接待會(huì)議注意事項(xiàng)(編輯修改稿)
2024-11-15 04:39 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ）發(fā)放至其他相關(guān)部門(mén)均需在“任務(wù)單發(fā)放記錄表”上有接收者的簽字確認(rèn)（客房送至房務(wù)中心簽收，餐飲部由迎賓、領(lǐng)班以 上人員簽收，歌舞廳、棋牌、漁塘等外包部門(mén)統(tǒng)一送至監(jiān)控室）；（3）對(duì)未能第一時(shí)間送達(dá)相關(guān)部門(mén)的情況發(fā)生，應(yīng)及時(shí)在交接本上做好記錄，同時(shí)也要有與當(dāng)班同事的口頭交接，做到有據(jù)可查，事后要求有及時(shí)的跟進(jìn)和補(bǔ)位完成；● 制作橫幅、指示牌、桌簽、中晚餐卷的標(biāo)準(zhǔn)（1）商務(wù)中心根據(jù)“工作責(zé)任單”中注明的內(nèi)容，制作橫幅、指示牌、桌簽、中晚餐卷；（2）制作內(nèi)容要和“工作責(zé)任單”、會(huì)議通知原件、任務(wù)單進(jìn)行三核對(duì)，如有疑問(wèn)及時(shí)聯(lián)系會(huì)議跟蹤人或會(huì)務(wù)組人員；（3）制作完成后，要有交接記錄，并要求接收崗位簽收、核對(duì)，橫幅、指示牌交給行李員，桌簽交給會(huì)場(chǎng)服務(wù)員，應(yīng)在交接的過(guò)程中有書(shū)面說(shuō)明會(huì)議開(kāi)展的時(shí)間，以便避免延誤；（4）每天早班人員到崗后按照“崗前準(zhǔn)備工作要求”，根據(jù)“工作責(zé)任單”、會(huì)議通知原件、任務(wù)單對(duì)大堂指示牌、大門(mén)橫幅進(jìn)行核 對(duì)，確保準(zhǔn)確無(wú)誤；● 會(huì)議橫幅、大門(mén)橫幅（1）行李員接收到刻好的會(huì)議橫幅、大門(mén)橫幅，根據(jù)時(shí)間要求提前一天進(jìn)行制作，并及時(shí)根據(jù)要求懸掛（如懸掛大門(mén)和大堂出現(xiàn)沖突時(shí)，聯(lián)系營(yíng)銷(xiāo)部協(xié)調(diào)解決）；（2）會(huì)議橫幅根據(jù)會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)的不同進(jìn)行交接（歌舞廳橫幅交接給歌舞廳，一樓香榭廳、二樓玉皇廳、協(xié)同慶合盛元會(huì)場(chǎng)交接給餐 飲部，其他會(huì)場(chǎng)均交接給房務(wù)中心），交接時(shí)均要求對(duì)方進(jìn)行核 對(duì)簽字確認(rèn)；（3）早班行李員根據(jù)“工作責(zé)任單”核對(duì)大門(mén)橫幅；● 設(shè)簽到臺(tái)、貼指示牌的標(biāo)準(zhǔn)（1）中班行李員下班前根據(jù)接收到的“工作責(zé)任單”設(shè)簽到臺(tái)，要求桌布和桌裙挺括、無(wú)褶皺、無(wú)污漬，臺(tái)面擺放簽到席的標(biāo)識(shí)牌，桌椅擺放整齊；（2）貼指示牌要求內(nèi)容準(zhǔn)確、無(wú)差錯(cuò)、粘貼端正，無(wú)傾斜、無(wú)破損；（3）早班行李員依照“崗前半小時(shí)準(zhǔn)備工作”流程做好相關(guān)內(nèi)容的兩遍核對(duì)；●特殊要求（1）獲取客人房間要求擺放水果、禮品、資料等相關(guān)信息時(shí)，認(rèn)真記錄下客人要求，包括擺放房間號(hào)、每間房擺放數(shù)量、特別要求，并及時(shí)把信息傳達(dá)到相關(guān)部門(mén)；（2）客人自帶水果、禮品、香煙、資料要求擺放應(yīng)及時(shí)通知房務(wù)中心，電腦打印出所要求送房的房號(hào)，一式兩聯(lián)，在打印的房號(hào)單上標(biāo)明客人所要求的時(shí)間范圍，由行李員送至房務(wù)中心簽收、核對(duì)，其中一聯(lián)交還總臺(tái)留底備查；（3）客人償付費(fèi)用，要求由山莊配備水果，應(yīng)根據(jù)客人提出的標(biāo)準(zhǔn)要求，及時(shí)通知餐飲部，電腦打印出所要求送房的房號(hào)，一式兩聯(lián)，在打印的房號(hào)單上標(biāo)明客人所要求的時(shí)間范圍，由行李員送至餐飲部簽收、核對(duì)，其中一聯(lián)交還總臺(tái)留底備查。第五篇：會(huì)議接待會(huì)議接待一次會(huì)議的成功開(kāi)始最關(guān)鍵的就在會(huì)議接待的環(huán)節(jié)。