【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 工作有著根本的不同。但是如同政治、經(jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展一樣，秘書工作既有變革的一面，也有它繼承的一面。了解秘書工作的起源和發(fā)展，探究其規(guī)律，批判地繼承和借鑒秘書工作的歷史經(jīng)驗(yàn)，這既有助于弘揚(yáng)中華文明，也能取其精華，古為今用，對(duì)于今天的秘書人員和秘書工作來說，仍很有必要。（一）對(duì)領(lǐng)導(dǎo)輔助決策首先，秘書部門應(yīng)發(fā)現(xiàn)問題，提供決策的課題，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)確定要決策的目標(biāo)和對(duì)象。確定決策目標(biāo)是整個(gè)決策過程中的第一步，同時(shí)也是選擇決策方案的前提。而決策目標(biāo)是根據(jù)決策所要解決的問題確定。所以，發(fā)現(xiàn)問題和分析問題是確定決策目標(biāo)的基本條件。在整個(gè)輔助決策的過程中，秘書系統(tǒng)的首要任務(wù)就是發(fā)現(xiàn)、分析問題，主動(dòng)地向領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)提供決策的課題，幫助領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)確定要解決的問題和決策的因由。無論是現(xiàn)代還是以前的管理中，領(lǐng)導(dǎo)者都是決策的主體，這也是領(lǐng)導(dǎo)者的智能和權(quán)力。而在現(xiàn)代化的管理中，任何一次重要的決策都離不開輔助力量的支持，若是失去這種支持就如同火箭缺少雷達(dá)的制導(dǎo)一樣，導(dǎo)致管理系統(tǒng)信息失靈、出現(xiàn)決策的重大失誤，從而導(dǎo)致目標(biāo)失控。因此作為輔助決策的秘書部門提供的支持就顯得尤為重要。其次，秘書部門要收集相關(guān)的信息，為領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)的決策提供科學(xué)的依據(jù)。在整個(gè)決策過程中，秘書系統(tǒng)需要圍繞領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)的決策意圖、決策對(duì)象和決策目標(biāo)，系統(tǒng)并且全面的收集和提供決策信息，當(dāng)然，任何決策都必須符合國(guó)家的法律和政策，并且應(yīng)與上級(jí)系統(tǒng)的有關(guān)精神相切合。在這方面上，秘書必須提供準(zhǔn)確無誤的信息，以保證領(lǐng)導(dǎo)決策系統(tǒng)做出合法性的決策。同時(shí)，秘書系統(tǒng)也要提供事實(shí)性信息，也就是決策對(duì)象和其所處的環(huán)境所具備的一切行者、屬性、特點(diǎn)、原因、現(xiàn)狀、趨勢(shì)等方面的信息。在收集這些信息的同時(shí)要對(duì)這些信息做出客觀的評(píng)價(jià)（即正面情況和反面情況）既要有質(zhì)的描述同時(shí)也要量的說明情況。洛陽(yáng)理工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）最后回歸到本質(zhì)，秘書系統(tǒng)的任務(wù)是擬寫和初審備擇方案，對(duì)其他輔助決策部門提供的備擇方案進(jìn)行初審、修改，保證備擇方案的質(zhì)量，控制備擇方案的數(shù)量抑或是依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和目標(biāo)直接擬寫備擇方案等。組織相關(guān)的專業(yè)人士對(duì)備擇方案進(jìn)行論證、分析和評(píng)估。反饋信息，檢測(cè)偏差，提高決策的正確性。督促檢查決策的執(zhí)行情況。對(duì)整個(gè)決策過程進(jìn)行總結(jié)備錄。（二）信息的收集處理秘書系統(tǒng)輔助領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)初稿管理的一個(gè)重要手段就是處理信息，推動(dòng)信息的環(huán)流，這也是秘書系統(tǒng)的基本職能。一般情況下，劃分為四個(gè)步驟。主要通過每天收到的文件、簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)表以及電話、電報(bào)等等；利用縱向網(wǎng)絡(luò)和橫向的信息網(wǎng)絡(luò)；通過電視、廣播、雜志、報(bào)紙、書刊等新聞媒介；調(diào)查研究、參加會(huì)議、處理信訪、接待來賓、查閱檔案；與各種智囊機(jī)構(gòu)以及其他相關(guān)信息機(jī)構(gòu)建立聯(lián)系；通過其他的非正式渠道來收集相關(guān)信息。而在現(xiàn)如今從網(wǎng)絡(luò)上了解信息動(dòng)態(tài)的變化已經(jīng)成為信息收集的主要陣地，網(wǎng)絡(luò)以其迅捷的信息速度成為秘書系統(tǒng)的好幫手。