【文章內(nèi)容簡介】 轉(zhuǎn)化為高層次信息）,第三節(jié) 日常工作中的參謀咨詢,五、日程安排和突發(fā)事件處理中的參謀咨詢 (一) 日程安排中的參謀咨詢 (二) 突發(fā)事件處理中的參謀咨詢,經(jīng)典案例,20世紀(jì)80年代，美國電視臺(tái)直播了“挑戰(zhàn)者號(hào)” 航天飛機(jī)起飛，因?yàn)檫@是首次進(jìn)入太空的女宇航員。她是一位中學(xué)教師，將在太空為學(xué)生們做一系列物理實(shí)驗(yàn)，所以數(shù)以萬計(jì)的學(xué)生和家長觀看。 然而起飛僅數(shù)分鐘就起火墜毀了，全國人民為之震驚和悲痛。當(dāng)時(shí)美國總統(tǒng)里根正在國會(huì)開會(huì)，白宮辦公廳的領(lǐng)導(dǎo)并未授權(quán)負(fù)責(zé)撰稿的秘書起草講話稿，但女秘書卻早已坐在電腦旁流著淚敲打鍵盤。 當(dāng)里根匆忙趕到電視臺(tái)打算即興講話時(shí)，女秘書及時(shí)遞上了演講稿。里根是演員出身，面對(duì)鏡頭聲情并茂地念了起來。美國人民被感動(dòng)了。后來的民意調(diào)查顯示，里根的支持者在這次事件后不斷上升。,第三節(jié) 日常工作中的參謀咨詢,六、對(duì)職能部門工作的參謀咨詢 秘書機(jī)構(gòu)對(duì)職能部門的參謀咨詢服務(wù)主要體現(xiàn)在信息工作、文書工作、資料工作、談判工作等方面。,拓展思考： 秘書在參謀咨詢的過程中，如何處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系？,錯(cuò)誤的手寫的單據(jù),公司經(jīng)理交給李秘書一張手寫的單據(jù)，要秘書打入電腦，發(fā)到財(cái)務(wù)科。秘書完全按照單據(jù)上的數(shù)字打入了電腦。過了幾天，財(cái)務(wù)科來電說數(shù)字錯(cuò)誤，經(jīng)理沖著秘書發(fā)了火，說她連這么簡單的小事都會(huì)搞錯(cuò)，以后應(yīng)該認(rèn)真點(diǎn)。這時(shí)，李秘書應(yīng)該怎么辦？ 這一天，經(jīng)理又拿來了一張單據(jù)，秘書一看，里面數(shù)字的排列規(guī)律和上次的一樣（銷售額小，利潤額大），她估計(jì)一定又是經(jīng)理搞錯(cuò)了，這次，秘書應(yīng)該怎么辦？,分析,李秘書不能對(duì)經(jīng)理說：“經(jīng)理，你這次的數(shù)字排列和上次一樣，肯定錯(cuò)了，上次也是這樣，是你自己搞錯(cuò)了，你不應(yīng)該怪我?！?原則：秘書應(yīng)理解上司的心理，要維護(hù)上司的自尊心。即使是上司錯(cuò)了，但如果當(dāng)面對(duì)質(zhì)，則不利于搞好與上司的關(guān)系。 秘書應(yīng)走到上司面前，輕輕地對(duì)上司說：“經(jīng)理，我恐怕又打錯(cuò)單據(jù)，請(qǐng)你與我核對(duì)一下數(shù)字。”這樣，經(jīng)理在核對(duì)數(shù)字過程中，自己會(huì)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，從而對(duì)上次的錯(cuò)誤也會(huì)有所察覺，也許會(huì)對(duì)秘書道歉。,一笑置之不作解釋（一）,某市教育局秘書科王科長正在辦公室批閱文件，本單位一位以愛上訪告狀聞名的退休干部楊某走了進(jìn)來，說要找局長。王科長先熱情地招呼他坐下，然后敲開局長辦公室的門，請(qǐng)示局長。局長正忙于局里的工作，無法見楊某，說：“告訴他我不在”。 王科長回辦公室對(duì)楊某：“領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室，你先回去，有什么事我可以代為轉(zhuǎn)告。”楊某離開了秘書科。 一個(gè)多小時(shí)后，王科長起身去檔案室，在走廊竟看見局長與楊某在衛(wèi)生間門口握手寒暄并聽楊某說：“剛才王科長說你不在辦公室！”