【正文】 信函與快件寄送登記表 日期 寄 送 部門 編號 數(shù)量 密級 送達單位 接收人 寄 送 人 （簽字） 編制： 審核： 2． 信函與快件簽收登記表 日期 來件 單位 編號 數(shù)量 密級 接受部門 簽收人（簽字） 編制： 審核： 19 三、前臺接待日志表 1． 接待工作日記表 日期 記錄人 考 勤 記 錄 姓名 簽到時間 姓名 簽到時間 收發(fā)記錄 接待記錄 電話記錄 備注 編制： 審核： 2． 來電備忘錄 日期： 年 月 日 序號 來電單位 /人 聯(lián)系方式 來電事由 被訪人 處理結(jié)果 備注 1 2 3 編制： 審核： 20 第三章 辦公事務(wù)管理 第一節(jié) 辦公事務(wù)崗位職責 一、辦公事務(wù)主管崗位職責 辦公事務(wù)主管負責對日常行政事務(wù)進行計劃安排、組織實施、信息 溝通、協(xié)調(diào)控制及檢查總結(jié)等方面的工作。通過對辦公事務(wù)進行有效管理，可以提高辦公人員的工作效率，進而提 升公司 的綜合競爭力。其主要職責如圖 31 所示。 圖 31 辦公事務(wù)主管崗位職責 二、辦公事務(wù)專員崗位職責 辦公事務(wù)專員作為辦公事務(wù)主管的主要助手，是 公司 日常辦公事務(wù)的主要執(zhí)行者，負 責職責1 組織制定公司辦公用品、固定資產(chǎn)、資料和檔案管理等制度，報上級領(lǐng)導審批后嚴格執(zhí)行 擬訂辦公事務(wù)季度、月度發(fā)展計劃，送交部門經(jīng)理審核后，組織實施并監(jiān)督計劃的執(zhí)行 組織做好辦公用品的登記、采購、發(fā)放以及控制成本費用等工作 負責 公司的各種 公章證照 、文書檔案資料的登記、管理工作 負責做好本部門的安全、衛(wèi)生 和 消防等 各 項工作 負責向行政 部 經(jīng) 部經(jīng) 理提請對 辦公事務(wù) 人員績效考核的建議 組織做好公司往來信件、傳真 和 郵件等 相關(guān) 資料的處理 工作 職責2 職責3 職責4 職責5 職責6 職責7 職責8 按照公司經(jīng)費預算，嚴格監(jiān)督和控制辦公費用支出，并確認費用分攤范圍 21 辦公用品、辦公設(shè)備 和檔案管理等工作。 其主要職責如圖 32 所示。 圖 32 辦公事務(wù)專員崗位職責 三、行政辦公秘 書崗位職責 行政辦公秘書的 工作內(nèi)容包括 收發(fā) 公文、 接待 來訪、 協(xié)調(diào) 公司內(nèi)外關(guān)系等 。 其主要職責如圖 33所示。 職責1 協(xié)助領(lǐng)導草似各項辦公事務(wù)管理制度，并監(jiān)督、檢查各項制度的執(zhí)行情況 統(tǒng)一協(xié)調(diào)、購買公司辦公物資，并對其進行登記、造冊、盤點、維護和保養(yǎng) 協(xié)助辦公事務(wù)主管嚴格控制辦公費用支出，并確認費用分攤范圍 協(xié)助辦公事務(wù)主管做 好 公司重要 會議 籌備 、 重要來賓 接待 等 工作 負責管理公司計算機信息資料 ，確保信息資 料準確無誤 提出辦公事務(wù) 方面的 合理化建議，不斷改進工作 負責 登記、歸檔和 管理公司圖書、合同等 資料 監(jiān)督檢查其他部門的辦公事務(wù)性工作， 對 不符合辦公 事務(wù)管理 規(guī)定 的行為 提出修改建議 職責2 職責3 職責4 職責5 職責6 職責7 職責8 22 圖 33 行政辦公 秘書崗位職責 第二節(jié) 辦公事務(wù)管理制度 一 、辦公設(shè)備管理制度 以下是某公司 辦公設(shè)備管理制度 ，供讀者參考。 制度 名稱 辦公設(shè)備管理制度 編 號 YN0004 執(zhí)行部門 辦公事務(wù) 組 第 1 章 總則 第 1 條 目的 為了保證公司電話、電腦、打印機、復印機 和 傳真機等辦公設(shè)備 的 正常運轉(zhuǎn)，提高辦公設(shè)備 的 工作效率和使用效率 ， 特制定本制度。 第 2 條 適 用范圍 本制度適用于 對 公司內(nèi)部所有辦公設(shè)備的使用管理。 