【導(dǎo)讀】公司內(nèi)部控制采購(gòu)管理精細(xì)控制程序制度。采購(gòu)，主要是指公司外購(gòu)商品并支付價(jià)款的行為，公司在采購(gòu)管理方面至少應(yīng)關(guān)注采購(gòu)業(yè)務(wù)涉及的。采購(gòu)行為違反國(guó)家法律、法規(guī)和公司制度規(guī)定，可能遭受外部處罰。采購(gòu)未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能應(yīng)重大差錯(cuò)、舞弊、欺詐。致公司資產(chǎn)損失、資源浪費(fèi)或發(fā)生舞弊行為。采購(gòu)計(jì)劃程序失控、依據(jù)不當(dāng)、分解不到位與其他計(jì)劃不協(xié)調(diào)，可。盲目簽訂采購(gòu)合同、采購(gòu)合同條款無(wú)效或不利以及違約，可能導(dǎo)致。驗(yàn)收程序不規(guī)范，可能造成賬實(shí)不符或資產(chǎn)損失。付款方式不恰當(dāng)、支出有偏差，可能導(dǎo)致卻資金損失或信用受損。建立采購(gòu)業(yè)務(wù)崗位制造制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)。依據(jù)購(gòu)置商品和勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)。明確規(guī)定付款方式和程序以及供應(yīng)商的對(duì)賬辦法，確保憑證?！髮徸h批準(zhǔn)合格供應(yīng)商名單?！笈鷾?zhǔn)請(qǐng)購(gòu)單和重要購(gòu)貨合同。◇實(shí)施采購(gòu)，辦理退還貨事宜。◇對(duì)不合格及報(bào)廢物資提出處理意見(jiàn)。季度、月度工作計(jì)劃及采購(gòu)預(yù)算，報(bào)上級(jí)審

　　

【正文】 ）一聯(lián)提交質(zhì)量管理部門，一聯(lián)提交倉(cāng)庫(kù)保管部門，作為驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)。 （ 3）一聯(lián)提交財(cái)務(wù)部，作為入賬憑證。 1．采購(gòu)員要及時(shí)對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行歸檔，在采購(gòu)訂單每月存檔 時(shí)應(yīng)檢查已處理的采購(gòu)?fù)问欠襁B續(xù)編號(hào)。 3．定期匯總所有被取消和修改過(guò)的訂單，并編制報(bào)表。 4．定期匯總所有未完成的采購(gòu)申請(qǐng)，并編制報(bào)表。 第 7 章 附則 第 15 條 本制度經(jīng)總裁審批后，自頒布之日起執(zhí)行。 第 16 條 本制度由采購(gòu)部負(fù)責(zé)解釋。 編制日期 修改標(biāo)記 驗(yàn)收管理制度 制度名稱 執(zhí)行部門 審核日期 修改處數(shù) 驗(yàn)收管理制度 監(jiān)督部門 批準(zhǔn)日期 修改日期 受控狀態(tài) 文件編號(hào) 考證部門 第 1 條 質(zhì)量管理 部門和相關(guān)使用部門對(duì)所購(gòu)貨物或勞務(wù)等品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其它相關(guān)內(nèi)容 進(jìn)行驗(yàn)收，并出具驗(yàn)收證明。 第 1 條 驗(yàn)收人員對(duì)驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，應(yīng)當(dāng)立即向采購(gòu)部或有關(guān)部門報(bào)告，采購(gòu)部或有關(guān) 部門應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。 第 3 條 貨物的驗(yàn)收由質(zhì)量管理部門主導(dǎo)，會(huì)同倉(cāng)儲(chǔ)部門、使用部門和采購(gòu)部共同驗(yàn)收，對(duì)收到貨物 的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。 第 4 條 收貨準(zhǔn)備。 1．貨物驗(yàn)收人員在采購(gòu)部門轉(zhuǎn)來(lái)已核準(zhǔn)的 “訂購(gòu)單 ”時(shí)，按供應(yīng)商、貨物交貨日期分別依序排列，并 于交貨前安排存放的庫(kù)位以方便收貨作業(yè)。 1．對(duì)于需要按重量、長(zhǎng)度、體積等方面計(jì)量的物資，應(yīng)借助稱重儀器、檢測(cè)工具、容器等進(jìn)行試測(cè)驗(yàn) 收，不得虛估。 75 第 5 條 待驗(yàn)貨物處理。 已經(jīng)到貨、等待驗(yàn)收的貨物，必須在商品的外包裝上貼上貨物標(biāo)簽并詳細(xì)注明貨號(hào)、品名、規(guī)格、數(shù) 量及到貨日期，并且應(yīng)與已驗(yàn)收的貨物分開(kāi)儲(chǔ)存，并規(guī)劃出 “待驗(yàn)區(qū) ”以示區(qū)分。 