【文章內(nèi)容簡介】 unveil the existing problems of the library under your exhaust our patience to look for items related to our major on shelves crammed with outdated shabby of them should be newly published counterparts need to be purchased, displayed and library armed with these fresh books enables us to track the newest information concerning scientific discoveries and scholarly all suffer the dim light and the absence of air conditioner in the reading intolerably terrible scenario pressingly needs newly introduced library system is to be updated, for its search engine skips some valuable are waiting for your response to these faithfully, Li Ming write a letter to a hotel, explaining that you lost one of your bags there during your stay in the : 的包 Dear Sir or Madam, I stayed in your hotel for two days when I visited Shanghai last Saturday and was in room I arrived home, I discovered I had left one of my bags you please check you Lost and Found Department and see if my bag is there? The bag is a dark blue, mediumsized wheeled nylon traveling bag with white leather are some business cards, some files, three Tshirts, navy blue, white and red, two pairs of blue jeans, a book about puter programming, some cash and a couple of things of daily things are not very valuable in money terms, but they have a lot of personal would appreciate it if you could contact me as soon as you could send the bag to me by courier service, I would be most 39。m ready to pay for the service on yours, Li Ming第三篇：英文商務(wù)信函格式英文商務(wù)信函格式您的商務(wù)信函寫作能力直接影響到買家對您公司的評估。您給他的每一份信函、郵件或者傳真，都代表著您公司的形象，顯示您公司的水平和實力，同時，相信您也一定是用這種方式來評估和了解您的買家。所以，商務(wù)信函寫作決定了您能否以專業(yè)的方式跟買家進行有效的溝通，在您的業(yè)務(wù)往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。商務(wù)信函寫作前言作為一家外貿(mào)出口企業(yè)，您必須經(jīng)常跟您的國外客商打交道。因而，各種商務(wù)信函的寫作成了您工作中的一個重要部分。您是否有這樣的感受，花費了大量的時間和精力，對自己所寫的信件是否專業(yè)、是否符合通常的規(guī)范卻沒有十足的把握。在本手冊里，我們將為您介紹商務(wù)信函寫作的基本知識和技巧，相信對您的工作具有很高的參考價值。商務(wù)信函的重要性也許你會問“商務(wù)信函真的這么重要嗎”？是的，答案是肯定的。讓我們一起來看看以下的調(diào)查結(jié)果。當買家和供應(yīng)商從互相并不了解的基礎(chǔ)上開始進行業(yè)務(wù)聯(lián)系時，買家通常是怎樣來評估跟他聯(lián)系的供應(yīng)商的呢？[參考全美最暢銷的貿(mào)易書籍“Building an ImportExport Business”] 以下5個方面是買家最關(guān)心的：供應(yīng)商如何回復(fù)買家的郵件？供應(yīng)商網(wǎng)上的簡介和/或目錄是否做得專業(yè)？當買家詢問信息時，供應(yīng)商是否完整答復(fù)所有問題？供應(yīng)商的信頭是否寫明了公司地址和傳真號碼？供應(yīng)商如何答復(fù)買家提出的要求？供應(yīng)商多久做出答復(fù)？供應(yīng)商是否愿意對產(chǎn)品進行修改？買家詢問多個問題時，供應(yīng)商是否答復(fù)所有的問題？供應(yīng)商的信用如何？供應(yīng)商的銀行信用記錄如何？供應(yīng)商銀行帳戶開立的年數(shù)？大致的通常收支情況？銀行給供應(yīng)商的貸款額度？銀行對供應(yīng)商的帳戶情況是否滿意？供應(yīng)商貿(mào)易往來的信用如何？合作者與該供應(yīng)商的合作年數(shù)？ 供應(yīng)商可承受多大的定單？交貨是否及時？是否能準確地完成定單？供應(yīng)商是否使用了標準質(zhì)量管理認證體系？比如ISO 9000、ISO 14,000(環(huán)境)、Hazard Analysis at Critical Points(適用于出口美國的海產(chǎn)品)由此可見，您的商務(wù)信函寫作能力直接影響到買家對您公司的評估。您給他的每一份信函、郵件或者傳真，都代表著您公司的形象，顯示您公司的水平和實力，同時，相信您也一定是用這種方式來評估和了解您的買家。所以，商務(wù)信函寫作決定了您能否以專業(yè)的方式跟買家進行有效的溝通，在您的業(yè)務(wù)往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。商務(wù)信函的基本結(jié)構(gòu)傳統(tǒng)信件這里我們介紹一種商務(wù)信函中最通用的格式－齊頭式。主要特征就是每行均從左邊頂格寫，常常采用開放式的標點方式，即除了信文部分，其它部分在必要時才使用標點。信中各段落之間均空一行。信頭 The heading信頭就是指書信中發(fā)信人的地址和發(fā)信的日期等。通常情況下，公司都會專門印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話，傳真等。當我們撰寫傳統(tǒng)信件時，直接使用這種信箋紙就可以。編號（寫信人的名字縮寫）和日期 The sender name and the date這部分內(nèi)容是為了方便今后查詢信件用的。封內(nèi)地址 The inside address這里就是指收信人的姓名和地址，一般寫在信箋的左上方。收信人名稱地址的格式和信頭的格式相同，但必須把收信人的姓名一并寫出。另外，如果不是完全公事化的書信往來，或者已經(jīng)從公事的關(guān)系漸漸發(fā)展成為帶有私人性質(zhì)的友好信件往來，由于稱呼這一欄的內(nèi)容已經(jīng)說明了收信人的身份，所以可以不必填寫封內(nèi)地址。事由 The subject heading事由也就是我們通常說的主題，可以直接寫明信件的重點，讓人不必讀完全信才了解到信的內(nèi)容。所以事由要寫得簡明扼要。稱呼 The salutation指對收信人的一種稱呼。