【文章內(nèi)容簡介】 軟件給予刪除，并對當(dāng)事人處以每次人民幣50元的處罰； ■每臺電腦設(shè)置屏幕保護程序，但不設(shè)置密碼，秘書電腦需設(shè)置密碼； ■對店內(nèi)電腦出現(xiàn)的軟件硬件等問題進行修復(fù)，如不能修復(fù)的，盡快聯(lián)系網(wǎng)管，確保店內(nèi)電腦的正常運行；內(nèi)部資料嚴禁外傳德州萬騰房產(chǎn)經(jīng)紀有限公司秘書重要工作文檔的整理及備份，對涉及需要保密的重要文件設(shè)置密碼；對于總部傳達的文件及通知，及時做好歸檔、張貼、通知等工作；店內(nèi)系統(tǒng)管理 ■確保單店網(wǎng)絡(luò)通暢；■查閱公司網(wǎng)站及系統(tǒng)的通知（消息）并下載、傳達；二、房源資料管理（一）客戶資料管理【總客戶登記冊】用于登記當(dāng)天值班接待的上門客人和經(jīng)紀人當(dāng)天獲取的除上門外的客人，秘書負責(zé)提醒督促經(jīng)紀人將當(dāng)天收集到的所有客人登記在總客戶登記冊上。及時更換收藏已登記滿的總客戶登記冊，存檔一年后作廢銷毀。（二）【原始資料】(1)整理檢查原始房源，無效房源錯誤房源及時糾正或刪除。(2)當(dāng)天新房源檢查錄入資料詳細準確，當(dāng)天下午17：0018：00把檢查結(jié)果發(fā)送給總部，資料不夠詳細明確的，提醒經(jīng)紀人落實清楚，第二天發(fā)送給總部.，經(jīng)紀人完不成帶看或量化的不允許下班。(3)定期整理原始房源資料，提醒經(jīng)紀人精耕房源。根據(jù)經(jīng)紀人反饋的信息（已售、暫不售、價格異常等）及時更新房源信息，確保房源信準確有效(4)已售原始房源資料作好標識存檔保管一年后作廢銷毀。三、公司文件管理文件須分門別類管理并及時檢查與更新（所有文本需使用公司logo范本）。第一類：電子檔文件：定期做好存檔備份工作內(nèi)部資料嚴禁外傳德州萬騰房產(chǎn)經(jīng)紀有限公司第二類：工作中所需各類文件表格（不需要蓋公章或者合同章）：制成表格文件手冊，做好目錄便于經(jīng)紀人自行取用，每周一檢查，對于缺少的表格，及時補全；第三類：蓋章類文件；關(guān)于制式文件的領(lǐng)用■公司的制式文件：出租∕出售委托書、房地產(chǎn)買賣合同居間協(xié)議、房地產(chǎn)租賃居間協(xié)議、租賃合同、獨家委托書、限時獨家委托、傭金確認單、看房單等由秘書統(tǒng)一在總部領(lǐng)取并妥善保管。對于以上文件必須嚴格管理，做好領(lǐng)用登記、回收、統(tǒng)計等工作，總部將每月經(jīng)行檢查各項表單的使用明細表。對于秘書在保管過程中丟失的，由秘書承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任?！鼍娱g協(xié)議的領(lǐng)用：每次領(lǐng)用10份∕店。秘書領(lǐng)用新居間協(xié)議時需上交上次領(lǐng)用的居間協(xié)議，上交需附打印的領(lǐng)用登記單，未上交的居間協(xié)議原件，請經(jīng)理在領(lǐng)用登記單上注明原因并簽字，需在一個月內(nèi)上交原件。另居間協(xié)議需三聯(lián)齊全方換領(lǐng)，如遇不齊全的，需提交情況說明。因客戶/業(yè)主遺失居住協(xié)議的，需提交客戶/業(yè)主的身份證復(fù)印件和有客戶/業(yè)主及銷售經(jīng)理簽字確認的情況說明；因保管不當(dāng)造成遺失的，同制式文件遺失處理?！