秘書工作流程(編輯修改稿)
2024-10-13 19:38 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 人員會(huì)前10分鐘：檢查是否所有與會(huì)人員都到齊，沒有到的打電話聯(lián)系。會(huì)議進(jìn)行時(shí)：上次的會(huì)議紀(jì)要，報(bào)告上次會(huì)議的任務(wù)落實(shí)情況；做好會(huì)議記錄；提醒主持人控制時(shí)間；按照《會(huì)議制度》維持會(huì)場(chǎng)紀(jì)律會(huì)后1天內(nèi)：完成會(huì)議紀(jì)要，與總經(jīng)理溝通完畢，發(fā)送到各與會(huì)人員郵箱，必須確認(rèn)收到過程中：跟進(jìn)會(huì)議決議事項(xiàng)的落實(shí)情況，并及時(shí)反饋總經(jīng)理，在下次會(huì)議之前形成上次會(huì)議的《任務(wù)落實(shí)情況》輔助工作：建立起短信平臺(tái)、郵件系統(tǒng)和OA系統(tǒng)，幫助會(huì)議計(jì)劃更好的落實(shí)客戶接待：A類客戶：為主管部門領(lǐng)導(dǎo)（稅務(wù)、房產(chǎn)等）或甲方單位重要負(fù)責(zé)人（如董事長(zhǎng)、總經(jīng)理）來訪，提前準(zhǔn)備歡迎儀式、標(biāo)語、水果及會(huì)場(chǎng)，有需要的安排休息房間或飯局，安排專職司機(jī)接送，需要訂購(gòu)機(jī)票或禮品的提前準(zhǔn)備；B類客戶：為甲方一般負(fù)責(zé)人或其他單位負(fù)責(zé)人來訪，提前準(zhǔn)備水果，準(zhǔn)備上等茶水，有需求的安排會(huì)議室及飯局；一般客戶：參照一般客戶接待禮儀，準(zhǔn)備茶水和接待室。第四篇：?jiǎn)蔚昝貢ぷ髀氊?zé)及流程工作職責(zé)秘書是公司和當(dāng)?shù)陿淞⒂诳蛻裘媲暗男蜗蟠翱?，是一個(gè)樞紐起著承上啟下的作用，是店長(zhǎng)的左右手。一個(gè)優(yōu)秀的秘書能為主管分擔(dān)一半以上的事務(wù)及管理工作。店務(wù)秘書的主要工作職責(zé)有：店內(nèi)事務(wù)管理；互動(dòng)管理；與總部溝通管理；緊急事務(wù)應(yīng)對(duì)管理（一）客戶資料管理【總客戶登記冊(cè)】用于登記當(dāng)天值班接待的上門客人和經(jīng)紀(jì)人當(dāng)天獲取的除上門外的客人，秘書負(fù)責(zé)提醒督促經(jīng)紀(jì)人將當(dāng)天收集到的所有客人登記在總客戶登記冊(cè)上。及時(shí)更換收藏已登記滿的總客戶登記冊(cè)，存檔一年后作廢銷毀?！镜菆?bào)客戶登記表】用于登記登報(bào)來電問詢的客戶，編號(hào)并與當(dāng)天下午下班前統(tǒng)一分配給經(jīng)紀(jì)人，督促跟進(jìn)。及時(shí)收藏半年后作廢銷毀。（二）房源資料管理【原始資料】(1)原始房源編號(hào)：按年份+當(dāng)?shù)甑拇碜帜负晚樞蛉纾?5E0001）05代表2005年，E代表第五家店，0001代表店內(nèi)的第一套房源(2)當(dāng)天新房源應(yīng)存夾在新房源夾中，寫上編號(hào)。資料詳細(xì)明確的當(dāng)天下午17：0018：00發(fā)送給總部，資料不夠詳細(xì)明確的，提醒經(jīng)紀(jì)人落實(shí)清楚，第二天發(fā)送給總部.(3)當(dāng)周新房源備份一份并制作一張目錄表上交總部存檔.(4)原始房源資料根據(jù)當(dāng)?shù)陮?shí)際情況進(jìn)行分類存管，作好標(biāo)識(shí)目錄便于查詢。(5)定期整理原始房源資料，提醒經(jīng)紀(jì)人精耕房源。根據(jù)經(jīng)紀(jì)人反饋的信息（已售、暫不售、價(jià)格異常等）及時(shí)更新房源信息，確保房源信準(zhǔn)確有效(6)已售原始房源資料作好標(biāo)識(shí)存檔保管一年后作廢銷毀?！竟┛蛻舨檎业姆吭促Y料】（簡(jiǎn)稱對(duì)外房源）每天打印從總部發(fā)送到各店郵箱里的各店當(dāng)天新房源匯總資料，裝訂成冊(cè)，供客戶查閱。一個(gè)星期整理一次，確保房源信息準(zhǔn)確有效。【網(wǎng)絡(luò)房源、新報(bào)房源當(dāng)天錄入網(wǎng)站】及時(shí)根據(jù)經(jīng)紀(jì)人反饋信息更改更新。（三）制度執(zhí)行秘書在執(zhí)行制度過程中應(yīng)以《公司制度》、《行為規(guī)范》及當(dāng)?shù)旯芾碇贫葹闃?biāo)準(zhǔn)，發(fā)現(xiàn)某同事違反規(guī)定時(shí)，及時(shí)給予提醒，或匯報(bào)店長(zhǎng)，由店長(zhǎng)決定是否處罰，店長(zhǎng)確定處罰，秘書開罰單，店長(zhǎng)簽字，秘書執(zhí)行罰款。（四）考勤管理：秘書應(yīng)該熟練掌握《考勤管理辦法》的詳細(xì)內(nèi)容，嚴(yán)格監(jiān)督打卡情況。（五）值班管理：秘書于當(dāng)月的最后一天制定下月的值班表，由店長(zhǎng)確認(rèn)簽字生效，于晚會(huì)告知傳閱并張貼告示當(dāng)?shù)晖?，以便于?jīng)紀(jì)人提前做計(jì)劃。（六）衛(wèi)生管理：當(dāng)天衛(wèi)生由值班人員打掃，秘書應(yīng)監(jiān)督當(dāng)?shù)晷l(wèi)生及辦公設(shè)備的整潔度。發(fā)現(xiàn)值班人員沒做衛(wèi)生或馬虎對(duì)待的，告知店長(zhǎng)，由店長(zhǎng)處罰。每月負(fù)責(zé)組織至少一次的衛(wèi)生大掃除。（七）表格表單管理【普通表單格】：經(jīng)紀(jì)人用和秘書用的表單格分類存放于固定位置，并標(biāo)識(shí)清楚，一周整理一次，及時(shí)備存，確保各類表單格齊全供經(jīng)紀(jì)人使用。【特殊表單格】：租賃合同和收據(jù)要在租賃專員提出申請(qǐng)時(shí)發(fā)放，發(fā)出24小時(shí)內(nèi)收回租賃傭金，收據(jù)本和一份存檔合同（一式三份中的其中一份）。作廢合同三份都收回并注明“作廢”的字樣。月底將當(dāng)月的所有存檔合同匯總，制作租賃
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