【文章內(nèi)容簡介】 策出現(xiàn)偏差以后，如何處置？除了胡秘書的方式，還可設(shè)想出若干其他方式：（1）直截了當(dāng)?shù)叵蝾I(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言，要求領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)停止堵口的命令；（2）按照層次管理的原則，由秘書向辦公室負(fù)責(zé)人反映；（3）作壁上觀，認(rèn)為秘書只管服務(wù)，決策是領(lǐng)導(dǎo)者的事，“翻船了我是拉纖的，起火了我是住店的”。三種方式，哪種恰當(dāng)呢？我們認(rèn)為，上述處置方式均有不妥之處。（1）方式一盡管出發(fā)點(diǎn)是好的，但超越了秘書的服務(wù)職能，干擾甚至包辦了領(lǐng)導(dǎo)的決策，特別是在公眾場合采用當(dāng)場直言的激烈方式，領(lǐng)導(dǎo)者的威信將受到嚴(yán)重傷害，即使是正確的意見，也令人難以接受；（2）方式二在一般情況下可以采取，但在抗洪搶險的緊急情況下，特別是當(dāng)一包包大米無謂地扔到水中的時候，如果還是按部就班、逐級反映，則會貽誤時機(jī)。（3）方式三則是一種缺乏事業(yè)心和責(zé)任感的表現(xiàn)，沒有很好地履行秘書參謀職能。秘書小胡采用遞紙條介紹情況的做法是比較得體的：第一，及時地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供情況，體現(xiàn)了秘書的服務(wù)職能；第二，提供的情況包含“停止堵口”的潛臺詞，體現(xiàn)了秘書的參謀取職能；第三，“停止堵口”的命令讓指揮長下達(dá)，理由讓指揮長向周圍的人們說明，既維護(hù)了領(lǐng)導(dǎo)的尊嚴(yán)，又符合秘書工作從屬性的特點(diǎn)，領(lǐng)導(dǎo)和秘書都不失其身份。小孫從大學(xué)中文系畢業(yè)應(yīng)聘到某機(jī)關(guān)擔(dān)任秘書，自恃在大學(xué)時曾經(jīng)在?？辖?jīng)常發(fā)表一些詩歌和散文，心里想在機(jī)關(guān)里寫這些四平八穩(wěn)的公文應(yīng)該是一點(diǎn)不費(fèi)力的事。一次，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分配給小孫一項任務(wù)，寫一份在某地農(nóng)村實(shí)行退耕還林、發(fā)展果林經(jīng)濟(jì)的實(shí)施意見，并交代了機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對這一問題的指導(dǎo)性意見，還要求小孫到該地進(jìn)行實(shí)地的調(diào)查。小孫接受了任務(wù)，花了一天的時間，到該地走馬觀花地看了一下，當(dāng)?shù)氐霓r(nóng)林負(fù)責(zé)人也向小孫吹噓了本地多種經(jīng)營的“成功經(jīng)驗(yàn)”?；氐綑C(jī)關(guān)之后，小孫就黨和國家的農(nóng)業(yè)政策、國內(nèi)外的農(nóng)林現(xiàn)狀進(jìn)行一番觀照，富于激情地描繪了實(shí)行退耕還林后的美好圖景，文章寫得得心應(yīng)手?？墒?，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)將這篇文章看到一半，就提出了否定的意見，并要小孫回去后能看一看有關(guān)秘書公文寫作的書籍，向有經(jīng)驗(yàn)的“老秘書”請教，并作深入的調(diào)查，寫出一篇有分量、有實(shí)際內(nèi)容的實(shí)施意見來。小孫按領(lǐng)導(dǎo)的要求，認(rèn)真地學(xué)習(xí)，虛心地請教，深入地調(diào)查，沒過多久，一篇 8000 多字的實(shí)施意見獲得了領(lǐng)導(dǎo)的審核通過。