xx社8辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書(編輯修改稿)
2024-08-26 17:12 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 后他想起晚上要給女朋友過生日，心里盤算這件事。這時(shí)，他的手機(jī)突然振動(dòng)起來，他悄悄打開手機(jī)，是條短信，兩個(gè)大學(xué)同學(xué)從外地出差來此，約他晚上參加校友聚會。這時(shí)主持人宣布，由于這次會議時(shí)間緊，請全體與會人員晚上要參加分組討論。這段時(shí)間，李非的MBA學(xué)位論文也到了最后期限，想起這些公事和私事，他有點(diǎn)著急。剛一散會，銷售部的一名員工跑進(jìn)會場，拉著李非就往外走，原來幾名銷售人員與運(yùn)輸部門的幾個(gè)搬運(yùn)工發(fā)生糾紛，現(xiàn)在打起來了。銷售經(jīng)理和在場的保安制止不了，因此派人來找他。（1）以行政助理李非的身份制作一份12月份領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃表。（2）填制一份李非和張總12月24日的工作日志。（3）將李非當(dāng)天的已知事項(xiàng)按時(shí)間管理的原則和方法進(jìn)行安排，用表格記錄各項(xiàng)事情的先后順序。（4）小組充分研究決定后，由一名小組成員擬定最終成果并匯報(bào)。小組組長負(fù)有組織責(zé)任，不可只由一人負(fù)責(zé)，否則整個(gè)小組記為“0”分。 以組為單位采用小組分工合作方式完成教師所布置的任務(wù)。具體為：3人為1小組，以小組為單位討論、交流如何設(shè)計(jì)計(jì)劃表和工作日志，最后以組為單位將成果上交。小組長負(fù)責(zé)人員分工及成果整合，并將任務(wù)完成過程中每個(gè)成員的貢獻(xiàn)加以介紹。最后由一名組員代表小組在課堂上向大家講述，其他組員可補(bǔ)充說明。（1）評分標(biāo)準(zhǔn)。辦公室時(shí)間管理實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目評分標(biāo)準(zhǔn)如表2所列。表2 辦公室時(shí)間管理實(shí)訓(xùn)評分表評價(jià)事項(xiàng)評分要素分值得分12月份領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃表按照領(lǐng)導(dǎo)分工安排活動(dòng)30指定或要求某領(lǐng)導(dǎo)的出席盡量安排計(jì)劃表時(shí)間欄以12月每一天計(jì)計(jì)劃表項(xiàng)目欄應(yīng)包括活動(dòng)或會議的名稱、出席領(lǐng)導(dǎo)人、具體時(shí)間、備注領(lǐng)導(dǎo)的工作日志日志中時(shí)間間隔設(shè)計(jì)合理25領(lǐng)導(dǎo)參加會議、活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容記錄清楚準(zhǔn)確領(lǐng)導(dǎo)接待來訪者姓名、時(shí)間、單位記錄清楚日志填寫考慮領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的工作習(xí)慣秘書的工作日志包括領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)活動(dòng)和工作25包括助理職責(zé)中應(yīng)做的工作包括協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)活動(dòng)的準(zhǔn)備工作工作和個(gè)人事項(xiàng)安排體現(xiàn)輕重緩急原則20合并同類事項(xiàng)兼顧并行串行工作（2）實(shí)訓(xùn)評議。各小組互相觀摩評議，根據(jù)講述成員的表現(xiàn)結(jié)合任務(wù)成果的優(yōu)劣給出各小組成績。然后教師進(jìn)行點(diǎn)評和總結(jié)。學(xué)生評價(jià)占30%，教師評價(jià)占70%。