【導(dǎo)讀】明確管理處各部門職責(zé)，規(guī)范部門工作分工與績效考核。上海高力國際物業(yè)服務(wù)有限公司***物業(yè)管理處。工作的完成情況，并對各部門問題的解決進(jìn)行指導(dǎo)和協(xié)調(diào)。經(jīng)理及時(shí)了解各部門工作情況。負(fù)責(zé)處理物業(yè)管理處的日常事務(wù)，協(xié)助總經(jīng)理督促落實(shí)各項(xiàng)工作指令的執(zhí)行情況。的公文的起草、承辦、呈報(bào)、打印、分發(fā)、督辦及印鑒工作。負(fù)責(zé)管理處的對外接待工作；與政府有關(guān)管理部門聯(lián)絡(luò)并建立良好關(guān)系。負(fù)責(zé)管理處的保密工作，督促和檢查各部門商業(yè)保密制度的落實(shí)情況。改、定稿以及呈報(bào)。

　　

【正文】 批，之后傳真總部人事進(jìn)行簽核操作。 ? 每月 20 日前完成最佳員工的內(nèi)部批選， 將最佳員工提名表 （ DGMH023） 交物業(yè)總經(jīng)理審核后傳真至 PMD 部門秘書處。 年終考核：每年 12 月初準(zhǔn)備年底考核事宜，分發(fā) 員工考核表 /項(xiàng)目主管考核表（ DGMH033） ， 至各部門經(jīng)理對下屬進(jìn)行績效考核及面談，完成后交由物業(yè)總經(jīng)理簽批，將管理處員工年度考核表 （ DGMH037） 匯總后附上 相關(guān) 清單交寄總部人事。 . 考勤： 相關(guān)制度參考《管理處員工手冊》 ? 考勤周期定義：員工考勤周期統(tǒng)一為每月的 1 日起至該月月末止； ? 每月 19 日前應(yīng)完成考勤表的制作，并力求準(zhǔn)確無誤，交人事 /行政經(jīng)理審閱通過后，于 20 日交予公司人事（逢雙休日則提前一個(gè)工作日上交）；勞務(wù)輸 入工則將人事 /行政經(jīng)理審閱后的相應(yīng)報(bào)表交予勞務(wù)公司。 特殊加班需結(jié)算薪資的，制作加班情況匯總表，連同加班申請單交由人事 /行政經(jīng)理審閱，傳真總部批準(zhǔn)后方能結(jié)算； ? 員工各類請假、加班申請事宜的跟進(jìn)、把關(guān)，休假記錄的匯總； 初步審核 請假單（ DGMH016） 和 加班申請 單 （ DGMH019） ； ? 工程、財(cái)務(wù)、人事請假除經(jīng)物業(yè)總經(jīng)理批準(zhǔn)外還需事 先由公司相關(guān)人員批準(zhǔn)后方可休假、物業(yè)總經(jīng)理請假需由公司專案經(jīng)理審批； ? 配合人事 /行政經(jīng)理進(jìn)行員工日?？记诘某椴楸O(jiān)督； ? 管理處所有員工外出的 外出 記錄 單 （ DGMH017） 的統(tǒng)計(jì)歸檔。 . 月度 人事報(bào)表： 1. 每月 19 日上報(bào)相關(guān)人事匯總數(shù)據(jù)，交人事 /行政經(jīng)理審閱， 2. 每月 10 日提交四金匯總報(bào)表至人事 /行政經(jīng)理審閱，隨報(bào)表附上養(yǎng)老金（上網(wǎng)下載）及公積金單據(jù)（管理處就近的建行購買）； 3. 最新的管理處人員架構(gòu)表。 員工崗位職責(zé) 上海高力國際物業(yè)服務(wù)有限公司 【 ***】物業(yè)管理處 文件編號 ： Q/WIDGMHR02 版 次 ： 01 頁 碼 ： 24/147 Colliers International Issued Date: March 31, 2021 Confidential – For Internal Use Only 24 4. 每月 18 日前完成勞動(dòng)合同 /勞務(wù)協(xié)議的變更及合同到期續(xù)約跟進(jìn)，以及轉(zhuǎn)正、嘉獎(jiǎng)、處分等 ，制作清 單連同勞務(wù)合同 /勞務(wù)協(xié)議一并交寄公司人事助理統(tǒng)一蓋章。 ．人事其他： ? 協(xié)助人事 /行政經(jīng)理對工傷跟進(jìn) 應(yīng)了解 工傷操作流程及相關(guān)參考文件 、 熟悉 工傷認(rèn)定申請表 （ DGMH044） 、 工傷事故報(bào)告 （ DGMH043） 的填寫要求； ? 協(xié)助人事 /行政經(jīng)理進(jìn)行勞 動(dòng)監(jiān)督及勞動(dòng)仲裁的跟進(jìn)； ? 每月 10 日發(fā)放工資單（折隱工資資料后發(fā)放），每月工資表存檔； ? 每月員工人事檔案更新，歸檔內(nèi)容涉及員工的入職材料、離職材料、獎(jiǎng)罰單據(jù)及休假情況等； 倉管方面 負(fù)責(zé)辦公用品、低值易耗品及其他各類物資的庫存盤點(diǎn)，庫存不足時(shí)及時(shí)向采購員提出采購申請，保障管理處正常辦公； 定期跟蹤了解各類消耗品使用情況（主要是紙張、各類打印耗材等），及時(shí)反饋合理化建議； 負(fù)責(zé)管理樓盤內(nèi)固定資產(chǎn)、工作制服等，每年年底配合財(cái)務(wù)進(jìn)行固定資產(chǎn)盤點(diǎn)，以及日常固定資產(chǎn)的維修聯(lián)絡(luò)工作； 出貨領(lǐng)用管理：負(fù)責(zé)各類物品的出貨 登記、領(lǐng)用簽收工作，領(lǐng)用物品須填寫《 出庫 單》；每月根據(jù)進(jìn)出貨情況 與 駐點(diǎn)財(cái)務(wù)復(fù)核； 保管更衣箱、文件柜等的備用鑰匙； 收貨時(shí)，對于進(jìn)倉物品應(yīng)嚴(yán)格按照“請購單”內(nèi)容予以驗(yàn)收，要根據(jù)發(fā)票名稱、規(guī)格、型號、單位、數(shù)量、價(jià)格、金額填寫“入庫單”，不合格的物品應(yīng)堅(jiān)決退回，嚴(yán)格把好質(zhì)量價(jià)格關(guān)，驗(yàn)收后填寫“驗(yàn)收單”，或在 Buildfolio 系統(tǒng)驗(yàn)收并打印“請購單”； 驗(yàn)收后的物品必須按照類別在固定位置擺放（注意留出通道），做到整齊、美觀、填寫“物品卡”并掛放在顯眼位置，并負(fù)責(zé)物品的保管及安全； 認(rèn)真做好倉庫的清潔、安全、 保管工作，定時(shí)督促保潔員打掃倉庫，注意防潮，并防止火災(zāi)隱患； 固定資產(chǎn)管理： ? 固定資產(chǎn)統(tǒng)一編號并注明使用部門 /保管部門、使用人 /保管人等情況明細(xì)； 員工崗位職責(zé) 上海高力國際物業(yè)服務(wù)有限公司 【 ***】物業(yè)管理處 文件編號 ： Q/WIDGMHR02 版 次 ： 01 頁 碼 ： 25/147 Colliers International Issued Date: March 31, 2021 Confidential – For Internal Use Only 25 ? 負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的維修聯(lián)絡(luò)工作； ? 每年年終配合駐點(diǎn)財(cái)務(wù)進(jìn)行固定資產(chǎn)盤點(diǎn)。 行政兼采購員崗位職責(zé) 工作匯報(bào)：人事 /行政經(jīng)理一、職務(wù)總體目標(biāo)： 負(fù)責(zé)物管處行政工作的正常開展。員工培訓(xùn)的組織協(xié)調(diào)、各項(xiàng)制度的貫徹執(zhí)行，提供物業(yè)管理處的總體后勤保障；負(fù)責(zé)物業(yè)管理處物品的采購。 主要職責(zé)綜述： 執(zhí)行人事 /行政經(jīng)理所指派的工作，協(xié)助人事 /行政經(jīng)理處理日 常事務(wù)，并協(xié)調(diào)各部門的配合。 負(fù)責(zé)本部門非人事類文件資料的制作、打印、整理、存檔、清理及銷毀工作。 