【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 傳真）件。掌握了以上情況后，再制定一份周密的中外文書(shū)面接待活動(dòng)日程安排表，包括迎送、會(huì)見(jiàn)、會(huì)談、簽字儀式、宴請(qǐng)、參觀游覽、交通工具、餐寢時(shí)間、陪同人員等詳細(xì)內(nèi)容。 21 出版社 社文分社 秘書(shū)理論與務(wù)實(shí) 二、外事活動(dòng)中迎送的合理安排 在外事活動(dòng)安排中，要依據(jù)來(lái)訪者的身份，確定迎送規(guī)格。根據(jù)國(guó)際慣例，主要迎送人通常同來(lái)賓的身份相當(dāng)。出面迎送需組織好迎送儀式，并根據(jù)來(lái)訪對(duì)象的身份有選擇地進(jìn)行適當(dāng)?shù)膱?chǎng)地布置、獻(xiàn)花等準(zhǔn)備工作，也可按來(lái)訪來(lái)賓的不同身份及來(lái)訪的重要性要求，相應(yīng)地準(zhǔn)備照相、拍電視、組織群眾場(chǎng)面等內(nèi)容，比如飛機(jī)（車(chē)、船）抵離時(shí)間、獻(xiàn)花人員的挑選和鮮花花束（花環(huán)）的準(zhǔn)備、介紹賓主相見(jiàn)的方式、車(chē)輛順序的編排、座次的安排、國(guó)旗的懸掛，等等，都要逐項(xiàng)落實(shí)。 22 出版社 社文分社 秘書(shū)理論與務(wù)實(shí) 三、外事接待會(huì)見(jiàn)會(huì)談活動(dòng)安排 會(huì)見(jiàn)與會(huì)談是外事活動(dòng)中的重要環(huán)節(jié)。無(wú)論是正式涉外訪問(wèn)、談判、考察，還是禮節(jié)性拜訪，通常都會(huì)有會(huì)見(jiàn)與會(huì)談環(huán)節(jié)，以增進(jìn)雙方了解，發(fā)展友誼，增進(jìn)雙方的合作與交流。 會(huì)見(jiàn)是常見(jiàn)的外事活動(dòng)。外事活動(dòng)中接見(jiàn)一方的安排人，應(yīng)主動(dòng)將會(huì)見(jiàn)時(shí)間、地點(diǎn)、主方出席人、其他具體安排及有關(guān)注意事項(xiàng)通知對(duì)方。 會(huì)談是指雙方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化及其他共同關(guān)心的問(wèn)題交換意見(jiàn)。會(huì)談內(nèi)容較為正式，且政治性或?qū)I(yè)性較強(qiáng)。 23 出版社 社文分社 秘書(shū)理論與務(wù)實(shí) 參加簽字儀式的，基本上是雙方參加會(huì)談的全體人員。雙方為了對(duì)簽訂的協(xié)議表示重視，往往由更高的領(lǐng)導(dǎo)人出席簽字儀式。 四、涉外宴請(qǐng)安排 在涉外交往中，用餐的問(wèn)題盡管極其普通，但又十分重要。在宴請(qǐng)外賓時(shí)，如果對(duì)用餐的問(wèn)題考慮不周，就會(huì)令對(duì)方不滿(mǎn)。宴請(qǐng)時(shí)主要需要注意的問(wèn)題有菜單的選定、就餐的方式、宴會(huì)的位次、用餐的環(huán)境等。在進(jìn)行涉外宴請(qǐng)時(shí)，除了要注意節(jié)省開(kāi)支、量力而行外，最重要的是要對(duì)對(duì)方愛(ài)吃什么和不吃什么心中有數(shù)。 24 出版社 社文分社 秘書(shū)理論與務(wù)實(shí) 五、涉外參觀瀏覽活動(dòng)安排 參觀游覽項(xiàng)目的選擇主要考慮以下幾個(gè)因素：（ 1）訪問(wèn)目的、性質(zhì)，以使參觀項(xiàng)目的安排具有一定針對(duì)性。（ 2）客人的意愿與興趣及特點(diǎn)。（ 3）結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，選定某些具有地方特色的且外賓也相對(duì)感興趣的參觀項(xiàng)目。 項(xiàng)目確定之后，應(yīng)作出詳細(xì)計(jì)劃，向外賓交代清楚，并告知全體接待人員。 按國(guó)際交往禮節(jié)，外賓前往參觀時(shí)，一般都有身份相應(yīng)的人員陪同，如有身份高的主人陪同，應(yīng)提前通知對(duì)方。 