【文章內(nèi)容簡介】 ..................................................5 OA系統(tǒng)實施計劃..............................................................................................................5 OA實施目標.......................................................................................................................5五、其它企業(yè)OA系統(tǒng)的信息了解.............................................................錯誤！未定義書簽。XX集團OA系統(tǒng)立項方案書一、XX集團目前的流程及知識管理現(xiàn)狀 流程管理現(xiàn)狀216。 流程申批信息分散：大量的流程申批通過電子郵件的發(fā)送、接收方式進行，而流程申批后的備查只能通過各自的電腦中搜索郵件。216。 流程不透明：很多流程的申批，對于大多數(shù)員工都是不清楚如何進行的，有需要時則通過各種溝通方式向其他同事咨詢，效率較低，也容易導致信息誤傳。216。 信息泛濫：很多高管對于某個流程進行申批時，經(jīng)常時從一開始到流程結(jié)束的過程中收到很多郵件，導致獲取信息過于泛濫。而真正作出決策時，只需要一目了然知道各相關(guān)人員的意見即可，無需從開始到結(jié)束一直收到各個郵件。 知識管理現(xiàn)狀216。 經(jīng)驗得不到延續(xù)：員工流動，其工作經(jīng)驗及知識是無法移交的，往往新任同事從頭再來，效率低下；216。 知識無法積累：很多員工對企業(yè)有好的的想法和建議，可能在傳達或執(zhí)行過程中因各種原因無法延續(xù)或變了調(diào)，時間一長，往往是不了了之；216。 規(guī)章制度缺乏一致性：企業(yè)經(jīng)過多年發(fā)展，很多規(guī)章制度在不斷完善和改進，但規(guī)章制度在傳達過程中往往缺乏及時性和一致性，造成很多重復的工作；【比如隨機抽查XX集團１０位員工，詢問公司的年假制度和辦公用品的領(lǐng)用制度，可能會得到不少于兩種不同的答案】216。 制度的執(zhí)行過程中得不到及時有效指導和監(jiān)督：高管對于一些規(guī)章制度是否有效執(zhí)行，往往是等出了問題或在例行檢查中才能知道，無法進行及時的指導和監(jiān)督；XX集團OA系統(tǒng)立項方案書二、XX集團實施OA系統(tǒng)調(diào)研 具備什么樣的條件才可實施OA系統(tǒng)嚴格意義來講，只要企業(yè)有規(guī)范企業(yè)管理，提升管理效率的要求，都具備了上ＯＡ的前提和條件。重點有四個，我們需要重視的是前面兩點。１、清晰了解自己的需求是否能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點，是上線OA軟件重要前提條件，此前提不僅是成功實施的的基礎(chǔ)，也是選擇OA廠商的重要參考指標。并能保證系統(tǒng)有足夠的擴張性，能滿足未來３－５年的 企業(yè)發(fā)展需求。２、規(guī)章制度需明確實施OA系統(tǒng)的過程中最影響進度的是各種規(guī)章制度、流程經(jīng)常變動，相信成立項目小組后，前期把需求明確后，這種經(jīng)常要變動的情況應(yīng)該比較少。硬件設(shè)備目前我公司的硬件設(shè)備完全足夠二次開發(fā)能力目前信息部門完全具備這樣的能力 實施OA系統(tǒng)有什么風險ＯＡ項目能否正常實施，企業(yè)高層領(lǐng)導的重視是保障項目成功的關(guān)鍵。因為OA系統(tǒng)的實施應(yīng)用，觸及大家的工作習慣，甚至各個業(yè)務(wù)部門利益，加上OA系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實施阻力較大，是否有一個強有力的組織保障是關(guān)鍵所在。從前期需求收集到需求篩選、需求確認；從調(diào)研廠商到選擇廠商；從實施組織到培訓、試用??在整個過程中，信息部門、辦公室作為OA軟件推進的責任部門，必須有有效的組織實施手段及方法。