【導讀】明確管理處各部門職責，規(guī)范部門工作分工與績效考核。上海高力國際物業(yè)服務有限公司***物業(yè)管理處。工作的完成情況，并對各部門問題的解決進行指導和協(xié)調(diào)。經(jīng)理及時了解各部門工作情況。負責處理物業(yè)管理處的日常事務，協(xié)助總經(jīng)理督促落實各項工作指令的執(zhí)行情況。的公文的起草、承辦、呈報、打印、分發(fā)、督辦及印鑒工作。負責管理處的對外接待工作；與政府有關管理部門聯(lián)絡并建立良好關系。負責管理處的保密工作，督促和檢查各部門商業(yè)保密制度的落實情況。改、定稿以及呈報。

　　

【正文】 批，之后傳真總部人事進行簽核操作。 ? 每月 20 日前完成最佳員工的內(nèi)部批選， 將最佳員工提名表 （ DGMH023） 交物業(yè)總經(jīng)理審核后傳真至 PMD 部門秘書處。 年終考核：每年 12 月初準備年底考核事宜，分發(fā) 員工考核表 /項目主管考核表（ DGMH033） ， 至各部門經(jīng)理對下屬進行績效考核及面談，完成后交由物業(yè)總經(jīng)理簽批，將管理處員工年度考核表 （ DGMH037） 匯總后附上 相關 清單交寄總部人事。 . 考勤： 相關制度參考《管理處員工手冊》 ? 考勤周期定義：員工考勤周期統(tǒng)一為每月的 1 日起至該月月末止； ? 每月 19 日前應完成考勤表的制作，并力求準確無誤，交人事 /行政經(jīng)理審閱通過后，于 20 日交予公司人事（逢雙休日則提前一個工作日上交）；勞務輸 入工則將人事 /行政經(jīng)理審閱后的相應報表交予勞務公司。 特殊加班需結(jié)算薪資的，制作加班情況匯總表，連同加班申請單交由人事 /行政經(jīng)理審閱，傳真總部批準后方能結(jié)算； ? 員工各類請假、加班申請事宜的跟進、把關，休假記錄的匯總； 初步審核 請假單（ DGMH016） 和 加班申請 單 （ DGMH019） ； ? 工程、財務、人事請假除經(jīng)物業(yè)總經(jīng)理批準外還需事 先由公司相關人員批準后方可休假、物業(yè)總經(jīng)理請假需由公司專案經(jīng)理審批； ? 配合人事 /行政經(jīng)理進行員工日?？记诘某椴楸O(jiān)督； ? 管理處所有員工外出的 外出 記錄 單 （ DGMH017） 的統(tǒng)計歸檔。 . 月度 人事報表： 1. 每月 19 日上報相關人事匯總數(shù)據(jù)，交人事 /行政經(jīng)理審閱， 2. 每月 10 日提交四金匯總報表至人事 /行政經(jīng)理審閱，隨報表附上養(yǎng)老金（上網(wǎng)下載）及公積金單據(jù)（管理處就近的建行購買）； 3. 最新的管理處人員架構(gòu)表。 員工崗位職責 上海高力國際物業(yè)服務有限公司 【 ***】物業(yè)管理處 文件編號 ： Q/WIDGMHR02 版 次 ： 01 頁 碼 ： 24/147 Colliers International Issued Date: March 31, 2021 Confidential – For Internal Use Only 24 4. 每月 18 日前完成勞動合同 /勞務協(xié)議的變更及合同到期續(xù)約跟進，以及轉(zhuǎn)正、嘉獎、處分等 ，制作清 單連同勞務合同 /勞務協(xié)議一并交寄公司人事助理統(tǒng)一蓋章。 ．人事其他： ? 協(xié)助人事 /行政經(jīng)理對工傷跟進 應了解 工傷操作流程及相關參考文件 、 熟悉 工傷認定申請表 （ DGMH044） 、 工傷事故報告 （ DGMH043） 的填寫要求； ? 協(xié)助人事 /行政經(jīng)理進行勞 動監(jiān)督及勞動仲裁的跟進； ? 每月 10 日發(fā)放工資單（折隱工資資料后發(fā)放），每月工資表存檔； ? 