【文章內(nèi)容簡介】 工作有著根本的不同。但是如同政治、經(jīng)濟、文化的發(fā)展一樣，秘書工作既有變革的一面，也有它繼承的一面。了解秘書工作的起源和發(fā)展，探究其規(guī)律，批判地繼承和借鑒秘書工作的歷史經(jīng)驗，這既有助于弘揚中華文明，也能取其精華，古為今用，對于今天的秘書人員和秘書工作來說，仍很有必要。（一）對領(lǐng)導輔助決策首先，秘書部門應(yīng)發(fā)現(xiàn)問題，提供決策的課題，協(xié)助領(lǐng)導系統(tǒng)確定要決策的目標和對象。確定決策目標是整個決策過程中的第一步，同時也是選擇決策方案的前提。而決策目標是根據(jù)決策所要解決的問題確定。所以，發(fā)現(xiàn)問題和分析問題是確定決策目標的基本條件。在整個輔助決策的過程中，秘書系統(tǒng)的首要任務(wù)就是發(fā)現(xiàn)、分析問題，主動地向領(lǐng)導系統(tǒng)提供決策的課題，幫助領(lǐng)導系統(tǒng)確定要解決的問題和決策的因由。無論是現(xiàn)代還是以前的管理中，領(lǐng)導者都是決策的主體，這也是領(lǐng)導者的智能和權(quán)力。而在現(xiàn)代化的管理中，任何一次重要的決策都離不開輔助力量的支持，若是失去這種支持就如同火箭缺少雷達的制導一樣，導致管理系統(tǒng)信息失靈、出現(xiàn)決策的重大失誤，從而導致目標失控。因此作為輔助決策的秘書部門提供的支持就顯得尤為重要。其次，秘書部門要收集相關(guān)的信息，為領(lǐng)導系統(tǒng)的決策提供科學的依據(jù)。在整個決策過程中，秘書系統(tǒng)需要圍繞領(lǐng)導系統(tǒng)的決策意圖、決策對象和決策目標，系統(tǒng)并且全面的收集和提供決策信息，當然，任何決策都必須符合國家的法律和政策，并且應(yīng)與上級系統(tǒng)的有關(guān)精神相切合。在這方面上，秘書必須提供準確無誤的信息，以保證領(lǐng)導決策系統(tǒng)做出合法性的決策。同時，秘書系統(tǒng)也要提供事實性信息，也就是決策對象和其所處的環(huán)境所具備的一切行者、屬性、特點、原因、現(xiàn)狀、趨勢等方面的信息。在收集這些信息的同時要對這些信息做出客觀的評價（即正面情況和反面情況）既要有質(zhì)的描述同時也要量的說明情況。洛陽理工學院畢業(yè)設(shè)計（論文）最后回歸到本質(zhì)，秘書系統(tǒng)的任務(wù)是擬寫和初審備擇方案，對其他輔助決策部門提供的備擇方案進行初審、修改，保證備擇方案的質(zhì)量，控制備擇方案的數(shù)量抑或是依據(jù)領(lǐng)導的意圖和目標直接擬寫備擇方案等。組織相關(guān)的專業(yè)人士對備擇方案進行論證、分析和評估。反饋信息，檢測偏差，提高決策的正確性。督促檢查決策的執(zhí)行情況。對整個決策過程進行總結(jié)備錄。（二）信息的收集處理秘書系統(tǒng)輔助領(lǐng)導系統(tǒng)初稿管理的一個重要手段就是處理信息，推動信息的環(huán)流，這也是秘書系統(tǒng)的基本職能。一般情況下，劃分為四個步驟。主要通過每天收到的文件、簡報、報表以及電話、電報等等；利用縱向網(wǎng)絡(luò)和橫向的信息網(wǎng)絡(luò)；通過電視、廣播、雜志、報紙、書刊等新聞媒介；調(diào)查研究、參加會議、處理信訪、接待來賓、查閱檔案；與各種智囊機構(gòu)以及其他相關(guān)信息機構(gòu)建立聯(lián)系；通過其他的非正式渠道來收集相關(guān)信息。