會議接待服務(wù)內(nèi)容、流程及標(biāo)準(zhǔn)(編輯修改稿)
2024-11-04 00:13 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 ，應(yīng)5分鐘內(nèi)送到，如無法滿足，會議接待員亦應(yīng)5分鐘內(nèi)到會議室向客人解釋，如客人不滿意或不接受，會議接待員應(yīng)通知會議負(fù)責(zé)人到場解決。10）會議結(jié)束后，會議接待員應(yīng)簡單將會議室收拾一遍，包括將桌椅擺放整齊；煙灰盅、盒紙鎖回茶水柜；所有設(shè)備恢復(fù)原狀；會議臨時用品（插線板、銘牌、臨時增加的椅子、白板等）還到倉庫，如果桌面及地面較臟，應(yīng)通知清潔員到場清潔，清潔后會議接待員將燈、空調(diào)、窗關(guān)好，以便迎接下一個會議。11）每天下班前，會議接待員還應(yīng)對自己管理區(qū)域的會議室檢查一遍門、窗、空調(diào)、燈、設(shè)備是否關(guān)好才能離開。（專指服務(wù)區(qū)域在主樓內(nèi)的會議室）：1)會議接待負(fù)責(zé)人接到熱線人員中、大型及重要會議通知后，與預(yù)訂會議人員聯(lián)系，了解會議的需求，并要求對方在《會議物資需求表》、《會議費(fèi)用結(jié)算表》中簽字確認(rèn)。2)按客戶要求申購會議物資。3)申購物資到位后，提前一天準(zhǔn)備好橫幅，擺放好鮮花；并對會議室進(jìn)行全面檢查，與會議主辦單位（部門）保持聯(lián)系，對座位數(shù)、名位牌、會標(biāo)等進(jìn)行核對，同時應(yīng)對影視、音響設(shè)備、燈光、花卉擺設(shè)、茶水茶杯準(zhǔn)備、衛(wèi)生情況、進(jìn)出通道進(jìn)行檢查，要求達(dá)標(biāo)后對會議室進(jìn)行封閉管理，不準(zhǔn)無關(guān)人員進(jìn)入會場（會議室）；一切準(zhǔn)備妥當(dāng)后，可要求客戶到現(xiàn)場觀看。4)會議接待員必須注意自己的儀表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分鐘到崗，并于會議開始前15分鐘將茶水準(zhǔn)備到位，在會議室門外面帶笑容站好等待迎接參會人員。5)）條款到第11）條款的程序開展工作。6)會議快結(jié)束時，服務(wù)員在會議室門外站好準(zhǔn)備歡送參會人員；7)客戶部主任或客戶服務(wù)經(jīng)理，必須到場監(jiān)督會務(wù)工作人員的情況，巡視會議室的準(zhǔn)備情況和會議的進(jìn)行情況，以便有突發(fā)事情時及時應(yīng)對；8)如會議有需要，在會議期間應(yīng)加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作，防止無關(guān)人員進(jìn)入會場擾亂會；機(jī)電設(shè)備部人員應(yīng)注意會議期間用電設(shè)備的工作情況，防止事故產(chǎn)生，應(yīng)保證走火通道的暢通，緊急情況下，應(yīng)有服務(wù)員在場進(jìn)行疏導(dǎo)。9)會議結(jié)束后，會議接待負(fù)責(zé)人持客戶確認(rèn)的《會議物資需求表》、《會議費(fèi)用結(jié)算表》到我部收費(fèi)員處開發(fā)票。10)將發(fā)票交客戶時一定要求客戶簽收，會議接待負(fù)責(zé)人一直跟進(jìn)，直到我司收到該費(fèi)用為止。：1)接到熱線人員的通知后，）條款到第11）條款的程序開展工作?！渡虅?wù)接待活動登記表》上交會議接待負(fù)責(zé)人員，并在第二天一上班重新收集新的信息，涉及到語音、投影系統(tǒng)的會議及其他部門配合的接待工作，應(yīng)將會議情況記錄在《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》中交弱電組及其他部門進(jìn)行會議準(zhǔn)備。，并將新信息及時通知會議接待負(fù)責(zé)人員，由其安排工作并將新信息登記在《商務(wù)接待活動登記表》中。會議接待人員在會議前15分鐘完成對會議室的檢查及準(zhǔn)備工作，檢查結(jié)果記錄在《商務(wù)接待活動登記表》上。無語音、投影系統(tǒng)的會議不用填《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》?！