外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理規(guī)章制度_規(guī)范范文大全(編輯修改稿)
2024-10-13 23:59 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 理歸檔于公共文件柜。具體包括：合同簽訂日期，合同號(hào)，客戶名稱，產(chǎn)品名稱，數(shù)量，預(yù)計(jì)發(fā)運(yùn)日期，目的地。貨物發(fā)出十日后，收齊所有單證復(fù)印件，裝訂成冊(cè)，存檔保管。2016年10月第三篇：外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理規(guī)章制度_規(guī)范關(guān)于業(yè)務(wù)員的管理工作，如果要做到完善制度，必須嚴(yán)格按以下制度執(zhí)行，以確保公司的利益最大化。（一）日常工作，查看詢價(jià)信息。，列出每天的六點(diǎn)計(jì)劃，把要處理的事情分為四類：（1）緊急；（2）重要；（3）日常（4）臨時(shí)，聊天記錄要進(jìn)行文檔保存。重要信息要摘出來存入備忘錄。:00點(diǎn)部門經(jīng)理給業(yè)務(wù)員開晨會(huì)，安排本周工作計(jì)劃及做上一周的工作反饋和總結(jié)。總結(jié)內(nèi)容應(yīng)包括：（1）所有在跟蹤的客戶名稱，國家，感興趣產(chǎn)品，本周進(jìn)程，下周計(jì)劃。（2）總結(jié)一周內(nèi)遇到的技術(shù)性問題。（3）總結(jié)在業(yè)務(wù)上遇到的問題，列明合同號(hào)，合同金額，合同數(shù)量，價(jià)格條款，交貨期，目前進(jìn)行狀態(tài)，下一步該怎么進(jìn)行，對(duì)本月簽單量，款項(xiàng)回收情況進(jìn)行總結(jié)。對(duì)客戶進(jìn)行總結(jié)，對(duì)于每一個(gè)客戶的要求，對(duì)產(chǎn)品，單據(jù)，包裝的要求作總結(jié)，進(jìn)行客戶評(píng)價(jià)分析。，做自我分析評(píng)價(jià)，制訂半年的工作目標(biāo)和計(jì)劃。（二）客戶開發(fā)前期工作，要及時(shí)跟部門經(jīng)理確認(rèn)是否已有同事聯(lián)系，如沒有，及時(shí)跟蹤和處理。，有涉及到技術(shù)指標(biāo)的問題，即時(shí)與部門經(jīng)理或研發(fā)部門溝通，并記錄該信息。如有客戶要求公司沒有的證書，需要跟公司及辦證機(jī)構(gòu)聯(lián)系，進(jìn)行辦理。，必須向客戶收取樣品費(fèi)用，快遞費(fèi)或取得客戶到付帳號(hào)。不能取得樣品費(fèi)又不能到付，須經(jīng)部門經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)才可郵寄。并將郵寄信息，快遞單據(jù)整理存檔。確認(rèn)客戶收到樣品后一個(gè)星期，須跟蹤樣品測試結(jié)果。（三）報(bào)價(jià)及合同簽定，原則上按報(bào)價(jià)單報(bào)價(jià)，如最終報(bào)價(jià)低于報(bào)價(jià)單，應(yīng)與部門經(jīng)理確認(rèn)相關(guān)信息后在給客戶報(bào)價(jià)，做報(bào)價(jià)單或形式發(fā)票給客戶，并要求客戶簽字回傳。，嚴(yán)格按照公司合同范本制作銷售合同。銷售合同必須包含全部客戶所需單據(jù)，需支付的訂金。需支付傭金需與客戶簽定傭金協(xié)議。，傭金協(xié)議等遞交部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。，掃描發(fā)給客戶確認(rèn)簽字。，合同修改后重新確認(rèn)。，合同簽訂完畢，須將簽字蓋章原件備案。（四）安排生產(chǎn)（備貨），通知跟單員及時(shí)制作銷售訂單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，安排生產(chǎn)。，發(fā)貨和單據(jù)制作的時(shí)間表。，保險(xiǎn)，定船定航班情況。，并公布在部門白板統(tǒng)計(jì)本上。（五）發(fā)貨，客戶如指定貨代，及時(shí)與客戶確認(rèn)貨代信息，如果是CIF條款，或FOB條款但由我公司負(fù)責(zé)確認(rèn)貨代公司，須及時(shí)聯(lián)系貨代，確認(rèn)合適的輪班和發(fā)貨時(shí)間。，把所有單據(jù)包括商業(yè)發(fā)票，箱單，原產(chǎn)地證，提單等掃描存檔，并發(fā)給客戶，進(jìn)行確認(rèn)。（六）文件資料管理業(yè)務(wù)人員正在處理的合同訂單，以及已經(jīng)完成的訂單（合同，發(fā)票，箱單等），必須保留紙質(zhì)復(fù)印件，并分類歸檔到桌面不同的文件夾中，文件夾應(yīng)注明標(biāo)識(shí)已完成訂單，待處理訂單。以便當(dāng)事人不在場的情況下，其他人能盡快幫助處理緊急事件。（七）電腦管理，總經(jīng)理處備案。，部門經(jīng)理，總經(jīng)理有權(quán)查看。（八）E盤文件管理，必須保留掃描件。掃描文件與往來電子文件，按固定格式統(tǒng)一存放在E盤，保證所有資料在E盤對(duì)應(yīng)的文件夾下都能找到。E盤：高級(jí)客戶 ：客戶Business ReportCustomerFilePackingShipping document 低級(jí)客戶： 客戶郵件潛在客戶： 客戶郵件 ：Business Report 下存放業(yè)務(wù)進(jìn)展，工作總結(jié)。Customer File下存放來往郵件，傳真，及報(bào)價(jià)。Packing下放置與包裝有關(guān)的文件，圖片。Shipping document下按合同號(hào)設(shè)置文件夾，分別存放各合同與出貨有關(guān)的單據(jù)。保證所有與客戶有關(guān)的往來文件，原件及復(fù)印件能在對(duì)應(yīng)的文件夾都能找到。（九）郵件管理統(tǒng)一使用Foxmail管理。郵件記錄需在F盤保存。總經(jīng)理，部門經(jīng)理有權(quán)查看工作郵箱。（十）產(chǎn)品報(bào)價(jià)程序業(yè)務(wù)人員對(duì)外報(bào)價(jià)不得低于底價(jià)，如有特殊情況低于底價(jià)時(shí)，需要向總經(jīng)理，主管，提出書面或郵件申請(qǐng)，審批單價(jià)后才可對(duì)外報(bào)價(jià)。（十一）合同
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