負(fù)責(zé)管理處內(nèi)部文件的收發(fā)及信息的傳達(dá)。 內(nèi)部通訊錄的編撰與更新。 負(fù)責(zé)做好行政工作涉及的外單位的聯(lián)系接待工作。 按要求進(jìn)行日常采購，嚴(yán)格遵照有關(guān)規(guī)定辦理采購審批手續(xù)，定期向人事 /行政經(jīng)理匯報(bào)采購的情況。 名片申請管理。 完成上級交辦的其他任務(wù)。 職責(zé)細(xì)則： 各類物品的采購： ? 各類物品定義：文具、制服、公司庫存不足物品、名片等； ? 采購 /進(jìn)貨管理：以請購方式，文具于每月 20 日填報(bào)物料請購 單，其他項(xiàng)目根據(jù)實(shí)際需要不定時(shí)在 Buildfolio 系統(tǒng)申請。向總部統(tǒng)一申請采購；到貨后（文具次月 10 日左右）提醒倉管驗(yàn)貨和及時(shí)辦理入庫； ? 購進(jìn)物資要盡量做到單據(jù)隨貨同行，交倉管員驗(yàn)收后，報(bào)賬手續(xù)要及時(shí)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意拖賬、掛賬； ? 如超過訂貨期而未到庫的物資應(yīng)及時(shí)催促供應(yīng)商，必要時(shí)應(yīng)向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。 ? 不定期對員工制服的訂制申請，并請指定供應(yīng)商至駐點(diǎn)量尺寸； ? 所有的訂貨合同必須按物品類別裝訂成冊，做好資料的登記、整理、積累工作 員工崗位職責(zé) 上海高力國際物業(yè)服務(wù)有限公司 【 ***】物業(yè)管理處 文件編號 ： Q/WIDGMHR02 版 次 ： 01 頁 碼 ： 26/147 Colliers International Issued Date: March 31, 2021 Confidential – For Internal Use Only 26 ? 跟進(jìn) 制服 定期送 洗 事宜（供應(yīng)商及送洗周期由物業(yè)總經(jīng)理根據(jù)樓盤情況確定）； 每月費(fèi)用報(bào)銷申請 ? 管理處月度報(bào)銷單（差旅、通訊）的收集和提交。 總務(wù)： ? 負(fù)責(zé)管理處各類檔案的整理和保管 ； ? 辦公室環(huán)境的維持； ? 辦公區(qū)域內(nèi)的飲用水申請及記錄的管理。 文書處理： ? 協(xié)助人事 /行政經(jīng)理 完成管理處 各類 工作報(bào)告 ； ? 協(xié)助人事 /行政經(jīng)理 對 外（ 公司總部及其他單位 ） 發(fā)函的擬文工作，并負(fù)責(zé)文件 的 收發(fā)存檔； ? 管理處日常文字處理工作 及其他文件的收發(fā)和歸檔工作。 培訓(xùn)的組織協(xié)調(diào)： 內(nèi)訓(xùn)：負(fù)責(zé)協(xié)助人事 /行政經(jīng)理組織及協(xié)調(diào)管理處內(nèi)訓(xùn)工作的開展； 做好 內(nèi)訓(xùn)簽到 工作、 收集 內(nèi)訓(xùn)反饋表 。 外訓(xùn)（涉及專業(yè)崗位證書培訓(xùn)、復(fù)證等）：負(fù)責(zé)對外部培訓(xùn)申請表的初審把關(guān)，之后交予人事 /行政經(jīng)理預(yù)算批核，于每月 18前傳真至總部人事交相關(guān)人員會(huì)簽回傳后制作培訓(xùn)協(xié)議交公司蓋章，協(xié)議一式二份，一份交員工，一份存入管理處員工檔案。 制度執(zhí)行監(jiān)督： 協(xié)助人事 /行政經(jīng)理對管理處對考勤、員工儀容儀表、禮儀規(guī)范等制度的執(zhí)行 進(jìn)行監(jiān)督抽查（具體參考員工手冊及相關(guān)制度）。 