鍪論?jù)的領(lǐng)用：秘書領(lǐng)用新收據(jù)本時需上交上次所領(lǐng)用的收據(jù)〔領(lǐng)用回收的收據(jù)必須是編號連號完整的，如收據(jù)開具的是意向金等非我司收益的款項，必須要收齊第三聯(lián)〕方可再次領(lǐng)用。如收據(jù)本有5份以上空白未用的一律不得領(lǐng)用新收據(jù)本。租貸合同的領(lǐng)用：每次領(lǐng)用10套/店。秘書領(lǐng)用新租貸合同時需上交內(nèi)部資料嚴禁外傳德州萬騰房產(chǎn)經(jīng)紀有限公司齊上次所領(lǐng)用的租貸合同〔上次的租貸合同如已簽約的，則必須帶上租貸相關(guān)的客戶資料及所需的復(fù)印件〕方可再次領(lǐng)用?！?領(lǐng)換任何制式文件都必須提前一天通知相關(guān)人員，方可到總部領(lǐng)換。關(guān)于制式文件的管理■一般委托書、看房單：每個經(jīng)紀人每次最多領(lǐng)取5份，領(lǐng)用時登記領(lǐng)用編號簽字確認，秘書及時回收?！鼍娱g協(xié)議、傭金確認書、獨家委托書、限時獨家委托書：每組經(jīng)理每次領(lǐng)取2份，領(lǐng)用時登記領(lǐng)用編號簽字確認，領(lǐng)用文件，秘書及時回收。簽訂有效則上交復(fù)印件、作廢則上交原件；■租賃合同：由秘書統(tǒng)一領(lǐng)取、保管、使用登記造冊。領(lǐng)用文件，秘書及時回收，簽訂有效則上交房東及客戶身份證復(fù)印件、產(chǎn)證復(fù)印件，作廢則上交原件。關(guān)于制式文件的責(zé)罰如遇制式文件遺失，責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)罰?！?看房單、出租∕出售委托協(xié)議，責(zé)任人承擔(dān)罰款50元∕份；■除看房單、出租∕出售委托協(xié)議以外的其他制式文件遺失，責(zé)任人承擔(dān)罰款100元∕份，如遇責(zé)任人無法明確，則秘書承擔(dān)罰款200元∕份，經(jīng)理承擔(dān)300元∕份。三、鑰匙管理由秘書對店門鑰匙(含公配、私配鑰匙)統(tǒng)一建檔管理，負責(zé)對管理的鑰匙的數(shù)量、編號及使用等內(nèi)容逐一進行確認，并制定《鑰匙領(lǐng)用簿》，做好鑰匙的借用登記入簿管理工作；內(nèi)部資料嚴禁外傳德州萬騰房產(chǎn)經(jīng)紀有限公司秘書應(yīng)定期對鑰匙柜內(nèi)的標簽和鑰匙編號進行檢查，如發(fā)現(xiàn)標簽、編號脫落或模糊不清時，應(yīng)及時跟新改進；借用人員辦理鑰匙退還手續(xù)時，秘書應(yīng)在核對鑰匙標識、數(shù)量后，在對應(yīng)的登記表中標注鑰匙退還時間，并將鑰匙整齊有序地放置回鑰匙柜內(nèi)；本門店人員領(lǐng)用鑰匙，借用人員應(yīng)及時登記入簿；領(lǐng)用人看房完畢后，應(yīng)于借用當(dāng)日及時歸還門店，嚴禁發(fā)生將鑰匙在個人身邊無故滯留、攜帶回家等情形；嚴格做好鑰匙的外借登記，內(nèi)部與外部借鑰表格分開，借鑰匙方填寫《鑰匙外借登記表》，直營店內(nèi)部人員借用鑰匙，秘書應(yīng)要求借用人員提供名片、身份證原件并簽字確認；直營店以外的人借用鑰匙，應(yīng)由本門店對接人員做相應(yīng)擔(dān)保簽字確認，同時秘書應(yīng)要求借用人員提供名片、身份證原件并簽字確認；當(dāng)發(fā)生鑰匙丟失、損壞等情形時，秘書應(yīng)急時記錄事件經(jīng)過