【文章內(nèi)容簡介】 間就是按照年、月、日時間順序逐條記述事實，即通常講的“以時系事”。 記實是指記載單位主要的職能活動，展示單位發(fā)展概貌的大事和要事的事實。記載的事實應(yīng)即不遺漏大事、要事，也不必事無巨細全部羅列。 大事記記述的大事、要事一般是指： （ 1）本單位隸屬關(guān)系的變化，體制、機構(gòu)的調(diào)整，規(guī)模的 industral eco.(3)fg,hympAvqkw4b5xCz Sixth ,ufprvwqk。M(F)CO22 擴大或縮小，人事的任免和調(diào)動等； （ 2）本單位制定的重要制度、辦法，下達的規(guī)劃、計劃 ，采取的重大生產(chǎn)技術(shù)決策和措施；進行的擴建、改建任務(wù)等； （ 3）本單位內(nèi)召開的各類重要會議和參加國家、地方或上級機關(guān)的重要會議，在會議上提出匯報、建議、提案和受獎等； （ 4）本單位的生產(chǎn)、經(jīng)營、基建、科研、職工教育、文藝體育、職工福利等方面的成果和重大的質(zhì)量、安全事故等； （ 5）本單位某個時期的重點工作，如本單位整頓、設(shè)備和基建設(shè)施普查、打擊經(jīng)濟和刑事犯罪等活動； （ 6）國家、地方或上級機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)對本單位的重要指示、批示以及檢查工作時的講話或其他活動等； （ 7）重大的外事活動，如外賓來本單位參觀、考察、協(xié)助工作，進行技術(shù)交流；簽訂重要合同，本單位人員出國學(xué)習(xí)、參觀、考察等； （ 8）其他大事、要事。 7大事記中大事時間的編寫應(yīng)注意那幾個問題？ 答： （ 1）大事時間必須考證，標(biāo)示明晰，盡量避免錯誤或含混不清； （ 2）大事時間應(yīng)標(biāo)示具體，盡量寫清年、月、日。日不清的附于月末，月不清的附于年末，年不清的一般不記； （ 3）某些大事持續(xù)時間較長，并且在大事記中作為一個條目編寫，其時間可以概括書寫，也可以標(biāo)明起止日期； （ 4）大事時間一般應(yīng)以公元紀(jì)年為準(zhǔn)，否則應(yīng)注明其industral eco.(3)fg,hympAvqkw4b5xCz Sixth ,ufprvwqk。M(F)CO— 23— 它紀(jì)年形式。 7《企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案管理考核標(biāo) 準(zhǔn)》中“五率”如何計算？ 答： （ 1） 歸檔率 =實際歸檔項目數(shù) /應(yīng)歸檔項目總數(shù) 100%； （ 2） 完整率 =每個已歸檔項目中實際有的檔案材料的份數(shù) /每個已歸檔項目中應(yīng)當(dāng)有的檔案材料的總份數(shù) 100%； （ 3） 準(zhǔn)確率 =每個已歸檔項目中實際準(zhǔn)確的檔案材料的份數(shù) /每個已歸檔項目中應(yīng)當(dāng)有的檔案材料的總份數(shù) 100%； （ 4） 查全率＝檢出相關(guān)檔案數(shù) /庫存所有相關(guān)檔案數(shù)100%； （ 5） 查準(zhǔn)率＝檢出相關(guān)檔案數(shù) /檢出檔案總數(shù) 100%。 第三節(jié) 專門檔案管理 7什么是電子文件的移交？ 答： 電子文件的移交是對歸檔 電子文件按有關(guān)規(guī)定進行認真檢驗。在檢驗合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進行集中保管。在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，歸檔電子文件的移交和接受工作可在網(wǎng)絡(luò)上進行，但仍需履行相應(yīng)的手續(xù)。 80、電子文件的移交、接收檢驗項目有哪些？ 答： 文件形成單位在移交電子文件之前，檔案保管部門在接受電子文件之前，均應(yīng)對歸檔的載體極其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，合格率達到 100%時方可進行交接。檢驗項目如下： industral eco.(3)fg,hympAvqkw4b5xCz Sixth ,ufprvwqk。M(F)CO24 — 載體有無劃恨，是否清潔； — 有無病毒； — 核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續(xù)； — 核實登記表、軟件、說明資料等 是否齊全； — 對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。 檢驗結(jié)果分別由移交單位、接受單位填入《歸檔電子文件移交、接受檢驗登記表》的相應(yīng)欄目。對檢驗不合格者，應(yīng)退回原形單位重新制作，并再次進行檢驗。 8如何對電子文件進行鑒定？ 答： 電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和規(guī)定保管期限。 歸檔前應(yīng)由文件形成單位按照規(guī)定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，并由負責(zé)人簽署審核意見，檢驗和審核結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接收 檢驗登記表》。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接受單位。 電子文件的歸檔范圍參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。 