“哪里，我一直在?。　本珠L毫不遲疑地回答。王科長頓感一陣冰涼。,一笑置之不作解釋（二）,原來?xiàng)钅匙叱雒貢坪蟛⑽措x開，在走廊內(nèi)來回走動(dòng)，剛巧碰上局長上衛(wèi)生間，急忙搶上前去打招呼，這才有了剛才的一幕。事后楊某逢人就說王科長欺上瞞下，品質(zhì)太低，沒有資格當(dāng)科長。王科長有口難辯，剛開始感到很委屈，后來一想，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)這樣做也是出于無奈，當(dāng)秘書的應(yīng)注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的形象，否則將給工作造成不良影響。所以，他從不對(duì)人解釋此事。聽到議論，也一笑置之。 問題：王科長的擋駕成功了沒有？ 秘書應(yīng)怎樣維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的形象？,材料沒按時(shí)拿出來后……,李秘書好學(xué)上進(jìn)，多次受到領(lǐng)導(dǎo)表揚(yáng)。一天公司曾經(jīng)理急著去市里開會(huì)，可要上報(bào)的材料還未拿到手，有人說材料是李秘書整理的，而他正好不在，性急的經(jīng)理命人馬上找回了秘書，“你干什么去了，材料為什么不按時(shí)拿出來？叫我拿什么去開會(huì)？失職！廢物！” 從未受過如此批評(píng)的李秘書，漲紅著臉，三步并作兩步，一掌拍在曾經(jīng)理辦公桌上，并從文件堆里翻出了一份材料，說：“材料是劉秘書整理的，昨天下午就交給了你，你當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的記性哪里去了？”這時(shí)辦公室主任趕快拿過材料，催曾經(jīng)理上車，才緩和了矛盾。可是曾經(jīng)理出門時(shí)回過頭來說：“等我開完會(huì)回來，再和你算帳……” 這事將如何結(jié)局？作為李秘書應(yīng)怎樣做才對(duì)？,分析,大凡性急的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己的過頭話，事后并不認(rèn)真去“兌現(xiàn)”。但秘書應(yīng)對(duì)自己的過失進(jìn)行反省、檢查。適當(dāng)時(shí)機(jī)，李秘書自己或通過辦公室主任向經(jīng)理檢討自己的冒失。這樣做也會(huì)使經(jīng)理反省自己的急燥。 原則：在矛盾沖突中秘書應(yīng)主動(dòng)自責(zé)自咎，才能引起領(lǐng)導(dǎo)的反思，這是維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)尊嚴(yán)和領(lǐng)導(dǎo)的心理的需要。一個(gè)成熟的秘書應(yīng)時(shí)時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)搭起走下臺(tái)階的梯子，而不是相反。 秘書應(yīng)始終認(rèn)清自己的角色地位，擺正與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，受到批評(píng)時(shí)，要做到不急不燥，特別是批評(píng)錯(cuò)了，也不應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)大抄大鬧。秘書應(yīng)把材料找出交給經(jīng)理，等氣氛緩和的時(shí)機(jī)再用適當(dāng)?shù)姆绞秸f清楚?；蚪?jīng)理自己會(huì)引起反思，或許會(huì)向秘書道歉。 秘書性格中要有開朗、自制的品格，在任何場(chǎng)合不勃然大怒，應(yīng)有心理承受能力，在上下左右的“夾縫”中搞好人際關(guān)系。,上司外出之后 一、背景 秘書于雪的上司是財(cái)務(wù)部總經(jīng)理周明。