【導(dǎo)讀】金鑰匙酒店管理系統(tǒng)用戶手冊(cè)

　　

【正文】 看見有很多協(xié)議單位，如果用肉眼去查找，在上千個(gè)協(xié)議單位中是件非常困難的事，這時(shí)可以關(guān)鍵字過濾來進(jìn)行查找，只需要在客房名稱下面的輸入框內(nèi)輸入“ 鑫端 ”兩個(gè)字，再點(diǎn)擊旁邊的過濾按鈕，選擇“包含”，將列出所有名稱中包含“ 鑫端 ”二字的協(xié)議單位 ,如下圖所示： 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊(cè) 第 27 頁／共 37 頁 圖 可以看到， 鑫端商貿(mào)責(zé)任有限公司 這個(gè)協(xié)議單位已經(jīng)被準(zhǔn)確地找到了。雙擊它表示選中，系統(tǒng)將自動(dòng)關(guān)閉此頁面返回到預(yù)訂頁面中。此時(shí)預(yù)訂頁面中的【協(xié)議單位】一欄已經(jīng)選擇了鑫端商貿(mào)責(zé)任有限公司 ： 。 （ 6）、點(diǎn)擊 【市場(chǎng)碼】下拉列表框并選擇“協(xié)議客人”，此時(shí)房?jī)r(jià)代碼會(huì)出現(xiàn)“協(xié)議包房”的選項(xiàng)。 （ 7）、點(diǎn)擊【房?jī)r(jià)代碼】下拉列表框并選擇“協(xié)議包房”，系統(tǒng)會(huì)根據(jù) 所選的協(xié)議單位的協(xié)議房?jī)r(jià)自動(dòng)更改房?jī)r(jià)： （ 8）、 信息輸入完整后，單擊工具欄上的〖保存〗 ，保存所輸信息。保存后，系統(tǒng)產(chǎn)生一個(gè)賬號(hào) ，如圖 所示，預(yù)訂成功。 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊(cè) 第 28 頁／共 37 頁 圖 （ 9）、 此前為灰色的兩個(gè)按鈕： 〖 特殊要求 〗 和 〖 新預(yù)訂（聯(lián)房） 〗 已經(jīng)變?yōu)榭捎?，這時(shí)可以為預(yù)訂客人添加特要信息。單擊 〖 特殊要求 〗 彈出特要窗口， 添加“送鮮花”和“包早餐”這兩項(xiàng)特殊要求，如圖 所示： 圖 至此，協(xié)議客人的預(yù)訂以及特殊要求的添加全部完成。 一個(gè)散客預(yù)訂多間房（聯(lián)房 實(shí)例） 實(shí) 例 ：客人劉 敏 人 （女）預(yù)訂 5 間單人房 ，接待員同意房?jī)r(jià)八折，因客人馬上就到，酒店給客人分房。 分 析 ：本實(shí)例的特點(diǎn)是預(yù)訂時(shí)分房，操作時(shí)要注意與上實(shí)例的區(qū)別。 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊(cè) 第 29 頁／共 37 頁 操作步驟： （ 1）、執(zhí)行 接待 /預(yù)訂 → 預(yù)訂 → 散客預(yù)訂 ，打開散客工作窗口； （ 2）、【姓名】 輸入 劉 敏 人 ， 完 成 之后移動(dòng)光標(biāo)至 【性別】 處 選擇女 ， 【國籍】選擇默認(rèn)值 。 （ 3）輸入預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間，單擊【房類】 下 拉列表框，并選擇，單擊“ 單 間”。預(yù)訂房類后，系統(tǒng)自動(dòng)顯示房?jī)r(jià)代碼、房?jī)r(jià) 。單擊【房號(hào)】彈出房間選擇窗口 ， 選擇一個(gè)單人間。 （ 4）、 信息輸入完整后，單擊工具欄上的〖保存〗 ，保存所輸信息。保存后，系統(tǒng)產(chǎn)生一個(gè)賬號(hào) ，如圖 所示。 圖 （ 5）、 點(diǎn)擊 〖 新預(yù)訂（聯(lián)房） 〗 ，打開 『 聯(lián)房 』 窗口 ，如圖 所示 。 