較常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear ,。稱呼后面的標點，一般使用逗號。稱呼里的第一個字母要大寫。開頭語 The open sentences開頭語沒有統(tǒng)一的格式，但習慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期，主題及簡單內(nèi)容加以綜合敘述，使對方一目了然這是答復(fù)哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，并表明目的要求。開頭語一般與正文分開，自成一節(jié)，要求簡單明了。正文 The body of the letter信的主體。一封信件的優(yōu)劣，完全要看正文寫的好或壞。我們會在后面繼續(xù)討論寫作商務(wù)信函的一些技巧、規(guī)則。結(jié)尾語 The plimentary close結(jié)尾語一般用來總結(jié)文本所談的事項，提示對收信人的要求，如“希望來信來函定貨”，“答復(fù)詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結(jié)束后，另起一段寫結(jié)尾語。結(jié)束語 The plimentary close結(jié)束語是結(jié)束信函時的一種客套，應(yīng)該與前面的稱呼相呼應(yīng)。例如：“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”.結(jié)束語寫在結(jié)尾語下隔一行，只有第一個字母大寫，后面加逗號。簽名 The signatrue寫在結(jié)束語的下面，簽上寫信人的名字。如果是傳統(tǒng)的信件，寫信人最好親筆簽上您的名字，因為用印章的話，說明該信件并非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。簽名的下面，最好寫上發(fā)信人的職位。1附件 Enclosure如果信中有附件，.。例如：Encls: 2 Invoices Enc.: 1 B/Lading |||電子郵件眾所周知，電子郵件即Email是如今我們做電子商務(wù)使用最普遍的一種聯(lián)系手段。電子郵件使用方便，信息傳遞迅速高效，且非常節(jié)省成本。但是Email的撰寫也并不是一件很容易的事情。您知道，當一封Email發(fā)送出去后，只要收信人在線，他可以幾分鐘內(nèi)就收到。所以，在您發(fā)送前，必須要檢查一下您所寫的內(nèi)容是否正確合適，因為一旦您點擊了發(fā)送鍵后，您就再也無法將其收回了。通常我們理解Email的撰寫風格可以比傳統(tǒng)的信件，傳真等稍加隨便一點。但是我們在這里還是要建議大家，即便是寫Email，由于是談?wù)摴?，所以還是采用正式嚴肅的風格。尤其當您是第一次跟收信人聯(lián)系的話，正式的商務(wù)信函能讓您留給對方非常專業(yè)的印象。收信人的郵箱發(fā)信人的郵箱寫信日期寫日期時，請注意以下幾點：，不能用03代替2003。，不能用數(shù)字來代替，如31/3/03 不能在正式的信件中出現(xiàn)。但是可以用英文縮寫。時間主題稱呼正文結(jié)束語簽名聯(lián)系方法這部分內(nèi)容要完整,包括寫信人姓名、職位、公司名稱以及聯(lián)系方法（地址、電話、傳真、郵箱、網(wǎng)址）。寫地址時請注意：一般來說，門牌號和街道名稱之間不用逗號點開，但城市名稱和國家名稱之間一定要用逗號。您可以在自己的郵箱系統(tǒng)中事先做好一個模板。每次寫信只要選擇這個模板，信件會自動顯示這些內(nèi)容。商務(wù)信函寫作的要點寫作商務(wù)信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的詞句。所有您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。圍繞這一點，我們總結(jié)了幾方面的內(nèi)容，希望對您寫作商務(wù)信函有借鑒作用?？谡Z化 每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務(wù)信函就應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應(yīng)該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“Your letter has been received”，“Your plaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your plaint”。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎？只不過是把交談的內(nèi)容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。想象一下，如果您由于無法準時交貨而在電話上跟您的合作伙伴表示歉意時，您會怎么說？我想您會說“I am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在電話中您會這樣說，為什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話那樣簡單，自然，人性化。語氣語調(diào)由于您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語氣語調(diào)也應(yīng)該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什么樣的目的，您希望對收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調(diào)來表現(xiàn)。真誠 不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎(chǔ)的，所以您的信函也必須能夠充分體現(xiàn)您的真誠。不管說什么，都要帶著您的誠意去說。把寫好的信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠。直接跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以，信函一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。如果是不符合主題或者對信函的目的不能產(chǎn)生利益的內(nèi)容，請毫不留情的舍棄它們。因為這些內(nèi)容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱火，產(chǎn)生反感。禮貌我們這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現(xiàn)一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態(tài)度。如果本著這樣的態(tài)度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今后合作的機會。特別要注意，當雙方觀點不能統(tǒng)一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現(xiàn)一下您的高姿態(tài)，您可以據(jù)理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語言。還要提醒一點，中國人有句話叫做“過猶不及”。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚。所以最關(guān)鍵的還是要把握好“度”，才能達到預(yù)期的效果。簡潔就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用