【文章內(nèi)容簡介】 居中下壓成文日期，印章用紅色。 附注 公文如有附注，用 3 號仿宋體字，居左空 2 字加圓括號標識在成文時 間下一行。 主題詞 主題詞用 3 號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用 3 號小標宋體字；詞目之間空 1 字。 抄送 公文如有抄送，在主題詞下一行；左空 1 字用 3 號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標 句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。 承辦單位、聯(lián)系人及聯(lián)系電話 1)在抄送之下，應注明“承辦單位”、“聯(lián)系人”、“聯(lián)系電話”。 2)公司 發(fā)文，內(nèi)容為 公司 全局工作的，以 行政人事部 為承辦單位。 3)聯(lián)系人，為承辦單位 的負責人。 公司 及所屬各單位公文，一律用 A4 紙。左側(cè)裝訂。頁邊距上為 37mm，下為 35mm，左為 28mm，右為 26mm。標題用小 2 號黑體字，正文用 3 號仿宋體字。每頁 22行，每行 28 字。 第四章 行文規(guī)則 行文關系，應根據(jù)各自的隸屬關系和職權范圍確定。 一般不得越級請示和報告。 因特殊情況必須越級請示時，應抄送被越級的人員。 公司 可以向政府部門、社會團體行文；可以根據(jù)業(yè)務需要向合作伙伴行文。 以 公司 名義發(fā)布戰(zhàn)略計劃、重大決定、年度工作計劃、組織架構調(diào)整、重要人事任免、規(guī)章制度、重要獎勵和處 罰等時， 公司 標識用紅色，即用“紅頭文件”格式。 公司 除 行政人事部 外，其他 部門 不得以 公司 名義對外行文。 “請示”應當一文一事； 一般只寫一個主送部門 ， 需要同時送其他部門的 ，應當用抄送形式， 但不得抄送其下級部門 。 “報告”不得夾帶請示事項。 第五章 發(fā)文規(guī)定 發(fā)文一般包括擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。 以 公司 名義上報或下發(fā)的公文 1)根據(jù)內(nèi)容，由相應的 部門 擬稿并填寫《 發(fā)文審批單 》； 由該部門負責人核稿 。如必要， 由其他相關部門負責人會簽 。 2)在呈 報總經(jīng)辦會簽前 ，由 公司 行政人事部 進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。 3)由文件承辦部門報總經(jīng)辦成員會簽后 ， 由 執(zhí)行董事 簽發(fā)。 4)公文正式印制前， 行政人事部 應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 5)經(jīng)過核對無誤后， 行政人事部 將公文編號、登記、打印。 6)由擬稿人對打印出的公文進行校對。 7)行政人事部 用印、登記、歸檔。 第六章 收文與辦理 收文一般包括簽收、登記 、擬辦、批辦、傳遞、承辦、催辦、歸檔等程序。 公司 內(nèi)部各單位報給總 經(jīng) 辦的公文，統(tǒng)一由 公司 行政人事部 行政專員 在 《收文登記表》上簽收、登記、編號；由 行政人事部 經(jīng)理提出報 公司 總 經(jīng) 辦閱批的先后順序； 公司 總 經(jīng) 辦閱批后，由 公司 行政人事部 交承辦單位，并對公司 總 經(jīng) 辦批示的落實情況跟蹤督辦。 公司 外部單位給 公司 的公文，統(tǒng)一由 公司 行政人事部 行政專員 在《收文登記表》（外來文件收文登記建立專冊）上簽收、登記、編號；由 行政人事部 經(jīng)理提出報 公司 總 經(jīng) 辦閱批的先后順序； 公司 總 經(jīng) 辦閱批后，由 公司 行政人事部 交承辦單位，并對 公司 總 經(jīng) 辦批示的落實情況跟蹤督辦。 外來一般商業(yè)信函，可由 行政人事部 經(jīng)理閱后，直接交相關業(yè)務部門辦理。 公司收到的外來公文統(tǒng)一由公司行政人事部簽收、登記、編號，報分管行政的總經(jīng)辦成員審閱、批示后，交由相關部門辦理。 收文單位一般應在 24 小時內(nèi)就辦理情況向發(fā)文單位作出書面答復；來文明確辦理時限的，收文單位應嚴格按照時限辦理；不能按時限要求辦理的，應書面說明。 在文件辦理過程中有重大異議的，可向 公司 行政人事部 說明，直至向 公司 總經(jīng)辦 投訴。 第七章 公文立卷與存檔 公文辦完后，應根據(jù) 公司 檔案管 理規(guī)定和其他有關規(guī)定，及時將公文包括草稿、發(fā)文審批單、傳閱單及其他有關材料，整理歸檔。 公司 的公文，交行政人事部 所屬 行政人事部 存檔。 各部門的公文 ， 由各部門保存 ，并按檔案 管理制度定期交 公司 行政人事部 存檔。 