即把收集到的繁雜、瑣碎的信息，通過匯總、篩選、研究和編寫，處理成系統(tǒng)適用的信息。在整個(gè)信息收集過程中，秘書系統(tǒng)相當(dāng)于一個(gè)中介系統(tǒng)。系統(tǒng)收集、加工信息的最終目的，不是要自己用，而是提供給領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)和其他系統(tǒng)享用。所以從秘書系統(tǒng)的位置來說，信息的傳遞是秘書系統(tǒng)處理信息的根本目的。將所收集的信息存入固定可長(zhǎng)期保存的文件，同時(shí)在電腦上進(jìn)行備份。同時(shí)，在需要時(shí)可在電腦上對(duì)其檢索。（三）協(xié)調(diào)關(guān)系對(duì)于秘書系統(tǒng)來說協(xié)調(diào)是通過主體運(yùn)用自己的影響力，調(diào)節(jié)或者是消除洛陽(yáng)理工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）協(xié)調(diào)對(duì)象之間的矛盾。一個(gè)企業(yè)只能過能有效地協(xié)調(diào)，才能形成整體合力，實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)。它的主要方法有：1．分工法有些工作上的矛盾是因分工不明、職責(zé)不清造成的，對(duì)這類矛盾，可能通過分清責(zé)任、明確分工來解決。2．統(tǒng)籌法又稱為計(jì)劃安排法，即已計(jì)劃的方式統(tǒng)籌安排各項(xiàng)工作和活動(dòng)，使各項(xiàng)工作活動(dòng)有序化、和諧化。比如組織大型活動(dòng)和安排日常事務(wù)都要運(yùn)用統(tǒng)籌法。3．會(huì)議法即充分運(yùn)用會(huì)議的形式，召集有親協(xié)調(diào)對(duì)象進(jìn)行當(dāng)面協(xié)商。4．書面法即運(yùn)用書面形式進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，或把協(xié)調(diào)節(jié)器的結(jié)果用書面的形式記載下來，形成會(huì)議記錄、會(huì)議記要、意向書、協(xié)議書，并由協(xié)調(diào)對(duì)象各方簽字蓋章，作為制約各方的依據(jù)。.談話法即采用個(gè)別談話的方式了解情況，征求意見，勸說疏導(dǎo)。（四）處理事務(wù)電話事務(wù)、接待事務(wù)、信訪事務(wù)、會(huì)議事務(wù)、文書事務(wù)以及現(xiàn)在非常普遍的網(wǎng)絡(luò)信訪等等事務(wù)都是秘書系統(tǒng)辦理事務(wù)內(nèi)容之一。它是輔助決策，處理信息和協(xié)調(diào)關(guān)系者三種職能的必要條件。即秘書系統(tǒng)的一切職能只有通過具體的事務(wù)活動(dòng)才能實(shí)現(xiàn)。從秘書系統(tǒng)的四大職能中，我們可以看出秘書在企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)中處于什么位置。它是領(lǐng)導(dǎo)者的左右手，有著影響領(lǐng)導(dǎo)作出決定的能力，有時(shí)他的一句提示性的話語(yǔ)可能會(huì)關(guān)系到企業(yè)的命運(yùn)。正因?yàn)槿绱?，所以許多企業(yè)對(duì)秘書提出了高要求，不僅要有德、學(xué)、膽識(shí)等高水準(zhǔn)，而且還要擁有才能和修養(yǎng)。人的修養(yǎng)從本質(zhì)上說是個(gè)體對(duì)環(huán)境的積極適應(yīng)。修養(yǎng)水平越高，對(duì)環(huán)境的適應(yīng)和改造能力就越強(qiáng)。從這個(gè)意義上說，人都是需要隨著環(huán)境的變化來提高自己的修養(yǎng)水平。而秘書主體對(duì)修養(yǎng)的要求是由很多因素決定的。秘書這個(gè)特定的角色，是由秘書活動(dòng)的內(nèi)容和方式、性質(zhì)以及洛陽(yáng)理工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）特點(diǎn)決定的。秘書的存在意義是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，秘書活動(dòng)的根本目的是輔助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理，這些決定了秘書在社會(huì)活動(dòng)中主要是扮演配角。但是秘書又是秘書活動(dòng)的主體，在輔助領(lǐng)導(dǎo)的過程中，會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策產(chǎn)生影響。而從這一點(diǎn)上，秘書在某些特定的條件下又扮演的主角。秘書要正確地認(rèn)識(shí)自己的工作定位是配角，但是潛在的主角特性又決定了秘書的職業(yè)活動(dòng)必須是積極的。