【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 CAD設(shè)計(jì)圖紙，由于文件系統(tǒng)格式不同，造成檔案光盤系統(tǒng)無(wú)法利用CAD形成的光盤?？睖y(cè)設(shè)計(jì)階段是確定電子文件歸檔范圍的最佳時(shí)機(jī)。從工程項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)文件形成之時(shí)起，檔案管理者即介入，進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，提出文件運(yùn)行的環(huán)境背景、元數(shù)據(jù)，劃定該歸檔的文件范圍，敦促其進(jìn)行適時(shí)歸檔，防止電子文件的丟失，保證電子文件的完整、準(zhǔn)確。據(jù)《清華大學(xué)自動(dòng)輸入及管理系統(tǒng)TH－DAIMS使用指南》統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行系列產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)，新型號(hào)圖紙80％可以采用同一系列原圖圖紙，無(wú)須任何修改，而20％需要修改的圖紙中，也只要做局部修改。但由于工程設(shè)計(jì)電子文件始終處于動(dòng)態(tài)過(guò)程，其內(nèi)容在不斷變化，設(shè)計(jì)人員受計(jì)算機(jī)內(nèi)存容量影響，常會(huì)刪除一些過(guò)時(shí)信息，為確保歸檔電子文件的完整、準(zhǔn)確，必須實(shí)行歸檔紙質(zhì)文件的同時(shí)歸檔完整的電子文件。工程項(xiàng)目電子文件的歸檔與驗(yàn)證應(yīng)同步進(jìn)行。電子文件的技術(shù)性鑒定包括對(duì)信息的真實(shí)、可靠、完整、可讀性的認(rèn)定和對(duì)文件載體的性能的檢測(cè)?？勺x性鑒定目的在于確認(rèn)電子文件中的內(nèi)容可以正常讀出，沒(méi)有丟失和差錯(cuò)。進(jìn)行可讀性鑒定時(shí)不僅要確認(rèn)文件在當(dāng)時(shí)的可讀狀態(tài)，同時(shí)需要分析其是否具備日后多次無(wú)差錯(cuò)讀出的性能。檢查歸檔電子文件的輔助技術(shù)材料是否齊全也是可讀性鑒定中不可忽視的內(nèi)容，如關(guān)于電子文件使用的操作系統(tǒng)和支持軟件的記錄材料，是保證電子文件由代碼還原為可讀信息的“引導(dǎo)”，不可遺漏。對(duì)于電子文件的可靠性鑒定，主要從內(nèi)容的真實(shí)、完整性上去把關(guān)。電子文件的易修改性使得計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中同一文件經(jīng)常存在不同版本，歸檔的電子文件必須是最終版本，必要時(shí)可保存某些草稿和定稿。電子文件的版本不像紙質(zhì)文件的稿本那樣易于識(shí)別，管理人員可借助計(jì)算機(jī)中記錄下來(lái)的時(shí)間進(jìn)行比較和鑒定。從文件的相關(guān)性入手檢查歸檔電子文件的完整性。隨著軟件功能和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，一套電子文件中的文字、圖表、數(shù)據(jù)分布在幾個(gè)甚至幾十個(gè)地方的情況會(huì)越來(lái)越多，即使在同一主機(jī)內(nèi)，一份電子文件也可能以若干份文件相連接的方式存在。如果分布在各處的“文件成分”匯集不齊，一份文件便無(wú)法再現(xiàn)其全貌。對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行無(wú)病毒鑒定。檔案部門接收的電子文件來(lái)自四面八方，受病毒侵害的機(jī)會(huì)多，因此對(duì)于以介質(zhì)狀態(tài)歸檔的電子文件，應(yīng)先殺毒，再接收，避免危及整個(gè)檔案管理系統(tǒng)。參考文獻(xiàn)：CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求。GB／T －、電子文件光盤存儲(chǔ)歸檔一致性測(cè)試。GB／T 17679－1999 、馮惠玲。擁有新記憶——電子文件管理研究。、茆榮珍。水利勘測(cè)設(shè)計(jì)電子文件歸檔與電子檔案管理面臨的問(wèn)題及對(duì)策。治淮，.第四篇：公司文件打印歸檔管理規(guī)定公司文件打印歸檔管理規(guī)定 第一條 公司的文件，有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部遞傳的簡(jiǎn)單請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文件，一般不予打印。第二條 公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理；部門經(jīng)理不在時(shí)，可經(jīng)總裁辦公室主任同意后辦理。第三條 私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送，以免影響公司的正常工作。第四條 文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)。對(duì)收到的文件資料，應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來(lái)拿取回，不得延誤。第五條 文印室人員應(yīng)樹(shù)立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得截留任何文件。第六條 文印室對(duì)送來(lái)打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。屬業(yè)務(wù)部門的，由各部門承擔(dān)費(fèi)用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列行政開(kāi)支。第七條 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的，給予批評(píng)或處50元以上罰款，屢教不改或給公司造成不良的社會(huì)影響或較大經(jīng)濟(jì)損失的，處50元以上罰款直至辭退。企業(yè)文件管理制度(一)總則 第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡(jiǎn)稱兩辦)歸口管理。(二)收文的管理 第四條 公文的簽收 (除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交兩辦機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口“核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。第五條　公文的編號(hào)保管 “文件處理傳閱單“，并分類登記編號(hào)、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。，不得個(gè)人保存。第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn) (或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。第七條 文件的傳閱與催辦。，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示“、“擬辦意見(jiàn)“兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書(shū)，切忌橫傳。，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，