【文章內(nèi)容簡介】 電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設，在部分中心城市建設示范性數(shù)字檔案館，開展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。在《實施綱要》中提到：“十五”末，各省、自治區(qū)、直轄市檔案部門要努力建設并投入使用一批內(nèi)部局域網(wǎng)，基本實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化；依托當?shù)貞孟到y(tǒng)建設工程，建立為各級黨政機關(guān)服務的檔案目錄信息中心，為逐步構(gòu)建中國檔案文獻數(shù)據(jù)庫創(chuàng)造條件；依托公眾信息網(wǎng)，建立面向社會、服務公眾的檔案網(wǎng)站，逐步構(gòu)建全國檔案工作信息網(wǎng)。根據(jù)國家檔案局“十五”規(guī)劃的要求，各省、直轄市都將檔案信息化建設納入了政府電子政務建設的總體規(guī)劃，同時陸續(xù)啟動了大規(guī)模的檔案信息化建設，例如上海、廣東、山東、北京、福建等省市在目錄中心建設、電子文件中心建設、“數(shù)字檔案館”建設、管理自動化等方面都做出了突出成績，取得了良好的效果，樹立了政府形象。海南省的檔案信息化建設起步并不算晚，但由于缺乏總體規(guī)劃、政策支持、建設資金等各種原因，以至于現(xiàn)在已經(jīng)遠遠落在了其它兄弟省市的后面。為此需要將檔案信息化建設盡快納入全省信息化工作的總體規(guī)劃，與各級政府機關(guān)網(wǎng)絡、硬件、應用系統(tǒng)等方面的建設同步、協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案部門也在海南“信息智能島”的戰(zhàn)略目標中占有一席之地，作出自己的貢獻，發(fā)揮檔案作為社會生活中的核心信息的獨特意義、作用和價值。為落實省委、省政府關(guān)于建設“信息智能島”的重大決策，積極配合電子政務建設，實施信息化帶動策略，推動全省檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)《海南省信息化“十一五”規(guī)劃》和《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，結(jié)合我省檔案工作的實際，制定本建設規(guī)劃。二、全省檔案信息化建設現(xiàn)狀“九五”以來，海南省檔案局（館）就開始了檔案管理現(xiàn)代化建設的探索與開拓，尤其是近幾年來，我們以檔案信息化帶動檔案管理現(xiàn)代化，著眼檔案信息化建設全局，突出重點，加強引導，積極推進全省檔案信息化建設進程，努力使檔案信息化與全省信息化建設協(xié)調(diào)發(fā)展，取得了一定成就。目前，省檔案局(館)初步建成了“三網(wǎng)一庫一站”，“三網(wǎng)”即建成了90個信息點的局域網(wǎng)，按照物理隔離的要求，分別聯(lián)通了黨政專網(wǎng)、公眾信息網(wǎng)；“一庫”即建立了檔案基礎數(shù)據(jù)庫，現(xiàn)有檔案目錄數(shù)據(jù)80多萬條；“一站”即開通了海南省檔案信息網(wǎng)站——“瓊蘭閣”，為檔案政務處理、檔案宣傳和實現(xiàn)檔案信息資源社會共享提供了新的陣地。各市縣檔案局(館)結(jié)合實際，加強了對信息化工作的規(guī)劃、領導和投入，市、縣檔案局(館)都開通了檔案網(wǎng)站?？h級以上機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位檔案機構(gòu)計算機擁有率、檔案管理軟件普及率有了明顯提高。㈠檔案信息資源情況。省屬機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位檔案室156個，音像檔案31626盤，,電子檔案1318(盒、張）。