【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 各類：不太有用的或極少用的文件；短時(shí)保存的公文；保存 期明確文件（如保存到??年為止）；等待答復(fù)的公文；在??法律生效期間內(nèi)保存的文件；長(zhǎng)期保存的文件，共此六種。 資料則分為：郵寄費(fèi)用手冊(cè)；送領(lǐng)導(dǎo)人簽署的文件；辦公室木器家具一覽表，家具廣告一覽表；有關(guān)不能參與的提高技能的重要措施方面的宣傳公函；號(hào)雜志；對(duì)初參加工作者的職業(yè)信息表；旅館飯店一覽表；企業(yè)于某一時(shí)期停業(yè)的通告；董事會(huì)選舉的 結(jié)果；決定性的生產(chǎn)會(huì)議記錄；半年之久的剪報(bào)；有關(guān)干部問(wèn)題咨詢服務(wù)信件；老常規(guī)條文；企業(yè)用的只供領(lǐng)導(dǎo)人收受、專門(mén)研究領(lǐng)導(dǎo)的過(guò)期三個(gè)月之久的專門(mén)雜志；生產(chǎn)上不幸事故的 報(bào)告書(shū)；董事會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人關(guān)于必須為降低工時(shí)損耗作斗爭(zhēng)的預(yù)告。對(duì)書(shū)籍提出如下的要求：將書(shū)籍詳細(xì)訂出目錄卡片；將有關(guān)書(shū)籍資料正確登入卡片內(nèi)；將書(shū)籍按第一個(gè)字母、按學(xué)術(shù)領(lǐng)域分類。 秘書(shū)對(duì)書(shū)籍目錄卡分類錄寫(xiě)擇選舉例如下：（）馬爾特馬麗亞蓋爾克同瓦里切爾約希姆合著：《高等秘書(shū)學(xué)校》第４版，門(mén)什翁德阿爾巴依特出版社年出版，頁(yè)。內(nèi)容：秘書(shū)職業(yè)；速記；打字；通訊；電話交談；電報(bào)及電傳打字報(bào)道；人際學(xué)；、辦公室（廳）工作；工作的合理化；內(nèi)部通訊；書(shū)籍與雜志；領(lǐng)導(dǎo)人出差；會(huì)議；管理原則。（）安涅馬里、連納爾茨著：《秘書(shū)的 有效工作》費(fèi)爾拉格出版社年版，頁(yè)。內(nèi)容：秘書(shū)職業(yè)；同來(lái)訪人接觸；秘書(shū)行業(yè)；分配工作；電話交談；準(zhǔn)備開(kāi)會(huì)和會(huì)議。（）烏爾蘇拉、德列克斯列爾著：《秘書(shū)減輕領(lǐng)導(dǎo)人的工作負(fù)擔(dān)》維卡出版社年再版，頁(yè)。內(nèi)容：秘書(shū)職業(yè)；秘書(shū)本人的工作；準(zhǔn)備會(huì)議；準(zhǔn)備出差；文件工作；速記；生產(chǎn)交談特點(diǎn)。（）克里斯塔亞捷著：《秘書(shū)簡(jiǎn)明手冊(cè)》，第八版，年版，頁(yè)。內(nèi)容：通信；秘書(shū)處實(shí)用方面的工作與技術(shù)方面的工作；準(zhǔn)備會(huì)議；準(zhǔn)備公務(wù)旅行；按期完成工作檢查；提供領(lǐng)導(dǎo)人信息；組織工作的技術(shù)設(shè)備；同人聯(lián)系；縱橫交錯(cuò)計(jì)劃的擬定方法。 （二）德國(guó)秘 書(shū)學(xué)專家對(duì)正確使用電話和書(shū)信的觀點(diǎn) 正確使用電話和書(shū)信書(shū)寫(xiě)的觀點(diǎn)分別為： ．打電話 秘書(shū)應(yīng)每日盡量撥出一定時(shí)間合理用于一切必要的電話聯(lián)系。電話交談之前，宜認(rèn)真短暫準(zhǔn)備，電話前應(yīng)將認(rèn)為重要之事記于紙上或?qū)㈦娫挃M通知之事錄于小冊(cè)上。同他人交談時(shí)思考好交談目的，準(zhǔn)備交談信息。電話交談時(shí)要多做記錄，刪去不需要的內(nèi)容，記錄簡(jiǎn)潔而通情達(dá)理。公務(wù)電話免除與公務(wù)無(wú)關(guān)的話語(yǔ)，以免浪費(fèi)時(shí)間并使公務(wù)通訊工具中斷。通電話時(shí)話語(yǔ)速度要慢，言談要準(zhǔn)確，免使對(duì)方再問(wèn)；電話交談時(shí)精力要集中，以免遺漏，更重要的是，將注意力集中于當(dāng)時(shí)對(duì)方的精神狀態(tài)，而免犯心理上的錯(cuò)誤判斷。 、書(shū)信書(shū)寫(xiě)技能 德國(guó)專家認(rèn) 為，信之格式系屬次要，可靈活運(yùn)用。但當(dāng)注意書(shū)寫(xiě)信前宜周密思考，言辭應(yīng)妥當(dāng)，字體要端正，這對(duì)信的寫(xiě)收雙方皆有利。收信人職位越高，越無(wú)更多時(shí)間細(xì)觀，故應(yīng)寫(xiě)得一目了然，洞悉實(shí)質(zhì)。