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2025-04-05 21:24本頁面
【正文】 總統(tǒng)、總經(jīng)理、會長、大學(xué)校長的姓名前用Pres，教授姓名前用Prof. 信內(nèi)地址寫法，英美格式差別較大。美式寫法：，后面也沒有逗點。而英式寫法則相反。如： Mr. Clark Cooper ，Queen Victoria Street London， England 注：。 稱謂： 事務(wù)書信中的稱謂應(yīng)是禮貌稱呼。公文中常用較正式的禮貌稱呼：Sirs。公司行號等商業(yè)書信多用Dear sirs，英國人在其后還要加上逗號。美國人多數(shù)用Gentleman稱呼公司行號，但僅限于復(fù)數(shù)，在其后用冒號，Gentleman和Dear Gentleman根本不用。當(dāng)收信人只有職稱而無姓名時，不能單獨用單數(shù)Sir，而要在Sir前面加上Dear，即Dear Sir。也可寫上姓，如“Dear Sir Lewes：”。 正文： 正文就是信的內(nèi)容、主體。正文在稱謂下兩行開始，頂端書寫(不像中文信要空兩格)。段落之間空雙行。正文的文字不要太長，尤其是頭尾兩段，一定要簡短一些。正文在打字時，普通紙占用信紙的四分之三位置，兩邊及信紙上方要留有適當(dāng)?shù)倪吘?，下方的空白要更大。左邊邊緣垂直整齊，右邊則盡可能整齊。 結(jié)尾套語： 結(jié)尾套語相當(dāng)于中文書信信末的“敬上”等詞。通常緊貼信文最后一行下一二行書寫，并加逗號。較常見的有：Yours truly，Yours very truly，Truly yours，Very truly yours，Yours faithfully，F(xiàn)aithfully yours。如果收信人是個人，則可用：Yours sincerely，Sincerely yours。 簽署： 簽署就是簽上發(fā)信人的姓名。因是代表筆者，所以其形體和寫法應(yīng)保持固定。簽名用鋼筆。署名必須難以模仿又要清晰易解。為便于辨認(rèn)，一般事務(wù)書信，常在結(jié)尾語下面空五行處簽名，然后將發(fā)信人的姓名用打字形式打出，也有將其職銜一道打出的。其簽署格式和規(guī)則如下： 簽名者代表公司、行號名義時，應(yīng)在結(jié)尾套語下方打出全部大寫的單位名稱，然后再簽署。 女性簽名時，為便于回信人正確使用稱呼，應(yīng)在打字的姓名前加注(miss)或(mrs)。 當(dāng)負(fù)責(zé)人不在而由經(jīng)辦人員代簽名時，要加上by、for或perpro字樣。 其他事項： 其他事項包括：注意事項、事由、備查、附件、附言等。 注意事項(Attention，縮寫：Attn)，這是發(fā)信人要求特定的人注意時用的，謂指“請某人親閱”、“請某人注意”。通常放在信內(nèi)“姓名及地址”下面，或與稱謂同一行之右邊。 事由(Subject)，其作用是便于收信人迅速了解信的主要內(nèi)容，它位于正文的上方，以提醒閱信人注意。 備查，為明確責(zé)任，便于日后查考，在信紙下端寫上發(fā)信人和打字員姓名的第一個字母。其排列方式很多，發(fā)信人的姓名縮寫要大寫并要排在前面。 附件(Enclosure，縮寫為Encl)，在“發(fā)信人及打字員姓名首字”下面，應(yīng)附注表明有幾個附件，以方便收信人查點。如：Encl.：One check(指附有一張支票)。Encl，a/s(指附件如信中所述，a/s即As stated)。 附言(Postscript的縮寫P. S.)?！案窖浴币玫煤侠?，一般情況下不要用。如附言的主體與信文分開時，或信文寫完后，又有新情況而又必須通知對方時，才能使用。，寫在信的最后一行，附件下一行處。
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