20xx年文件管理制度-資料下載頁
2025-03-15 01:24本頁面
【正文】 安排專人編寫。
；部門各過程管理類文件（管理過程的程序、規(guī)定、表格）由過程負責人負責組織編制；
。文件格式基本內容：
：明確編制本文件要達到的目的
：本文件使用的范圍，包括活動范圍、職能范圍和管理范圍
：需要對使用人解釋的術語或詞匯
：本文件中的主要職責劃分，包括本文件的責任部門
：針對各項活動提出具體的要求、職責、時限
：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件
：本文件涉及到的文件、表格和記錄
：本文件每次修改的主要概要的記錄
：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程圖
：
/
記錄編號
文件層別號
文件類別（AQ）
公司代號JP
其中：序號為阿拉伯數(shù)字，如：01，02，03 ???等；
文件類別為：管理手冊用01標識，程序文件用02標識，公司級管理性制度用03標識，部門自有的安全管理制度用部門拼音首字母組合標識，如生產(chǎn)部用QG標識。
例子：
文件編號：JPAQ0201《法律法規(guī)標準規(guī)范管理程序》
表格編號：編號JPLAQ0201/01（適用法律法規(guī)標準和其他要求清單），其中01表示對應程序的第一張記錄。
所有文件（包括表格）必須有版本標識，如有文件更新，版本隨之更新。
。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交
相關部門主管審閱會簽（由部門主管確定會簽部門的數(shù)量），如果同意在批準欄簽字；如果不同意將文件返回文件編寫人（或部門），待修改完畢后再批準。
。
、環(huán)境、職業(yè)健康安全方針、總目標、管理手冊、管理評審計劃及報告、最高管理層職責、公司各部門的主要負責人職責由管理者代表審核，總經(jīng)理批準。 （程序、規(guī)定、制度、表格）由過程負責部門主管審核，安全生產(chǎn)負責人批準。
、工藝指標等、產(chǎn)品標準由技質部主管審批。 。
, 建立外發(fā)文件清單，該清單內容包括：文件名稱、編號、版本、發(fā)放日期、數(shù)量、發(fā)至、接收人等。該文件清單在修改、增加/刪減文件過程中應保持最新狀態(tài)。
，將書面文件及電子版文件一同送交生產(chǎn)部，生產(chǎn)部保存文件原件。
《文件控制清單》，在發(fā)布/修改文件的同時，文件與文件清單保持一致。
，保證體系文件始終保持最新有效狀態(tài)；每季度備份一次電子版文件。
；各部門負責保管本部門相關文件；不得在文件上亂涂畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。
，由過程管理部門持原批準人批準的文件（原件一份、電子一份）、填寫《文件更改通知單》，到辦公室登記備案后。同時更新《文件控制清單》，
生產(chǎn)部保存批準的文件原件。同時各部門下發(fā)的綜合管理體系受控書面文件應立即回收并更新，填寫《文件與回收記錄》，防止作廢文件非預期使用。
、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)、標準等發(fā)生變化時，原文件編寫單位負責組織對文件進行評審。如果需要進行修改，由原文件編寫單位負責提出
文件更改申請后組織對文件進行編寫并按原文件的審批程序進行審批。
安環(huán)部制訂安全記錄臺帳，使用統(tǒng)一表格。內容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質、處置、類別等。
按規(guī)定的項目填寫，所有記錄應及時、真實，字跡整潔、清楚，不得隨意涂改，不能使用鉛筆填寫。
集
定期對安全記錄進行收集并整理記錄，放到指定的地點保存或交檔案室存檔。
、保護
，對于電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計算機病毒干擾，應留有備份。
、防火、防蛀蟲鼠害、防止丟失、防磁等，同時還要做好標識。
“安全記錄臺帳”中保存的期限規(guī)定。
置
記錄保存人按照“安全記錄臺帳”中規(guī)定的處置要求在保存期滿后進行處置，包括銷毀或歸檔。
5相關文件
無
6相關記錄
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