（1）在這個案例中，小孫的第一稿為什么遭到領(lǐng)導(dǎo)的否定？在第一稿中，小孫沒有搞清公文寫作與文學(xué)創(chuàng)作的區(qū)別。公文是一種特殊的文章，寫作過程中，除了要遵循文章寫作通則以外，還必須遵循一些特殊要求，如符合客觀實(shí)際，實(shí)事求是，講求實(shí)效；用語要嚴(yán)謹(jǐn)莊重，平實(shí)得體等。（2）領(lǐng)導(dǎo)為什么還要小孫再去作一次調(diào)查？第一次調(diào)查中，小孫只是走馬觀花地看了一下，并未了解到實(shí)際情況。這對公文的制作不僅沒有好處，反而還有壞處，因?yàn)樘摷俨粚?shí)的材料寫進(jìn)公文，會給工作帶來誤導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)要求小孫深入調(diào)查，就是要了解實(shí)際情況，掌握第一手材料，為擬稿奠定基礎(chǔ)。小王是區(qū)教育局辦公室的文書，平時辦事很得領(lǐng)導(dǎo)的信任，只是在公文寫作上不太用心去考究，認(rèn)為基層單位的行文，只要把意思表達(dá)清楚就可以了，大可不必去講究公文的程式，結(jié)果常常在工作中出些小麻煩。一次，教育局為了深化教育改革，決定將局下屬的校辦企業(yè)管理科更名為校辦工業(yè)公司，局領(lǐng)導(dǎo)要小王向上級擬寫一份請示。小王是這樣寫的：關(guān)于區(qū)教育局校辦企業(yè)管理科更名的請示報告區(qū)委、區(qū)政府、區(qū)經(jīng)委：經(jīng)局務(wù)會議討論通過，決定將局校辦企業(yè)管理科更名為區(qū)校辦工業(yè)公司，原該科科長劉同志任總經(jīng)理。以上請求如無不當(dāng)，請即批復(fù)。區(qū)教育局2005 年 5 月 15 日這份請示送出之后，很快被退回。你能找出它的毛病嗎？從中能得到什么啟示？（1）這份請示至少有以下幾個錯誤：標(biāo)題的單位與事由雜糅；生造文種；多頭主送；請示平級；結(jié)尾不合作者本意，表達(dá)有誤。（2）由該案例可以看出，即使是基層單位的文秘人員，也必須嚴(yán)格地遵循公文的辦文規(guī)范。因?yàn)檎_遵循公文的撰擬和規(guī)范地處理公文，有利于加強(qiáng)對公文的傳遞過程的控制，確保公文傳遞的快捷、準(zhǔn)確、有效，有利于機(jī)關(guān)正常工作的開展，提高行政辦事效率。我們黨歷來重視調(diào)查研究工作，歷代黨的領(lǐng)導(dǎo)人都在不斷地強(qiáng)調(diào)調(diào)查研究，并且以身作則。毛澤東同志早年就深入農(nóng)村，了解農(nóng)民的社會經(jīng)濟(jì)狀況，積累了大量的革命經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)中國革命奠定了基礎(chǔ)；解放后，他非常重視秘書人員的調(diào)查研究工作，親自向身邊的秘書人員壓擔(dān)子、分任務(wù)，要求秘書人員到全國各地進(jìn)行調(diào)查。他曾為秘書人員制定了五條守則，即一要保密，二要不擺架子，三要宣傳，四要提高警惕，五要調(diào)查研究，說明了他對秘書人員進(jìn)行調(diào)查研究工作的重視。鄧小平、江澤民、胡錦濤等中央領(lǐng)導(dǎo)人也是非常重視機(jī)關(guān)工作人員的調(diào)查研究工作，并經(jīng)常率領(lǐng)有關(guān)人員深入全國各地進(jìn)行調(diào)查研究，了解人民群眾的生活疾苦和各項政策的貫徹情況。在 2003 年的“非典”、2004 年初的“高致病性禽流感”流行期間，中央領(lǐng)導(dǎo)冒著生命危險，深入疫區(qū)進(jìn)行調(diào)查研究，解決實(shí)際問題，鼓舞了廣大人民群眾和疫情作斗爭的積極性。這些都可以從中看出，作為機(jī)關(guān)工作人員，尤其是黨政機(jī)關(guān)的秘書人員，調(diào)查研究是一項非常重要的基礎(chǔ)性工作，我們必須引起高度重視。