第 6 條 實(shí)施驗(yàn)收。 1．貨物到貨后，貨物驗(yàn)收人員應(yīng)會(huì)同使用部門根據(jù) “裝箱單 ”、 “訂購(gòu)單 ”、 “合同 ”等采購(gòu)文件核對(duì) 貨 物名稱、規(guī)格并清點(diǎn)數(shù)量或過(guò)磅、測(cè)量重量，并將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填入 “訂購(gòu)單 ”。同時(shí)，驗(yàn)收人員填 寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單并在上面簽字。 1．質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)使用按順序編號(hào)的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，對(duì)那些沒(méi)有對(duì)應(yīng)采購(gòu)申請(qǐng)的商品或勞務(wù)，一律不得 簽收。 3．質(zhì)量管理部門驗(yàn)收完畢后，對(duì)驗(yàn)收合格的商品或勞務(wù)應(yīng)當(dāng)編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號(hào)的驗(yàn)收證明，內(nèi) 容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱、原購(gòu)貨訂單編號(hào)等，作為驗(yàn)收商 品或勞務(wù)的依據(jù)，并及時(shí)報(bào)告采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部門。 4．驗(yàn)收過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)所載的貨物與 “裝箱單 ”、 “訂購(gòu)單 ”或合同所載內(nèi)容不符，應(yīng)通知辦理采購(gòu)的人 員及相關(guān)部門進(jìn)行處理。 5．驗(yàn)收過(guò)程發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況而且達(dá)到一定程度時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通 知采購(gòu)人員聯(lián)絡(luò)公證處前來(lái)公證或通知供應(yīng)商前來(lái)處理，并盡可能維持其狀態(tài)以利于公證作業(yè)。 6．公證單位或供應(yīng)商確認(rèn)后，驗(yàn)收人員開(kāi)立 “索賠處理單 ”呈部門負(fù)責(zé)人核實(shí)后，送財(cái)務(wù)部門及采購(gòu) 部門辦理。 第 7 條 超交處理。 1．交貨數(shù)量超過(guò)訂購(gòu)量的部分應(yīng)退回供貨商。 1．屬于自然溢余的，由物料管理部門在收貨時(shí)在備注欄注明自然溢余 數(shù)量或重量，經(jīng)請(qǐng)購(gòu)部門主管同 意后進(jìn)行收貨，并通知采購(gòu)人員。 第 8 條 短交處理。 交貨數(shù)量末達(dá)到訂購(gòu)數(shù)量，以要求補(bǔ)足為原則，由驗(yàn)收人員通知采購(gòu)部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商進(jìn)行處理。 第 9 條 急用品驗(yàn)收。 緊急貨物到貨后，若尚未收到 “請(qǐng)購(gòu)單 ”。驗(yàn)收人員應(yīng)先與采購(gòu)部核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，按收貨作業(yè)辦理。 第 10 條 貨物驗(yàn)收規(guī)范。 質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)貨物的重要性及特性等，適時(shí)召集使用部門及其它有關(guān)部門，按照所需貨物制 定 “貨物驗(yàn)收規(guī)范 ”作為采購(gòu)及驗(yàn)收的依據(jù)。 76 第 11 條 貨物檢驗(yàn)結(jié)果處理。 根據(jù)不同檢驗(yàn)結(jié)果可做以下兩個(gè)方面處理。 1．檢驗(yàn)合格的貨物，檢驗(yàn)人員于外包裝上貼上合格標(biāo)簽，倉(cāng)庫(kù)人員再將合格品入庫(kù)定位。 1．驗(yàn)收不合標(biāo)準(zhǔn)的貨物，檢驗(yàn)人員應(yīng)貼上不合格標(biāo)簽，并于 “材料檢驗(yàn)報(bào)告單 ”上注明不合格原因， 經(jīng)負(fù)責(zé)人核實(shí)后通知采購(gòu)部門送回貨物，辦理退貨。 第 11 條 退換貨作業(yè)。 1．檢驗(yàn)不合格的貨物退貨時(shí)，采購(gòu)員應(yīng)開(kāi) 立 “貨物交運(yùn)單 ”并附有關(guān) “貨物檢驗(yàn)報(bào)告單 ”呈采購(gòu)經(jīng)理 簽字確認(rèn)后辦理退貨。 1．