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)能產(chǎn)生一定影響是成為一名好秘書的基本條件之一。在日常的社會(huì)活動(dòng)中，秘書的修養(yǎng)代表了一個(gè)單位的形象和內(nèi)涵。只有提高自身素質(zhì)才能處理好身邊的事務(wù)，扮演好領(lǐng)導(dǎo)的左右手角色。洛陽(yáng)理工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）二、新世紀(jì)秘書工作的特點(diǎn)（一）高層次、復(fù)合型才能需求日益呈現(xiàn)現(xiàn)代社會(huì)中，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，社會(huì)生產(chǎn)的復(fù)雜性日趨增大，信息高速公路的開通，全球網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行，使世界范圍變得越來越小，人們的工作和生活節(jié)奏越來越快。而我國(guó)自從加入WTO和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，使現(xiàn)代秘書工作的宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境發(fā)生了較大的變化。隨著社會(huì)信息量的翻倍增長(zhǎng)，社會(huì)的生產(chǎn)和管理工作愈發(fā)顯得復(fù)雜，腦力勞動(dòng)在社會(huì)生產(chǎn)的比重也隨之越來越大。秘書作為社會(huì)生產(chǎn)管理基層中的一部分，其工作的復(fù)雜性和重要性對(duì)秘書的工作提出了更高地要求。秘書在幫助領(lǐng)導(dǎo)駕馭復(fù)雜形勢(shì)中具有重要的參謀作用?，F(xiàn)如今科技發(fā)展日新月異，領(lǐng)導(dǎo)決策者如何獲得可供選擇的信息或是決策選項(xiàng)?高水平的秘書在這個(gè)時(shí)候就顯得猶為重要。這些高素質(zhì)的秘書在通過自己的強(qiáng)大的知識(shí)能力篩選出有用和有利的信息流，為決策者提供最需要的幫助。同時(shí)由于社會(huì)的復(fù)雜交融性，傳統(tǒng)意義上得單一型秘書已經(jīng)不適合社會(huì)的需求，復(fù)合型的秘書人才成為市場(chǎng)的主要需求，它滿足了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書輔助工作的需求而且能夠在一些棘手問題上做出準(zhǔn)確地判斷，幫助領(lǐng)導(dǎo)者規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，所以秘書的高水平和復(fù)合型才能將成為社會(huì)對(duì)秘書工作的最大需求。（二）秘書工作的職業(yè)化范圍愈發(fā)廣闊秘書工作作為一種為領(lǐng)導(dǎo)和他人服務(wù)和起輔助作用的職業(yè)，隨著時(shí)代的變遷，它所服務(wù)的對(duì)象和范圍將愈發(fā)廣泛，它的職業(yè)化趨勢(shì)更加明顯。一是秘書工作滲透于一切行業(yè)之中；二是秘書工作的只能正在擴(kuò)大；三是秘書工作的時(shí)空領(lǐng)域進(jìn)一步拓展。高科技與辦公自動(dòng)化的發(fā)展，將使秘書人員“流動(dòng)辦公”變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，即使在家里也能為公司處理事務(wù)，并且包持密切的聯(lián)系。（三）秘書工作向國(guó)際化、社會(huì)化發(fā)展的趨勢(shì)伴隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制日趨完善和對(duì)外開放的進(jìn)一步擴(kuò)大，尤其是加洛陽(yáng)理工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）入世貿(mào)組織后，秘書工作的社會(huì)化特點(diǎn)很明顯。秘書工作只有同時(shí)代緊密結(jié)合，才能閃爍不滅的光彩，抗戰(zhàn)時(shí)期毛澤東的秘書田家英，正是緊密結(jié)合黨的八大召開前夕中國(guó)所處的時(shí)代特點(diǎn)，才能在為毛澤東起草的“開幕詞”中寫出了“謙虛使人進(jìn)步，驕傲使人落后”的經(jīng)典名句，并廣為流傳。秘書工作只有同所面臨的現(xiàn)實(shí)任務(wù)緊密結(jié)合，才能不斷產(chǎn)生亮點(diǎn)、創(chuàng)造佳績(jī)。所謂同所處時(shí)代緊密結(jié)合、同所面臨的現(xiàn)實(shí)任務(wù)緊密結(jié)合，就是要求我們的秘書工作：在革命戰(zhàn)爭(zhēng)年代同我國(guó)的抗日戰(zhàn)爭(zhēng)、解放戰(zhàn)爭(zhēng)等形勢(shì)和具體任務(wù)相結(jié)合，在建國(guó)后同我國(guó)的社會(huì)主義建設(shè)和改革開放等形勢(shì)和具體任務(wù)相結(jié)合，在新世紀(jì)新時(shí)期同科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)下地新形勢(shì)和具體任務(wù)相結(jié)合；只有這種結(jié)合才能不斷開創(chuàng)秘書工作新境界、新成就。