各單位已普遍使用計算機編輯、打印文件，每年有大量的電子文件在計算機中產(chǎn)生，而這些已經(jīng)存儲在磁盤上的電子文件，經(jīng)簽發(fā)打印成正式的紙質(zhì)文件后，多數(shù)未能妥善保存，有的雖有保存，但缺乏統(tǒng)一管理，造成人力、財力和信息資源的浪費。據(jù)調(diào)查，在省直單位中，有近10%的單位實現(xiàn)了辦公自動化，文件歸檔采取電子文件與紙質(zhì)文件并存的方式；有少量單位在紙質(zhì)文件歸檔的同時開始收集電子文件，大多數(shù)單位尚未開始這項工作。市縣屬機關(guān)、企事業(yè)檔案室2300多個，室藏檔案約60萬卷。除極少數(shù)單位外，絕大多數(shù)單位尚未開展計算機管理檔案。㈡基礎設施建設情況。市縣級檔案館硬件建設較差，各級政府對檔案信息化建設的重要性認識不足，對檔案信息化建設經(jīng)費投入過少，檔案信息化建設沒有納入本地、本部門信息化發(fā)展規(guī)劃和檔案事業(yè)發(fā)展計劃，政府信息化建設規(guī)劃未有檔案信息化建設成分。除?？凇①僦?、澄邁等少數(shù)幾個市縣外，大多數(shù)市縣都僅配置一臺計算機，而且檔次很低。有5個市縣檔案館沒有復印機、去濕機、空調(diào)機等設備。18個市縣檔案館中，僅有3臺消毒設備。省屬廳局單位檔案室設備配置情況相對較好，省屬機關(guān)、企業(yè)事業(yè)檔案室擁有電子計算機167臺，服務器17臺，復印機60臺，分體空調(diào)機171臺，去濕機95臺，消毒設備為零。檔案管理被評為省一級的單位全部實現(xiàn)計算機管理檔案目錄。部分單位檔案部門的計算機與單位的辦公或業(yè)務計算機網(wǎng)絡連接，個別單位檔案部門已經(jīng)實現(xiàn)了文件、檔案管理自動化，做到了電子文件的實時歸檔，即時提供利用。㈢人才隊伍情況。從1998年開始，省檔案局開展計算機管理檔案操作技術(shù)知識培訓工作，全省大多數(shù)檔案局（館）的領導和業(yè)務骨干受過培訓。通過培訓，各級檔案干部對檔案信息化建設的認識不斷提高，計算機知識不斷豐富。全省共有研究館員1人、副研究館員7㈣標準、規(guī)范建設情況。三、全省檔案信息化建設目標堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準、分級建設、安全保密的原則，加快我省檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設，建設數(shù)字檔案館，開展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息服務，加快檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。以政務外網(wǎng)建設為基礎，加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設，實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化，檔案信息利用服務網(wǎng)絡化，檔案管理工作自動化，信息管理法制化。2012年以前要達到以下目標：㈠各級國家綜合檔案館和專業(yè)（部門）檔案館，全面完成檔案基礎目錄數(shù)據(jù)庫建設，在此基礎上構(gòu)建全省檔案目錄中心；㈡依托海南省黨政綜合信息網(wǎng)絡平臺，建立電子文件歸檔和電子檔案管理的標準規(guī)范體系，設立為各級黨政機關(guān)服務的文檔數(shù)據(jù)中心，使文檔數(shù)據(jù)中心成為本級黨委、政府信息資源庫的重要組成部分。近期內(nèi)首先在海南黨政內(nèi)網(wǎng)上構(gòu)建海南省電子公文歸檔管理系統(tǒng)，為省直機關(guān)各用戶提供電子文件的歸檔、查詢、利用等服務，實現(xiàn)電子文件信息的資源共享。?？