【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 前工作與會(huì)議主辦者洽談。向會(huì)議主辦方提供會(huì)議接待策劃方案和報(bào)價(jià)。邀請(qǐng)會(huì)議主辦者實(shí)地考察會(huì)議舉辦場(chǎng)所。與會(huì)議主辦者確認(rèn)會(huì)議接待方案。與會(huì)議主辦者簽訂會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)合同。確認(rèn)會(huì)議主辦者預(yù)付會(huì)議訂金事宜。在會(huì)議舉辦前制定會(huì)議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會(huì)議接待手冊(cè)。準(zhǔn)備會(huì)議資料。含代邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會(huì)議配套的商 務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。會(huì)中工作機(jī)場(chǎng)、碼頭、車站專人、專車分批分時(shí)段按要求接站。會(huì)議酒店現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議秘書分發(fā)會(huì)議資料來(lái)客接待。1會(huì)議秘書協(xié)助會(huì)場(chǎng)布置及會(huì)場(chǎng)的會(huì)務(wù)服務(wù)。1會(huì)議秘書在會(huì)議接待報(bào)到處協(xié)助會(huì)務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間確認(rèn)VIP用房及整理記 錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會(huì)議禮品及房間派送水果等會(huì)務(wù)工作。1確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。1提前確認(rèn)會(huì)議代表客戶的娛樂(lè)項(xiàng)目、娛樂(lè)場(chǎng)所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。1確認(rèn)旅游公司為該會(huì)議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購(gòu)、娛安排事宜日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排。1確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作1協(xié)調(diào)會(huì)議期間的交通工具的安排。1代辦會(huì)議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。會(huì)后工作會(huì)務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見(jiàn)反饋及處理工作。2會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。2與會(huì)議主辦者的費(fèi)用結(jié)算工作。2歡送代表工作。會(huì)議接待方案一會(huì)議接待方案的含義會(huì)議接待方案是指安排與會(huì)者的迎送和吃、住、行、游、樂(lè)等接待活動(dòng)及具體事務(wù)的文 案屬于會(huì)議專題策劃方案可以包含在會(huì)議總體方案中也可以單獨(dú)擬寫?yīng)鳛闀?huì)議總體方案的附件。二會(huì)議接待方案的基本內(nèi)容1接待對(duì)象和接待緣由。會(huì)議的接待對(duì)象的種類眾多包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、政府官員、協(xié) 辦支持單位、特邀嘉賓、會(huì)議成員正式和列席、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記 者等等有以政府代表團(tuán)名義來(lái)訪的也有聯(lián)合組團(tuán)參加的還有的是以個(gè)人身份參會(huì)、參 展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對(duì)象。同時(shí)還要簡(jiǎn)要說(shuō)明為何接待即接待 的緣由、目的和意義。2接待方針。接待方針即會(huì)議接待工作的總原則和指導(dǎo)思想。接待方針應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議 目標(biāo)和會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)對(duì)接待工作的要求以及參加對(duì)象的具體情況確定。3接待規(guī)格。包括迎接、宴請(qǐng)、看望、陪同、送別參加對(duì)象時(shí)主辦方出面的人員的 身份以及主辦方安排的食宿標(biāo)準(zhǔn)等。4接待內(nèi)容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請(qǐng)、看望、翻譯服務(wù)、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂(lè)、票務(wù)、返離送別等方面。5接待日程。寫明各項(xiàng)接待活動(dòng)的日程安排。6接待責(zé)任。寫明各項(xiàng)接待工作的責(zé)任部門及人員的具體職責(zé)。如大型會(huì)議活動(dòng)可設(shè) 置報(bào)到組、觀光組、票務(wù)組等工作小組分別負(fù)責(zé)與會(huì)者的接站、報(bào)到、簽到、觀光旅游、返離時(shí)的票務(wù)聯(lián)系等工作。7接待經(jīng)費(fèi)。寫明與會(huì)者的食宿和交通的費(fèi)用安排有時(shí)也包含安排參觀、游覽、觀 看文藝演出等的支出涉外會(huì)議活動(dòng)還包括一定數(shù)量的禮品費(fèi)。對(duì)外公布的接待方案一般不 寫這一部分的內(nèi)容。會(huì)議接待范圍一、【會(huì)議接待類別】各科研機(jī)構(gòu)、機(jī)關(guān)、學(xué)校各培訓(xùn)中心的學(xué)術(shù)研討會(huì)、筆會(huì)、論文發(fā)布會(huì)、各類培訓(xùn)班企業(yè)業(yè)務(wù)洽談會(huì)、訂貨 會(huì)、新產(chǎn)品推廣會(huì)、集團(tuán)公司董事會(huì)、獎(jiǎng)評(píng)會(huì)、客戶聯(lián)誼會(huì)、行業(yè)研討會(huì)等各類型會(huì)議等二、【會(huì)議接待人數(shù)】不限。三、【會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)參考】1會(huì)議酒店范圍二星級(jí)酒店★★ 三星級(jí)酒店★★★四星級(jí)酒店★ ★★★,五星級(jí)酒店★★★★★2會(huì)議室范圍根據(jù)需要可提供5人至1000人的會(huì)議室或報(bào)告大廳。3會(huì)議用餐范圍25元/人/天180元/人/天多種標(biāo)準(zhǔn)供選擇。4會(huì)議用車范圍豐田面包車、依維柯、金龍中巴大巴、瑞典沃爾沃、韓國(guó)現(xiàn)代 等進(jìn)口豪華大巴及各種品牌的中高檔轎車任你們選擇。5會(huì)議接站及用車優(yōu)惠價(jià)格提供會(huì)議期間用車服務(wù)。6會(huì)議票務(wù)免費(fèi)代訂往返程飛機(jī)票代訂返程火車臥鋪票。7旅游考察安排提供多條考察線路優(yōu)惠價(jià)格安排參會(huì)代表的會(huì)后考察活動(dòng)。8會(huì)議娛樂(lè)及活動(dòng)協(xié)助會(huì)議期間的各項(xiàng)娛樂(lè)活動(dòng)回答客戶的咨詢并提供實(shí)惠選擇的建議9會(huì)議禮品向開會(huì)客戶調(diào)配優(yōu)秀國(guó)語(yǔ)導(dǎo)游或優(yōu)秀外語(yǔ)導(dǎo)游、翻譯等做好會(huì)議禮品 的解說(shuō)與建議工作。以上為一般性的會(huì)議范圍具體的會(huì)議、會(huì)展、活動(dòng)具體建議具體策劃、具體協(xié)商。會(huì)議接待禮儀根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)不同、會(huì)議接待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容不同以及會(huì)議接待的方式不同 對(duì)會(huì)議的組織方法禮儀要求也不同。首先是會(huì)議的籌備工作?！窀鶕?jù)會(huì)議規(guī)模確定接待規(guī)格?！癜l(fā)放會(huì)議通知和會(huì)議日程。會(huì)議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題以及 會(huì)議參加者、會(huì)務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)這樣可以確 定受邀請(qǐng)的人是否參加會(huì)議準(zhǔn)備參加會(huì)議的是否有其他要求等。對(duì)于外地的會(huì)議參加者還 要附上到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖。這個(gè)路線圖避免了外地人問(wèn)路的許多麻煩。會(huì)議日程是會(huì)議活動(dòng)在會(huì)期以內(nèi)每一天的具體安排它是人們了解會(huì)議情況的重要依 據(jù)。它的形式既