而在現(xiàn)如今從網(wǎng)絡(luò)上了解信息動態(tài)的變化已經(jīng)成為信息收集的主要陣地，網(wǎng)絡(luò)以其迅捷的信息速度成為秘書系統(tǒng)的好幫手。即把收集到的繁雜、瑣碎的信息，通過匯總、篩選、研究和編寫，處理成系統(tǒng)適用的信息。在整個信息收集過程中，秘書系統(tǒng)相當于一個中介系統(tǒng)。系統(tǒng)收集、加工信息的最終目的，不是要自己用，而是提供給領(lǐng)導系統(tǒng)和其他系統(tǒng)享用。所以從秘書系統(tǒng)的位置來說，信息的傳遞是秘書系統(tǒng)處理信息的根本目的。將所收集的信息存入固定可長期保存的文件，同時在電腦上進行備份。同時，在需要時可在電腦上對其檢索。（三）協(xié)調(diào)關(guān)系對于秘書系統(tǒng)來說協(xié)調(diào)是通過主體運用自己的影響力，調(diào)節(jié)或者是消除洛陽理工學院畢業(yè)設(shè)計（論文）協(xié)調(diào)對象之間的矛盾。一個企業(yè)只能過能有效地協(xié)調(diào)，才能形成整體合力，實現(xiàn)共同目標。它的主要方法有：1．分工法有些工作上的矛盾是因分工不明、職責不清造成的，對這類矛盾，可能通過分清責任、明確分工來解決。2．統(tǒng)籌法又稱為計劃安排法，即已計劃的方式統(tǒng)籌安排各項工作和活動，使各項工作活動有序化、和諧化。比如組織大型活動和安排日常事務(wù)都要運用統(tǒng)籌法。3．會議法即充分運用會議的形式，召集有親協(xié)調(diào)對象進行當面協(xié)商。4．書面法即運用書面形式進行協(xié)調(diào)溝通，或把協(xié)調(diào)節(jié)器的結(jié)果用書面的形式記載下來，形成會議記錄、會議記要、意向書、協(xié)議書，并由協(xié)調(diào)對象各方簽字蓋章，作為制約各方的依據(jù)。.談話法即采用個別談話的方式了解情況，征求意見，勸說疏導。（四）處理事務(wù)電話事務(wù)、接待事務(wù)、信訪事務(wù)、會議事務(wù)、文書事務(wù)以及現(xiàn)在非常普遍的網(wǎng)絡(luò)信訪等等事務(wù)都是秘書系統(tǒng)辦理事務(wù)內(nèi)容之一。它是輔助決策，處理信息和協(xié)調(diào)關(guān)系者三種職能的必要條件。即秘書系統(tǒng)的一切職能只有通過具體的事務(wù)活動才能實現(xiàn)。從秘書系統(tǒng)的四大職能中，我們可以看出秘書在企業(yè)的運轉(zhuǎn)中處于什么位置。它是領(lǐng)導者的左右手，有著影響領(lǐng)導作出決定的能力，有時他的一句提示性的話語可能會關(guān)系到企業(yè)的命運。正因為如此，所以許多企業(yè)對秘書提出了高要求，不僅要有德、學、膽識等高水準，而且還要擁有才能和修養(yǎng)。人的修養(yǎng)從本質(zhì)上說是個體對環(huán)境的積極適應(yīng)。修養(yǎng)水平越高，對環(huán)境的適應(yīng)和改造能力就越強。從這個意義上說，人都是需要隨著環(huán)境的變化來提高自己的修養(yǎng)水平。而秘書主體對修養(yǎng)的要求是由很多因素決定的。秘書這個特定的角色，是由秘書活動的內(nèi)容和方式、性質(zhì)以及洛陽理工學院畢業(yè)設(shè)計（論文）特點決定的。秘書的存在意義是為領(lǐng)導服務(wù)的，秘書活動的根本目的是輔助領(lǐng)導實施管理，這些決定了秘書在社會活動中主要是扮演配角。但是秘書又是秘書活動的主體，在輔助領(lǐng)導的過程中，會對領(lǐng)導的決策產(chǎn)生影響。