企業(yè)人事檔案應(yīng)保存的資料(編輯修改稿)
2024-11-18 22:48 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 事檔案管理包含以下哪些工作項目？（可多選）A、保管 B、借閱 C、電子檔案的建立和錄入 D、電子檔案閱讀授權(quán)管理 E、銷毀 F、其它（請補充說明）我公司人事檔案管理包含A、B、C、D、E、F幾項，具體如下：管理檔案的操作規(guī)范和具體措施是怎樣的？ A、檔案保管：我們對每個員工的檔案進行分類，按部門、入職日期、工號、工作區(qū)域進行分類，方便查找，我們的檔案由薪酬專員來保管，在辦理好員工入職手續(xù)后，統(tǒng)一由薪酬專員保管，存放在專門的文件柜，因為檔涉及到薪資保密。B、借閱：我公司規(guī)定了嚴格的人事檔案借閱制度，員工本人只可借閱自己的檔案，部門最高領(lǐng)導(dǎo)可借閱、查看本部門人員檔案，人力資源部最高領(lǐng)導(dǎo)可借閱全公司人員檔案外，人力資源部其他成員只能根據(jù)工作涉及的內(nèi)容借閱員工一部分檔案，保護員工的個人隱私。C、電子檔案的建立和錄入：新員工入職后收集齊公司規(guī)定的相關(guān)資料，由招聘專員負責錄入公司ERP系統(tǒng)，所錄入資料必須確保完整性和正確性，錄入的資料包括：員工基本資料、工作經(jīng)歷、培訓經(jīng)歷、職位異動（調(diào)崗、升職、降職、調(diào)薪）、績效考核、性格測試等。D、電子檔案閱讀權(quán)管理：和檔案借閱類似，我們詳細規(guī)定了查閱員工檔案的權(quán)利，因有ERP系統(tǒng)，這方面操作起來比較方便，對于薪資方面的權(quán)限，只有直接部門領(lǐng)導(dǎo)、人力資源部領(lǐng)導(dǎo)、薪酬專員及財務(wù)相關(guān)工作人員能查閱，修改權(quán)限僅限薪酬專員屬有。E、銷毀：員工離職后，紙存員工基本資料、勞動合同、競業(yè)禁止協(xié)議等最少保留三年，對于一些重要的檔案會存放得更久些，電子資料我們是一直保留的，以方便資料統(tǒng)計及查詢。F、檔案保存的注意事項：方便查找：檔案的存放一定要便于查找，按編號、部門、工作區(qū)域、日期等分門別類的存放；電子檔案要錄入關(guān)鍵詞和主題詞，方便快速查找。防水防蟲防潮：現(xiàn)在大多數(shù)公司開始推行無紙化辦公，對紙質(zhì)檔案的保管就忽視了，紙質(zhì)檔案記錄是規(guī)避勞資糾紛的最大證據(jù)，一定要保管好，檔案存放地要注意保持通風、干燥、防蟲，尤其要注意防蟲，書中自有黃金屋，書中也自有蛀蟲呀，萬一重要文件被蟲子蛀掉，那就太得不償失了。保密：人事檔案是員工的個人隱私，人力資源部或檔案部門應(yīng)該實行嚴格的借閱手續(xù)和保密制度，防止個人資料及隱私外泄。要合理規(guī)避人事檔案的風險，我個人認為要從檔案的真實性、完整性、及時性、安全性和實際操作的完備性等五個方面去著手考慮。詳細如下：真實性員工檔案真實性是其第一要素，如果連真實性都難于掌控和把握，做再多的安全保障措施、再及時完備的管理，那都是圖勞無功的！沒有意義，反而浪費時間和精力。因此，確保員工檔案記錄的真實性是風險防控的第一關(guān)，也是最重要的一關(guān)。沒有員工本人簽名的資料入檔，確切來說是一個無效的檔案資料，一旦發(fā)生爭議或糾紛，不足于作為有效證據(jù)。員工檔案的許多資料都要員工本人提供、填寫或簽名，因此，建檔時核查資料、確保填寫規(guī)范和保證有員工本人簽名等就顯得尤為重要。如入職時的身份核實
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