【正文】 片檔案編號(hào)方法： 　?。赫掌瑱n案目錄號(hào)——案卷順序號(hào) 　　：案卷號(hào)——本卷流水號(hào) 　?。ǘ╀浺魴n案編號(hào)方法： 　　錄音檔案案卷目錄號(hào)——錄音帶順序號(hào) 　?。ㄈ╀浵駲n案編號(hào)方法： 　　錄像檔案案卷目錄號(hào)——錄像帶順序號(hào) 　　第七十條文字說(shuō)明的編寫 　　、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等； 　?。?　　(1)準(zhǔn)確揭示聲像材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全； 　　(2)照片按自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說(shuō)明。錄音帶、錄像帶按盒編寫文字說(shuō)明； 　　(3)文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順； 　　(4)時(shí)間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。 　　第七十一條案卷要求　　、錄音、錄像分別組成案卷； 　??； 　　、錄像帶以盒為單位填寫案卷目錄； 　　，用于說(shuō)明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動(dòng)情況。 　　第七十二條保管條件　　、防盜、防光、防磁、防塵、防潮、防有害氣體等； 　　℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%?！　〉谄呤龡l錄音、錄像帶、光盤應(yīng)立放。 　　第七十四條對(duì)室存聲像檔案應(yīng)每二年檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)進(jìn)行處理。 　　第七十五條對(duì)室存聲像檔案不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過(guò)鑒定，并征得相關(guān)部門同意，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊(cè)。 　　第七十六條做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。 　　第七十七條編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件?！　〉谄呤藯l嚴(yán)格遵守檔案借閱制度。 　　第七十九條借閱聲像檔案原版一般限在檔案室內(nèi)，如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由檔案室負(fù)責(zé)辦理。如在借用中造成損壞，則由借用單位負(fù)責(zé)賠償。 　　第八十條在不影響保密的前提下，可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊(cè)、資料片等，積極開發(fā)利用聲像檔案。 　　實(shí)物檔案歸檔制度　　第八十一條實(shí)物檔案是指以各種材料為載體的能反映集團(tuán)公司歷史真實(shí)面貌、有保存和查考價(jià)值的特定物品。一般包括有關(guān)部門給予表彰并頒發(fā)的各種錦旗、獎(jiǎng)杯（牌）、獎(jiǎng)狀、證書、獎(jiǎng)品；印信實(shí)物；在工作交往過(guò)程中對(duì)方饋贈(zèng)的紀(jì)念品、一般實(shí)物資料等。第八十二條歸檔要求 　　實(shí)物檔案按件歸檔，按頒發(fā)年度、類型和保管期限編號(hào)登記，填寫實(shí)物檔案目錄。 　　各部門在獲得實(shí)物后，應(yīng)保存附隨實(shí)物的文字材料、包裝材料，準(zhǔn)確記載所獲得實(shí)物的時(shí)間、事由、贈(zèng)予人、被贈(zèng)予人等信息，保持實(shí)物的整潔并妥善保管。 　　第八十三條實(shí)物檔案材料的收集、整理、移交工作由各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)。 　　第八十四條歸檔時(shí)間　　各部門于第二年3月底前向集團(tuán)檔案室移交。 　　設(shè)備檔案歸檔制度 　　第八十五條設(shè)備檔案是指集團(tuán)公司使用的價(jià)值二萬(wàn)元以上的辦公設(shè)備、車輛設(shè)備、視聽設(shè)備等自申請(qǐng)購(gòu)置、使用至報(bào)廢（或終止使用）期間形成的各種文件材料，具體包括： 　　、批復(fù)，設(shè)備技術(shù)材料、購(gòu)買設(shè)備的談判文件及訂購(gòu)協(xié)議或購(gòu)貨合同等；　　、使用說(shuō)明、裝箱清單、設(shè)備目錄圖冊(cè)、照片； 　　、測(cè)試驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等；　?。辉O(shè)備檢查、保養(yǎng)、大小修記錄；設(shè)備事故記錄等；　　、轉(zhuǎn)讓及終止使用的審批、鑒定材料?！　〉诎耸鶙l工程項(xiàng)目中的設(shè)備是該工程項(xiàng)目的組成部分，歸入工程技術(shù)檔案。 　　第八十七條設(shè)備檔案按臺(tái)（套）立卷歸檔。隨機(jī)文件材料應(yīng)及時(shí)清點(diǎn)，妥善保管，以保證歸檔文件材料的齊全完整。 　　