職責1 安排接待來賓 處理電話、郵件 和 傳真等 組織 、 安排各類會議，撰寫和整理會議紀要 負責 收發(fā)公司 內(nèi)、外各種來往文件 協(xié)助 上級領(lǐng)導 完成對外聯(lián)絡(luò)事宜，跟進各項事務(wù) 性工作的 進 層情況并及時 整理匯總 負責 有關(guān)文書資料的起草、打印、登記和存 檔等工作 協(xié)助上級領(lǐng)導 與公司各部門進行 聯(lián)絡(luò)、溝通與協(xié)調(diào)，做好上傳下達工作 職責2 職責3 職責4 職責5 職責6 職責7 23 第 2 章 辦公設(shè)備購買 第 3 條 各部門在年初部門計劃中統(tǒng)一 將 購買 辦公設(shè)備 的費用 列入預算，經(jīng)公司領(lǐng)導審批后由辦公事務(wù) 組 統(tǒng)一購買。 第 4 條 對于臨時 需要 的辦公設(shè)備 ， 要經(jīng)總經(jīng)理審批 通過后 方可 購買 。 第 3 章 電腦使用管理 第 5 條 專人專管 1． 每臺電腦指定專門人員 負責日常操作，非操作人員不得隨意上機。 2． 電腦使用人員 要 設(shè) 置開機 密碼，密碼屬公司機密，未經(jīng)批準不得向任何人泄露。 第 6 條 操作規(guī)定 1． 嚴禁在 公司 電腦上從事與 本職工作無關(guān)的事項。 2． 不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤 、光盤 ，防止 公司電腦“感染” 病毒。 3． 嚴禁私自拷貝、泄露涉及公司機密的文件資料。 第 7 條 病毒防護 1． 尚未聯(lián)網(wǎng)的計算機，由電腦室負責 安裝軟件 。 2． 任何 電腦 安裝軟件 前 ，須由相關(guān)專業(yè)負責人提出書面報告，經(jīng)部門主管同意后，由專業(yè)人員安裝。 3． 所有 電腦 不得安裝游戲軟件。 4． 數(shù)據(jù)的備份由相關(guān)專業(yè)負責人管理，備用的軟盤由專業(yè)負責人提供。 5． 在使用 軟件 前，必須 進行殺毒， 確保 軟件 無病毒 后方可打開 。 6． 任何人未經(jīng)同意，不得使用他人的電腦。 第 8 條 硬件保護 1． 除負責硬件維護的人員外，任何人不得隨意拆卸 電腦 設(shè)備。 2． 硬件維護人員在拆卸 電腦 時，必須采取必要的防靜電措施。 3． 硬件維護人員在作業(yè)完成后或準備離去時，必須將所拆卸的設(shè)備復原。 4． 各部門負責人必須認真落實所轄 電腦 及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責任。 5． 各部門負責人必須采取必要措施，確保 電腦 及外設(shè)始終處于整潔和良好的狀態(tài)。 6． 對于關(guān)鍵的電腦設(shè)備應(yīng)配備必要的斷電 、 繼電設(shè)施以保護電源。 第 9 條 電腦保養(yǎng) 1． 嚴禁在電腦前吸煙、吃東西，嚴禁用手 或尖 銳物 體 觸摸屏幕。使用人在離開前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電腦，蓋上防塵 罩。 2． 定期（每月末）對電腦內(nèi) 的 資料進行整理，做好備份 并 刪除不必要的文件資料，保證電腦 有足夠 的的 運行空間。備份的磁盤由電腦管理員保管。 24 3． 定期（每月一次）由指定的專業(yè)電腦維護公司 對電腦 進行維護和保養(yǎng)。 第 4 章 電話使用管理 第 10 條 電話由行政部統(tǒng)一管理，各部門主管負責監(jiān)督與控制使用 情況 。 第 11 條 各種外線電話須配置 “ 長途電話記錄表 ” ，逐次錄使用人、受話人、起止時間、聯(lián)絡(luò)事項及交涉結(jié)果。該表每月轉(zhuǎn)辦公事務(wù)主管審閱。 第 12 條 長途電話限主管以上人員使用，其他人員使用長途電話 時 需先經(jīng)主管批準。 第 13 條 禁止因私 事 撥打長途電話。 