圖 （ 6）單擊 〖增加聯(lián)房〗打開 『 選擇聯(lián)房房間 』頁面，選擇 5 個(gè)要聯(lián)房的房間，然后點(diǎn)金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊(cè) 第 30 頁／共 37 頁 擊 〖確定〗 ，如圖 所示： 圖 此時(shí)，包括最初預(yù)訂的房間和聯(lián)房的 5 間房一共 6 間房就預(yù)訂完成，是不是非常的方便和快捷 。這時(shí)聯(lián)房頁面中列出了所有聯(lián)房客人的信息，如圖 所示： 圖 散客接待 客人的預(yù)訂和接待操作流程基本相同，因此掌握了前面的幾種預(yù)訂后便可以按部就班地應(yīng)用到接待操作上來。這里只演示一個(gè)簡(jiǎn)單的散客接待操作流程，操作員只需要注意以下幾點(diǎn)便可： ● 在接待模塊中的散客工作窗口中，有 〖保存〗和〖入住〗兩個(gè)按鈕，要區(qū)分這兩個(gè)金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊(cè) 第 31 頁／共 37 頁 按鈕的區(qū)別?！急４妗?= 預(yù)訂，〖入住〗 = 入住。 ● 散客預(yù)訂時(shí)可以不選擇房間，在接待時(shí)由接待人員為客人分配房間。散客接待時(shí)必須選擇入住的房間號(hào)。 實(shí) 例 ：客人李四（男 ）開 1 間單人房， 無折扣全房?jī)r(jià) ， 直接入住 ，酒店給客人分房。 分 析 ：本實(shí)例的特點(diǎn)是 最覺的散客接待入住，操作時(shí)只需要填好客人的姓名和證件信息即可 。 操作步驟： （ 1）、執(zhí)行 接待 /預(yù)訂 → 接待 ，打開接待功能頁面，這時(shí)將看到整個(gè)酒店的房態(tài)盤， 切換到 客人管理 選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊 〖 新客人 … 〗 ，打開散客工作窗口 ； （ 2）、【姓名】輸入 李四 ， 完 成 之后移動(dòng)光標(biāo)至 【性別】 處 選擇男 ， 【國籍】選擇默認(rèn)值。 然后將移動(dòng)光標(biāo)至【證件】處，單擊，彈出證件選擇窗口，單擊“身份證”，并在第二欄中輸入身份證號(hào)碼： 511303198208290039。 （ 3）輸入預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間，單擊【房類】 下 拉列表框，并選擇，單擊“ 單 間”。預(yù)訂房類后，系統(tǒng)自動(dòng)顯示房?jī)r(jià)代碼、房?jī)r(jià) 。單擊【房號(hào)】彈出房間選擇窗口 ， 選擇一個(gè)單人間。 （ 4）、 信息輸入完整后，單擊工具欄上的〖 入住 〗 ，保存所輸信息。保存后，系統(tǒng)產(chǎn)生一個(gè)賬號(hào) ，并且客人入住到酒店，可以看到相應(yīng)房間的房態(tài)盤圖標(biāo)已經(jīng)改變 ，如圖 所示： 圖 團(tuán)隊(duì) 預(yù)訂 /接待實(shí)例 酒店業(yè)務(wù)中， 團(tuán)隊(duì)的預(yù)訂和接待的情況相比散客就要單一得多 ， 基本上操作步驟都是依照下面幾步來完成：團(tuán)隊(duì)信息填寫 ?設(shè)置付費(fèi)模板 ?設(shè)置團(tuán)隊(duì)房?jī)r(jià) ?成員 分房和 排房 ?團(tuán)隊(duì)入住。 實(shí) 例 ： 溫州旅行團(tuán)是我酒店的常住客戶，這次又帶團(tuán)來我酒店入住，團(tuán)隊(duì)中一共有 15位成員，他們需要 7個(gè)單人間， 5個(gè) 標(biāo)準(zhǔn)間， 3個(gè)商務(wù)套房共 15間房，房?jī)r(jià)為臺(tái)面價(jià)的 80%。旅行團(tuán)已經(jīng)來到酒店，需要馬上分房入住，并且所有團(tuán)隊(duì)成員的房費(fèi)由 團(tuán)隊(duì) 統(tǒng)一支付，但其它消費(fèi)由成員自付 ，住 5天。 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊(cè) 第 32 頁／共 37 頁 分 析 ：本實(shí)例中需要注意 三 點(diǎn)： ● 由于是 常住客戶，享受優(yōu)惠房?jī)r(jià)，因此在定義團(tuán)隊(duì)房?jī)r(jià)時(shí)要進(jìn)行折扣操作。 ● 房租房是由旅行團(tuán)統(tǒng)一結(jié)賬，因此在團(tuán)隊(duì)房費(fèi)模塊中要進(jìn)行相關(guān)的定義，但是除房租費(fèi)之外的其它費(fèi)用都由 各房間自付。 ● 如何一次性入住整個(gè)團(tuán)隊(duì)成員。 操作步驟 ： （ 1）、執(zhí)行 接待 /預(yù)訂 → 接待 → 團(tuán)隊(duì)管理 → 新團(tuán)隊(duì) ， 進(jìn)入團(tuán)隊(duì) 工作 頁面 ； （ 2）、【團(tuán) 名 】 溫州旅行團(tuán) ， 本示例中，國籍、領(lǐng)隊(duì)、籍貫都可忽略不填 。 （ 3）、輸入預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間， 【離開】后輸入 5，表示住五天，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)所輸日期自動(dòng)更改離店日期； （ 4）、 在房數(shù)處輸入 15，表示團(tuán)隊(duì)入住 15 間房。 （ 5）、 信息輸入完 后，單擊〖保存 (Enter)〗 ，保存所輸信息。保存后，系統(tǒng)產(chǎn)生一個(gè) 團(tuán)隊(duì) 賬號(hào)。操作完成 溫州旅行團(tuán)團(tuán)隊(duì) 主單如圖 所示。 圖 （ 6）、只有在 團(tuán)隊(duì)信息保存后，才可進(jìn)行后面的操作，下面進(jìn)行團(tuán)隊(duì)付費(fèi)模板的設(shè)定。切換到 團(tuán)隊(duì)付費(fèi)模板 選項(xiàng)卡 ， 這里列出了哪些費(fèi)用應(yīng)該由團(tuán)隊(duì)來支持，將 房費(fèi) 打勾并點(diǎn)擊 〖保存〗 ，如圖 所示。 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊(cè) 第 33 頁／共 37 頁 圖 （ 7）、切換到 團(tuán)隊(duì)付費(fèi)模板 選項(xiàng)卡 ，點(diǎn)擊 〖 預(yù)訂留房 〗 按鈕進(jìn)入到預(yù)留房頁面，本頁面中可以設(shè)置預(yù)留哪些房型，留多少間，房?jī)r(jià)是多少。預(yù)留房操作如下： ● 預(yù)留 7 間單人房： ● 預(yù)留 5 間標(biāo)準(zhǔn)房 ● 預(yù)留 3 間商務(wù)套房 操作完成后關(guān)閉預(yù)留房頁面，這時(shí)將看到剛才的 3 個(gè)操作所預(yù)留房的信息： 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊(cè) 第 34 頁／共 37 頁 注意： 房?jī)r(jià)要進(jìn)行 8 折優(yōu)惠 。 （ 7）、切 換到 排房 選項(xiàng)卡 ，點(diǎn)擊 〖 新排房 〗 ，在房類中選擇“單間”，房數(shù)輸入 7。，點(diǎn)擊 〖 開始排房 〗 。排房結(jié)果中將會(huì)列出所有可以排出的間房，并且系統(tǒng)自動(dòng)選擇最前面的 7 間房。如果不滿意系統(tǒng)所選的房間，可以自行選擇其它的房間： 點(diǎn)擊 〖 確認(rèn) 〗 ，保存所排的房間。 （ 8）、重復(fù)第 7 步，排出剩下的 5 個(gè)標(biāo)間和 3 個(gè)商務(wù)套房，所有房間排完之后，可以看到左邊的列表中的排房數(shù)已經(jīng)跟預(yù)留數(shù)相一致，如圖 。 