谑袡n案局也應在近兩年內(nèi)在市黨政網(wǎng)上建立“海口市電子公文歸檔管理系統(tǒng)”；㈢對現(xiàn)有各級檔案網(wǎng)站進行改造升級，市縣檔案館主頁全部實行獨立域名管理,并上載開放檔案目錄及現(xiàn)行公開文件,全面提升全省檔案工作信息網(wǎng)絡的質(zhì)量和水平；㈣在我省電子政務平臺上構(gòu)建文檔一體化管理系統(tǒng)，建立各種載體檔案和相關(guān)電子檔案同步的接收平臺；㈤在海南省黨政綜合信息網(wǎng)絡及海南省政府門戶網(wǎng)站的統(tǒng)一平臺下進行“三網(wǎng)一庫”（內(nèi)部局域網(wǎng)、行業(yè)廣域網(wǎng)、社會公眾網(wǎng)、檔案數(shù)據(jù)庫）建設，基本建成海南省數(shù)字檔案館和?？谑袛?shù)字檔案館，使社會公眾獲得“一站式”的已公開的現(xiàn)行文件和開放檔案查詢、利用服務。內(nèi)部局域網(wǎng)，主要是局（館）機關(guān)內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)和館藏檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)內(nèi)部公文、信息、會務、督查及檔案采集、整理、管理、鑒定、檢索、編研、利用、數(shù)字化等主要業(yè)務網(wǎng)上辦理，為最終實現(xiàn)“數(shù)字檔案館”鋪設道路。行業(yè)廣域網(wǎng)，就是依托省政府電子政務網(wǎng)建設工程，建立為全省各級黨政機關(guān)服務及與全省各市縣檔案局（館）聯(lián)網(wǎng)的全省檔案信息資源專網(wǎng)，實現(xiàn)省直機關(guān)內(nèi)部網(wǎng)間網(wǎng)的橫向互聯(lián)和信息共享，同時與各市縣檔案館、檔案室之間縱向的政務信息傳遞、數(shù)據(jù)傳輸和資源共享等。社會公眾網(wǎng)，就是依托各級公眾信息網(wǎng)，建立面向社會、服務公眾的局（館）省級檔案門戶網(wǎng)站，在網(wǎng)上發(fā)布公共信息和檔案信息，力求在解決網(wǎng)絡安全和保密問題的基礎上，在互聯(lián)網(wǎng)和系統(tǒng)專業(yè)網(wǎng)上進行館藏開放檔案目錄和現(xiàn)行公開文件的網(wǎng)上查詢和瀏覽服務，逐步提高檔案信息化程度，實現(xiàn)檔案信息資源共享，為各級政府和社會公眾提供快捷、優(yōu)質(zhì)的服務及對全省檔案信息網(wǎng)絡實行統(tǒng)一管理。檔案數(shù)據(jù)庫建設，就是嚴格按照國家制定的最新標準規(guī)范和數(shù)據(jù)格式，建設一批檔案信息資源數(shù)據(jù)庫群，如檔案目錄數(shù)據(jù)庫、原文信息數(shù)據(jù)庫、典藉史料數(shù)據(jù)庫、各種多媒體檔案數(shù)據(jù)庫等，為各級領導科學決策、為改革開放和現(xiàn)代化建設、為滿足人民群眾日益增長的物質(zhì)文化需要提供全面、及時、有效的服務。四、全省檔案信息化建設任務㈠進一步加強檔案信息化基礎設施建設⒈提高應用計算機管理檔案的普及率。到2006年底，海南省各級各類檔案館都要普遍運用計算機管理檔案。到2012年底，省級機關(guān)檔案部門的計算機普及率要達到100%，市級機關(guān)要達到80%，縣級機關(guān)要達到60%。⒉建設和完善計算機局域網(wǎng)。目前，海南省檔案館和?？谑袡n案館已建成局域網(wǎng)。到2005年底，三亞、儋州兩市檔案局(館)建成內(nèi)部局域網(wǎng)，其他市縣檔案局(館)爭取在2007年底以前建成內(nèi)部局域網(wǎng)。有條件的專門檔案館、部門檔案館、企業(yè)事業(yè)單位檔案館也應積極建設內(nèi)部局域網(wǎng)。⒊接入黨政網(wǎng)平臺。