【導(dǎo)讀】公司內(nèi)部控制采購管理精細(xì)控制程序制度。采購，主要是指公司外購商品并支付價款的行為，公司在采購管理方面至少應(yīng)關(guān)注采購業(yè)務(wù)涉及的。采購行為違反國家法律、法規(guī)和公司制度規(guī)定，可能遭受外部處罰。采購未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能應(yīng)重大差錯、舞弊、欺詐。致公司資產(chǎn)損失、資源浪費或發(fā)生舞弊行為。采購計劃程序失控、依據(jù)不當(dāng)、分解不到位與其他計劃不協(xié)調(diào)，可。盲目簽訂采購合同、采購合同條款無效或不利以及違約，可能導(dǎo)致。驗收程序不規(guī)范，可能造成賬實不符或資產(chǎn)損失。付款方式不恰當(dāng)、支出有偏差，可能導(dǎo)致卻資金損失或信用受損。建立采購業(yè)務(wù)崗位制造制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)。依據(jù)購置商品和勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)。明確規(guī)定付款方式和程序以及供應(yīng)商的對賬辦法，確保憑證。◇審議批準(zhǔn)合格供應(yīng)商名單。◇批準(zhǔn)請購單和重要購貨合同。◇實施采購，辦理退還貨事宜?！髮Σ缓细窦皥髲U物資提出處理意見。季度、月度工作計劃及采購預(yù)算，報上級審

　　

【正文】 ）一聯(lián)提交質(zhì)量管理部門，一聯(lián)提交倉庫保管部門，作為驗收的標(biāo)準(zhǔn)。 （ 3）一聯(lián)提交財務(wù)部，作為入賬憑證。 1．采購員要及時對采購訂單進(jìn)行歸檔，在采購訂單每月存檔 時應(yīng)檢查已處理的采購?fù)问欠襁B續(xù)編號。 3．定期匯總所有被取消和修改過的訂單，并編制報表。 4．定期匯總所有未完成的采購申請，并編制報表。 第 7 章 附則 第 15 條 本制度經(jīng)總裁審批后，自頒布之日起執(zhí)行。 第 16 條 本制度由采購部負(fù)責(zé)解釋。 編制日期 修改標(biāo)記 驗收管理制度 制度名稱 執(zhí)行部門 審核日期 修改處數(shù) 驗收管理制度 監(jiān)督部門 批準(zhǔn)日期 修改日期 受控狀態(tài) 文件編號 考證部門 第 1 條 質(zhì)量管理 部門和相關(guān)使用部門對所購貨物或勞務(wù)等品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其它相關(guān)內(nèi)容 進(jìn)行驗收，并出具驗收證明。 第 1 條 驗收人員對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，應(yīng)當(dāng)立即向采購部或有關(guān)部門報告，采購部或有關(guān) 部門應(yīng)查明原因，及時處理。 第 3 條 貨物的驗收由質(zhì)量管理部門主導(dǎo)，會同倉儲部門、使用部門和采購部共同驗收，對收到貨物 的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行檢驗。 第 4 條 收貨準(zhǔn)備。 1．貨物驗收人員在采購部門轉(zhuǎn)來已核準(zhǔn)的 “訂購單 ”時，按供應(yīng)商、貨物交貨日期分別依序排列，并 于交貨前安排存放的庫位以方便收貨作業(yè)。 1．對于需要按重量、長度、體積等方面計量的物資，應(yīng)借助稱重儀器、檢測工具、容器等進(jìn)行試測驗 收，不得虛估。 75 第 5 條 待驗貨物處理。 已經(jīng)到貨、等待驗收的貨物，必須在商品的外包裝上貼上貨物標(biāo)簽并詳細(xì)注明貨號、品名、規(guī)格、數(shù) 量及到貨日期，并且應(yīng)與已驗收的貨物分開儲存，并規(guī)劃出 “待驗區(qū) ”以示區(qū)分。 第 6 條 實施驗收。 1．貨物到貨后，貨物驗收人員應(yīng)會同使用部門根據(jù) “裝箱單 ”、 “訂購單 ”、 “合同 ”等采購文件核對 貨 物名稱、規(guī)格并清點數(shù)量或過磅、測量重量，并將到貨日期及實收數(shù)量填入 “訂購單 ”。同時，驗收人員填 寫驗收報告單并在上面簽字。 1．質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)使用按順序編號的驗收報告，對那些沒有對應(yīng)采購申請的商品或勞務(wù)，一律不得 簽收。 3．質(zhì)量管理部門驗收完畢后，對驗收合格的商品或勞務(wù)應(yīng)當(dāng)編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號的驗收證明，內(nèi) 容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗收商 品或勞務(wù)的依據(jù)，并及時報告采購部門和財務(wù)部門。 4．驗收過程中如發(fā)現(xiàn)所載的貨物與 “裝箱單 ”、 “訂購單 ”或合同所載內(nèi)容不符，應(yīng)通知辦理采購的人 員及相關(guān)部門進(jìn)行處理。 5．驗收過程發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況而且達(dá)到一定程度時，驗收人員應(yīng)及時通 知采購人員聯(lián)絡(luò)公證處前來公證或通知供應(yīng)商前來處理，并盡可能維持其狀態(tài)以利于公證作業(yè)。 6．公證單位或供應(yīng)商確認(rèn)后，驗收人員開立 “索賠處理單 ”呈部門負(fù)責(zé)人核實后，送財務(wù)部門及采購 部門辦理。 第 7 條 超交處理。 1．交貨數(shù)量超過訂購量的部分應(yīng)退回供貨商。 1．