渡虅?wù)接待活動登記表》時，應(yīng)將前一天的《商務(wù)接待活動登記表》、《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》交服務(wù)熱線值班人員統(tǒng)一歸檔。、投影會議室預(yù)定信息后，5分鐘內(nèi)將《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》交給弱電組指定的技術(shù)員，由其在會議前15分鐘內(nèi)做好準(zhǔn)備工作。、二類會議、電視電話會議的會議接待工作，應(yīng)在管理中心發(fā)出通知后進(jìn)行?？蛻舨繉訒h使用方，確定會議議程，轉(zhuǎn)交弱電組、嚴(yán)格按議程準(zhǔn)備及配合。、參觀接待、二類會議及4電視電話會議，由服務(wù)熱線值班人員通過公司內(nèi)部網(wǎng)向客服中心負(fù)責(zé)人及公司直接領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布信息。備注：參觀接待、二類會議、多功能會議廳及4樓電視電話會議的工作流程均應(yīng)按上述內(nèi)容實(shí)施，以保證商務(wù)活動的統(tǒng)一性及各項(xiàng)質(zhì)量記錄表格的有效性。：保證會議系統(tǒng)的設(shè)備正常運(yùn)行：1)每周維護(hù)、檢查會議室的會議設(shè)備（語音、投影），做好維護(hù)、檢查工作的記錄，每月進(jìn)行會議室會議設(shè)備功能性的評估。2）會議前半小時按照服務(wù)熱線提供的《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》，對會議室會議系統(tǒng)進(jìn)行檢測，并將完成情況記錄在《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》上，由會議接待人員進(jìn)行復(fù)核。3）領(lǐng)導(dǎo)以上重要會議，完成檢測后應(yīng)在現(xiàn)場對會議全程跟進(jìn)。4）會議開始前5分鐘，會議接待人員用禮貌語言“各位領(lǐng)導(dǎo)早上好（下午好），進(jìn)行最后一次試音”，驗(yàn)證會議系統(tǒng)會議服務(wù)規(guī)范（1）會議服務(wù)人員的儀容儀表、語言、態(tài)度、紀(jì)律、服務(wù)衛(wèi)生儀容儀表a)著裝統(tǒng)一整潔，佩戴服務(wù)標(biāo)志，不穿拖鞋，響釘鞋。b)服務(wù)人員長發(fā)不遮眼、后發(fā)不披肩、要求畫淡妝，不濃妝艷抹，不佩戴首飾。c)坐站規(guī)范端莊，不翹腿。2）語言a)語言溫和親切，音量適中，普通話規(guī)范。b)語言文明禮貌，使用禮貌用語。c)對服務(wù)對象主動打招呼，不漫不經(jīng)心，不粗言粗語，不大聲喧嘩。3)態(tài)度a)敬業(yè)、勤業(yè)、樂業(yè)，精神飽滿，彬彬有禮。b)微笑服務(wù)，態(tài)度勤懇、熱情、周到。c)工作差錯失誤及時糾正并當(dāng)面賠禮道歉。d)解釋問題有禮有節(jié)。e)想服務(wù)對象之所想，及服務(wù)對象之所急，盡服務(wù)對象之所需。4)紀(jì)律a)上班前不飲酒，不吃異味食物。c)不準(zhǔn)擅自脫崗、漏崗，不在服務(wù)場所使用電話。d)服務(wù)過程中不打哈欠，噴嚏，挖耳鼻。e)嚴(yán)格遵守職業(yè)道德。a)工作服固定、整潔、干凈。b)定期體檢，健康合格，持證上崗。c)用品用具分類管理，及時清潔消毒，擺放整齊。（2）會議服務(wù)的程序會議服務(wù)三步走:準(zhǔn) 備跟蹤收尾一、會前準(zhǔn)備會議服務(wù)員在接會議通知單后，須了解：1）會議單位名稱、與會人數(shù)、重要領(lǐng)導(dǎo)。2）了解會議使用場地。3）了解會議開始的時間、場次。4）了解會議中需要注意的事項(xiàng)及布置。根據(jù)要求將所需的各種用具準(zhǔn)備好。如：會議桌、會議椅、演講臺、白板、幕布、紙杯、礦泉水、茶葉、煙缸、抽紙、白板筆、橫幅、鮮花等綠色植樹、人名牌、指示牌等。負(fù)責(zé)人員：會議服務(wù)員完成時間：會議開始前一天按要求將會議需用的設(shè)備準(zhǔn)備到位。需在大中劇院舉行的會議，工程部人員須調(diào)試好相關(guān)設(shè)備如麥克風(fēng)、幻燈機(jī)、投影儀等，并確保其正常使用。負(fù)責(zé)人員：
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