圖 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊(cè) 第 35 頁／共 37 頁 同時(shí)切換到 成員管理選項(xiàng)卡中 可以看到已經(jīng)出現(xiàn) 15 位成員的列表，如圖 所示： 圖 （ 9）、此時(shí)團(tuán)隊(duì)跟 成員都是預(yù)訂狀態(tài)，關(guān)閉團(tuán)隊(duì)工作窗口，在 〖 視圖 〗 中選擇“預(yù)訂團(tuán)隊(duì)”，找到并選中溫州旅行團(tuán)，點(diǎn)擊 〖 團(tuán)隊(duì)入住 〗 中的“入住團(tuán)隊(duì)主賬，同時(shí)入住所有成員”，如圖 所示： 圖 至此一個(gè)團(tuán)隊(duì)從預(yù)訂到入住所有操作都已經(jīng)完成，團(tuán)隊(duì)成員已經(jīng)入住成功，可以在房態(tài)盤看到相關(guān)房間已顯示入住，見下圖 ： 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊(cè) 第 36 頁／共 37 頁 圖 第三章 軟件操作注意事項(xiàng) 1. ，在聯(lián)房的主賬房入住的情況下，點(diǎn)擊“新聯(lián)房”，搜索要聯(lián)房的房間點(diǎn)擊確定即可聯(lián)房成功。聯(lián)房成功后請(qǐng)手動(dòng)修改聯(lián)房客人的入住信息。 ，但不包括從客房吧轉(zhuǎn)入的消費(fèi)，客房吧的消費(fèi)請(qǐng)?jiān)诮Y(jié)賬時(shí)手動(dòng)轉(zhuǎn)入主賬。結(jié)賬時(shí)請(qǐng)先結(jié)離聯(lián)房客人，最后結(jié)離聯(lián)房主帳。 C .聯(lián)房狀態(tài)下可以點(diǎn)擊右鍵選擇“取消聯(lián)房”“把此房設(shè)為聯(lián)房主房”等功能，請(qǐng)按照具體情況使用上述功能。 2. 夜審現(xiàn)在為電腦自動(dòng)夜審，夜審時(shí)間為凌晨的 6 點(diǎn)鐘。請(qǐng)?jiān)谝箤徶按_認(rèn)所有房間的房?jī)r(jià)錄入是否正確，如果和手工單據(jù)不符請(qǐng)及時(shí)更改房?jī)r(jià)，以免在夜審產(chǎn)生房費(fèi)后不必要的沖調(diào)。 3. 注意：如果發(fā)現(xiàn)有夜審沒有產(chǎn)生費(fèi)用的房間，請(qǐng)及時(shí)手動(dòng)添加房費(fèi) 。 4. 在下午 14 點(diǎn) 以前請(qǐng)及時(shí)催房，及時(shí)給客人做離店或者續(xù)房處理，時(shí)間超過離店時(shí)間的話系統(tǒng)會(huì)顯示紅色字體提示前臺(tái)人員。 金鑰匙酒店管理系統(tǒng) 用戶手冊(cè) 第 37 頁／共 37 頁 5. 特別注意：如果午夜 12 點(diǎn)以后仍然沒有做續(xù)房（離店）處理的房間，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將此房變成“干凈房”，在房態(tài)盤將不會(huì)顯示客人的入住信息。發(fā)現(xiàn)這類情況請(qǐng)前臺(tái)人員在“接待”頁面的“客人管理”將變成紅色的房間信息改正，做續(xù)房處理后房態(tài)盤上面的客人入住信息將會(huì)再次出現(xiàn)，做離店處理客人會(huì)進(jìn)入離店客人。 6. 交班請(qǐng)打開“今日賬目查詢”，一般選擇“所有班次”，選擇“正確的時(shí)間段”，選擇“系統(tǒng)自動(dòng)房費(fèi)”。然后查詢即可獲得此時(shí)間段的費(fèi) 用情況，“借方”為酒店的營業(yè)收入，請(qǐng)及時(shí)上繳財(cái)務(wù)?！百J方”為客人留在前臺(tái)的押金（現(xiàn)金）。請(qǐng)用上一個(gè)班次遺留下的現(xiàn)金加上當(dāng)前的“貸方”金額再減去“借方”（此借方的費(fèi)用請(qǐng)及時(shí)上交財(cái)務(wù)）。剩下的現(xiàn)金為本班次交給下一班次的現(xiàn)金。 7. 注意：如果前臺(tái)實(shí)際的現(xiàn)金和上述查詢產(chǎn)生的費(fèi)用不相符，請(qǐng)前臺(tái)人員拿出手工單據(jù)逐個(gè)核對(duì)報(bào)表明細(xì)，找出其中的操作錯(cuò)誤，及時(shí)使用“沖調(diào)”等功能予以更正。