而從這一點上，秘書在某些特定的條件下又扮演的主角。秘書要正確地認識自己的工作定位是配角，但是潛在的主角特性又決定了秘書的職業(yè)活動必須是積極的。對領(lǐng)導能產(chǎn)生一定影響是成為一名好秘書的基本條件之一。在日常的社會活動中，秘書的修養(yǎng)代表了一個單位的形象和內(nèi)涵。只有提高自身素質(zhì)才能處理好身邊的事務(wù)，扮演好領(lǐng)導的左右手角色。洛陽理工學院畢業(yè)設(shè)計（論文）二、新世紀秘書工作的特點（一）高層次、復合型才能需求日益呈現(xiàn)現(xiàn)代社會中，科學技術(shù)迅猛發(fā)展，社會生產(chǎn)的復雜性日趨增大，信息高速公路的開通，全球網(wǎng)絡(luò)的運行，使世界范圍變得越來越小，人們的工作和生活節(jié)奏越來越快。而我國自從加入WTO和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，使現(xiàn)代秘書工作的宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境發(fā)生了較大的變化。隨著社會信息量的翻倍增長，社會的生產(chǎn)和管理工作愈發(fā)顯得復雜，腦力勞動在社會生產(chǎn)的比重也隨之越來越大。秘書作為社會生產(chǎn)管理基層中的一部分，其工作的復雜性和重要性對秘書的工作提出了更高地要求。秘書在幫助領(lǐng)導駕馭復雜形勢中具有重要的參謀作用?，F(xiàn)如今科技發(fā)展日新月異，領(lǐng)導決策者如何獲得可供選擇的信息或是決策選項?高水平的秘書在這個時候就顯得猶為重要。這些高素質(zhì)的秘書在通過自己的強大的知識能力篩選出有用和有利的信息流，為決策者提供最需要的幫助。同時由于社會的復雜交融性，傳統(tǒng)意義上得單一型秘書已經(jīng)不適合社會的需求，復合型的秘書人才成為市場的主要需求，它滿足了領(lǐng)導對秘書輔助工作的需求而且能夠在一些棘手問題上做出準確地判斷，幫助領(lǐng)導者規(guī)避風險，所以秘書的高水平和復合型才能將成為社會對秘書工作的最大需求。（二）秘書工作的職業(yè)化范圍愈發(fā)廣闊秘書工作作為一種為領(lǐng)導和他人服務(wù)和起輔助作用的職業(yè)，隨著時代的變遷，它所服務(wù)的對象和范圍將愈發(fā)廣泛，它的職業(yè)化趨勢更加明顯。一是秘書工作滲透于一切行業(yè)之中；二是秘書工作的只能正在擴大；三是秘書工作的時空領(lǐng)域進一步拓展。高科技與辦公自動化的發(fā)展，將使秘書人員“流動辦公”變?yōu)楝F(xiàn)實，即使在家里也能為公司處理事務(wù)，并且包持密切的聯(lián)系。（三）秘書工作向國際化、社會化發(fā)展的趨勢伴隨著我國市場經(jīng)濟體制日趨完善和對外開放的進一步擴大，尤其是加洛陽理工學院畢業(yè)設(shè)計（論文）入世貿(mào)組織后，秘書工作的社會化特點很明顯。秘書工作只有同時代緊密結(jié)合，才能閃爍不滅的光彩，抗戰(zhàn)時期毛澤東的秘書田家英，正是緊密結(jié)合黨的八大召開前夕中國所處的時代特點，才能在為毛澤東起草的“開幕詞”中寫出了“謙虛使人進步，驕傲使人落后”的經(jīng)典名句，并廣為流傳。秘書工作只有同所面臨的現(xiàn)實任務(wù)緊密結(jié)合，才能不斷產(chǎn)生亮點、創(chuàng)造佳績。