問題 1：毛澤東同志早年是這樣進(jìn)行調(diào)查研究的？提出了什么著名論斷？毛澤東同志在土地革命時期，深入江西農(nóng)村進(jìn)行社會調(diào)查，了解農(nóng)民的社會經(jīng)濟(jì)狀況，寫下了《中國社會各階層分析》等著作，并提出了“沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)”的著名論斷。問題 2：在新時期，中央領(lǐng)導(dǎo)人在調(diào)查研究方面起了怎樣的表率作用？分析：在新時期，鄧小平、江澤民、胡錦濤等中央領(lǐng)導(dǎo)人也是非常重視機(jī)關(guān)工作人員的調(diào)查研究工作，并經(jīng)常率領(lǐng)有關(guān)人員深入全國各地進(jìn)行調(diào)查研究，了解人民群眾的生活疾苦和各項政策的貫徹情況。甚至冒著生命危險，到抗洪搶險第一線或深入疫區(qū)進(jìn)行調(diào)查研究，了解情況，解決實(shí)際問題，也為制定黨和政府的各項方針政策奠定了事實(shí)基礎(chǔ)。2005 年夏，安徽省合肥市在全市范圍內(nèi)掀起了一場拆除違章建設(shè)的熱潮，引起了社會各界的關(guān)注。合肥市政府組織調(diào)查人員對該市市民、部分企業(yè)和政府部門進(jìn)行了調(diào)查，結(jié)果表明，市民、企業(yè)和政府多持支持態(tài)度，并希望政府把拆違活動進(jìn)行到底。調(diào)查人員對合肥城區(qū) 80 戶居民進(jìn)行了電話、街訪調(diào)查，97%的市民知道合肥市的這次拆違工作，87%的被調(diào)查者表示會積極響應(yīng)市政府的號召。在問及“這次拆違工作政府安排的進(jìn)度是否合理”時，93%的被訪市民認(rèn)為比較合理；72%的市民建議拆違后要加大執(zhí)法力度；17%的市民認(rèn)為 搞好拆違前的宣傳教育、說服引導(dǎo)很有必要；45%的市民認(rèn)為監(jiān)督員是鞏固拆違成果的好方法。調(diào)查人員對該是 15 家企業(yè)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行了問卷調(diào)查。結(jié)果發(fā)現(xiàn)，所有的企業(yè)家都采取了積極響應(yīng)的態(tài)度，在企業(yè)內(nèi)部召開拆違動員大會，宣讀市政府文件，做職工的思想教育工作。為了配合這次拆違行動，60%的企業(yè)已經(jīng)自拆了各自的違章建筑。在調(diào)查中，各區(qū)政府、街道就怎樣保持政策的連續(xù)性，今后更加規(guī)范搞好市政建設(shè)等問題，希望市政府通過調(diào)查研究，加強(qiáng)政策研究，盡快出臺拆違細(xì)則，使今后的現(xiàn)代化大城市建設(shè)有章可循。問題 1：調(diào)查人員采用了哪些調(diào)查方式？分析：調(diào)查人員根據(jù)調(diào)查對象的不同，分別采取了不同的調(diào)查方式：對居民采用電話、街訪的形式；對企業(yè)負(fù)責(zé)人則采用問卷調(diào)查的方式。問題 2：主要采用了什么調(diào)查方法？分析：主要采用重點(diǎn)調(diào)查的方法。在全市范圍內(nèi)，調(diào)查人員選取市民、企業(yè)和基層政府三個調(diào)查對象，都是與拆違工作有密切聯(lián)系的重點(diǎn)，從他們的表述中所得到的信息，是能夠較為準(zhǔn)確地反映市民對拆違工作的態(tài)度，并為今后這項工作的可行性研究及新政出臺打下基礎(chǔ)。一些秘書人員搞調(diào)研，連最基本的調(diào)查方式都不懂，有的先給農(nóng)民群眾講一通大道理，有的“東一鎯頭西一棒槌，還有的和農(nóng)民聊些無關(guān)正題、無關(guān)緊要的話題，不知道從什么地方去引導(dǎo)農(nóng)民講真話、講實(shí)話。結(jié)果，大道理把農(nóng)民嚇住了，問到什么話，回答都是”黨的政策好啊“感謝黨！