每月員工人事檔案更新，歸檔內(nèi)容涉及員工的入職材料、離職材料、獎罰單據(jù)及休假情況等； 倉管方面 負責辦公用品、低值易耗品及其他各類物資的庫存盤點，庫存不足時及時向采購員提出采購申請，保障管理處正常辦公； 定期跟蹤了解各類消耗品使用情況（主要是紙張、各類打印耗材等），及時反饋合理化建議； 負責管理樓盤內(nèi)固定資產(chǎn)、工作制服等，每年年底配合財務進行固定資產(chǎn)盤點，以及日常固定資產(chǎn)的維修聯(lián)絡工作； 出貨領用管理：負責各類物品的出貨 登記、領用簽收工作，領用物品須填寫《 出庫 單》；每月根據(jù)進出貨情況 與 駐點財務復核； 保管更衣箱、文件柜等的備用鑰匙； 收貨時，對于進倉物品應嚴格按照“請購單”內(nèi)容予以驗收，要根據(jù)發(fā)票名稱、規(guī)格、型號、單位、數(shù)量、價格、金額填寫“入庫單”，不合格的物品應堅決退回，嚴格把好質(zhì)量價格關，驗收后填寫“驗收單”，或在 Buildfolio 系統(tǒng)驗收并打印“請購單”； 驗收后的物品必須按照類別在固定位置擺放（注意留出通道），做到整齊、美觀、填寫“物品卡”并掛放在顯眼位置，并負責物品的保管及安全； 認真做好倉庫的清潔、安全、 保管工作，定時督促保潔員打掃倉庫，注意防潮，并防止火災隱患； 固定資產(chǎn)管理： ? 固定資產(chǎn)統(tǒng)一編號并注明使用部門 /保管部門、使用人 /保管人等情況明細； 員工崗位職責 上海高力國際物業(yè)服務有限公司 【 ***】物業(yè)管理處 文件編號 ： Q/WIDGMHR02 版 次 ： 01 頁 碼 ： 25/147 Colliers International Issued Date: March 31, 2021 Confidential – For Internal Use Only 25 ? 負責固定資產(chǎn)的維修聯(lián)絡工作； ? 每年年終配合駐點財務進行固定資產(chǎn)盤點。 行政兼采購員崗位職責 工作匯報：人事 /行政經(jīng)理一、職務總體目標： 負責物管處行政工作的正常開展。員工培訓的組織協(xié)調(diào)、各項制度的貫徹執(zhí)行，提供物業(yè)管理處的總體后勤保障；負責物業(yè)管理處物品的采購。 主要職責綜述： 執(zhí)行人事 /行政經(jīng)理所指派的工作，協(xié)助人事 /行政經(jīng)理處理日 常事務，并協(xié)調(diào)各部門的配合。 負責本部門非人事類文件資料的制作、打印、整理、存檔、清理及銷毀工作。 負責管理處內(nèi)部文件的收發(fā)及信息的傳達。 內(nèi)部通訊錄的編撰與更新。 負責做好行政工作涉及的外單位的聯(lián)系接待工作。 按要求進行日常采購，嚴格遵照有關規(guī)定辦理采購審批手續(xù)，定期向人事 /行政經(jīng)理匯報采購的情況。 名片申請管理。 完成上級交辦的其他任務。 職責細則： 各類物品的采購： ? 各類物品定義：文具、制服、公司庫存不足物品、名片等； ? 采購 /進貨管理：以請購方式，文具于每月 20 日填報物料請購 單，其他項目根據(jù)實際需要不定時在 Buildfolio 系統(tǒng)申請。向總部統(tǒng)一申請采購；到貨后（文具次月 10 日左右）提醒倉管驗貨和及時辦理入庫； ? 購進物資要盡量做到單據(jù)隨貨同行，交倉管員驗收后，報賬手續(xù)要及時，未經(jīng)批準不得隨意拖賬、掛賬； ? 如超過訂貨期而未到庫的物資應及時催促供應商，必要時應向上級領導報告。 ? 不定期對員工制服的訂制申請，并請指定供應商至駐點量尺寸； ? 所有的訂貨合同必須按物品類別裝訂成冊，做好資料的登記、整理、積累工作 員工崗位職責 上海高力國際物業(yè)服務有限公司 【 ***】物業(yè)管理處 文件編號 ： Q/WIDGMHR02 版 次 ： 01 頁 碼 ： 26/147 Colliers International Issued Date: March 31, 2021 Confidential – For Internal Use Only 26 ? 跟進 制服 定期送 洗 事宜（供應商及送洗周期由物業(yè)總經(jīng)理根據(jù)樓盤情況確定）； 每月費用報銷申請 ? 管理處月度報銷單（差旅、通訊）的收集和提交。 總務： ? 負責管理處各類檔案的整理和保管 ； ? 辦公室環(huán)境的維持； ? 辦公區(qū)域內(nèi)的飲用水申請及記錄的管理。 文書處理： ? 協(xié)助人事 /行政經(jīng)理 完成管理處 各類 工作報告 ； ? 