必須安排好會(huì)議接待的人員、會(huì) 議接待的場(chǎng)所、會(huì)議接待時(shí)所需要的各種物品。會(huì)前工作與會(huì)議主辦者洽談。向會(huì)議主辦方提供會(huì)議接待策劃方案和報(bào)價(jià)。邀請(qǐng)會(huì)議主辦者實(shí)地考察會(huì)議舉辦場(chǎng)所。與會(huì)議主辦者確認(rèn)會(huì)議接待方案。與會(huì)議主辦者簽訂會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)合同。確認(rèn)會(huì)議主辦者預(yù)付會(huì)議訂金事宜。在會(huì)議舉辦前制定會(huì)議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會(huì)議接待手冊(cè)。準(zhǔn)備會(huì)議資料。含代邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會(huì)議配套的商 務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。會(huì)中工作機(jī)場(chǎng)、碼頭、車(chē)站專(zhuān)人、專(zhuān)車(chē)分批分時(shí)段按要求接站。會(huì)議酒店現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議秘書(shū)分發(fā)會(huì)議資料來(lái)客接待。1會(huì)議秘書(shū)協(xié)助會(huì)場(chǎng)布置及會(huì)場(chǎng)的會(huì)務(wù)服務(wù)。1會(huì)議秘書(shū)在會(huì)議接待報(bào)到處協(xié)助會(huì)務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間確認(rèn)VIP用房及整理記 錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會(huì)議禮品及房間派送水果等會(huì)務(wù)工作。1確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。1提前確認(rèn)會(huì)議代表客戶(hù)的娛樂(lè)項(xiàng)目、娛樂(lè)場(chǎng)所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。1確認(rèn)旅游公司為該會(huì)議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購(gòu)、娛安排事宜日程安排、房餐車(chē)導(dǎo)游等安排。1確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作1協(xié)調(diào)會(huì)議期間的交通工具的安排。1代辦會(huì)議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。會(huì)后工作會(huì)務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見(jiàn)反饋及處理工作。2會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書(shū)工作及印刷代表通訊錄。2與會(huì)議主辦者的費(fèi)用結(jié)算工作。2歡送代表工作。會(huì)議接待方案一會(huì)議接待方案的含義會(huì)議接待方案是指安排與會(huì)者的迎送和吃、住、行、游、樂(lè)等接待活動(dòng)及具體事務(wù)的文 案屬于會(huì)議專(zhuān)題策劃方案可以包含在會(huì)議總體方案中也可以單獨(dú)擬寫(xiě)?yīng)鳛闀?huì)議總體方案的附件。二會(huì)議接待方案的基本內(nèi)容1接待對(duì)象和接待緣由。會(huì)議的接待對(duì)象的種類(lèi)眾多包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、政府官員、協(xié) 辦支持單位、特邀嘉賓、會(huì)議成員正式和列席、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記 者等等有以政府代表團(tuán)名義來(lái)訪的
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