寫(xiě)信前應(yīng)先擬定提綱，以免遺漏；信的內(nèi)容宜簡(jiǎn)短扼要，要求簡(jiǎn)短、準(zhǔn)確、友好、禮貌；信的本質(zhì)或形式皆不要重復(fù)，要符合現(xiàn)行的語(yǔ)言規(guī)范；避免虛假表示，壓縮書(shū)信內(nèi)容，留心勿有語(yǔ)法錯(cuò)誤；書(shū)信分段，必須合乎邏輯；可以劃出信中主要內(nèi)容，如某些數(shù)據(jù)；可用編號(hào)表示段落，以便于收信人更快更具體地?cái)M出函復(fù)；業(yè)務(wù)方面的敘述，只道清解決的結(jié)果，要文理通順，要從速涉及主 題，宜貫穿主題，不偏離主題。 《德國(guó)的秘書(shū)與秘書(shū)工作》 第三篇：英國(guó)的秘書(shū)與秘書(shū)工作（定稿） 發(fā)達(dá)國(guó)家英國(guó)的秘書(shū)與秘書(shū)工作，與其語(yǔ)言和種族本屬同一沿革歷程的美國(guó)相比，確迥然有異，大相徑庭。表現(xiàn)在英國(guó)的秘書(shū)與秘書(shū)工作之政治性較美國(guó)突出鮮明。英國(guó)的秘書(shū)工作范圍，秘書(shū)自身知識(shí)、能力等結(jié)構(gòu)，有其突出的特點(diǎn)。 英語(yǔ)中秘書(shū)一詞，來(lái)自拉丁語(yǔ)。在中世紀(jì)，秘書(shū)在大不列顛原本是處理國(guó)王通信，處理機(jī)密或秘密緊要 問(wèn)題的高級(jí)官階的人。今天西方秘書(shū)的種種工作雖有發(fā)展變化，而機(jī)密和通信技能的原始 概念，卻依然保持，同這種職務(wù)有最基本的傳統(tǒng)關(guān)聯(lián)。 秘書(shū)一詞在英國(guó)的概念，按英國(guó)牛津字典解釋：秘書(shū)一為辦事處、營(yíng)業(yè)所、公司或企業(yè)的雇員，有一種雇傭關(guān)系，其任務(wù)是處理通信，整理記錄，安排約會(huì)。往往有地位有財(cái)富的人士，將秘書(shū)作為一種特殊成員，幾乎都有私人秘書(shū)；二為高級(jí)官員，其職責(zé)為負(fù)責(zé)通訊、記錄等事宜。不以盈利為目的、團(tuán)體會(huì)社的秘書(shū)，是義務(wù)的不受報(bào)酬。三為國(guó)家的秘書(shū)，負(fù)責(zé)政府機(jī)關(guān)的政務(wù)工作，名為秘書(shū)，實(shí)為部長(zhǎng)。如英國(guó)的國(guó)務(wù)大臣、外交大臣、陸軍大臣，其名稱為（部長(zhǎng)或大臣），但也稱（秘書(shū)）。就英國(guó)高級(jí)官員和國(guó) 家的秘書(shū)而言，英國(guó)內(nèi)閣辦公廳及議會(huì)下院的辦事機(jī)構(gòu)，均設(shè)有秘書(shū)機(jī)構(gòu)，不僅為內(nèi)閣服務(wù)，還為內(nèi)閣委員服務(wù)，如為委員安排議事日程、起草決議等，在各方面協(xié)助委員會(huì)主席進(jìn)行工作并為大臣的特別會(huì)議服務(wù)。英國(guó)議會(huì)下院設(shè)議長(zhǎng)辦事處，下設(shè)四個(gè)辦公室，即議長(zhǎng)辦公室，秘書(shū)主要負(fù)責(zé)處理議長(zhǎng)的公文和信件，協(xié)助議長(zhǎng)們進(jìn)行社交和工作方面的聯(lián)系；官方報(bào)告辦公室，主要負(fù)責(zé)《下院每周議事錄》的印發(fā)工作；決議事宜辦公室，主要負(fù)責(zé)向議員發(fā)送一切有關(guān)議會(huì)的文件；供銷辦公室，主要負(fù)責(zé)出售報(bào)紙和議員需要購(gòu)買的其它資料。 英國(guó)下院設(shè)事務(wù)處，主管下院 重要事務(wù)。事務(wù)處下設(shè)一處五室，即：會(huì)議秘書(shū)處，主要負(fù)責(zé)處理議員對(duì)大臣提出質(zhì)詢的通知，并準(zhǔn)備一覽表，列出大臣們答復(fù)質(zhì)詢的日程；委員會(huì)辦公室，負(fù)責(zé)給常設(shè)委員和特別委員配備人員；公議案辦公室，負(fù)責(zé)下院的公議案程序和財(cái)政程序方面的事務(wù)；議事記錄辦公室，負(fù)責(zé)編輯《下院每周議事錄》、《決議事項(xiàng)與會(huì)議記錄》等項(xiàng)工作。 英國(guó)國(guó)家秘書(shū)既為官職，可分兩類：一類是政務(wù)官，一類是事務(wù)官。前者是如上所舉的政府成員，由他們決定政府政策，共同對(duì)議會(huì)負(fù)責(zé)，皆與內(nèi)閣共進(jìn)退；后者則為政務(wù)次長(zhǎng)以下的各級(jí)官員，其任務(wù)是處理政府事務(wù)，如收稅 、會(huì)計(jì)、管理教育、衛(wèi)生以及辦理文書(shū)等項(xiàng)工作。從事管理這些事務(wù)的宮員，被稱為事務(wù)官員。英國(guó)的事務(wù)官員較多，超過(guò)萬(wàn)人，其中普通行政人員約萬(wàn)人，實(shí)業(yè)人員一萬(wàn)人，他們都在政府各部會(huì)的政務(wù)官員領(lǐng)導(dǎo)下也行管理，但與內(nèi)閣的進(jìn)退無(wú)關(guān)。他們的職業(yè)是非政治性的，是永久性的。英國(guó)政府中的