檔案編號(編輯修改稿)
2024-10-13 20:53 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 案館(室)給定每個(gè)全宗的代碼。 2．3 案卷目錄號全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。 2．4 類別號館(室)藏檔案類別的代碼。 2．5 項(xiàng)目號產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等檔案的代字或代號。 2．6 案卷號 案卷排列的順序號。 2．7 件號案卷內(nèi)文件的順序號。 2．8 頁(張)號 案卷內(nèi)文件每頁(張)的順序號。 2．9 代碼一個(gè)或一組有序的、易于計(jì)算機(jī)和人識(shí)別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其它符號。檔號編制原則 3．1 唯一性原則檔案館(室)內(nèi)檔案檔號應(yīng)指代單一。不同編號對象應(yīng)賦予不同代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號對象。 3．2 合理性原則檔號結(jié)構(gòu)必須與館藏的整理分類體系相適應(yīng)。 3．3 穩(wěn)定性原則檔號一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。 3．4 擴(kuò)充性原則檔號必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴(kuò)充檔案的需要。 3．5 簡單性原則檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯(cuò)，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。檔號的結(jié)構(gòu) 檔號結(jié)構(gòu)分為三種： 4．1 第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號——案卷目錄號——案卷號——件、頁(張)號。即： ?? 全宗號 案卷目錄號 案卷號件號 頁(張)號4．2 第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號——類別號——案卷號——件、頁(張)號即： ??n 全宗號 類別號 案卷號 件號、頁(張)號4．3 第三種結(jié)構(gòu)為：類別號——項(xiàng)目號——案卷號——件、頁(張?zhí)? 即：?? n ? n 類別號 項(xiàng)目號 案卷號 件號、頁(張)號4．4 檔號中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時(shí)上、下代碼之間用“—”(短橫)相隔。4．5 件號、頁(張)號可根據(jù)檔案保管和使用的需要，選擇一項(xiàng)編號。檔號的編制方法 5．1 全宗號的編制方法全宗號用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一屬類全宗的順序號。全宗號的格式是： 全宗屬類代碼 全宗順序號5．1．1 全宗屬類代碼的編制方法 5．1．1．1 在一個(gè)檔案館內(nèi)，全宗屬類代碼不應(yīng)重復(fù)。 5．1．1．2 全宗屬性單一的檔案館可以“0”作屬類代碼。 例一：某省檔案館藏新民主主義革命歷史檔案第13號全宗，標(biāo)識(shí)為：“X013”。例二：某市檔案館藏舊政權(quán)檔案第4號全宗，標(biāo)識(shí)為：“J004”。 例三：某縣檔案館藏建國后檔案第127號全宗，標(biāo)識(shí)為“0127”。例四：河北省檔案館藏原熱河省第123號全宗，可識(shí)標(biāo)為“R123”。例五：四川省檔案館藏已撤銷的川東行署003號全宗，可標(biāo)識(shí)為“D003”。例六：中國第一歷史檔案館藏明清檔案第74號全宗，標(biāo)識(shí)為“0074””5．1．2 全宗順序號的編制方法5．1．2．1 全宗屬類的各個(gè)全宗按排列次序流水編號。5．1．2．2 在一個(gè)屬類內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的全宗順序號。 5．2 案卷目錄號的編制方法 案卷目錄號以三位阿伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。5．2．1 案卷目錄號應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置，可按不同時(shí)間，不同組織機(jī)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。5．2．2 每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足100時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數(shù)量超過1000時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。5．2．3 在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號。 5．3 類別號的編制方法5．3．1 類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。5．3．2 不同級位的類別之間可用間隔符“?”分開。不產(chǎn)生誤解時(shí)，可省略間隔符。類別號一般不應(yīng)超過三級。5．3．3 在一個(gè)檔案館(室)內(nèi)或一個(gè)全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類別號。5．4 項(xiàng)目號的編制方法項(xiàng)目號引用有關(guān)管理部門編制的項(xiàng)目代號。 5．5 案卷號的編制方法5．5．1 案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。5．5．2 目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。5．5．3 每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號。如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上(含兩個(gè))案卷流水順序號時(shí)應(yīng)重新編案卷號或分設(shè)案卷目錄；如一個(gè)案卷流水順序號分登兩個(gè)以上(含兩個(gè))案卷目錄時(shí)應(yīng)合并為一個(gè)目錄號或目錄
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