協(xié)助人事 /行政經(jīng)理 對 外（ 公司總部及其他單位 ） 發(fā)函的擬文工作，并負責文件 的 收發(fā)存檔； ? 管理處日常文字處理工作 及其他文件的收發(fā)和歸檔工作。 培訓的組織協(xié)調(diào)： 內(nèi)訓：負責協(xié)助人事 /行政經(jīng)理組織及協(xié)調(diào)管理處內(nèi)訓工作的開展； 做好 內(nèi)訓簽到 工作、 收集 內(nèi)訓反饋表 。 外訓（涉及專業(yè)崗位證書培訓、復證等）：負責對外部培訓申請表的初審把關，之后交予人事 /行政經(jīng)理預算批核，于每月 18前傳真至總部人事交相關人員會簽回傳后制作培訓協(xié)議交公司蓋章，協(xié)議一式二份，一份交員工，一份存入管理處員工檔案。 制度執(zhí)行監(jiān)督： 協(xié)助人事 /行政經(jīng)理對管理處對考勤、員工儀容儀表、禮儀規(guī)范等制度的執(zhí)行 進行監(jiān)督抽查（具體參考員工手冊及相關制度）。 工作匯報：物業(yè)總經(jīng)理 對物業(yè)總經(jīng)理負責，配合開發(fā)商做好整個商場的推廣工作，包括配合 宣傳、公關、推廣活動、節(jié)日裝飾等，樹立廣場的形象及吸引更多的顧客到商場購物。 確定工作目標，制定工作計劃，做好工作安排，做好每月、每季度、每年度的工作總結(jié)。 制定部門各項管理措施和管理制度。 員工崗位職責 上海高力國際物業(yè)服務有限公司 【 ***】物業(yè)管理處 文件編號 ： Q/WIDGMHR02 版 次 ： 01 頁 碼 ： 27/147 Colliers International Issued Date: March 31, 2021 Confidential – For Internal Use Only 27 負責制定部門員工的培訓計劃，定期對員工進行業(yè)務培訓和考核。 負責本部門檔案文件管理和印鑒的管理工作。 定期組織召開部門有關人員參加的工作會議。傳達管理管理處的 有關精神，檢查部門工作落實情況并對員工進行講解，安排下一階段的工作。 處理客戶投訴，可處理者即行處理，不能解決的即向物業(yè)總經(jīng)理匯報，做好投訴處理后的租戶回訪工作，同時做好記錄及將租戶意見、建議反饋至各職能部門。 安排租戶主任辦理客戶入住退戶手續(xù)，監(jiān)督一周跟進式服務工作。 協(xié)助相關部門處理突發(fā)性事件。 巡查物業(yè)的各項情況，作好記錄，遇特別或嚴重情況立即向物業(yè)總經(jīng)理匯報。 商場遇緊急情況及事項，須無條件回廣場處理及做好善后工作。 認真負責完成總經(jīng)理臨時安排的工作。 負責監(jiān)管整個商場的前期交付房手續(xù)，及租戶的 二次裝修。 責 工作匯報：租戶經(jīng)理 。 協(xié)助部門經(jīng)理及開發(fā)商全面完成推廣工作和執(zhí)行具體的推廣活動 。 熱誠接待租戶，主動自覺地為租戶著想。耐心向租戶解釋有關物業(yè)管理的各項規(guī)定。 協(xié)助相關部門處理客戶投訴，可處理者即行處理，不能解決的即向租戶經(jīng)理匯報，做好投訴處理后的租戶回訪工作，同時做好記錄及將租戶意見、建議反饋至各職能部門。 協(xié)助財務部做好物業(yè)管理費、公用事業(yè)費的催繳工作。 辦理客戶入住退戶手續(xù)，負責一周跟進式服務工作。 負責處理收樓記錄及建立客戶檔案。 定期拜訪租戶，征詢意見并進行處理 。 協(xié)助部門經(jīng)理處理突發(fā)性事件。 整理輸入租戶和顧客的資料，供部門經(jīng)理參考及選用。 積極配合部門經(jīng)理工作，遇有情況隨時向部門經(jīng)理匯報工作。 根據(jù)商場運作的實際情況、協(xié)助部門主管制定有效的工作計劃。 與有關的業(yè)務單位保持密切聯(lián)系，以保證商場各項業(yè)務順利進行。 負責辦理整個商場的前期交房手續(xù)，及協(xié)助工程部、保安部對租戶的二次裝修管 員工崗位職責 上海高力國際物業(yè)服務有限公司 【 ***】物業(yè)管理處 文件編號 ： Q/WIDGMHR02 版 次 ： 01 頁 碼 ： 28/147 Colliers International Issued Date: March 31