，急時報備門店經(jīng)理；直營店內(nèi)部人員借用鑰匙未及時登記簿的，相應(yīng)責(zé)任人給予20元∕次處罰；直營店內(nèi)部人員借用鑰匙未在當(dāng)日返還的，相應(yīng)責(zé)任人給予50元∕次處罰；直營店內(nèi)部人員借用鑰匙發(fā)生丟失、損壞等無法歸還等情形，相應(yīng)責(zé)任人給予100元∕次處罰；1直營店以外人員借用鑰匙發(fā)生未在當(dāng)日及時返還、丟失、損壞等無法歸還等情形，列入黑名單管理，直營店鑰匙一律不得借用給該責(zé)任者，同內(nèi)部資料嚴禁外傳德州萬騰房產(chǎn)經(jīng)紀有限公司時直營店相應(yīng)擔(dān)保責(zé)任人給予100元∕次處罰；1每月15日對鑰匙箱進行一次清理，取出已售∕已租的房源鑰匙，收好并表明具體信息；四、財務(wù)管理收據(jù)：由秘書統(tǒng)一領(lǐng)取、保管并登記造冊。每一周交由財務(wù)部審核并提供收據(jù)使用情況統(tǒng)計表。收據(jù)的使用必須做好登記，無特殊情況必須由秘書開具，如遇到經(jīng)理及經(jīng)紀人需外出收取意向金或傭金之情形，每次只能限領(lǐng)一份，并做好領(lǐng)用登記記錄（必須注明物業(yè)地址、金額、用途），事后必須歸還其他兩聯(lián)及所開收據(jù)金額相應(yīng)的款項，作廢需交回原件。對于收據(jù)丟失、或開具收據(jù)無收款回來的，對責(zé)任人處以500元∕份的罰款，具體責(zé)任人無法確定的，秘書承擔(dān)罰款500元，如應(yīng)收據(jù)丟失及錯誤填寫造成的損失，嚴重者做開除處理，并將追究當(dāng)事人的法律責(zé)任。意向金：秘書統(tǒng)一保管意向金專用卡，經(jīng)理使用時必須向秘書申請使用此卡，秘書同時應(yīng)及時做好此卡的金額出入記賬工作。收取意向金時開具意向金收據(jù)，秘書通過意向金收據(jù)的使用情況，及時掌握意向金的走向，必須保證意向金收據(jù)三聯(lián)完整，不可缺少任何一聯(lián)。傭金：由秘書統(tǒng)一收取并開具收據(jù)，如果客戶需要發(fā)票，則用收據(jù)換取發(fā)票。收到傭金后24個小時內(nèi)必須存入公司賬戶。房款：房款只能由公司財務(wù)部門收取，不得有經(jīng)紀人或者門店自己代收，違反者，公司將追究其法律責(zé)任。店長罰款：秘書配合總部收取店長各項罰款，并及時上交總部。其他：團隊基金、罰款的管理，所有費用的進出，做好現(xiàn)金日記賬，保內(nèi)部資料嚴禁外傳德州萬騰房產(chǎn)經(jīng)紀有限公司留發(fā)票，做好單店報銷工作。成交記錄單：合同簽訂后，督促業(yè)務(wù)人員填寫好成交記錄單、經(jīng)理簽字，制作《成交記錄匯總表》，每周一給總部運營中心上報《成交記錄匯總表》并傳真上周所有的成交記錄單。如果與其他單店合作，及時傳真到其他單店并確認收到，成交雙方均簽字確認后，由成交方傳真至總部運營中心。當(dāng)日做好系統(tǒng)中的交易合同及收傭記錄，總部將根據(jù)成交記錄單及系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)確認最后的獎金；客源需在成交之日的三天前錄入系統(tǒng)，入未及時登記，將扣除成交方經(jīng)紀人10%業(yè)績，如遇特殊情況，需提交書面說明提前備案。a)財務(wù)報表的制作：根據(jù)財務(wù)要求每月做好相應(yīng)財務(wù)報表，在規(guī)定時間上報公司財務(wù)部。