電子文件保管期限和密級的劃分工作，參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料密級和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信industral eco.(3)fg,hympAvqkw4b5xCz Sixth ,ufprvwqk。M(F)CO— 25— 息和原數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。應(yīng)在電子文件的機讀目錄上逐件標(biāo)注保管期限的標(biāo)識。 8歸檔電子文件怎樣整理？ 答： （ 1）歸檔電子文件的整理按 DA/T22 歸檔的要 求進行； （ 2）歸檔電子文件以件為單位整理； （ 3）同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度 —— 保管期限 —— 機構(gòu)（問題）或保管期限 —— 年度 —— 機構(gòu)（問題）等分類方案進行分類； （ 4）按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體； （ 5）電子文件的著錄應(yīng)參照 DA/T18 進行著錄，同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求補充電子文件特有的著錄項目和其他標(biāo)識（責(zé)任者、操作者、背景信息、元數(shù)據(jù)等）； （ 6）將著錄結(jié)果制成機讀目錄和紙質(zhì)目錄。 8電子文件鑒定工作應(yīng)包括哪些內(nèi)容？ 答： 應(yīng)包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。 8如何對電子文件進行歸檔？ 答： 電子文件的歸檔，按照鑒定標(biāo)識進行。電子文件的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。歸檔時，應(yīng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。 industral eco.(3)fg,hympAvqkw4b5xCz Sixth ,ufprvwqk。M(F)CO26 8電子文件歸檔有哪些要求？ 答： 電子文件歸檔的總要求：文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限的脫機載體上。具體要求： （ 1）凡在網(wǎng) 絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔； （ 2）把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式 3 套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)在解密后在制作拷貝； （ 3）推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體； （ 4）存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)； （ 5） 特殊格式的電子文件，應(yīng)存儲載體中同時存在相應(yīng)的查看軟件； （ 6）將相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫； （ 7）對需要長期保存的電子文件，應(yīng)在每一個電子文件的載體中同時存有相應(yīng)的機讀目錄； （ 8）歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文industral eco.(3)fg,hympAvqkw4b5xCz Sixth ,ufprvwqk。M(F)CO— 27— 件的載體保存至少一年。 8歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合哪些條件？ 答： （ 1）歸檔載體應(yīng)做防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層； （ 2） 單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓； （ 3）存放時應(yīng)遠離強磁場 、強熱源，并與有害氣體隔離； （ 4）環(huán)境溫度選定范圍： 17℃～ 20℃；相對濕度選定范圍： 35%～ 45%。 8磁性載體文件的歸檔要求有哪些？ 答： （ 1）磁性載體文件形成部門負責(zé)對需要歸檔的磁性載體文件進行整理、編輯，根據(jù)本單位情況，待項目結(jié)束后將磁性載體文件按照 GB 19891980、 GB 75741987和 GB 轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式，一式兩份（ A、 B 盤），及時向檔案部門移交歸案； （ 2）歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。必須在有關(guān)的設(shè)備上演示或檢測，運轉(zhuǎn)正常，無病毒、清潔、無劃傷，確 保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性； （ 3）歸檔使用的錄音（像）帶。軟磁盤的性能質(zhì)量，應(yīng)分別符合 GB 7309198 GB/T 143061933 的規(guī)定； （ 4）同一項目同一類別的磁性載體文件應(yīng)存儲在同種磁性載體上； （ 5）應(yīng)建立的磁性載體文件目錄清單與磁性載體檔案 industral eco.