第八十八條歸檔時(shí)間 　　隨機(jī)文件材料自設(shè)備購(gòu)買后一個(gè)月內(nèi)向集團(tuán)公司檔案室移交。維修、保養(yǎng)、年檢文件按年度移交?！　〉诎耸艞l設(shè)備檔案材料的收集、整理工作由集團(tuán)辦公室兼職檔案員（資料員）負(fù)責(zé)。 　　第九十條設(shè)備檔案保管期限一般為長(zhǎng)期，于設(shè)備報(bào)廢后滿五年可銷毀。 　　外出開會(huì)人員帶回材料歸檔制度 　　第九十一條為了便于檔案文件材料的集中管理，特對(duì)外出開會(huì)學(xué)習(xí)人員制定本規(guī)定。 　　第九十二條集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)干部外出開會(huì)、學(xué)習(xí)、考察等帶回的文件材料在傳達(dá)會(huì)議精神、匯報(bào)工作后，均應(yīng)主動(dòng)、及時(shí)送交集團(tuán)公司辦公室統(tǒng)一登記保存?！　〉诰攀龡l需要在本部門業(yè)務(wù)工作中繼續(xù)使用的材料，應(yīng)在交辦公室登記后，辦理借閱手續(xù)或復(fù)印后使用復(fù)印件。 　　第九十四條檔案室、兼職檔案員（資料員）應(yīng)及時(shí)督促有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助做好此項(xiàng)工作，經(jīng)常溝通情況，必要時(shí)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助做好此項(xiàng)工作?！　〉诰攀鍡l外出開會(huì)帶回的文件材料如有保存利用價(jià)值，按文書檔案整理立卷，移交檔案室保管。　　電子文件歸檔管理辦法 　　第九十六條為了加強(qiáng)對(duì)集團(tuán)公司電子文件的歸檔管理，加速檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，有效維護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性，提升檔案服務(wù)能力，特制定本辦法?！　〉诰攀邨l本辦法所稱的電子文件，是指microsoftofficeword、excel、wps以及其他文字處理軟件所產(chǎn)生的文件?！　〉诰攀藯l電子文件收集范圍是指集團(tuán)公司形成的、與應(yīng)歸檔紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的、永久保存的電子文件?！　〉诰攀艞l檔案室負(fù)責(zé)對(duì)電子文件的歸檔管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)?！　〉谝话贄l電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，移交前由形成部門負(fù)責(zé)，移交后由檔案部門負(fù)責(zé)?！　〉谝话倭阋粭l電子文件與歸檔紙質(zhì)文件的收集工作于每年四月同時(shí)進(jìn)行。 　　第一百零二條歸檔電子文件與歸檔紙質(zhì)文件在公文格式和內(nèi)容上應(yīng)保持一致，電子文件名稱必須與紙質(zhì)文件題名一致。對(duì)歸檔的重要紙質(zhì)文件草稿，如存在其對(duì)應(yīng)的電子文件也應(yīng)歸檔?！　〉谝话倭闳龡l歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件應(yīng)注意其對(duì)應(yīng)關(guān)系，除“一對(duì)一”對(duì)應(yīng)關(guān)系、“無(wú)對(duì)應(yīng)”關(guān)系（例如會(huì)議記錄等）以外，應(yīng)注意“一對(duì)多”即一份紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)多份電子文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系。 　　第一百零四條按紙質(zhì)文件保管期限表對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行分類、整理，確保電子文件的分類、立卷與相應(yīng)的紙質(zhì)歸檔文件保持一致。 　　第一百零五條對(duì)照檔案目錄對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行編號(hào)。其標(biāo)準(zhǔn)格式為：全宗號(hào)——目錄號(hào)——案卷號(hào)——件號(hào)，即：0010100010001。　　第一百零六條歸檔電子文件的移交形式可以通過(guò)存儲(chǔ)載體傳遞或通過(guò)電子文件傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接?！　〉谝话倭闫邨l通過(guò)存儲(chǔ)載體進(jìn)行交接的歸檔電子文件，移交與接收部門均應(yīng)對(duì)其載體和技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保載體清潔、無(wú)劃痕、無(wú)病毒等。 　　第一百零八條歸檔電子文件應(yīng)存儲(chǔ)到符合保管要求的脫機(jī)載體上。歸檔保存的電子文件若加密，必須與解密軟件和說(shuō)明文件一同歸檔。 　　第一百零九條其他類型電子文件的歸檔管理可參照本辦法。 49 / 49