屬于自然溢余的，由物料管理部門在收貨時在備注欄注明自然溢余 數(shù)量或重量，經(jīng)請購部門主管同 意后進(jìn)行收貨，并通知采購人員。 第 8 條 短交處理。 交貨數(shù)量末達(dá)到訂購數(shù)量，以要求補足為原則，由驗收人員通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商進(jìn)行處理。 第 9 條 急用品驗收。 緊急貨物到貨后，若尚未收到 “請購單 ”。驗收人員應(yīng)先與采購部核對，確認(rèn)無誤后，按收貨作業(yè)辦理。 第 10 條 貨物驗收規(guī)范。 質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)貨物的重要性及特性等，適時召集使用部門及其它有關(guān)部門，按照所需貨物制 定 “貨物驗收規(guī)范 ”作為采購及驗收的依據(jù)。 76 第 11 條 貨物檢驗結(jié)果處理。 根據(jù)不同檢驗結(jié)果可做以下兩個方面處理。 1．檢驗合格的貨物，檢驗人員于外包裝上貼上合格標(biāo)簽，倉庫人員再將合格品入庫定位。 1．驗收不合標(biāo)準(zhǔn)的貨物，檢驗人員應(yīng)貼上不合格標(biāo)簽，并于 “材料檢驗報告單 ”上注明不合格原因， 經(jīng)負(fù)責(zé)人核實后通知采購部門送回貨物，辦理退貨。 第 11 條 退換貨作業(yè)。 1．檢驗不合格的貨物退貨時，采購員應(yīng)開 立 “貨物交運單 ”并附有關(guān) “貨物檢驗報告單 ”呈采購經(jīng)理 簽字確認(rèn)后辦理退貨。 1．貨物需要更換的要與供方協(xié)商解決，需要增減貨款的要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財務(wù)部門。 3．對于已付款但貨物在保修期或保質(zhì)期出現(xiàn)質(zhì)量問題的要負(fù)責(zé)聯(lián)系維修或索賠，索賠收入連同賠償物 品清單及賠償原因說明等全部上繳財務(wù)部門。 編制日期 修改標(biāo)記 付款控制 付款審批流程 審核日期 修改處數(shù) 批準(zhǔn)日期 修改日期 77 部門 步驟 審核 采購 訂單 合同 付款 審批 付款 結(jié)算 總裁 審批 財務(wù)總監(jiān) 審批 財務(wù)部 審批 安排付款 事宜 發(fā)出付款 通知書 采購經(jīng)理 審核 采購員 匯總采購 審核檢驗報 告、計量報告、 驗收證明等 填寫 付款申請 通知供應(yīng)商 借款 相關(guān)部門 提供相 應(yīng)單據(jù) 退貨管理流程 78 部門 步驟 制定 退貨 管理 規(guī)范 提出 退貨 方案 辦理 退換 貨 重新 驗貨 總裁 審批 審批 財務(wù)部 審批 審核 采購經(jīng)理 編制退貨管 理制度 審批 采購員 采購中 具體執(zhí)行 通知驗收員 驗收貨物 發(fā)現(xiàn)問題 提出 解決方案 開具退貨單 要求賠償 重新采購或 替代品采購 開具換貨單 要求退貨 通知驗收人 員準(zhǔn)備驗收 供應(yīng)商 按時發(fā)貨 核對信息 辦理退貨 核對信息 取回貨物 重新發(fā)貨 79 付款控制制度 制度名稱 執(zhí)行部門 付款控制制度 監(jiān)督部門 第 1 章 總則 受控狀態(tài) 文件編號 考證部門 第 1 條 為規(guī)范公司商品采購付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制管理，特制定本制度。 第 1 條 本制度由采購部制定、修改，報總裁審批后執(zhí)行。 第 3 條 公司應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和《內(nèi)部會計控制規(guī)范資金（試行）》 等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)。 第 1 章 付賬控制中單據(jù)的審核 第 4 條 財務(wù)部門 在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、 完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。 第 5 條 真實性審核。 1．應(yīng)付賬款會計應(yīng)確定原始憑證是否虛假，是否存在偽造或者涂改等情況。 1．核實原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否發(fā)生過，是否反映了經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的本質(zhì)等。 第 6 條 合法性審核。 審核原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項是否符合國家有關(guān)法律、法規(guī)、政策和國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定 等。 第 7 條 合規(guī)性審核。 審核原始憑證是否符合有關(guān)規(guī)定，如是否符合預(yù)算，是否符合有關(guān)合 同，是否符合有關(guān)審批權(quán)限和手 續(xù)，以及是否符合單位的有關(guān)規(guī)章制度，有無違章亂紀(jì)、弄虛作假現(xiàn)象等。 第 8 條 完整性審核。 根據(jù)原始憑證所反映的基本內(nèi)容的要求，審核原始憑證的內(nèi)容是否完整，手續(xù)是否齊備，應(yīng)填寫的項 目是否齊全，填寫方式、填寫形式是否正確，有關(guān)簽章是否具備等。 第 9 條 除對上述 8 條審核外，還應(yīng)對原始憑證的正確性進(jìn)行審核，即審核原始憑證的摘要 和數(shù)字是否填寫清楚、正確，數(shù)量、單價、金額的計算有無錯誤，大小寫金額是否相符等。 第 3 章 付賬控制中的現(xiàn)金使用 第 10 條 現(xiàn)金使用范圍。