第 5 章 打印機、 復印 機使用管理 第 14 條 打印機、復印機由專人負責管理，其他人員未經(jīng)批準不得擅自使用。 第 15 條 打印 、 復印文件資料要辦理審批手續(xù)，詳細填寫打印 及 復印 的 時間、標題、份數(shù) 和 密級，經(jīng)主管批準簽字后方可 進行 。 第 16 條 凡需打印的文件、表格等，字跡要清 晰， 語句要通順。打印的文件由擬稿部門負責校對。 第 6 章 傳真機使用管理 第 17 條 傳真機由專人 負責 保管，其他人員不得自行使用。 第 18 條 不得使用傳真機傳送個人材料，機密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導批準 后方可傳 真 。 第 19 條 建立傳真登記、簽收制度 ，并 立檔備案。 第 20 條 每天下班后， 將 傳真機設(shè)置為自動接收 狀態(tài) ，以防止遺漏重要文件。 第 7 章 其他辦公設(shè)備使用管理 第 21 條 公司所有辦公設(shè)備都要指定專人 管理 ，其他人員必須經(jīng)設(shè)備主管人員批準 后 方可 使用 。 第 22 條 辦公設(shè)備要定期養(yǎng)護，以免 因 老化 而 影響使用。 第 23 條 辦公設(shè)備使用人員要保證設(shè)備的安全，如果因使用人員過失造成辦公設(shè)備丟失 或損壞 ，要追究相關(guān)人 員的 責任。 第 8 章 辦公設(shè)備使用監(jiān)管 第 24 條 公司辦公事務(wù) 組 負責對辦公設(shè)備 的 使用情況進行不定期檢查 。 第 25 條 公司辦公事務(wù) 組 對違規(guī)使用 辦公設(shè)備的 人員有提請?zhí)幜P的 權(quán) 力 。 第 9 章 附則 第 26 條 行政部 對 本制度 擁有 解釋權(quán)。 第 27 條 本制度自公布之日起實行。 編制人員 曾憲君 審核人員 徐亦林 批準人員 黃文達 編制日期 審核日期 批準日期 25 二 、辦公用品管理制度 制度 名稱 辦公用品管理制度 編 號 YN0005 執(zhí)行部門 辦公事務(wù)組 第 1 章 總則 第 1 條 目的 為規(guī)范辦公用品的發(fā)放 流程 ， 讓員工 按照 節(jié)約的原則領(lǐng)取、使用辦 公用品 ，特制 定 本制度 。 第 2 條 適用范圍 本制度適用于 公司所有辦公用品的發(fā)放 和 管理 工作 。 第 2 章 辦公用品的申請 第 3 條 對于日常易耗品 的 申請，直接由申請部門填寫 “ 申請單 ” （ 如 下表 所示 ），經(jīng)主管 領(lǐng)導 簽字確認后，到行政部登記領(lǐng)取。 公司易耗品申請單 部門 領(lǐng)用人 領(lǐng)用時間 序號 物品名稱 規(guī)格 數(shù)量 單位 用途 單價 總價 領(lǐng)用人（簽字）： 主管領(lǐng)導（簽字）： 年 月 日 年 月 日 第 4 條 各部門如 需 申購辦公用品，還必須另填一份 “ 訂購審批單 ” （如下表所示） ，經(jīng)辦公事務(wù) 組 確認審核后，由辦公事務(wù) 組 統(tǒng)一購買。 公司辦公用品訂購審批單 部門 使用人 填表時間 序號 物品名稱 規(guī)格 數(shù)量 單位 特殊要求 需求時間 訂購原因： 26 部門主管審批意見： 簽字： 年 月 日 行政部審批意見： 簽字： 年 月 日 按財務(wù)金額 審批權(quán)限簽批 意見： 簽字： 年 月 日 第 5 條 “ 申請書 ” 中 要寫明所 需 物品、數(shù)量 、 質(zhì)量 和 規(guī)格。 第 3 章 辦公用品的購買 第 6 條 辦公事務(wù) 組 統(tǒng)一購買 辦公用品 ， 如有特殊情況，允許各部門在提出 “ 辦公用品 訂 購審批單 ”的前提下就近采購， 由 辦公事務(wù) 組 審核，并且把審核結(jié)果連同 “ 審批單 ” 一起交付監(jiān)督檢查部門保存，作為日后 《 辦公用品 使用情況報告 書 》 的審核與檢查依據(jù)。 第 7 條 根據(jù)辦公用品 的 庫存情況以及消耗水平，確定訂購數(shù)量。 第 8 條