感謝政府”“好得很嘛” “那上級關(guān)心的很嘛”等等，聽不到實(shí)話，得不到收獲，所收集的都是一些廉價的“贊揚(yáng)聲”。你問不到點(diǎn)子上，農(nóng)民也答不到點(diǎn)子上，你問人家家里幾口人，人家就告訴你幾口人，養(yǎng)了幾只羊，就答幾只羊，問話的人感到?jīng)]趣，答的人也感到你無聊，甚至有些東拉西扯，再加上有的調(diào)查人員不會轉(zhuǎn)移話題，訪談進(jìn)入死胡同，這樣當(dāng)然收集不到什么好的材料了。還有的秘書在調(diào)查前不列提綱，不做調(diào)查準(zhǔn)備，不閱讀相關(guān)背景材料，在基層跑了幾天，回來后發(fā)現(xiàn)還有些要用的東西沒調(diào)查清楚。秘書人員應(yīng)該學(xué)習(xí)和掌握調(diào)查研究的一般常識，如調(diào)查的重點(diǎn)是什么？目的是什么？怎樣問話？怎樣引導(dǎo)？怎樣啟發(fā)被調(diào)查對象說真話、說實(shí)話？凡此種種，都要靠秘書人員實(shí)地體察，摸索出一套調(diào)查研究的“絕活”來。問題 1：秘書在調(diào)查訪談中，應(yīng)當(dāng)做到哪些？分析：（1）應(yīng)當(dāng)有眼睛向下的虛心態(tài)度，與老百姓做朋友，拉近與訪談?wù)叩木嚯x；（2）要有靈活的訪談技巧，引導(dǎo)對象說實(shí)話、說真話，提供有價值的材料。問題 2：文秘人員如何做好調(diào)查前的準(zhǔn)備工作？分析：（1）明確目的，確定項目。（2）掌握相關(guān)知識，收集有關(guān)資料。（3）制定計劃，擬出提綱。天地公司李經(jīng)理要求公司張秘書將全國同行業(yè)中十大公司最近五年內(nèi)每年的營業(yè)額、利潤指標(biāo)、資金周轉(zhuǎn)率等準(zhǔn)確數(shù)據(jù)整理好，下班前交到經(jīng)理辦公室，明天開會使用。下班前一小時，張秘書將從雜志、網(wǎng)絡(luò)、報紙上辛苦收集來的有關(guān)十大公司最近五年的所有信息都復(fù)印和打印好，把將近百頁的材料擺到了李經(jīng)理面前。李經(jīng)理翻看后，生氣地叫張秘書重做。問：請你從信息的角度分析，李經(jīng)理為什么會生氣？張秘書應(yīng)該怎樣做好這項工作？（1）張秘書的信息工作做得很好、很仔細(xì)，但他沒有對收集的信息進(jìn)行整理加工，只是把信息羅列簡單地起來，內(nèi)容多、數(shù)量大等，領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)然不滿意。（2）張秘書應(yīng)該：首先，篩選信息；其次，要校核；接著進(jìn)行加工；然后進(jìn)行編制；最好是對所有信息按照一定的規(guī)律性制成圖表，使人一目了然，便于利用。．、第二篇：秘書資格復(fù)習(xí)題秘書—國家職業(yè)資格培訓(xùn)（四級秘書）哈爾濱廣播電視大學(xué)邵英民Email:sym@TEL:536238302010年3月 導(dǎo)語辦公室工作： 上情下達(dá)、下情上達(dá)，溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外。是行政綜合部門（參謀部、不管部），其主要職能是：聯(lián)系、協(xié)調(diào)、溝通、服務(wù)。秘書工作：參與政務(wù)、管理事務(wù)?？傮w可概括為： 辦會、辦事、辦文。秘書人員素質(zhì)：三能—能干、能寫、能說四勤—腦勤、手勤、眼勤、腿勤第一章會議管理提要學(xué)習(xí)內(nèi)容主要是會前籌備、會中服務(wù)和會后總結(jié)三部分。通過本章學(xué)習(xí)使秘書人員明白在會議各階段應(yīng)當(dāng)完成的工作，掌握協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開好會議的方法與技巧。