貨物需要更換的要與供方協(xié)商解決，需要增減貨款的要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財(cái)務(wù)部門。 3．對(duì)于已付款但貨物在保修期或保質(zhì)期出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的要負(fù)責(zé)聯(lián)系維修或索賠，索賠收入連同賠償物 品清單及賠償原因說(shuō)明等全部上繳財(cái)務(wù)部門。 編制日期 修改標(biāo)記 付款控制 付款審批流程 審核日期 修改處數(shù) 批準(zhǔn)日期 修改日期 77 部門 步驟 審核 采購(gòu) 訂單 合同 付款 審批 付款 結(jié)算 總裁 審批 財(cái)務(wù)總監(jiān) 審批 財(cái)務(wù)部 審批 安排付款 事宜 發(fā)出付款 通知書(shū) 采購(gòu)經(jīng)理 審核 采購(gòu)員 匯總采購(gòu) 審核檢驗(yàn)報(bào) 告、計(jì)量報(bào)告、 驗(yàn)收證明等 填寫(xiě) 付款申請(qǐng) 通知供應(yīng)商 借款 相關(guān)部門 提供相 應(yīng)單據(jù) 退貨管理流程 78 部門 步驟 制定 退貨 管理 規(guī)范 提出 退貨 方案 辦理 退換 貨 重新 驗(yàn)貨 總裁 審批 審批 財(cái)務(wù)部 審批 審核 采購(gòu)經(jīng)理 編制退貨管 理制度 審批 采購(gòu)員 采購(gòu)中 具體執(zhí)行 通知驗(yàn)收員 驗(yàn)收貨物 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題 提出 解決方案 開(kāi)具退貨單 要求賠償 重新采購(gòu)或 替代品采購(gòu) 開(kāi)具換貨單 要求退貨 通知驗(yàn)收人 員準(zhǔn)備驗(yàn)收 供應(yīng)商 按時(shí)發(fā)貨 核對(duì)信息 辦理退貨 核對(duì)信息 取回貨物 重新發(fā)貨 79 付款控制制度 制度名稱 執(zhí)行部門 付款控制制度 監(jiān)督部門 第 1 章 總則 受控狀態(tài) 文件編號(hào) 考證部門 第 1 條 為規(guī)范公司商品采購(gòu)付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制管理，特制定本制度。 第 1 條 本制度由采購(gòu)部制定、修改，報(bào)總裁審批后執(zhí)行。 第 3 條 公司應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范資金（試行）》 等規(guī)定辦理采購(gòu)付款業(yè)務(wù)。 第 1 章 付賬控制中單據(jù)的審核 第 4 條 財(cái)務(wù)部門 在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、 完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。 第 5 條 真實(shí)性審核。 1．應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)應(yīng)確定原始憑證是否虛假，是否存在偽造或者涂改等情況。 1．核實(shí)原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否發(fā)生過(guò)，是否反映了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的本質(zhì)等。 第 6 條 合法性審核。 審核原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)是否符合國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)、政策和國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定 等。 第 7 條 合規(guī)性審核。 審核原始憑證是否符合有關(guān)規(guī)定，如是否符合預(yù)算，是否符合有關(guān)合 同，是否符合有關(guān)審批權(quán)限和手 續(xù)，以及是否符合單位的有關(guān)規(guī)章制度，有無(wú)違章亂紀(jì)、弄虛作假現(xiàn)象等。 第 8 條 完整性審核。 根據(jù)原始憑證所反映的基本內(nèi)容的要求，審核原始憑證的內(nèi)容是否完整，手續(xù)是否齊備，應(yīng)填寫(xiě)的項(xiàng) 目是否齊全，填寫(xiě)方式、填寫(xiě)形式是否正確，有關(guān)簽章是否具備等。 第 9 條 除對(duì)上述 8 條審核外，還應(yīng)對(duì)原始憑證的正確性進(jìn)行審核，即審核原始憑證的摘要 和數(shù)字是否填寫(xiě)清楚、正確，數(shù)量、單價(jià)、金額的計(jì)算有無(wú)錯(cuò)誤，大小寫(xiě)金額是否相符等。 第 3 章 付賬控制中的現(xiàn)金使用 第 10 條 現(xiàn)金使用范圍。