所謂同所處時代緊密結(jié)合、同所面臨的現(xiàn)實任務(wù)緊密結(jié)合，就是要求我們的秘書工作：在革命戰(zhàn)爭年代同我國的抗日戰(zhàn)爭、解放戰(zhàn)爭等形勢和具體任務(wù)相結(jié)合，在建國后同我國的社會主義建設(shè)和改革開放等形勢和具體任務(wù)相結(jié)合，在新世紀新時期同科學發(fā)展觀指導下地新形勢和具體任務(wù)相結(jié)合；只有這種結(jié)合才能不斷開創(chuàng)秘書工作新境界、新成就。在新時期，不僅很多黨政軍機關(guān)、企事業(yè)單位需要秘書，而有私人秘書、鐘點秘書和各種文秘服務(wù)企業(yè)在北京、上海等大中城市十分走俏，它們提供信息咨詢、文學寫作、文稿翻譯、文電處理、公關(guān)談判等秘書服務(wù)。秘書的工作遍及社會構(gòu)架的各個方面，無論是政府等國家單位還是私人企業(yè)都普遍設(shè)有秘書機構(gòu)并擁有大量的秘書從業(yè)人員。今年來由于經(jīng)濟的迅速發(fā)展生活水平的提高，一些社會知名人士、專家、學者等都會聘請私人秘書。秘書工作向社會化的趨勢發(fā)展。秘書作為一種社會職業(yè)，在國際經(jīng)濟聯(lián)系日益密切的今天，它的國際化趨勢也必然加強。而且在我國具有相對較高的職業(yè)資格知名度。我國的秘書工作正走在加快向國際化發(fā)展的道路上。（四）辦公自動化已成秘書工作的重要手段新時期的秘書工作推行辦公自動化是信息社會、網(wǎng)絡(luò)時代的需要，是社會經(jīng)濟發(fā)展的需要，是秘書工作科學化，規(guī)范化和標準化的基本要求。計算機控制技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用使這類辦公變得更方便、輕松、便捷，它使秘書工作實現(xiàn)了資源共享，節(jié)省了資金，提高了效率，使網(wǎng)絡(luò)遠程辦公實現(xiàn)了可能。并且隨著計算機技術(shù)的應(yīng)用使得提供決策建議時把更加準確和迅速地信息提供給決策者。（五）秘書工作參謀性特征的明顯洛陽理工學院畢業(yè)設(shè)計（論文）隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，工作效率和生活的快節(jié)奏，秘書作為一種服務(wù)社會的職業(yè)，其參謀性的特點更加明顯，并且始終貫穿于秘書大量輔助性和事務(wù)性的工作中。從決策前信息資料理論法律依據(jù)的提供，到?jīng)Q策方案的可行性論證，再到?jīng)Q策的實施與反饋，秘書都必須提供全面的輔助工作。秘書需要把握領(lǐng)導的思想脈搏，努力地做到與領(lǐng)導的思想一致，力求吃透上情，摸清下情，上下結(jié)合，認真分析問題，提出解決方法，供領(lǐng)導參考。在工作中，秘書要認真聽取和記錄領(lǐng)導的發(fā)言，對不明確的問題，要主動有意識地向領(lǐng)導詢問或提出討論，以便掌握領(lǐng)導在某一問題上已經(jīng)形成的基本觀點。同時，秘書也要調(diào)集其主觀能動性，善于發(fā)現(xiàn)牽動全局的薄弱環(huán)節(jié)，并經(jīng)過深入細致的調(diào)研工作向領(lǐng)導提出有理有據(jù)的建議，以引起重視。在一些重大問題上還可以進行超前研究，探索事物發(fā)展的方向和規(guī)律，供領(lǐng)導及早遇見，做出決策，以促成領(lǐng)導做出更大的成績。秘書的參謀工作盡管千頭萬緒，歸結(jié)到一點是“謀略”二字，要善于通過間接或直接的方式，把領(lǐng)導的所思所想、所籌所劃弄清楚，做到既能按領(lǐng)導意圖正確“發(fā)揮”，又不自作聰明，越俎代庖。