各級檔案部門要積極參與當?shù)仉娮诱战ㄔO，檔案部門的局域網(wǎng)要按規(guī)定要求接入市、縣黨政專網(wǎng)，并通過海南省黨政綜合信息網(wǎng)絡平臺和省檔案館互聯(lián)互通，實現(xiàn)檔案信息資源共享。⒋逐步添置檔案數(shù)字化設備和軟件。各級檔案館和單位檔案部門應當購置掃描儀、音視頻數(shù)字轉(zhuǎn)換設備、檔案管理軟件等，適應檔案數(shù)字化實際需要。⒌提高檔案工作的智能化管理水平。各級檔案局(館)應當加強對庫房溫濕度監(jiān)測與控制系統(tǒng)，防火、防盜報警系統(tǒng)等信息化改造，提高檔案保護、技術(shù)裝備的自動化程度。㈡全力開展檔案基礎數(shù)據(jù)庫建設。⒉開展檔案全文數(shù)字化工作，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫。在條件允許的情況下，各級檔案館和機關(guān)單位檔案室要有步驟地開展紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化工作，制定館(室)藏檔案數(shù)字化計劃，安排適當投入，逐步開展重要檔案的數(shù)字化工作，建立符合質(zhì)量標準的檔案全文數(shù)據(jù)庫。⒊穩(wěn)步推進檔案多媒體數(shù)據(jù)庫建設。對錄音、錄像、照片檔案進行數(shù)字化，建立一定規(guī)模的多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。至2005年底，省檔案館完成館藏全部照片、錄音、錄像檔案數(shù)字化，分別建立語音、視頻和靜態(tài)圖像數(shù)據(jù)庫，并開展多媒體檔案數(shù)字化相關(guān)技術(shù)研究，爭取成為全省多媒體檔案數(shù)字化示范基地。有條件的市縣檔案館、專門檔案館、部門檔案館以及機關(guān)單位檔案室也應當盡快開展多媒體檔案數(shù)字化工作，積極建設多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。至2007年底，各市縣檔案館都必須完成館藏全部照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化任務。㈢籌劃建設省、市數(shù)字檔案館。海南省檔案局要根據(jù)《全國檔案信息化建設實施綱要》的安排，在2005年內(nèi)提出《海南省數(shù)字檔案館建設技術(shù)方案》，爭取納入次年的省級信息化建設計劃項目予以實施，逐年完成。海口市數(shù)字檔案館的建設工程也要同時啟動，力爭早日完成。主要工作任務有：⒈基礎設施建設方面，抓四個平臺建設：⑴數(shù)字檔案信息傳輸平臺建設。網(wǎng)絡傳輸平臺主要由局域網(wǎng)絡、黨政內(nèi)網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)絡三個平臺組成。局域網(wǎng)絡平臺，承擔數(shù)字檔案館內(nèi)部數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)利用等主要業(yè)務工作。黨政網(wǎng)絡平臺，連接各市縣委、政府計算機中心，實現(xiàn)市縣檔案館與進館單位檔案室網(wǎng)絡連接，通過省黨政內(nèi)網(wǎng)的光纖主干線路將全省檔案網(wǎng)絡連成一個整體。市、縣檔案館必須與本地信息部門配合，使檔案館的布點工作順利完成。國際互聯(lián)網(wǎng)絡平臺，是數(shù)字檔案館連接國際互聯(lián)網(wǎng)的外部網(wǎng)絡平臺，承擔檔案信息發(fā)布、檔案信息在線利用等工作。⑵數(shù)字檔案信息采集平臺建設。主要建設電子目錄采集平臺，全文數(shù)據(jù)采集平臺等，承擔數(shù)字檔案信息的日常采集工作。