歸檔文件管理操作規(guī)程(編輯修改稿)
2024-10-18 13:33 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 )。 排列 歸檔文件一般應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目 (即保管期限或機(jī)構(gòu)問(wèn)題 )內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。作為按年度歸檔的常設(shè)單位，具體可采用如下五種排列方法中的某一方法排列。 分保管期限按類(lèi)目先后順序排列。即不同期限的文件分開(kāi)排列，同一保管期限的文件按類(lèi)目先后順 序排列。這種方法適用于各單位。 分保管期限按文件辦理完畢的先后順序排列。這種方法便于將辦理完畢的文件材料實(shí)行平時(shí)歸檔，它一般適用于每年歸檔文件較少或已實(shí)行計(jì)算機(jī)專(zhuān)用軟件管理檔案的單位。 分機(jī)構(gòu) (問(wèn)題 )及保管期限 (即不同一級(jí)類(lèi)目、不同保管期限的文件材料互不相接 )，按該機(jī)構(gòu) (問(wèn)題 )內(nèi)的類(lèi)目先后順序排列。這種方法僅適用于按內(nèi)部科室單獨(dú)辦理文件材料并整理歸檔的單位，或歸檔文件材料量大有必要按一級(jí)類(lèi)目 (問(wèn)題 )單獨(dú)整理歸檔的單位。 分機(jī)構(gòu) (問(wèn)題 )及保管期限，按文件辦理完畢的先后順序排列。這種方法便于將辦理完畢的文件材料按機(jī)構(gòu) (問(wèn)題 )實(shí)行平時(shí)歸檔，它的適用單位的范圍與上一條相同。 編號(hào) 。 歸檔章的位置應(yīng)根據(jù)歸檔文件的裝訂方法而定。單件裝訂的一般在每件文件首頁(yè)左上端 (A4 或 16K 縱向幅面格式，下同 )的空白處；數(shù)件合訂的一般在每件文件首頁(yè)右上端的空白處，同時(shí)還應(yīng)將此裝訂單位加上封面，封面上一般注明 **材料、左上方加蓋歸檔章、室編件號(hào)欄內(nèi)標(biāo)注起止件號(hào)。 歸 檔章可設(shè)置為 2行 3列 6 個(gè)用于填寫(xiě)全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu) (問(wèn)題 )、保管期限、館編件號(hào)等項(xiàng)的空格 (如圖 )，也可將需填寫(xiě)的全宗號(hào)、年度、保管期限及機(jī)構(gòu) (問(wèn)題 )等項(xiàng)一同設(shè)置在相應(yīng)的空格內(nèi)。 全宗號(hào)：即檔案館給立檔單位
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