聯(lián)合辦理的公文，定稿由主辦單位立卷。 具有長期或永久保存價值的電子文件，必須制成紙質(zhì)文件。歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質(zhì)文件一并歸檔。 OA21 檔案管理制度 第一章 總則 目的 為進一步規(guī)范公司的檔案管理，加強檔案的收集、整理和歸檔，使檔案管理做到科學化、規(guī)范化，根據(jù)《 中華人民共和國檔案法》并結合 錦沅房地產(chǎn) 有限公司（以下稱公司）實際，特制定本制度。 原則 公司 行政人事部 是公司檔案管理的職能部門，負責公司檔案管理制度的制定、檢查和落實以及檔案管理工作。 公司檔案工作實行二級管理。一級管理是指 公司 行政人事部 的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各業(yè)務部門的檔案資料管理工作。 公司的經(jīng)濟合同檔案由 行政人事部 建立和管理。 公司應當逐步實施檔案專業(yè)管理，對檔案管理人員進行必要的檔案專業(yè)培訓，并保證對檔案管理的投入。 檔案存放地點作如下規(guī)定： 1） 各 類批文、經(jīng)濟合同、協(xié)議、證照存放在 公司 行政人事部 。 2） 人事檔案原件存放在 公司 行政人事部 。 3） 除工程施工圖紙可由工程部直接轉(zhuǎn)交給物業(yè)公司外 ，其它工程項目檔案存放于行政人事部。 4） 公司的各種財務資料、稅務 資料存放在 公司 財務部，由 公司 財務 部按國家及公司有關規(guī)定進行整理、分類存檔。 5） 售房合同初期存放在銷售部 ，在辦理完畢房屋產(chǎn)權后將檔案轉(zhuǎn)由行政人事部，按照經(jīng)濟合同檔案進行管理。 6） 訴訟檔案應當在每一訴訟程序結束后（尤其是在更換代理律師時）及時歸檔初步檔案，訴訟案件終審判決執(zhí)行完畢后，及時歸檔全部訴訟文書檔 案。其中判決書、裁定書、決定書、仲裁書、協(xié)助執(zhí)行通知書、起訴書、答辯書等訴訟文書必須是原件內(nèi)容。訴訟檔案單獨立卷管理，實行律師和 行政人事部 雙重管理。 7） 公司 原則上應當設立獨立的 行政人事部 ，應將合同類經(jīng)濟文書檔案、人事檔案、工程檔案、會計檔案、聲像檔案等統(tǒng)一存放。實施分類編號，分類管理。人事檔案、會計檔案由 行政人事部 和財務部門負責人獨立管理，在檔案的存放和編號方面接受專職檔案管理人員的指導。 第二章 檔案歸檔 歸檔資料包括所有具有查考作用的決議、決定、證明、說明、紀要、報告、總結、請示、往來通知和信 函、經(jīng)濟合同簽約稿、生效合同、協(xié)議、許可證、權利證書、驗收文件、交付文件、擔保文書，以及其他項目、聲像、電子文檔等資料。 歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄；歸檔時應分類立卷，及時歸檔。 部門須指定專人做好文件材料的收集、整理歸檔工作，并將該項工作內(nèi)容列入有關人員的職責范圍。工程資料由資料員收集整理并負責日常管理；工程資料外的其他行政類資料由 行政內(nèi)勤 收集整理并負責日常管理。立卷歸檔的文件一律要求原件，任何原件檔案不得存于檔案管理部門之外的其他部門和個人，部門需要者可存復印件、復制品。 立卷歸 檔的文件材料種類、份數(shù)、頁數(shù)均應齊全完整。各部門向 行政人事部 移交檔案時辦理移交手續(xù)，填寫移交單，一式兩份并簽名蓋章，檔案員接收檔案后，認真復查確認并登記入冊。 音像資料應保證原版原件、圖像清晰、聲音清晰、底片相符，底片不得磨損。音像檔案應加以必要的文字說明，一般包括時間、地點、內(nèi)容、人物、背景、攝影者等。 案卷需要注明標題及保管期限。卷首為卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)文件均應按順序排列并在每頁右上角統(tǒng)一編號。卷尾為填寫案卷情況說明及立卷人簽字的備考表。案卷所有文字均應工整清晰。 檔案管理人員應當及時 觀察檔案保存狀況，保證檔案存放環(huán)境安全，發(fā)現(xiàn)不利于存放檔案的情況，及時采取保護措施，避免檔案毀損和丟失。凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。任何人員離職后不得攜帶屬于公司的檔案。 凡是反映公司工作、具有查考利用價值的文件材料，均屬歸檔范圍。 文書檔案由 行政內(nèi)勤 負責統(tǒng)一收集、整理，分類建立和管理。 文書檔案包括上級部門文件、公司文件。 上級部門的下列文件應予歸檔： 1)上級部門對公司的批示、批復； 2)上級部門需要公司貫徹執(zhí)行的重要文件。 