在此基礎(chǔ)上，以敏銳的觀察力抓住工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，經(jīng)過深思熟慮，形成有價值的參謀意見。洛陽理工學院畢業(yè)設(shè)計（論文）三、新世紀秘書職業(yè)特點的發(fā)展趨勢（一）新世紀秘書工作的變化新時期秘書處在一個嶄新的信息時代，領(lǐng)導活動的日趨復雜化和科學化以及領(lǐng)導者的智力水平的不斷提高、秘書智能的強化和擴大，客觀上都要求秘書的素質(zhì)有一個新的突破。從秘書的知識結(jié)構(gòu)看，必須具備三個層次:一是基本知識。包括科學文化基礎(chǔ)知識、馬克思主義基本理論知識、法律法規(guī)基本知識。二是專業(yè)知識。包括秘書專業(yè)知識、行業(yè)專業(yè)知識；三是輔助知識。包括歷史知識、管理知識等等。特別是在我國加入世貿(mào)組織后，大量的“三資”企業(yè)出現(xiàn)，它們有著先進的管理機制和成熟的秘書工作機制，所聘用的秘書是與我國傳統(tǒng)意義上不同的新型秘書人才。作為涉外秘書從業(yè)人員，必須構(gòu)建39?！巴庀蛐汀钡膶I(yè)知識結(jié)構(gòu)，不僅要具備普通秘書應(yīng)具備的基礎(chǔ)知識，并且要協(xié)助管理，參與生產(chǎn)、貿(mào)易等經(jīng)濟活動，故必須學習和掌握以下知識：一是對外貿(mào)易知識。包括租賃以及與之相關(guān)的國際匯兌、各國稅利、保險、仲裁等知識。二是涉外法規(guī)知識。包括國內(nèi)的涉外法規(guī)和國際法規(guī)。三是財會與商務(wù)知識。總之，現(xiàn)代秘書不再是以往的傳統(tǒng)技能型秘書，而是屬于“智囊型”人物，是智能性的群體。我國已經(jīng)確立了社會主義市場經(jīng)濟體制，而加入WTO后更加速了與世界一體化的進程，這種狀況客觀上擴大了秘書的工作范圍。黨政機關(guān)、企事業(yè)單位將出現(xiàn)跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨國界的政治、經(jīng)濟、文化、科技交流。在此背景下，秘書要有強烈的立體型開放性思維，不僅關(guān)注本行業(yè)、本地區(qū)的發(fā)展，還要密切注視國內(nèi)及世界的動向。就企業(yè)秘書來說，在市場經(jīng)濟的體制下，企業(yè)的一切工作都必須圍繞加入世貿(mào)組織后的市場需求這個軸心來運轉(zhuǎn)，企業(yè)秘書的思維和觀念必須按照國內(nèi)外市場經(jīng)濟的運作規(guī)律來調(diào)整自身的行為。即作為輔助領(lǐng)導決策的企業(yè)秘書，不僅要掌握企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營過程以及各個階段的薄弱環(huán)節(jié)，更要將自身思維不斷變化和拓展，把握市場動向，收集有效信息，為領(lǐng)導及時把握市場形勢提供最優(yōu)決策方案，從而發(fā)洛陽理工學院畢業(yè)設(shè)計（論文）揮最好的參謀助手作用。隨著科學技術(shù)的迅猛發(fā)展，秘書工作的科技含量越來越高。21世紀的秘書工作，將會是一個知識、信息高度集中地領(lǐng)域。秘書所從事的工作已不僅僅限于辦公、辦事等一般性的工作，而是以信息為載體，把做好信息工作作為參謀協(xié)調(diào)、催辦、督辦的基礎(chǔ)和手段，將采集到的各種信息進行分析、處理、加工，提出預案，主動為領(lǐng)導