故從制度化的保障或納入績效考核是較為可行的辦法。三、實施OA系統(tǒng)的價值體現(xiàn) OA簡介OA是OFFICE AUTOMATION的縮寫，一般的叫法是：OA系統(tǒng)，OA辦公自動化過往的一些偏見往往認為 OA僅僅是諸如公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)文管理、檔案管理、會議安排、XX集團OA系統(tǒng)立項方案書文獻檢索等等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理和交換過程，隨著企業(yè)信息化的普及和IT技術(shù)的發(fā)展，OA應(yīng)該是一個企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，有不同的功能表現(xiàn)。對于企業(yè)高層領(lǐng)導而言：OA是決策支持系統(tǒng)（DSS），為企業(yè)領(lǐng)導提供決策參考和依據(jù)；對于中層管理者而言：OA是信息管理系統(tǒng)（IMS），OA利用業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)“數(shù)據(jù)”，提煉出有用的管理“信息”，把握業(yè)務(wù)進程，降低經(jīng)營風險，提高經(jīng)營效率； 對于普通員工而言：OA是事務(wù)／業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，通過各種有效信息讓員工更準確、高效地工作。 XX集團實施OA系統(tǒng)的價值體現(xiàn) 流程規(guī)范、制度統(tǒng)一基于統(tǒng)一的信息收集，所有員工在同一平臺獲取相關(guān)信息，避免很多規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程審批因多人傳遞而產(chǎn)生信息偏差 規(guī)范管理、有序處理通過統(tǒng)一的待辦事務(wù)、待審流程管理等相關(guān)功能，使得相關(guān)管理和業(yè)務(wù)處理工作更為有序與規(guī)范。 實時管理、提升效率管理者可通過手機或其它移動終端設(shè)備，隨時隨地登錄系統(tǒng)，管理審批事務(wù) 協(xié)同辦公、規(guī)避風險對于某些重要項目的進展，可進行多人協(xié)同處理，處理過程實時知會相關(guān)領(lǐng)導，以便對項目進展進行及時指導和批復 知識積累、經(jīng)驗分享員工在長期的工作中積累的經(jīng)驗和知識，點點滴滴的匯集，形成龐大的屬于XX集團特色的知識文化，以使更多的員工理解和學習，更多好的知識與經(jīng)驗得到延續(xù)XX集團OA系統(tǒng)立項方案書四、OA系統(tǒng)實施計劃 OA系統(tǒng)選型目前市場上的OA系統(tǒng)品牌很多、價位從幾千元甚至到幾百萬元的都有，基于XX集團當前信息化建設(shè)程度、企業(yè)規(guī)模及發(fā)展戰(zhàn)略需求，選擇OA系統(tǒng)主要考慮以下幾個問題：1品牌知名度 【選擇市場上中大型成功案例較多的品牌】2信息系統(tǒng)集成度 【結(jié)合企業(yè)目前應(yīng)用的財務(wù)系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、后臺數(shù)據(jù)庫的情況，選擇能與當前系統(tǒng)集成度高的產(chǎn)品】3產(chǎn)品側(cè)重點 【除滿足企業(yè)OA應(yīng)用需求，偏重于考慮人力資源比較完善的系統(tǒng)】 4價格考慮 【以當前XX集團的規(guī)模及應(yīng)用情況，小型的系統(tǒng)基本不去考慮，初步定位系統(tǒng)在 2040萬區(qū)間的產(chǎn)品】 OA系統(tǒng)實施計劃1現(xiàn)場交流演示：針對選型要求，初步定位3套產(chǎn)品，聯(lián)系廠家到XX集團現(xiàn)場與管理者、員工進行交流演示2明確合作產(chǎn)品、簽訂合作協(xié)議：征集員工意見，明確選型產(chǎn)品，達成共識后簽訂合作協(xié)議3組建內(nèi)部項目小組：OA產(chǎn)品涉及到多部門、多層次人員的工作及一些業(yè)務(wù)流程的改造與制訂，需成立專門的項目