【正文】 則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。 (三 )于檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，得免填“調(diào)卷單”。 (四 )檔案歸還時(shí)，經(jīng)管檔人員核查無(wú)訛并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入 檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤? 第四十八條 調(diào)卷管理 (一 )“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。 (二 )調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，請(qǐng)管檔人員負(fù)責(zé)處理。 (三 )調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。 (四 )調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。 □ 機(jī)密文件 第四十九條 范圍 （一）生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計(jì)圖：具有專利性與獨(dú)特性之機(jī)械設(shè)計(jì)圖，以及生產(chǎn)設(shè)備布置圖。 （二）技術(shù)性的資料：獨(dú)特技術(shù)性的操作標(biāo)準(zhǔn)，與外人技術(shù)合作或外人技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗(yàn)資料，國(guó)外現(xiàn)場(chǎng)實(shí)習(xí)報(bào)告及其他技術(shù)上屬于機(jī)密性之資料。 (三 )業(yè)務(wù)性之資料：銷售成本資料，市場(chǎng)情報(bào)，國(guó)外業(yè)務(wù)考察報(bào)告及其他業(yè)務(wù)上屬于機(jī)密性之資料。 (四 )其他經(jīng)廠處長(zhǎng)以上主管認(rèn)為有必要列入機(jī)密文件管理之一切資料。 第五十條 保管部門 (一 )外來(lái)機(jī)密文 件應(yīng)以各公司總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準(zhǔn)得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應(yīng)以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長(zhǎng)室、駐廠經(jīng) (副 )理室或總經(jīng)理指定之部門為保管部門。 (二 )屬技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營(yíng)業(yè)等部門自行建立之專業(yè)性機(jī)密文件，應(yīng)以各事業(yè)部經(jīng)理室或廠區(qū)文書管理部門為保管部門。 (三 )總管理處各部、室、中心之機(jī)密文件，屬各該部門承辦之專責(zé)性質(zhì)者，應(yīng)以各該部、室、中心為保管部門。 (四 )各保管部門應(yīng)指定專人經(jīng)各公司總經(jīng)理核定 (總管理處由總經(jīng)理核定 )，負(fù)責(zé)機(jī)密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務(wù)。 第五十一條 外來(lái)機(jī)密文件處理 (一 )外來(lái)機(jī)密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機(jī)密文件保管人員，以“收 (發(fā) )文登記單”一式五聯(lián)登記，呈請(qǐng)總經(jīng)理核派經(jīng)辦人 (主辦人 )及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復(fù)文或主動(dòng)發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。惟其遞送均應(yīng)親自為之，不得假手他人。 (二 )若文件內(nèi)容影響公司權(quán)益重大時(shí)，保管人員于文件分類辦理時(shí)，應(yīng)以影本為之，原文件由保管人員妥藏。 (三 )主辦人于文件處理期間，需負(fù)保密全責(zé)；如需分派其所屬人員辦理時(shí)，則于每日上班以“文件傳 遞記錄卡”注明時(shí)間、用途由經(jīng)辦人簽章后，“文件傳遞記錄卡”由主辦人留存，密件交經(jīng)辦人辦理。于當(dāng)日下班 (或完工 )時(shí)主辦人應(yīng)負(fù)責(zé)將密件收回，并于“文件傳遞記錄卡”填注收回時(shí)間，由經(jīng)辦人簽認(rèn)后隨“收 (發(fā) )文登記單”第五聯(lián)與密件一并歸檔。 (四 )密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書管理部門收發(fā)人員寄送。 第五十二條 自創(chuàng)之專業(yè)性機(jī)密文件處理 (一 )隸屬性技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營(yíng)業(yè)等部門的工作人員于承辦特定項(xiàng)目之業(yè)務(wù)所建立的資料，應(yīng)視同機(jī)密文件，依本章的規(guī)定辦理。 (二 )前款各項(xiàng) 機(jī)密文件的經(jīng)辦部門應(yīng)于每月底編制翌月的“工作計(jì)劃表”寫明交辦的特定業(yè)務(wù)工作主題、內(nèi)容摘要、經(jīng)辦人及預(yù)定完成期限等，經(jīng)主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。 第五十三條 經(jīng)辦方式 (一 )經(jīng)辦人應(yīng)于辦公場(chǎng)所處理機(jī)密文件，不得擅自攜帶外出或轉(zhuǎn)借、出示于他人，處理期間并應(yīng)妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。 (二 )經(jīng)辦人不得請(qǐng)托他人代抄、代描機(jī)密文件，非經(jīng)經(jīng)理級(jí)以上主管核準(zhǔn)者，亦不得擅自復(fù)制。 (三 )經(jīng)辦人如因公確需攜帶機(jī)密文件外出時(shí)，應(yīng)呈經(jīng)理級(jí)以上主管 (專業(yè)性機(jī)密文件得呈廠、處 長(zhǎng) )核準(zhǔn)后為準(zhǔn)。 (四 )經(jīng)辦人如未能于規(guī)定期限內(nèi)處理完竣，應(yīng)于到期前簽呈交辦之主管核準(zhǔn)延長(zhǎng)處理期限并聯(lián)絡(luò)保管人員延緩稽催。 第五十四條 歸檔 (一 )外來(lái)機(jī)密文件于主辦人辦妥并經(jīng)總經(jīng)理核定保存期限后，應(yīng)將文件連同“收(發(fā) )文登記單”第四、五聯(lián)及“文件傳遞記錄卡”送交保管人員簽收，編定檔號(hào)，依其類別登入“機(jī)密文件保管備查簿”，第四聯(lián)送回主辦人存查，第五聯(lián)連同文件歸檔。 (二 )內(nèi)部自行建立之機(jī)密文件，經(jīng)辦人辦妥并經(jīng)廠、處長(zhǎng)核定保存期限后，應(yīng)將文件類別、內(nèi)容摘要、預(yù)定保存期限等填入 “機(jī)密文件送件單”，隨文件送交保管人員編定檔號(hào)并簽收后，“機(jī)密文件送件單”退回經(jīng)辦人存查，文件由保管人員依類歸檔并將其名稱及歸檔編號(hào)登入“機(jī)密文件保管備查簿”。 第五十五條 檔案整理 (一 )保管人員應(yīng)將每月增加的機(jī)密文件，于翌月五日前填更“機(jī)密文件增列表”呈總經(jīng)理 (專業(yè)性者呈經(jīng)理 )核閱。并于每年年底清理檔卷，將認(rèn)為已無(wú)需繼續(xù)保管或已消失機(jī)密性質(zhì)的文件，造具“機(jī)密文件銷毀表”呈報(bào)總經(jīng)理 (專業(yè)性者呈經(jīng)理 )核準(zhǔn)后銷毀或送回原經(jīng)辦部門按一般文書辦理歸檔。 (二 )保管人員應(yīng)于每月底查對(duì)“機(jī)密 文件增列表”及“出國(guó)計(jì)劃書”或“工作計(jì)劃表”，如有應(yīng)送而未送歸檔者，則以便函稽催經(jīng)辦部門送交歸檔。 (三 )機(jī)密文件應(yīng)單獨(dú)成立檔卷，與其他一般文件分開保管。 第五十六條 調(diào)卷 （一）各部門需調(diào)閱機(jī)密文件時(shí)，除依第四十八條規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填具“調(diào)卷單”注明調(diào)閱期間及用途，應(yīng)經(jīng)調(diào)閱部門廠處長(zhǎng)證明并送保管部門主管同意后，始得調(diào)卷。 (二 )保管人員接到經(jīng)核準(zhǔn)之“調(diào)卷單”，應(yīng)即開立“文件傳遞記錄卡”一份，連同密件交予調(diào)卷人簽收后，“文件傳遞記錄卡”由保管人員留存。用畢歸還時(shí)，密件經(jīng)保管人員點(diǎn)收無(wú) 誤后，將歸還時(shí)間填記于“文件傳遞記錄卡”并經(jīng)調(diào)卷人簽認(rèn)后一并存檔。 第五十七條 副本 機(jī)密文件需影、復(fù)印時(shí)，應(yīng)呈經(jīng)理以上主管 (專業(yè)性者呈廠處長(zhǎng)以上主管 )核準(zhǔn)后，交由保管人員印發(fā)，并將份數(shù)登記于“機(jī)密文件保管備查簿”；副本 (含復(fù)印件 )視同正本依本規(guī)則的規(guī)定辦理。 第五十八條 文件管理 經(jīng)辦人、保管人員或調(diào)卷人員應(yīng)妥善管理經(jīng)手的機(jī)密文件；倘有下列情形之一者，依《人事管理規(guī)則》第十四條或第三十六條的規(guī)定議處： (一 )拆散原案顯有弊端者。 (二 )原案被污損、抽換 、涂改或遺失者。 (三 )擅自將文件攜帶外出，轉(zhuǎn)借或出示于人及其他宣泄機(jī)密情事者。 (四 )調(diào)卷逾期拒不歸還而不申述理由者。 (五 )擅自請(qǐng)托他人代抄、代描、復(fù)印或打字、印刷者。 (六 )文件分辦傳遞時(shí)，未以“文件傳遞記錄卡”記載或未于分辦當(dāng)日下班 (或完工 )時(shí)收回 (繳回 )妥藏者。 □ 附則 第五十九條 文件處理日數(shù)的統(tǒng)計(jì) (一 )各收發(fā)人員根據(jù)“收 (發(fā) )文登記單”第一聯(lián)，“業(yè)務(wù)接洽便函”第一聯(lián) (發(fā)文 )及第四聯(lián) (收文 )分別造具“文件處理統(tǒng)計(jì)表”一式二份，于翌月五日 前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查 (全公司的“文件處理統(tǒng)計(jì)表”應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理室備查 )，一份自存。 (二 )處理日數(shù)計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)： ：自總收文之日起至復(fù)文發(fā)出或文件歸檔之日止，所需日數(shù)扣除例假日后為實(shí)際處理日數(shù)。 ：自文件發(fā)出之日起至其銷案之日止，所需日數(shù)扣除例假日后，為實(shí)際處理日數(shù)。 第六十條 文書用紙 (一 )對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)之行文以公文用紙為之。對(duì)客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。 (二 )關(guān)系企業(yè)內(nèi)部各部門間的行文以“業(yè)務(wù)接洽便函 ”為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。 (三 )電報(bào)以電報(bào)專用紙。 (四 )簽呈以簽呈專用紙。 第六十一條 文件處理之稽查 各公司總經(jīng)理室應(yīng)不定期派員稽查各部門之文書處理情形并隨時(shí)予以輔導(dǎo)，如 有異常應(yīng)即通知經(jīng)辦部門主管處理之。 第六十二條 實(shí)施與修改 本辦法經(jīng)營(yíng)決策委員會(huì)通過(guò)后實(shí)施，修改時(shí)亦