第一節(jié)會前籌備一、學(xué)會擬定會議議程、日程（一）基礎(chǔ)知識會議議程是為完成議題而作出的會議順序計劃，即會議要討論、解決問題的統(tǒng)一安排。第一節(jié)會前籌備（1）小型會議議程主持人宣布開會，領(lǐng)導(dǎo)講話（報告），會議發(fā)言討論，會議總結(jié)，宣布散會。（2）大、中型會議議程開幕式，領(lǐng)導(dǎo)和來賓致詞，領(lǐng)導(dǎo)作報告，分組討論，大會發(fā)言，參觀或其他活動，宣讀決議，閉幕式。會議日程是根據(jù)會議議程每天作出的具體安排。它是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。第一節(jié)會前籌備議程和日程的作用掌握會議的議題和進(jìn)程，了解會議的計劃和信息；是加強(qiáng)溝通的平臺，是加強(qiáng)管理的工具。（二）案例分析（見p23）（三）工作程序議程的制定（1）會議目標(biāo)和參加者要明確會議的目的和出席會議者。（2）安排各議程事項的時間一是按照議題的 會前籌備的重、急，輕、緩安排會序。二是將議題的預(yù)計處理時間標(biāo)明。（3）與會者要明確每一項議程會議日程的編制一是遵循慣例；二是靈活掌握；三是分清主次。（四）注意事項議程和日程的區(qū)別議程是對會議要通過的文件，要解決的問題的概略安排。日程是會議在一定時間內(nèi)的具體安排。正確處理會議臨時動議。會 前 籌 備（五）相關(guān)鏈接—P7 議程、日程樣式二、掌握會議地點(diǎn)的備選（一）基礎(chǔ)知識如何選會議地點(diǎn)交通便利、規(guī)格相宜、會場及設(shè)備良好、價格合理適中會議賓館酒店的劃分星級、類型、功能、地點(diǎn)（二）案例分析P11（三）工作程序按會議目的和規(guī)格選會場會 前 籌 備事前踩點(diǎn)比較簽訂預(yù)約合同（訂金）（四）注意事項一是注意收集會議場地的信息 ；二是要實(shí)地考察會議場地。三、布置會場和安排座次（一）基礎(chǔ)知識會場徽標(biāo)、會標(biāo)、布局裝飾集中舒適、方便安全座次領(lǐng)導(dǎo)座次、會議代表座次、其他人員座次（如來賓座席、媒體記者、工作人員）會 前 籌 備（1）主席臺座次。按職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果依次安排座次，職務(wù)最高者居中，然后按先左后右，由前至后的順序依次排列。（2）主持人座席。主持人有時需在前排邊座就座，有時可按職務(wù)順序就座。（3）名簽擺放。在每個座位的左側(cè)放置領(lǐng)導(dǎo)或會議代表姓名臺簽。（水杯、面巾放在右側(cè)）（4）其他人員座次。（二）相關(guān)鏈接 會 前 籌 備會場布局類型。P1819會場座席的區(qū)劃。四、發(fā)布會議信息會議信息主要內(nèi)容。（1）會議信息。會議報名的時間、地點(diǎn)，參會費(fèi)用，會務(wù)聯(lián)系人及電話，會議報道及議程、日程等；（2）與會者的信息。出席人員姓名、單位、職務(wù)，往返時間及航班車次，參會材料等；會 前 籌 備（3）會議宣傳報道及交流內(nèi)容。新聞發(fā)布、媒體報道、交流材料、會議紀(jì)要、會議決議等。五、會議食宿安排會議的餐飲安排（1）餐飲標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)算。（2）就餐方式。以自助為主，桌餐為輔。（3）確定食譜、菜譜。（4）會中的茶歇。高規(guī)格的會議要安排茶歇。會 前 籌 備會議住宿安排（1）原則：安全、舒適、便捷。（2）提前制定住宿房間安排表（方案）。（3）需要考慮的情況。價格標(biāo)準(zhǔn)、樓層朝向、領(lǐng)導(dǎo)和重要來賓、老弱婦幼、民族等。六、邀請會議嘉賓邀請原則：上級領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)客戶、關(guān)系緊密者等。（1）確定嘉賓名單。會 前 籌 備（2）會前發(fā)正式邀請函。（3）嘉賓人數(shù)的把握。