在新時(shí)期，不僅很多黨政軍機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位需要秘書，而有私人秘書、鐘點(diǎn)秘書和各種文秘服務(wù)企業(yè)在北京、上海等大中城市十分走俏，它們提供信息咨詢、文學(xué)寫作、文稿翻譯、文電處理、公關(guān)談判等秘書服務(wù)。秘書的工作遍及社會(huì)構(gòu)架的各個(gè)方面，無論是政府等國(guó)家單位還是私人企業(yè)都普遍設(shè)有秘書機(jī)構(gòu)并擁有大量的秘書從業(yè)人員。今年來由于經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展生活水平的提高，一些社會(huì)知名人士、專家、學(xué)者等都會(huì)聘請(qǐng)私人秘書。秘書工作向社會(huì)化的趨勢(shì)發(fā)展。秘書作為一種社會(huì)職業(yè)，在國(guó)際經(jīng)濟(jì)聯(lián)系日益密切的今天，它的國(guó)際化趨勢(shì)也必然加強(qiáng)。而且在我國(guó)具有相對(duì)較高的職業(yè)資格知名度。我國(guó)的秘書工作正走在加快向國(guó)際化發(fā)展的道路上。（四）辦公自動(dòng)化已成秘書工作的重要手段新時(shí)期的秘書工作推行辦公自動(dòng)化是信息社會(huì)、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的需要，是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，是秘書工作科學(xué)化，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基本要求。計(jì)算機(jī)控制技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用使這類辦公變得更方便、輕松、便捷，它使秘書工作實(shí)現(xiàn)了資源共享，節(jié)省了資金，提高了效率，使網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程辦公實(shí)現(xiàn)了可能。并且隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使得提供決策建議時(shí)把更加準(zhǔn)確和迅速地信息提供給決策者。（五）秘書工作參謀性特征的明顯洛陽(yáng)理工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，工作效率和生活的快節(jié)奏，秘書作為一種服務(wù)社會(huì)的職業(yè)，其參謀性的特點(diǎn)更加明顯，并且始終貫穿于秘書大量輔助性和事務(wù)性的工作中。從決策前信息資料理論法律依據(jù)的提供，到?jīng)Q策方案的可行性論證，再到?jīng)Q策的實(shí)施與反饋，秘書都必須提供全面的輔助工作。秘書需要把握領(lǐng)導(dǎo)的思想脈搏，努力地做到與領(lǐng)導(dǎo)的思想一致，力求吃透上情，摸清下情，上下結(jié)合，認(rèn)真分析問題，提出解決方法，供領(lǐng)導(dǎo)參考。在工作中，秘書要認(rèn)真聽取和記錄領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言，對(duì)不明確的問題，要主動(dòng)有意識(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)詢問或提出討論，以便掌握領(lǐng)導(dǎo)在某一問題上已經(jīng)形成的基本觀點(diǎn)。同時(shí)，秘書也要調(diào)集其主觀能動(dòng)性，善于發(fā)現(xiàn)牽動(dòng)全局的薄弱環(huán)節(jié)，并經(jīng)過深入細(xì)致的調(diào)研工作向領(lǐng)導(dǎo)提出有理有據(jù)的建議，以引起重視。在一些重大問題上還可以進(jìn)行超前研究，探索事物發(fā)展的方向和規(guī)律，供領(lǐng)導(dǎo)及早遇見，做出決策，以促成領(lǐng)導(dǎo)做出更大的成績(jī)。秘書的參謀工作盡管千頭萬緒，歸結(jié)到一點(diǎn)是“謀略”二字，要善于通過間接或直接的方式，把領(lǐng)導(dǎo)的所思所想、所籌所劃弄清楚，做到既能按領(lǐng)導(dǎo)意圖正確“發(fā)揮”，又不自作聰明，越俎代庖。在此基礎(chǔ)上，以敏銳的觀察力抓住工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，經(jīng)過深思熟慮，形成有價(jià)值的參謀意見。