公司下列文件應予歸檔： 1)公司下發(fā)的紅頭文件； 2)公司印發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合印發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印刷稿及重要文件的修改稿； 3)公司制定的章程、各項規(guī)章制度等文件； 4)公司榮譽獎勵證書； 5)公司在法律事務中形成的訴訟或者非訴訟文件材料； 6)公司審計工作中形成的重要文件材料； 7)公司重要固定資產(chǎn)統(tǒng)計表及移交憑證； 8)公司在基建工作中形成的計劃任務書、協(xié)議書、憑證、土地證、合同、圖紙、工程預決算、基建財務、竣工驗收說明等文件材料。 立卷歸檔制度 業(yè)務部門須 每月 5 日之前（合同檔案形成后三日內(nèi)）向 行政 部門移交上月本部門形成的檔案。有些專門性案卷由于特殊需要，可根據(jù)具體情況另行商定歸檔時間。 立卷歸檔案卷應符合下列要求： 1)應歸檔的文件材料齊全、完整； 2)文件按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷。 檔案管理機構在進行工程檔案預驗收時，應重點驗收以下內(nèi)容： 1)工程檔案嚴格按照竣工應提交的資料目錄進行清單列表； 2)工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整； 3)工程檔案的內(nèi)容真實、準確地反映工程建設活動和工程實際狀況； 工程部經(jīng)理 要對工程檔案資料的完整性、準確性負 責，并提交目錄清單至 主管工程的副總 備案； 4)工程檔案已整理立卷，立卷符合本規(guī)范的規(guī)定； 5)竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章； 6)文件的形成、來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備。 列入 行政人事部 接收范圍的工程、建設單位在工程竣工驗收后 3 個 月內(nèi)，必須向 行政人事部 移交一套符合規(guī)定的工程檔案。項目交付完成之前，工程類資料、營銷類資料由業(yè)務部門資料員保管，項目交付之后交行政人事部保管。 對改建、擴建和維修工程，建設單位應當組織設計、施工單位 據(jù)實修改、補充和完善原工程檔案。對改變的部位，應當重新編制工程檔案，并在工程竣工驗收后 3 個月內(nèi)向 行政人事部 移交。 移交工程檔案時，應辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄，移交單位和接受單位雙方簽字、蓋章后交接。 凡是在公司工作活動中形成的，具有保存和利用價值的音像資料，均應 報送公司 行政人事部 歸檔。 公司重要工作及公司領導重大事務活動的紀實照片、錄音、錄像； 反映公司概貌的音像資料： 1） 在省、市電視臺和中央電視臺播放的，有關公司重大活動的新聞報道、專題片、公益廣告片等； 2） 由企業(yè) 制作的企業(yè)形象宣傳片、多媒體光盤等音像資料。 公司召開重要會議如年度工作會議等，專項活動如先進性教育活動、講正氣、樹新風主題活動等，公司重要培訓、文體活動、重要賽事的音像資料； 公司重要活動或重大事項形成的音像資料： 1)黨和國家領導人、省、部級領導在公司或控股企業(yè)進行考察、調(diào)研和指導工作的相關音像資料； 2)公司重大項目簽約、戰(zhàn)略合作談判、商務會談儀式的音像資料；公司重大節(jié)日活動、慶典活動的音像資料。 公司榮譽：獲獎證書、獎牌、獎杯、獎狀等的音像資料。 第三章 保密制 度 機要檔案的保管： 機要檔案分為：絕密、機密、秘密三級。 機要檔案的密級界定標準： 絕密檔案包括公司發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在 1000 萬元（含 1000 萬元）以 上的重大合同。 機密檔案包括財務資料、公司重要會議紀要、公司經(jīng)營情況、人事檔案、薪資檔案、勞動合同、技術資料、金額在 1001000 萬元的合同。 秘密檔案包括重要項目資料、項目合同或協(xié)議。 以上機要檔案須由 行政人事部 保 存管理。 任何單位和個人需要借閱公司檔案的，應按借閱制度，嚴格履行審批、簽批手續(xù)方可借閱，并應在借閱后及時歸檔。 檔案管理人員必須遵守保密原則。檔案管理人員由于故意、過失造成泄密，應當承擔相應的責任。 第四章 檔案借閱 本公司內(nèi)部人員借閱，須履行借閱手續(xù)。外單位人員借閱，需經(jīng)關聯(lián)部門履行必要的簽批手續(xù)，借閱者必須在指定范圍內(nèi)查閱。檔案借閱人員，應當按照審批或者指定時間，及時完好歸還借閱的檔案。 司法機關、檢察機關或者其他行政機關需要調(diào)閱公司檔案的，接受協(xié)助要求的檔案管理人員 應當將該情況反映給公司級領導，征得同意后方可提供。 行政人事部 根據(jù)檔案的使用范圍，適當復印部分檔案，供各業(yè)務部門使用，但應