小組成績?yōu)榻M員個(gè)人成績，小組長或優(yōu)秀發(fā)言人分?jǐn)?shù)可適當(dāng)上浮。實(shí)訓(xùn)三 日常接待工作訓(xùn)練【訓(xùn)練課時(shí)】4課時(shí)【訓(xùn)練目的】通過訓(xùn)練，使學(xué)生熟悉日常接待工作地內(nèi)容和要求，掌握日常接待工作的程序及接待禮儀，通過接待訓(xùn)練培養(yǎng)塑造良好自我形象意識，提高與人交往的技能和方法。1. 訓(xùn)練任務(wù)根據(jù)教師提供的實(shí)訓(xùn)情景，模擬秘書預(yù)約接待和未預(yù)約接待工作，演示針對不同來訪者的程序和方法。實(shí)訓(xùn)情景1：一天上午，某公式秘書于小菲正在公司前臺接電話，電話是一個(gè)客戶打來的，由于事情有點(diǎn)復(fù)雜，兩人通話已有一段時(shí)間。這時(shí)候進(jìn)來兩位客人，一位是已經(jīng)預(yù)約的，一位是還未預(yù)約的。這時(shí)秘書于小菲應(yīng)該怎樣處理才能使電話里的客戶和來訪客人都比較滿意。請學(xué)生以于小菲的身份進(jìn)行演示。實(shí)訓(xùn)情景2：下午，秘書于小菲正在前臺接電話，忽然看見兩位客人直接去往經(jīng)理辦公室。于小菲見狀，趕緊對著電話說了兩句將電話放下，然后上前叫住這兩位客人?？腿擞行┎荒蜔?，說：“我們上午剛來過，是找你們經(jīng)理的。上午的事沒有辦完?！庇谛》普f：“對不起，請你們稍等一下。我馬上跟經(jīng)理聯(lián)系?！笨偨?jīng)理在電話里說：“我不想見他們，請你幫我擋一下。”請演示于小菲處理這件事情的過程和方法。2. 訓(xùn)練說明和要求（1）請四位同學(xué)風(fēng)別扮演于小菲、通電話客戶、預(yù)約客人和未預(yù)約客人，扮演來訪客人的三位同學(xué)可根據(jù)情況自行演繹，看秘書如何接待。其他同學(xué)根據(jù)秘書的接待方法和接待禮儀進(jìn)行討論與評價(jià)。（2）請四位同學(xué)分別扮演于小菲、兩位客人和經(jīng)理。其他同學(xué)根據(jù)四位同學(xué)的表演記錄下四人表現(xiàn)的好與不足的地方，然后進(jìn)行討論與評價(jià)。尤其是于小菲的擋客禮儀是否恰到好處。請不同的同學(xué)扮演于小菲，分組進(jìn)行討論與評價(jià)。每小組以情景模擬與角色扮演方式完成教師布置得任務(wù)。具體為：每組7人，每組學(xué)生分為A、B兩類；A類學(xué)生扮演于小菲、打電話客戶、預(yù)約客人和未預(yù)約客人即角色扮演者；B類作為觀眾，以旁觀者的身份來觀察秘書的接待行為。然后A、B兩類人員角色互換，從不同角度對接待方法和程序進(jìn)行體會。模擬會客室、模擬談判室、利用多媒體教室或普通教室。（1）評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。日常接待實(shí)訓(xùn)評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)如表3所列。表3 日常接待實(shí)訓(xùn)評分表評分要素根據(jù)實(shí)訓(xùn)情況對有關(guān)要素評出優(yōu)、良、中、差以站立姿態(tài)面帶微笑主動(dòng)問候了解來訪者身份，確定來訪者是預(yù)約還是未預(yù)約如需來訪者等候，款待茶水，遞送書刊，與來訪者交流倒茶、端茶、敬茶合乎禮儀規(guī)范對無約來訪者根據(jù)情況向領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)，對預(yù)約來訪者引領(lǐng)或指明領(lǐng)導(dǎo)辦公室?guī)Э腿说筋I(lǐng)導(dǎo)辦公室前敲門，經(jīng)允許后進(jìn)入進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)辦公室后，按禮儀要求替雙方作介紹如領(lǐng)導(dǎo)失約，向客人道歉并解釋，與對方另約時(shí)間禮貌送別來訪者按要求做好來訪記
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