管理溝通精品課講義第七章筆頭溝通技能(編輯修改稿)
2025-01-20 20:58 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 文稿之間留下一段時間，那么修改工作的效果就會更好，你的觀點也將更清楚地得到反映。對于重要或復雜的文稿而言，你得在兩個階段之間留下一個晚上的間隔。即使你的時間非常緊張或你在起草一個例行文本時，也應給自己留下一個短暫的時間間隔：比 如在午飯后修改或者間隔 5 到 10 分鐘也好。 ? 修改文稿 當你修改文稿時，不要立即就為標點符號和措詞而折磨自己。在你花費時間完善文稿之前，應先完成以下用于刪減或修改章節(jié)的四步計劃以節(jié)省時間。 1．從策略上進行修改 。在開始修改潤色之前，應據(jù)第一章討論的溝通策略重新瀏覽一下你的文稿： (1) 溝通者策略； (2) 聽眾 (讀者 )策略； (3) 信息策略； (4) 渠道選擇策略； (5) 文化策略。 2．從宏觀上進行修改 。在對字句進行修改之前，應從整體上把握全文。用打印出來的文稿進行宏觀上的修改能使你立刻通覽 全文而不是局限于顯示屏上顯示的某一部分。具體而言： (1) 根據(jù)文章綱要瀏覽初稿； (2) 閱讀文章的開頭、結(jié)尾以及前言部分，僅側(cè)重于核查彼此之間的一致性； (3) 審閱文章每一段、每一部分。 3．從微觀上進行修改 。在從策略和宏觀上修改了文章之后，開始修改詞句；(1) 避免過分虧嗦和冗長的詞句； (2) 使用適當?shù)奈捏w；（ 3）比較你的格式是否前后一致。 4．就正確性進行修改 。認真校對，不要將電腦校對等同于人工校對。你不妨用電腦校對一下拼寫、標點符號、句子長度、措詞和語法問題。但是，電腦不能為你核對有關(guān)邏輯、 流暢性、重點、語氣，還會犯諸如只改變某章節(jié)的一部分或沒有按要求刪除單詞等錯誤。電腦也不能校對所有的拼寫錯誤。最后電腦也不能找出遺漏的字詞。 ? 報告的類型 報告是廣泛應用的書面溝通形式，而且有相當多的種類。有些報告是在分秒必爭的基礎上寫成的，另一些則可能是一周或一月一次的常規(guī)任務。對管理人員來說，撰寫報告是一項基本的工作。最普遍的報告類型如表 所示。 表 報告的部分類型 ? 有些報告很短，一般不超過 2 到 3 張 A4 紙，有些報告則較長，常附有圖表、坐標圖，長達幾十頁。這類報告主要用于說服影響別人，進行真?zhèn)无q論，評估備選方案，提出勸告建議以及提供信息資料等。 ? 報告的結(jié)構(gòu) 不同的報告具有不同的篇幅、意圖、風格形式，然而，所有的報告都是結(jié)構(gòu)完整的正式文書，其寫作意圖無非是記錄信息、告知情況或影響他人。報告的基本結(jié)構(gòu)如下： ★標題 ★概要 ★目錄 ★主體部分（正文） ★結(jié)論和建議 報告的概要介紹，目的在于向讀者提供一個關(guān)于該報告所涉及領域的提示或概要 性了解認識。概要在報告中應該是比較簡潔、真實的，篇幅不能超過整篇報告的十分之一。在報告標題后面的概括總結(jié)應能使讀者了解報告主要問題和結(jié)論內(nèi)容，以此決定是否要繼續(xù)閱讀報告正文。實際上，報告的這一部分常使用不同的詞語來表達，如：概括、提要、概要等，它們的意思是一樣的。 ? 一般較短的報告不需要目錄，因為報告的頁數(shù)有限，讀者可以很快了解報告的主要內(nèi)容及它們在報告中的位置。但是，對于較長的報告（一般超過 5 頁），目錄是必需的。這樣做的目的，是使讀者能快捷便利地尋找到報告的任何部分，便于閱讀。 報告中的結(jié)論和建議部 分能夠幫助讀者理解文中提供的信息資料，了解作者認為根據(jù)材料未來應采取什么必要行動。而在一些較短的或中篇報告中，這些結(jié)論和對未來行動的建議通常包含在報告的正文中了。 隨著報告的復雜性增強和篇幅的增大，報告的結(jié)構(gòu)也發(fā)生了更大的變化。例如，有一份調(diào)查咨詢報告的結(jié)構(gòu)是這樣的： ★ 標題 ★ 概要 ★ 目錄 ★ 背景情況 ★ 研究結(jié)果 ★ 結(jié)論 ★ 建議 ★ 附錄 報告的背景情況部分包括方便理解后面的調(diào)查結(jié)果所必需的一些材料。這些材料有：公司的歷史簡介，著名人士在公司中的角色，公司營業(yè)水平， 組織財務報表情況，公司產(chǎn)品范圍，職員人數(shù)，以及公司未來變革和雄心的某些跡象等。 報告的調(diào)查結(jié)果部分包括了調(diào)查出來的事實結(jié)果，就該咨詢報告為例，可以按下列標題進行分類：組織和角色；系統(tǒng)；職員；生產(chǎn)能力；設計能力。 報告中將由調(diào)研得出
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