【文章內容簡介】 戶越權訪問。三是在歸檔時采用數字式簽名、數據載體背書、在數據 載體背面簽章等落實經辦人員責任的方法，防止有關人員的蓄意弄虛 作假，從而保證電子檔案載體的原始性。四是采用特殊載體，如用一 次性寫入光盤或不可擦除的可記錄光盤等，作為載體來記錄電子檔案。這些載體的不可修改性保證了電子檔案內容的原始性。五是通過加密 備份來防范因意外或其它不可測事故而造成的電子檔案的破壞。從而 從技術上保證電子檔案的安全性和原始性。六、在進行數據傳輸時，可以采用公用密鑰管理、數字式簽名以及對用戶的身份進行嚴密認證 等手段來實現數據在傳輸過程中的安全。另外，還可保留計算機的特 征信息以備解決法律糾紛之用。（三）可以通過法律條款來保證電子檔案的法律效力及安全。傳 統的紙質檔案之所以可作為法律憑證，這是對檔案載體的原始性的認 可，是對檔案部門的權威性的認可，同時也是對檔案內容合理合法性 的認可。上面兩段就對如何從制度上保證檔案部門的權威性和從技術 上保證電子檔案的原始性和安全性進行了論述。綜其所述，經過縝密 的、合理合法的工作流程而形成的電子文件在經過技術處理后，所形 成的電子檔案基本能同紙質檔案一樣具有原始的憑證作用。這樣在訴 諸公堂時，它完全可以成其為法律證據。當然，要電子檔案具有同紙 質檔案一樣的法律效力，我們還必須通過設立相關的法律條文及法律 補充條款來保證其效力及實施的可行性。當然，我們必須加大對電子 檔案犯罪的打擊力度，嚴懲電子檔案相關的違法犯罪行為，那么，不 法分子就不敢以身試法，從而確保電子檔案的安全。通過以上論證使我們意識到，電子檔案室離我們并不遙遠，虛擬 檔案室離我們并不遙遠。電子檔案的誕生及虛擬檔案室的組建，對檔 案工作不僅是挑戰(zhàn)，同時也是機遇，我們應以此為契機，解放思想、拓寬思路，大膽開創(chuàng)檔案管理新模式，為我們的檔案工作作出新的貢 獻。第三篇：建立電子學籍檔案 改進技校學籍管理建立電子學籍檔案 改進技校學籍管理學籍指學生錄取后，按規(guī)定的時間報到注冊并經過入學資格復核后取得的合法資格，學籍信息庫是廣州白云工商技師學院信息分析的基礎數據來源。技校學籍管理是一個多方面、多層次、多角度的動態(tài)過程，它包括學生入學資格審核、報到注冊、課程操行成績考核、學籍異動處理、畢業(yè)資格審查、學歷證書辦理等，關系到學生學習資格、學習狀態(tài)及學習成果的認定，是廣州白云工商技師學院學生管理工作的一項重要內容。一、學籍管理工作的發(fā)展傳統的學籍管理工作依靠手工填寫紙質文檔。龐大的學生學籍資料收集、整理及分類分析會使學籍管理工作者難以招架，學籍管理人員很難保證在資料整理和統計分析中萬無一失。隨著教學班級和學生人數不斷擴大，學校設置的專業(yè)門類、課程科目隨社會的需求逐年調整，傳統的學籍管理手段已不能適應日益發(fā)展的學校教育的需要。落后的學籍管理手段成為推動教學管理改革、提高教學管理效率的一大障礙。近年來，技工學校學籍管理工作領域進行了改革，主要體現在兩個方面：第一，實行學籍電子注冊。學籍電子注冊是運用現代信息技術，實行計算機網絡注冊管理的方法，實行國家、省、市、學校四級管理，是傳統學籍管理工作在新形勢下的發(fā)展。2007年11月1516日，原勞動保障部培訓就業(yè)司組織召開了技工院校電子注冊與統計軟件使用研討會，提出“勞動保障部門對其管理的技工學校實行電子注冊”的要求，并統籌做好技工學校學生電子注冊工作，組織開發(fā)了《全國技工院校電子注冊和統計信息管理系統軟件》，并投入使用。