(3)fg,hympAvqkw4b5xCz Sixth ,ufprvwqk。M(F)CO28 一同歸檔； （ 6）歸檔 的磁性載體應(yīng)由文件形成部門編制歸檔說明。 8照片檔案收集的范圍？ 答： （ 1）記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片：領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的照片和本單位組織或參加的重要外事活動的照片； （ 2）記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片； （ 3）其他具有保存價值的照片。 8照片檔案收集的要求是什么？ 答： （ 1）對屬于收集與歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機構(gòu)或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個人不得據(jù)為已有； （ 2）對存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要措施進行鑒定； （ 3）對反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點； （ 4）底片、照片、說明齊全； （ 5）底片與照片影像應(yīng)一致 ； （ 6）對無底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；對無照片的底片應(yīng)制作照片； （ 7）照片檔案的移交和收集符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。 90、照片檔案分類排列要求是什么？ 答： 在全宗內(nèi)按保管期限 —— 年度 —— 問題進行分類?？鏸ndustral eco.(3)fg,hympAvqkw4b5xCz Sixth ,ufprvwqk。M(F)CO— 29— 年度且不可分的照片，也可按保管期限 —— 問題 —— 年度進行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動。 在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按問題結(jié)合時間、重要程度等進行排列。為便于提供利用，照片排列及入冊時應(yīng)同時考慮不同保密等級照片的定位。 9照片檔案的編號有何規(guī)定？ 答： 照片編號是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與 排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張?zhí)柣蛉谔?、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。 9照片檔案的著錄項目包括的內(nèi)容？ 答： 照片檔案目錄的著錄項目包括：照片號、底片號、題名、時間、攝影者、備注、參見號、冊號、頁號、組內(nèi)張數(shù)、分類號、項目號、主題詞或關(guān)鍵詞、密級、保管期限、類型規(guī)格、檔案館代號、文字說明等。 9歸檔照片的說明主要包括哪些內(nèi)容？ 答： 歸檔照片的說明應(yīng)體現(xiàn)事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素?！笆掠伞奔凑掌跋袼从呈录?、事物的情由；“時間”即事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時 間和拍攝時間；“地點”即被攝物所在的具體地點；“人物”即照片影像上主要人物的姓名、身份；“背景”即對揭示照片影像主題具有一定作用的背景；“攝影者”即照片的拍攝單位和拍攝人。 9照片檔案的目錄有幾類？ 答： 照片檔案目錄種類包括冊內(nèi)目錄、基本目錄、分類目 industral eco.(3)fg,hympAvqkw4b5xCz Sixth ,ufprvwqk。M(F)CO30 錄、主題目錄、攝影者目錄等。 9照片檔案的基本目錄、冊內(nèi)目錄有何要求？ 答： 照片檔案基本目錄的必備項目是：照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備注，可根據(jù)需要增加項目?；灸夸浀臈l目應(yīng)按照片號排序。 冊內(nèi)照片目錄為選擇性目錄。其組成項目是：照片號、題名、 時間、頁號、底片號、備注。冊內(nèi)目錄的條目應(yīng)按照片號排序。冊內(nèi)目錄位于冊內(nèi)最前面。 9照片檔案的保管要求和措施是什么？ 答： （ 1）貯存庫房應(yīng)保持整齊、清潔，應(yīng)有嚴(yán)格的使用和存放規(guī)則； （ 2）照片檔案入庫前應(yīng)進行檢查。對受污染的照片、底片應(yīng)進行必要的技術(shù)處理，防止受污染的照片、底片入庫； （ 3）接觸底片的人員應(yīng)戴潔凈的棉質(zhì)薄手套，輕拿底片的邊緣； （ 4）底片冊、照片冊應(yīng)立放，不應(yīng)堆積平放，以免堆在下面的底片、照片受壓后造成粘連； （ 5）珍貴的、重要的、使用頻率高的底片應(yīng)進行拷貝，異地保存?？截惼峁├?，以 便更好地保存母片； （ 6）每隔兩年應(yīng)對底片、照片進行一次抽樣檢查，不超過五年進行一次全面檢查。若溫、濕度出現(xiàn)嚴(yán)重波動，應(yīng)縮短檢查的間隔期。檢查中應(yīng)密切注意底片、照片的變化情況（卷industral eco.(3)fg,hympAvqkw4b5xCz Sixth ,ufprvwqk。M(F)CO— 31— 曲、變形、變脆、粘連、破損、