辦公室事務(wù)管理特征本站推薦(編輯修改稿)
2024-11-09 17:06 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等。這種直接受意，易于判斷和領(lǐng)會(huì)。另一種是間接受意，指上司在平時(shí)隨便交談情況下，或與其他人員談話中就某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等。文員要善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中意圖當(dāng)做上司的受意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認(rèn)為上司的指示。文員還要防止自作聰明地去捕捉上司的“默許”和“暗示”，以免弄巧成拙。要做到：備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)。注意傾聽，用心判斷指示的用意。必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。第二篇：辦公室事務(wù)管理規(guī)定辦 公 室 事 務(wù) 管 理 規(guī) 定第一條適用范圍本辦法適用于辦公室、會(huì)議室等辦公場(chǎng)所。第二條管理權(quán)責(zé)辦公室的管理由管理部負(fù)責(zé)。第三條管理內(nèi)容一．環(huán)境衛(wèi)生管理1．公司員工應(yīng)保持辦公室及自己辦公桌椅的衛(wèi)生和整齊；2．公司員工必須保持文件柜的整潔，柜內(nèi)檔案資料必須擺放整齊；3．公司員工應(yīng)服從管理部安排，對(duì)辦公區(qū)域及公用部位定期進(jìn)行清潔及整理；4．衛(wèi)生間使用后應(yīng)即時(shí)沖洗，保持清潔無異味；5．禁止員工以任何方式將寵物帶入公司；7．公司辦公區(qū)、員工休息區(qū)、茶水區(qū)、會(huì)議室、走道及衛(wèi)生間內(nèi)嚴(yán)禁吸煙；8．員工辦公桌面除電腦、電話、臺(tái)歷、文件夾、茶杯、小型裝飾物外，不得擺放其他與工作無關(guān)的物品；二．傳真復(fù)印管理1．傳真機(jī)及復(fù)印機(jī)由管理部專人管理；2．復(fù)印后不良之紙張應(yīng)善加利用，涉及機(jī)密資料的須用碎紙機(jī)粉碎；3．為保證復(fù)印機(jī)的性能、壽命，應(yīng)注意彩色和黑白的設(shè)置及紙張的合理使用；4．復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)發(fā)生卡紙或無法復(fù)印、傳真的現(xiàn)象，不得自行處理，應(yīng)及時(shí)通知管理部門處理。三．電話管理1．電話使用時(shí)應(yīng)長(zhǎng)話短說、避免長(zhǎng)時(shí)間占線、嚴(yán)禁打與工作無關(guān)的電話；2．因工作需要撥打長(zhǎng)途或國(guó)際電話的，應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理或管理部許可后方可撥打；3．辦公室員工應(yīng)熟記各分機(jī)號(hào)、電話使用人不在時(shí)、其他職員應(yīng)代為轉(zhuǎn)接，并作記錄，及時(shí)傳達(dá)；4．午間休息時(shí)，應(yīng)留專人負(fù)責(zé)接聽電話；5．接聽電話，應(yīng)使用禮貌用語(yǔ)，以維護(hù)公司形象。四．公司辦公用品及辦公設(shè)備的管理1．申購(gòu)及領(lǐng)用管理(1)個(gè)人使用類文具用品，由各部門員工領(lǐng)用，管理部以個(gè)人為對(duì)象進(jìn)行登記管理；(2)消耗品如復(fù)印紙、墨盒等由管理部統(tǒng)一管理；(3)個(gè)人使用類文具每月分部門在限定的時(shí)間進(jìn)行申領(lǐng)，其余時(shí)間原則上不予申領(lǐng)；(4)管理部每月須及時(shí)統(tǒng)計(jì)辦公用品使用量及使用金額交財(cái)務(wù)部列入費(fèi)用管理；(5)公司員工應(yīng)妥善保管各自零用的辦公用品，嚴(yán)禁員工將公司辦公用品私用；(6)員工或部門因工作需要，購(gòu)買特殊辦公用品，均需提前填寫《資產(chǎn)請(qǐng)購(gòu)單》，由部門經(jīng)理及總經(jīng)理審核后交管理部購(gòu)買；(7)公司所使用之辦公用品由管理部提出請(qǐng)購(gòu)。必需品或消耗品文具耗用量大者，須酌量庫(kù)存。特殊文具管理部門無法采購(gòu)者，得會(huì)同使用部門共同采購(gòu)。(8)新進(jìn)人員到職時(shí)須到管理部辦理辦公用品領(lǐng)用手續(xù)，并列入領(lǐng)用管理。(9)所有離職人員離職時(shí)應(yīng)將剩余辦公用品全數(shù)交回管理部并辦理移交。未辦理移交或有遺失的按原價(jià)賠償。五．郵件及快遞管理，須寫明地址、聯(lián)系方式及快遞形式，交管理部總務(wù)人員辦理；，與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的費(fèi)用自理；，發(fā)現(xiàn)私人信件以公司名義發(fā)送的，可郵寄而選擇快遞的、可隔天發(fā)送而緊急發(fā)送等不合理行為，一經(jīng)查實(shí)，公司有權(quán)給予相應(yīng)的處罰。六．食品衛(wèi)生及設(shè)備管理；、點(diǎn)心，（指定區(qū)域?yàn)椴杷遥?，食用完畢或食用一半的食物?yīng)妥善保管；，公司概不負(fù)責(zé)；，如大蒜，羅卜，韭菜等；，并注意清潔衛(wèi)生，公司有權(quán)根據(jù)冰箱內(nèi)各類食品的存放時(shí)間，空間及食品質(zhì)量情況作出處理；；，嚴(yán)禁將茶葉，茶包及其他固體雜質(zhì)傾倒在內(nèi)；，個(gè)人使用費(fèi)用自理；，使用時(shí)注意加熱容器是否可用于微波爐。七．辦公室鑰匙管理，辦公室鑰匙，辦公桌鑰匙，共用文件柜鑰匙四種類型；，員工如需加班等情況可向部門經(jīng)理申請(qǐng)借用；，不得隨意復(fù)制或轉(zhuǎn)借他人，如有遺失應(yīng)及時(shí)報(bào)告總務(wù)。八．辦公場(chǎng)所的安全管理、通道處嚴(yán)禁堆放雜物，保持門廳整潔及通道暢通，管理部有權(quán)對(duì)亂推亂放的物品予以處理；，公司將安排值班人員，并公布緊急聯(lián)絡(luò)人和聯(lián)絡(luò)方式；，須按規(guī)定提前申請(qǐng)，以方便公司安排；4．員工下班應(yīng)保管好自己的貴重物品，重要文件應(yīng)鎖入抽屜或檔案柜，辦公椅一律推入辦公桌下，要關(guān)好電腦，最后離開公司的員工必須檢查照明、空調(diào)、辦公設(shè)備等用電設(shè)備是否關(guān)閉，并在最后離開時(shí)檢查各房門是否已鎖閉，發(fā)生意外將追究最后離開者的責(zé)任；5．員工辦公桌面除電腦、電話、臺(tái)歷、文件夾、茶杯、小型裝飾物外，不得擺放其他與工作無關(guān)的物品；6．員工不可隨意搬動(dòng)、改變、更換辦公臺(tái)、辦公椅、文件柜等辦公設(shè)備的擺放位置；九．災(zāi)害天氣的安全措施：、紅色臺(tái)風(fēng)信號(hào)或黑色臺(tái)風(fēng)信號(hào)導(dǎo)致無法正常
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