目錄采集平臺主要承擔館藏各種檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集，進館單位數(shù)據(jù)采集等工作。全文數(shù)據(jù)采集平臺主要包括館藏紙質(zhì)檔案采集、電子檔案數(shù)據(jù)采集、照片檔案采集、多媒體檔案采集、資料信息采集等平臺。⑶數(shù)字檔案信息存儲管理平臺建設。存儲管理平臺主要包括館內(nèi)數(shù)據(jù)存儲管理服務器、全文存儲管理服務器、磁帶備份系統(tǒng)等設備，承擔數(shù)字檔案信息的存儲管理和信息發(fā)布工作。⑷數(shù)字檔案信息應用平臺建設。一是館內(nèi)應用平臺建設，實現(xiàn)數(shù)字檔案信息的查閱利用、編輯研究等功能。二是國際互聯(lián)網(wǎng)檔案信息發(fā)布和在線利用平臺建設，即檔案網(wǎng)站建設，提升現(xiàn)有檔案網(wǎng)站的功能和質(zhì)量。三是政府網(wǎng)絡信息服務平臺建設，主要用于接收電子政務產(chǎn)生的電子公文數(shù)據(jù)，接收通過機關(guān)檔案管理系統(tǒng)整理完畢的電子檔案數(shù)據(jù)，開展檔案信息發(fā)布，檔案信息在線利用工作。⒉檔案信息數(shù)據(jù)庫建設方面，抓三個類型的數(shù)據(jù)庫建設：⑴檔案目錄數(shù)據(jù)庫：該數(shù)據(jù)庫主要存儲著錄標引產(chǎn)生的以二維數(shù)據(jù)表方式存放的檔案二次文獻，主要包括檔案資料案卷級、文件級目錄。數(shù)字檔案館目錄數(shù)據(jù)庫主要數(shù)據(jù)來源包括館藏檔案資料目錄數(shù)據(jù)，各進館單位檔案目錄數(shù)據(jù)。⑵全文數(shù)據(jù)庫：主要包括紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化形成的圖像、文本數(shù)據(jù)，移交進館的電子檔案數(shù)據(jù)，重要資料信息數(shù)據(jù)。⑶多媒體檔案信息數(shù)據(jù)庫：主要包括照片檔案數(shù)字化形成的圖像數(shù)據(jù)，館藏錄音帶、錄像帶數(shù)字化后形成的多媒體信息。㈣加強電子文件歸檔與管理⒉開展黨政機關(guān)電子文件歸檔管理的試點。按照文檔一體化原則、紙質(zhì)文件與電子文件并存的原則、確保網(wǎng)絡安全的原則，以及機關(guān)檔案信息化與電子政務和辦公自動化同步發(fā)展的要求，2005—2006年，在三個以上省直機關(guān)、五個以上市直機關(guān)進行電子文件歸檔及管理試點。至2012年底止，有20%的省直機關(guān)建成數(shù)字化檔案室。⒊繼續(xù)進行《瓊蘭電子文件歸檔與管理系統(tǒng)》研發(fā)，爭取在2005年底前完成軟件定型并予以推廣，以滿足機關(guān)辦公自動化對文檔一體化管理的需求。⒋抓緊構(gòu)建省級電子公文歸檔管理系統(tǒng)。省檔案局(館)利用省黨政綜合信息網(wǎng)絡平臺開展電子公文歸檔管理系統(tǒng)的建設，在2005年初，進行有關(guān)調(diào)研、設計概念模型、制訂政策框架、設置與發(fā)布電子文件標準，建立保證電子文件真實性，可靠性，準確性的有效工作機制，實現(xiàn)政務信息共享，為黨委、政府和社會各界利用電子文件提供有效服務。對電子文件海量存貯與安全保管技術(shù)進行研究，使得在電子政務和辦公自動化環(huán)境中產(chǎn)生的大量電子文件像紙質(zhì)文件一樣得到永久保存。至2005年底，初步建成省電子公文歸檔管理系統(tǒng)。㈤加強檔案管理應用系統(tǒng)建設⒈繼續(xù)推廣先進、實用的檔案管理軟件。按照“相對統(tǒng)一、標準通用”的原則要求，在全省推廣應用《瓊蘭檔案管理系統(tǒng)》、《瓊蘭電子文件歸檔與管理系統(tǒng)》等檔案管理軟件。⒉建立文檔一體化的信息管理體系。各級