【文章內容簡介】 各類：不太有用的或極少用的文件；短時保存的公文；保存 期明確文件（如保存到??年為止）；等待答復的公文；在??法律生效期間內保存的文件；長期保存的文件，共此六種。 資料則分為：郵寄費用手冊；送領導人簽署的文件；辦公室木器家具一覽表，家具廣告一覽表；有關不能參與的提高技能的重要措施方面的宣傳公函；號雜志；對初參加工作者的職業(yè)信息表；旅館飯店一覽表；企業(yè)于某一時期停業(yè)的通告；董事會選舉的 結果；決定性的生產會議記錄；半年之久的剪報；有關干部問題咨詢服務信件；老常規(guī)條文；企業(yè)用的只供領導人收受、專門研究領導的過期三個月之久的專門雜志；生產上不幸事故的 報告書；董事會對領導人關于必須為降低工時損耗作斗爭的預告。對書籍提出如下的要求：將書籍詳細訂出目錄卡片；將有關書籍資料正確登入卡片內；將書籍按第一個字母、按學術領域分類。 秘書對書籍目錄卡分類錄寫擇選舉例如下：（）馬爾特馬麗亞蓋爾克同瓦里切爾約希姆合著：《高等秘書學校》第４版，門什翁德阿爾巴依特出版社年出版，頁。內容：秘書職業(yè)；速記；打字；通訊；電話交談；電報及電傳打字報道；人際學；、辦公室（廳）工作；工作的合理化；內部通訊；書籍與雜志；領導人出差；會議；管理原則。（）安涅馬里、連納爾茨著：《秘書的 有效工作》費爾拉格出版社年版，頁。內容：秘書職業(yè)；同來訪人接觸；秘書行業(yè)；分配工作；電話交談；準備開會和會議。（）烏爾蘇拉、德列克斯列爾著：《秘書減輕領導人的工作負擔》維卡出版社年再版，頁。內容：秘書職業(yè)；秘書本人的工作；準備會議；準備出差；文件工作；速記；生產交談特點。（）克里斯塔亞捷著：《秘書簡明手冊》，第八版，年版，頁。內容：通信；秘書處實用方面的工作與技術方面的工作；準備會議；準備公務旅行；按期完成工作檢查；提供領導人信息；組織工作的技術設備；同人聯系；縱橫交錯計劃的擬定方法。 （二）德國秘 書學專家對正確使用電話和書信的觀點 正確使用電話和書信書寫的觀點分別為： ．打電話 秘書應每日盡量撥出一定時間合理用于一切必要的電話聯系。電話交談之前，宜認真短暫準備，電話前應將認為重要之事記于紙上或將電話擬通知之事錄于小冊上。同他人交談時思考好交談目的，準備交談信息。電話交談時要多做記錄，刪去不需要的內容，記錄簡潔而通情達理。公務電話免除與公務無關的話語，以免浪費時間并使公務通訊工具中斷。通電話時話語速度要慢，言談要準確，免使對方再問；電話交談時精力要集中，以免遺漏，更重要的是，將注意力集中于當時對方的精神狀態(tài)，而免犯心理上的錯誤判斷。 、書信書寫技能 德國專家認 為，信之格式系屬次要，可靈活運用。但當注意書寫信前宜周密思考，言辭應妥當，字體要端正，這對信的寫收雙方皆有利。收信人職位越高，越無更多時間細觀，故應寫得一目了然，洞悉實質。寫信前應先擬定提綱，以免遺漏；信的內容宜簡短扼要，要求簡短、準確、友好、禮貌；信的本質或形式皆不要重復，要符合現行的語言規(guī)范；避免虛假表示，壓縮書信內容，留心勿有語法錯誤；書信分段，必須合乎邏輯；可以劃出信中主要內容，如某些數據；可用編號表示段落，以便于收信人更快更具體地擬出函復；業(yè)務方面的敘述，只道清解決的結果，要文理通順，要從速涉及主 題，宜貫穿主題，不偏離主題。 《德國的秘書與秘書工作》 第三篇：英國的秘書與秘書工作（定稿） 發(fā)達國家英國的秘書與秘書工作，與其語言和種族本屬同一沿革歷程的美國相比，確迥然有異，大相徑庭。表現在英國的秘書與秘書工作之政治性較美國突出鮮明。英國的秘書工作范圍，秘書自身知識、能力等結構，有其突出的特點。 英語中秘書一詞，來自拉丁語。在中世紀，秘書在大不列顛原本是處理國王通信，處理機密或秘密緊要 問題的高級官階的人。今天西方秘書的種種工作雖有發(fā)展變化，而機密和通信技能的原始 概念，卻依然保持，同這種職務有最基本的傳統(tǒng)關聯。 秘書一詞在英國的概念，按英國牛津字典解釋：秘書一為辦事處、營業(yè)所、公司或企業(yè)的雇員，有一種雇傭關系，其任務是處理通信，整理記錄，安排約會。往往有地位有財富的人士，將秘書作為一種特殊成員，幾乎都有私人秘書；二為高級官員，其職責為負責通訊、記錄等事宜。不以盈利為目的、團體會社的秘書，是義務的不受報酬。三為國家的秘書，負責政府機關的政務工作，名為秘書，實為部長。如英國的國務大臣、外交大臣、陸軍大臣，其名稱為（部長或大臣），但也稱（秘書）。就英國高級官員和國 家的秘書而言，英國內閣辦公廳及議會下院的辦事機構，均設有秘書機構，不僅為內閣服務，還為內閣委員服務，如為委員安排議事日程、起草決議等，在各方面協(xié)助委員會主席進行工作并為大臣的特別會議服務。英國議會下院設議長辦事處，下設四個辦公室，即議長辦公室，秘書主要負責處理議長的公文和信件，協(xié)助議長們進行社交和工作方面的聯系；官方報告辦公室，主要負責《下院每周議事錄》的印發(fā)工作；決議事宜辦公室，主要負責向議員發(fā)送一切有關議會的文件；供銷辦公室，主要負責出售報紙和議員需要購買的其它資料。 英國下院設事務處，主管下院 重要事務。事務處下設一處五室，即：會議秘書處，主要負責處理議員對大臣提出質詢的通知，并準備一覽表，列出大臣們答復質詢的日程；委員會辦公室，負責給常設委員和特別委員配備人員；公議案辦公室，負責下院的公議案程序和財政程序方面的事務；議事記錄辦公室，負責編輯《下院每周議事錄》、《決議事項與會議記錄》等項工作。 英國國家秘書既為官職，可分兩類：一類是政務官，一類是事務官。前者是如上所舉的政府成員，由他們決定政府政策，共同對議會負責，皆與內閣共進退；后者則為政務次長以下的各級官員，其任務是處理政府事務，如收稅 、會計、管理教育、衛(wèi)生以及辦理文書等項工作。從事管理這些事務的宮員，被稱為事務官員。英國的事務官員較多，超過萬人，其中普通行政人員約萬人，實業(yè)人員一萬人，他們都在政府各部會的政務官員領導下也行管理，但與內閣的進退無關。他們的職業(yè)是非政治性的，是永久性的。英國政府中的