【文章內(nèi)容簡介】 情況應立即檢查，及時處理，做好相關記錄。十四、要配備微型計算機、復印機等設備，積極應用新的科學技術，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。十五、檔案室應主動開展利用工作，設立閱覽室，編制開放檔案目錄，努力改善閱覽條件，為利用者提供方便。十六、檔案利用過程中要遵守保密規(guī)定，并且應當保證檔案材料的安全和完整。三、技術資料檔案管理辦法第一章 總則第一條 為了加強對技術資料檔案的收集、整理和管理工作，有效地保護利用技術資料和檔案，落實工程質(zhì)量終身負責制，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營和施工建設服務，根據(jù)有關法律法規(guī)和質(zhì)量、職業(yè)健康安全管理體系貫標認證的要求，制定本辦法。第二條 本辦法應結(jié)合有關質(zhì)量、職業(yè)健康安全體系文件的規(guī)定，在公司范圍內(nèi)實施，各部門、項目經(jīng)理部均應遵照執(zhí)行。第二章 管理職責和規(guī)定第三條 各部門、項目部應設專職/兼職文件（檔案）管理員，指定主管人員，并將名單報行政部，以滿足技術資料檔案管理工作的要求。若人員變更，應及時告知行政部。第四條 公司技術資料檔案管理實行由行政部統(tǒng)一領導，各部門、項目部分工負責、分級管理的工作體制。第五條 行政部具體負責公司發(fā)文件、外來文件（含有關法律法規(guī)）、基建和文書檔案及相關照片檔案、實物檔案等的控制管理。第六條 質(zhì)安部具體負責質(zhì)量、職業(yè)健康安全體系管理手冊、程序文件、管理規(guī)定、內(nèi)外審技術資料及工程質(zhì)檢資料的控制管理。第七條 工程部具體負責技術性文件（含規(guī)程、規(guī)范、專業(yè)標準等）和工程技術資料歸檔前的控制管理。第八條 財務部具體負責會計檔案的管理。其他各部門、項目部分別負責各自相應技術資料的管理。第九條 項目部應將有關技術資料控制管理的信息傳遞至行政部；各部門、項目部應及時收集技術資料及其控制管理的信息，并傳遞至行政部分類后傳遞給各類技術資料的主管部門處理。第十條 各部門、項目經(jīng)理部對相應技術資料的完整、真實、安全及規(guī)范管理、及時準確處理等負直接責任。第十一條 除圖紙等特殊技術資料外，技術資料用紙一般為國際標準A4型（297mm210mm），一律左側(cè)裝訂。張貼公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。技術資料原稿、檔案材料一般用藍黑、炭素墨水書寫、簽名，同一內(nèi)容一般不得使用兩種以上的書寫材料，但有特殊規(guī)定的除外。傳真件以熱敏紙為載體的，只能將其復印件存檔。技術資料一般從左至右橫寫、橫排，有特殊規(guī)定者除外。第三章 工作程序 第一節(jié) 技術資料管理第十二條 本辦法所指技術資料是與產(chǎn)品和服務質(zhì)量、職業(yè)健康安全相關的管理手冊、程序文件、規(guī)定，國家法律法規(guī)、技術標準、規(guī)程規(guī)范，上級和公司頒發(fā)的管理性文件，自行制定的作業(yè)指導書，設計和施工文件及各種質(zhì)量、職業(yè)健康安全工作記錄。第十三條 各部門、各項目部主管本部門技術資料，并在行政部指導下負責公文處理工作。第十四條 技術資料管理工作中，必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和有關保密規(guī)定，確保國家秘密和企業(yè)秘密安全。第十五條 公司文件（含通知、函件等）由主辦部門/單位擬稿，其負責人審核，5 行政部核稿，由行政部呈送總經(jīng)理或被授權(quán)人簽發(fā)（必要時由有關領導會簽），然后由行政部統(tǒng)一繕印、用印，登記分發(fā)至各部門、項目部及其他有關單位。第十六條 各部門、項目部自行發(fā)文，應由其主要負責人審批簽字，由所屬文件管理員負責傳遞、登記發(fā)送、立卷存檔及其日常管理。第十七條 所有技術資料格式應符合有關標準或規(guī)定，內(nèi)容必須準確無誤，做到文面莊重得體，用印端正清晰。文件管理員對此負有監(jiān)督檢查和督促糾正的職責。第十八條 技術資料一般應由技術資料管理員簽收。收文處理包括簽收、登記、分發(fā)、傳遞、擬辦、批辦、承辦、查辦、立卷存檔等程序，由行政部及各部門、項目部文件管理員根據(jù)職責范圍進行傳遞管理，承辦人應記載處理／辦理過程及結(jié)果并簽名。第十九條 凡配發(fā)給個人的技術資料，一律不得外借他人或任何單位，未經(jīng)配發(fā)部門批準，不得復制任何內(nèi)容。其他各類技術資料的借閱／復制，也應經(jīng)過有關負責人審批，規(guī)定借閱期限／復制范圍和數(shù)量，并由文件（資料）管理員登記，督促借閱人按期歸還／按規(guī)定復制，辦理領發(fā)手續(xù)。第二十條行政部對與質(zhì)量、職業(yè)健康安全體系有關的技術資料采用《有效技術資料控制清單》進行管理。清單發(fā)布后，各部門、項目部文件管理員應立即對照檢查各場所、有關人員所用技術資料的有效性，并撤出、收回或督促撤出失效、作廢文件，換領新文件。第二十一條 技術資料可采用編注發(fā)放號、記載持有人姓名或加蓋印章（印記）等方法，由文件管理員進行標識，防止混用、丟失或誤傳，但另有規(guī)定者除外。第二節(jié) 檔案管理第二十二條 本辦法所指檔案，是指過去和現(xiàn)在公司各部門、項目部及個人履行職能（職務），從事生產(chǎn)經(jīng)營、施工建設等活動，直接形成的對國家、社會和本局有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第二十三條 公司檔案主要包括科技檔案（含工程施工類、基本建設類、設備儀器類）、文書檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案。凡屬國家規(guī)定應立卷歸檔的材料，必須由公司檔案室集中管理，任何人不得據(jù)為己有。第二十四條 應當立卷歸檔的各類材料必須依照《機關檔案工作條例》和《科學技術檔案工作條例》等的規(guī)定，分別由行政部、工程部、財務部及其他有關部門按職 能分配和業(yè)務范圍收集齊全，并進行整理、立卷，定期移交檔案室。凡國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔，第二十五條 檔案移交后，檔案室應盡快組織編制全引目錄、案卷目錄等必要的檢索工具，并按規(guī)定對檔案進行標識，分區(qū)分類規(guī)范排列存放。第二十六條 檔案保管貯存環(huán)境應配備使用密集架、滅火器、溫度計、濕度計、窗簾等設施設備，達到防震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等要求。管理人員應經(jīng)過消防等方面基本知識技能的培訓，并能夠進行操作消防器具，應按要求進行鑒定或?qū)忩?，確保狀態(tài)正常。管理人員應定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質(zhì)的檔案應及時修補、復制或作其他技術處理。第二十七條 一般檔案原則上只保存一份，特別重要的檔案可根據(jù)需要和可能，多保存一套重份或復制件。第二十八條 移交檔案時應編制移交清冊，交接雙方應清點數(shù)量，核對無誤后簽字。一般情況下，檔案室主管（部門）負責人或其委托的人員應到場監(jiān)收并簽名確認。第二十九條 每年6月底前，由行政部負責人主持，由檔案室和有關業(yè)務部門組成鑒