工作匯報(bào)：物業(yè)總經(jīng)理 對物業(yè)總經(jīng)理負(fù)責(zé)，配合開發(fā)商做好整個(gè)商場的推廣工作，包括配合 宣傳、公關(guān)、推廣活動(dòng)、節(jié)日裝飾等，樹立廣場的形象及吸引更多的顧客到商場購物。 確定工作目標(biāo)，制定工作計(jì)劃，做好工作安排，做好每月、每季度、每年度的工作總結(jié)。 制定部門各項(xiàng)管理措施和管理制度。 員工崗位職責(zé) 上海高力國際物業(yè)服務(wù)有限公司 【 ***】物業(yè)管理處 文件編號 ： Q/WIDGMHR02 版 次 ： 01 頁 碼 ： 27/147 Colliers International Issued Date: March 31, 2021 Confidential – For Internal Use Only 27 負(fù)責(zé)制定部門員工的培訓(xùn)計(jì)劃，定期對員工進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。 負(fù)責(zé)本部門檔案文件管理和印鑒的管理工作。 定期組織召開部門有關(guān)人員參加的工作會(huì)議。傳達(dá)管理管理處的 有關(guān)精神，檢查部門工作落實(shí)情況并對員工進(jìn)行講解，安排下一階段的工作。 處理客戶投訴，可處理者即行處理，不能解決的即向物業(yè)總經(jīng)理匯報(bào)，做好投訴處理后的租戶回訪工作，同時(shí)做好記錄及將租戶意見、建議反饋至各職能部門。 安排租戶主任辦理客戶入住退戶手續(xù)，監(jiān)督一周跟進(jìn)式服務(wù)工作。 協(xié)助相關(guān)部門處理突發(fā)性事件。 巡查物業(yè)的各項(xiàng)情況，作好記錄，遇特別或嚴(yán)重情況立即向物業(yè)總經(jīng)理匯報(bào)。 商場遇緊急情況及事項(xiàng)，須無條件回廣場處理及做好善后工作。 認(rèn)真負(fù)責(zé)完成總經(jīng)理臨時(shí)安排的工作。 負(fù)責(zé)監(jiān)管整個(gè)商場的前期交付房手續(xù)，及租戶的 二次裝修。 責(zé) 工作匯報(bào)：租戶經(jīng)理 。 協(xié)助部門經(jīng)理及開發(fā)商全面完成推廣工作和執(zhí)行具體的推廣活動(dòng) 。 熱誠接待租戶，主動(dòng)自覺地為租戶著想。耐心向租戶解釋有關(guān)物業(yè)管理的各項(xiàng)規(guī)定。 協(xié)助相關(guān)部門處理客戶投訴，可處理者即行處理，不能解決的即向租戶經(jīng)理匯報(bào)，做好投訴處理后的租戶回訪工作，同時(shí)做好記錄及將租戶意見、建議反饋至各職能部門。 協(xié)助財(cái)務(wù)部做好物業(yè)管理費(fèi)、公用事業(yè)費(fèi)的催繳工作。 辦理客戶入住退戶手續(xù)，負(fù)責(zé)一周跟進(jìn)式服務(wù)工作。 負(fù)責(zé)處理收樓記錄及建立客戶檔案。 定期拜訪租戶，征詢意見并進(jìn)行處理 。 協(xié)助部門經(jīng)理處理突發(fā)性事件。 整理輸入租戶和顧客的資料，供部門經(jīng)理參考及選用。 積極配合部門經(jīng)理工作，遇有情況隨時(shí)向部門經(jīng)理匯報(bào)工作。 根據(jù)商場運(yùn)作的實(shí)際情況、協(xié)助部門主管制定有效的工作計(jì)劃。 與有關(guān)的業(yè)務(wù)單位保持密切聯(lián)系，以保證商場各項(xiàng)業(yè)務(wù)順利進(jìn)行。 負(fù)責(zé)辦理整個(gè)商場的前期交房手續(xù)，及協(xié)助工程部、保安部對租戶的二次裝修管 員工崗位職責(zé) 上海高力國際物業(yè)服務(wù)有限公司 【 ***】物業(yè)管理處 文件編號 ： Q/WIDGMHR02 版 次 ： 01 頁 碼 ： 28/147 Colliers International Issued Date: March 31