b)工資提成核算：每月8日、15日做好薪資、提成核對，做到與經(jīng)理、經(jīng)紀人確認無誤并簽字。因個人過失造成公司損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。詳見公司財務(wù)管理制度。五、人事管理應(yīng)聘：有人來應(yīng)聘，填表，安排初試。初試合格者將雇員信息表上報公司人事部，并確認收到。入職：通知復(fù)試合格者按時入職，并按照公司人事部要求填寫人事類表格。安排入職人員在規(guī)定時間內(nèi)，攜相關(guān)資料，來公司人事部辦理入職手續(xù)。離職：及時向人事部反饋門店人員離職信息，并填寫《員工系統(tǒng)賬號變動申請單》提交運營中心刪除其系統(tǒng)賬號。監(jiān)督所有離職人員填寫離職相內(nèi)部資料嚴禁外傳德州萬騰房產(chǎn)經(jīng)紀有限公司關(guān)表格，經(jīng)審批后確認離職成功。員工離職當(dāng)天秘書必須在系統(tǒng)情報站中發(fā)布離職通告，同時馬上處理其在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的房源。秘書離職，需做好移交工作，如實填寫《交接清單》，否則不予辦理離職手續(xù)。晉級：填寫晉級申請表，讓經(jīng)理簽字后上報人事部報批?？记冢好吭碌赘鶕?jù)考勤卡做好考勤表，每月1日將上月的考勤表發(fā)到公司總部。值班：月底安排下一個月的業(yè)務(wù)員值班情況，做到公平。培訓(xùn)：系統(tǒng)使用的簡單培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)房源發(fā)布及更新的培訓(xùn)六、保密工作秘書為單店的核心管理，需要有高度的責(zé)任意識、嚴明的組織紀律要求、高度的職業(yè)精神，保證做到公司房源信息不對任何非公司制度許可的第三人透露，對損害到第三方利益的行為要做到公平公證。七、行政工作安排值班人員店內(nèi)整潔，督促每位店員在離開位置時，擺放好辦公桌上電話、書架、各類文件、椅子等相關(guān)物品；督促每位店員的儀容儀表，未經(jīng)許可不穿制服著，每次罰款10元?！苍斠姟兜陝?wù)管理制度手冊》〕來人來電要熱情接待，使用規(guī)范禮貌用語，給予及時幫助；對于投訴等問題及時反映給經(jīng)理或上報總部，并做好跟進工作，確保每件事都落到實處；生活用品、辦公用品的購買，并做好現(xiàn)金日記賬；制式物品、文件管理及登記造冊；低值易耗品、固定資產(chǎn)的維護保養(yǎng)，數(shù)碼相機的保管；內(nèi)部資料嚴禁外傳德州萬騰房產(chǎn)經(jīng)紀有限公司文件收發(fā)：所有函件須確認其基本信息方可簽收，不能隨意簽收有疑義文件，所簽收文件需在簽收后60分鐘內(nèi)通知當(dāng)事人，如本人不在店內(nèi)，需電話通知。因秘書保管不當(dāng)丟失或延誤通知而導(dǎo)致?lián)p失的，由秘書承擔(dān)責(zé)任，并按最低人民幣50元的標準處罰。櫥窗廣告、店內(nèi)板報的布置及更新；注：櫥窗廣告須30天更新一次，房源催促經(jīng)理按時提供。訂水、制作名片及橫幅；報紙廣告房源的征集、錄入及按時上傳；外出登記：嚴格監(jiān)督所有人員按公司制度填寫外出登記表，經(jīng)理級經(jīng)紀人一次未填，罰款10元；1溝通、跟進、反饋工作：對于店內(nèi)出現(xiàn)的管理問題。及時和總部反映；另須做好事件處理、轉(zhuǎn)辦、跟進