25 出版社 社文分社 秘書(shū)理論與務(wù)實(shí) 參觀項(xiàng)目一般是邊看陪同人員邊介紹，但如果有涉及保密或商業(yè)機(jī)密的內(nèi)容要避開(kāi)，以免泄密。參觀項(xiàng)目概況盡可能事先發(fā)給書(shū)面材料，節(jié)約參觀介紹時(shí)間，讓客人盡可能多地實(shí)地參觀。 通?？梢詤⒂^的地方都允許攝影。遇到不讓攝影的項(xiàng)目，應(yīng)先向來(lái)賓說(shuō)明，并在現(xiàn)場(chǎng)豎外文的說(shuō) 參觀地點(diǎn)遠(yuǎn)，或是外出游覽，要考慮用餐時(shí)間和地點(diǎn)，如果郊游，則應(yīng)準(zhǔn)備食品、飲料、餐具，等等。有的地方還要預(yù)訂休息室。 26 出版社 社文分社 秘書(shū)理論與務(wù)實(shí) 第二單元 外事接待事務(wù)處理 外事接待隨著接待對(duì)象的不同，接待計(jì)劃的設(shè)定也不相同。在外事接待工作的實(shí)際操作過(guò)程中，要根據(jù)外事活動(dòng)目的、性質(zhì)及對(duì)象不同，進(jìn)行外事接待的適時(shí)處理。在外事接待處理中，常見(jiàn)的接待技巧有： 一、明確外事接待方案的內(nèi)容 （ 1）來(lái)訪者的基本情況。應(yīng)寫(xiě)明來(lái)訪者的國(guó)籍、代表團(tuán)名稱(chēng)、主賓姓名、人數(shù)、抵離日 期、交通工具、來(lái)訪目的以及我方的接待方針。 27 出版社 社文分社 秘書(shū)理論與務(wù)實(shí) （ 2）活動(dòng)安排部分。應(yīng)逐項(xiàng)寫(xiě)明迎送、會(huì)見(jiàn)、宴請(qǐng)、會(huì)談、晚會(huì)、參觀等活動(dòng)的具體情況及要求。要明確我方參加各項(xiàng)禮儀活動(dòng)的主要人員、活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)等。 （ 3）生活安排部分要寫(xiě)明客人下榻的賓館，日?；锸硺?biāo)準(zhǔn)，乘坐什么車(chē)輛等。 （ 4）接待方案中還要明確接待費(fèi)用由誰(shuí)負(fù)擔(dān)。如需安排新聞報(bào)道，也應(yīng)在方案中寫(xiě)明。 28 出版社 社文分社 秘書(shū)理論與務(wù)實(shí) 二、外事接待方案的制訂依據(jù)及需注意的問(wèn)題 （ 1）對(duì)本部門(mén)、本單位邀請(qǐng)的團(tuán)組或個(gè)人，主要根據(jù)邀請(qǐng)目的和外賓的國(guó)別、身份、地位、要求等，結(jié)合我方的實(shí)際情況，制定接待方案。 （ 2）對(duì)上級(jí)有關(guān)部門(mén)指派或有關(guān)部門(mén)及其對(duì)口單位委托接待的團(tuán)組或個(gè)人，應(yīng)根據(jù)上級(jí)或者有關(guān)部門(mén)的安排、部署和要求，結(jié)合地方的實(shí)際情況，制定出周密、完善、可行的計(jì)劃。 29 出版社 社文分社 秘書(shū)理論與務(wù)實(shí) （ 1）必須弄清外賓人數(shù)、國(guó)籍、性別、飲食習(xí)俗以及代表團(tuán)成員的個(gè)別要求等情況。 （ 2）方案一經(jīng)批準(zhǔn)，要認(rèn)真落實(shí)，各項(xiàng)工作都應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)安排。 （ 3）對(duì)接待過(guò)程中某些具體情況的變化，事前應(yīng)有充分的考慮和準(zhǔn)備。 （ 4）外事接待方案屬保密文件（視外賓情況和身份而劃定密級(jí)），不應(yīng)向無(wú)關(guān)人員泄露。 30 出版社 社文分社 秘書(shū)理論與務(wù)實(shí) 三、外事接待禮賓相關(guān)禮儀 （ 1）按身份與職務(wù)的高低排列。這是禮賓次序排列的主要根據(jù)。一般官方活動(dòng)，經(jīng)常是按身份與職務(wù)的高低安排禮賓次序。 （ 2）按字母順序排列。多邊活動(dòng)中的禮賓次序有時(shí)按參加國(guó)國(guó)名字母順序排列，一般以英文字母排列居多，少數(shù)情況也有按其他語(yǔ)種的字母順序排列。 （ 3）按通知代表團(tuán)組成的日期先后排列。有些國(guó)家舉行多邊活動(dòng)，常采用按通知代表團(tuán)組成的日期先后排列禮賓次序。 31 出版社 社文分社