這天上午十點(diǎn)左右，周經(jīng)理對(duì)于雪說：“我現(xiàn)在要去趟銀行辦點(diǎn)私事，估計(jì)個(gè)把小時(shí)回來?！彼麆傋?，公司負(fù)責(zé)投資的副總裁劉總來電話找周經(jīng)理，說有幾個(gè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)要請(qǐng)他確認(rèn)一下。面對(duì)這種情況，于雪應(yīng)該如何處理？ 現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：,a、告訴劉總說周經(jīng)理去銀行辦點(diǎn)私事去了，并問劉總周經(jīng)理回來后是否可以馬上與他聯(lián)系。 b、問劉總是幾個(gè)什么樣的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)需要周經(jīng)理確認(rèn)，是否可以把這幾個(gè)財(cái)務(wù)指標(biāo)告訴自己，等周經(jīng)理回來后馬上向他。 c、告訴劉總說周經(jīng)理外出了，估計(jì)一個(gè)小時(shí)之內(nèi)能回來，并對(duì)劉總說：“周經(jīng)理一回來我馬上轉(zhuǎn)告他，讓他與您聯(lián)系?！?d、于雪回答：“劉總，實(shí)在對(duì)不起，我不知道周經(jīng)理做什么去了?！?e、于雪馬上熱情地說：“劉總，周經(jīng)理外出辦事了，我請(qǐng)我們部的老王跟你說說可以嗎” 二、問題 對(duì)于于雪以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，請(qǐng)說明理由，并對(duì)其他幾種選擇進(jìn)行評(píng)析。,a、告訴劉總說周經(jīng)理去銀行辦點(diǎn)私事去了，并問劉總周經(jīng)理回來后是否可以馬上與他聯(lián)系。 b、問劉總是幾個(gè)什么樣的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)需要周經(jīng)理確認(rèn)，是否可以把這幾個(gè)財(cái)務(wù)指標(biāo)告訴自己，等周經(jīng)理回來后馬上向他。 c、告訴劉總說周經(jīng)理外出了，估計(jì)一個(gè)小時(shí)之內(nèi)能回來，并對(duì)劉總說：“周經(jīng)理一回來我馬上轉(zhuǎn)告他，讓他與您聯(lián)系。” d、于雪回答：“劉總，實(shí)在對(duì)不起，我不知道周經(jīng)理做什么去了?！?e、于雪馬上熱情地說：“劉總，周經(jīng)理外出辦事了，我請(qǐng)我們部的老王跟你說說可以嗎” 二、問題 對(duì)于于雪以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，請(qǐng)說明理由，并對(duì)其他幾種選擇進(jìn)行評(píng)析。,三、分析 本題的最佳選擇是c。 選a之所以不妥，是因?yàn)樽寗⒖傊乐芙?jīng)理上班時(shí)間去辦私事，會(huì)有可能給周經(jīng)理帶來不必要的負(fù)面影響。 選b不妥，是因?yàn)樨?cái)務(wù)指標(biāo)數(shù)據(jù)是公司的敏感信息，如果對(duì)方?jīng)]有主動(dòng)提出來讓你轉(zhuǎn)達(dá)，那你就要回避。 選d也不妥，因?yàn)樽鳛槊貢卮鸩恢雷约旱纳纤救ツ睦锪耸且环N失職，而且耍這種小聰明只會(huì)讓對(duì)方不信任你。 選e也不妥，因?yàn)樨?cái)務(wù)指標(biāo)數(shù)據(jù)是公司的敏感信息，作為秘書無權(quán)安排或指定人員來做這項(xiàng)工作。 選c之所以合適，一是它既是實(shí)事求是對(duì)回答了劉總的問題，二是它沒有向劉總透露多余的信息，從而避免了給周經(jīng)理造成不必要的麻煩。,上司的手機(jī)號(hào)碼 一、背景 老總外出辦事，一個(gè)自稱是老總的老朋友的人來電話找老總。當(dāng)他得知老總不在辦公室時(shí)，他就跟秘書于雪要手機(jī)