)約實現(xiàn)傳統(tǒng)的實體借閱管理，而且提供了跨年度、項目、檔案門類以及跨全宗檢索查詢，可實現(xiàn)遞進檢索、相 關(guān)文件檢索，并可進行全文檢索，照片檔案縮略圖顯示 、電子文件瀏覽下載、流媒體文件在線播放也是系統(tǒng)提供的功能。 文書檔案可實現(xiàn)部門移交管理； 工程項目可通過分類表和歸檔模板實現(xiàn)多個參建單位的收集整理流程控制，并可在離線狀態(tài)下實現(xiàn)控制管理。 . 先進的技術(shù)集成和底層平臺 系統(tǒng)通過開發(fā)和集成先進成熟的技術(shù)保障各項功能得到可靠實現(xiàn)、提高用戶的易用性和流程的自動化程度，目前系統(tǒng)集成了：全文檢索技術(shù)、 OCR 技術(shù)、報表技術(shù)、雙層 PDF 技術(shù)、流媒體技術(shù)、圖形圖像處理技術(shù)等多種先進成熟的技術(shù)，同時開放的架構(gòu)可與各類內(nèi)容管理平臺、智能搜索系統(tǒng)、 IRM 數(shù)字版權(quán)系統(tǒng)、數(shù)字印章和水印系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)進行替換和集成，根據(jù)用戶的需要提供質(zhì)優(yōu)價廉的技術(shù)和功能性能強大 的產(chǎn)品選擇。在傳輸數(shù)據(jù)過程中，若出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中斷等情況，可以進行斷點續(xù)傳，以保證數(shù)據(jù)的完整性。 . 條碼管理 檔案系統(tǒng)與條碼打印機機、掃描槍等硬件相結(jié)合實現(xiàn)檔案的條碼管理，系統(tǒng)可生成條碼信息，也可讀入檔案實物上已經(jīng)存在的條碼來實現(xiàn)檔案信息條碼的初始化，在檔案借閱、歸還的過程中可以直接通過識別條碼來完成。 ? 用戶密碼加密 系統(tǒng) 中 采用了對用戶密碼加密后保存的功能。 音像檔案的原件可以放在新聞中心，由新聞中心進行管理，存放 專業(yè)級的音像檔案介質(zhì)，同時由新聞中心制作成流媒體格式，提供給檔案 系統(tǒng)實現(xiàn)在線點播服務(wù)。 . OCR 技術(shù)的集成 OCR（ 光學(xué)字符 識別） 技術(shù)主要用于對圖像文件進行識別，在系統(tǒng)中主要會用在以下環(huán)節(jié)： 自動對圖像電子文件進行識別，使得全文檢索系統(tǒng)可以支持圖像文件自動建立全文檢索的索引； 在收集整理過程中，實現(xiàn)輔助著錄，即針對掃描的歸檔文件選擇其中的 部分 圖像識紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務(wù)社會 31 別后形成著錄項中的內(nèi)容。 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務(wù)社會 30 4. 相關(guān)技術(shù)的集成 . 全文檢索 的 集成 作為目錄檢索的一個重要補充手段，系統(tǒng)需要支持全文檢索。用戶可以通過此功能模塊查詢到當(dāng)前用戶的個人 已借閱檔案情況，包括借閱時間、應(yīng)歸還時間、檔 案檔號、檔案標(biāo)題等。條件檢索就是先選擇檔案類型，然后根據(jù)輸入的條件 進行檢索，可以很精確地查詢到所需檔案信息；分類檢索則可以根據(jù)檔案的分類表進行檢索查詢；跨類檢索則可以允許用戶隨便輸入條件，在所有檔案類型中進行檢索 查詢；而全文檢索則可以根據(jù)文件的正文內(nèi)容進行檢索和查詢。 信息查詢面向 用戶 全系統(tǒng)提供信息服務(wù)，因此我們采用 B/S 的方式，通過應(yīng)用服務(wù)器處理查詢請求。 ? 字段對應(yīng)設(shè)置 ? 