洛陽(yáng)理工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）三、新世紀(jì)秘書職業(yè)特點(diǎn)的發(fā)展趨勢(shì)（一）新世紀(jì)秘書工作的變化新時(shí)期秘書處在一個(gè)嶄新的信息時(shí)代，領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的日趨復(fù)雜化和科學(xué)化以及領(lǐng)導(dǎo)者的智力水平的不斷提高、秘書智能的強(qiáng)化和擴(kuò)大，客觀上都要求秘書的素質(zhì)有一個(gè)新的突破。從秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)看，必須具備三個(gè)層次:一是基本知識(shí)。包括科學(xué)文化基礎(chǔ)知識(shí)、馬克思主義基本理論知識(shí)、法律法規(guī)基本知識(shí)。二是專業(yè)知識(shí)。包括秘書專業(yè)知識(shí)、行業(yè)專業(yè)知識(shí)；三是輔助知識(shí)。包括歷史知識(shí)、管理知識(shí)等等。特別是在我國(guó)加入世貿(mào)組織后，大量的“三資”企業(yè)出現(xiàn)，它們有著先進(jìn)的管理機(jī)制和成熟的秘書工作機(jī)制，所聘用的秘書是與我國(guó)傳統(tǒng)意義上不同的新型秘書人才。作為涉外秘書從業(yè)人員，必須構(gòu)建39。“外向型”的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，不僅要具備普通秘書應(yīng)具備的基礎(chǔ)知識(shí)，并且要協(xié)助管理，參與生產(chǎn)、貿(mào)易等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，故必須學(xué)習(xí)和掌握以下知識(shí)：一是對(duì)外貿(mào)易知識(shí)。包括租賃以及與之相關(guān)的國(guó)際匯兌、各國(guó)稅利、保險(xiǎn)、仲裁等知識(shí)。二是涉外法規(guī)知識(shí)。包括國(guó)內(nèi)的涉外法規(guī)和國(guó)際法規(guī)。三是財(cái)會(huì)與商務(wù)知識(shí)?？傊?，現(xiàn)代秘書不再是以往的傳統(tǒng)技能型秘書，而是屬于“智囊型”人物，是智能性的群體。我國(guó)已經(jīng)確立了社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，而加入WTO后更加速了與世界一體化的進(jìn)程，這種狀況客觀上擴(kuò)大了秘書的工作范圍。黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位將出現(xiàn)跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨國(guó)界的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技交流。在此背景下，秘書要有強(qiáng)烈的立體型開放性思維，不僅關(guān)注本行業(yè)、本地區(qū)的發(fā)展，還要密切注視國(guó)內(nèi)及世界的動(dòng)向。就企業(yè)秘書來說，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的體制下，企業(yè)的一切工作都必須圍繞加入世貿(mào)組織后的市場(chǎng)需求這個(gè)軸心來運(yùn)轉(zhuǎn)，企業(yè)秘書的思維和觀念必須按照國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的運(yùn)作規(guī)律來調(diào)整自身的行為。即作為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的企業(yè)秘書，不僅要掌握企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程以及各個(gè)階段的薄弱環(huán)節(jié)，更要將自身思維不斷變化和拓展，把握市場(chǎng)動(dòng)向，收集有效信息，為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)把握市場(chǎng)形勢(shì)提供最優(yōu)決策方案，從而發(fā)洛陽(yáng)理工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）揮最好的參謀助手作用。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，秘書工作的科技含量越來越高。21世紀(jì)的秘書工作，將會(huì)是一個(gè)知識(shí)、信息高度集中地領(lǐng)域。秘書所從事的工作已不僅僅限于辦公、辦事等一般性的工作，而是以信息為載體，把做好信息工作作為參謀協(xié)調(diào)、催辦、督辦的基礎(chǔ)和手段，將采集到的各種信息進(jìn)行分析、處理、加工，提出預(yù)案，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)