統一使用技校管理軟件對于規(guī)范全國技工院校學籍管理、及時掌握技工院校數據信息具有重要的作用，確保了全國技校相應數據能夠全面、及時、準確地匯總。第二，實行學籍和學歷統一管理。2008年起，廣州市人力資源與社會保障局要求各市屬技校的學籍管理部門利用廣州市學籍學歷管理系統對當年錄取的新生進行網上數據核準工作，各市屬技工院校必須登錄廣州市學籍學歷管理系統，將核對無誤的學籍信息上傳，經市職業(yè)技術教研室、市人力資源與社會保障局兩級審核通過后，才算完成新生的學籍注冊。學籍學歷管理系統對規(guī)范技校的學籍管理起到了監(jiān)督檢查的作用。只有學籍管理工作做到準確無誤，才能確保學歷證書的準確性，從而減少學歷證書辦理過程的重復勞動以及在重復勞動中可能出現的紕漏，以維護學歷證書的權威性。二、技校學籍管理存在的問題隨著國家對技工院校的政策支持和鼓勵，技校辦學規(guī)模的擴大，自2005年以來，各技工院校學生人數急速增加給學籍管理工作帶來了極大的壓力，傳統的學籍管理手段遇到了很多新的問題和挑戰(zhàn)，工作量增加、工作難度變大，管理過程及結果的正確性、公正性、合理性、實效性很難保證?，F階段技校學籍管理急需解決以下幾個問題。（一）學籍管理工作不規(guī)范大部分技校學籍管理工作依靠學籍管理人員個人處理，缺乏指導和培訓。學籍管理制度不完善，加上技校學生流動性大，且各校對學籍管理人員的工作待遇及激勵措施不得力，影響了工作積極性和主觀能動性，導致異動處理不夠嚴謹、統計信息不夠及時等。此外，對班主任、輔導員的指導和監(jiān)督力度不夠，導致新生入學時學生信息收集不及時、不全面。（二）學籍管理手段落后沒有應用與上級主管部門電子注冊數據兼容的學籍管理信息系統。學籍管理人員的工作量大，重復性勞動繁多，如果校內沒有較完善的網絡信息平臺，就無法實現各班、系與學校的無縫對接，也更談不上與上級主管部門的兩級管理。工作過于集中在學籍管理人員一身，造成準確度不能得到很好的保證。（三）學籍檔案材料信息量少紙質學籍檔案的整理不規(guī)范，傳遞不方便，管理較為混亂，檔案材料記載和整理工作滯后或沒有完整記錄，不能真實地反映學生的綜合素質。紙質檔案記錄的信息需人工核對，增加了工作量，且容易產生錯誤和遺漏。三、以學籍學歷管理系統為基礎建立學生動態(tài)電子學籍檔案解決上述問題的辦法是技工學校以國家人力資源與社會保障部電子注冊所要求的內容為導向，以上級部門學籍學歷管理系統為藍本，結合學校自身情況開發(fā)校園信息平臺，其中必須包含“學籍管理信息系統”子模塊。該系統模塊應滿足以下幾個條件：第一，必須達到和全國技工院校電子注冊與統計信息管理系統、市學籍學歷管理系統數據兼容，減少數據整理的工作量。第二，可以實現學生上網查詢與修改功能，建立動態(tài)的學生電子學籍檔案。第三，應具備班、系、校三級管理功能，實現數據共享，分散工作強度，達到分工明確、集散合理、強化數據精確度。（一）電子學籍檔案的功能動態(tài)電子學籍檔案是把學生的個人信息輸入學籍管理信息系統，每人一條記錄，每個輸入的字段都可以作為檢索查詢的入口，通過查詢能直接在網絡上調閱學生的個人信息及在校表現情況，從而能核實、確認在校學生情況或畢業(yè)證書的真?zhèn)危阌诮y計各類學籍信息，保證學籍異動處理的及時性、準確性，提高學籍管理的工作效率。動態(tài)電子學籍檔案應具備以下功能：查詢在?；拘畔?、學生課程成績及操行成績，以便為學校領導和老師提供所需的各項統計數據