網(wǎng)頁字段設(shè)置 ? 網(wǎng)頁發(fā)布字段設(shè)置 ? 歸檔自增字段設(shè)置 ? 立卷設(shè)置 ? 檔號設(shè)置 ? 排序設(shè)置 ? 自增字段設(shè)置 ? 服務(wù)器配置 . 自動 更新設(shè)置 客戶端程序自動更新功能。支持報表的導(dǎo)入、導(dǎo)出；支持報表模版的導(dǎo)入、導(dǎo)出 . 數(shù)據(jù)字典維 護 數(shù)據(jù)字典維護主要對系統(tǒng)中經(jīng)常要用到的一些數(shù)據(jù)進行定制和管理，以便于在系統(tǒng)的使用過程中直接進行方便地選取。 ? 文件庫管理 ： 用戶可以自定義文件庫的結(jié)構(gòu)提供庫結(jié)構(gòu)字段的增、刪、改等 功能及界面定制。系統(tǒng)中所記錄的檔案利用方式如下： 序號 利用方式 說明 1 借閱 通過借閱管理中辦理借閱手續(xù)進行記錄 2 查閱 對查閱目 錄信息進行記錄 3 拷貝 /復(fù)印 對利用方式為拷貝和復(fù)印的進行記錄 4 打印 對打印電子原文的操作進行記錄 5 電子文件瀏覽 對瀏覽電子文件操作進行記錄 6 電子文件下載 對電子文件下載操作進行記錄 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務(wù)社會 23 ? 回收站管理：為防止誤操作及保證數(shù)據(jù)的安全性，所有在應(yīng)用系統(tǒng)中刪除的檔案數(shù)據(jù)，不直接進行刪除而是首先放入回收站（邏輯刪除），在回收站中確認(rèn)刪除后數(shù)據(jù)才真正的刪除（物理刪除），回收站中的數(shù)據(jù)可以進行恢復(fù)、查詢、導(dǎo)出備份等操作。數(shù)據(jù)權(quán)限按優(yōu)先級從低到高、影響面從大到小依次分為：默認(rèn)權(quán) 限、規(guī)則權(quán)限和檔案權(quán)限。 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務(wù)社會 22 2) 角色管理 在這個功能中，系統(tǒng)管理員可以定義一系列角色，每個角色可以使用檔案管理、錄入和利用的一部分功能；根據(jù)每個用戶的實際工作性質(zhì)和業(yè)務(wù)要求，給每個用戶指派一個角色，讓他完成且只能使用這個角色的功能；如果一個用戶沒有角色，那他就無權(quán)執(zhí)行任 何與檔案有關(guān)的工作任務(wù)。數(shù)據(jù)字典則定義了檔案管理的常用編碼，可以在系統(tǒng)中隨時選用。上圖中從左到右的箭頭，表明了文件的歸檔流程。下圖說明了這些功能的使用過程，及它們?nèi)绾闻浜暇唧w的檔案業(yè)務(wù)： 紫光檔案管理系統(tǒng) THAMS 紫光檔案 源于清華 服務(wù)社會 21 首先，定制檔案管理的著錄項結(jié)構(gòu)（即數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)）。 . 系統(tǒng)維護 當(dāng)前檔案管理工作要求檔案系統(tǒng)具有更 高的柔韌性和靈活性，為此本系統(tǒng)通過系統(tǒng)設(shè)置和維護功能來提供一整套系統(tǒng)定制工具，進而定制符合國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及建設(shè)單位檔案管理規(guī)則，并保證數(shù)據(jù)訪問和功能使用的安全性、一致性。 . 推送管理 當(dāng)用戶不法直接調(diào)閱所需檔案時（檢索有誤或不具權(quán)限）， 檔案管理員 可以 將用戶所需的檔案信息加密推送給用戶，用戶登錄檔案網(wǎng)站后即可查看，并 根據(jù)提供的權(quán)限進行相應(yīng)的操作，在超出