【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 五整理規(guī)范程序（一）資料的整理及排列整理方法日常收集整理：按項(xiàng)目單位工程進(jìn)展先后所形成的資料類型裝盒，按《工程技術(shù)資料歸檔移交規(guī)范整理要求列表》分類組卷。附件1： 工程技術(shù)資料歸檔移交規(guī)范整理要求列表 序號(hào) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 資料分類 勘察報(bào)告 分包單位資質(zhì)報(bào)驗(yàn) 監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則及旁站方案 監(jiān)理日志 監(jiān)理月報(bào) 監(jiān)理總結(jié) 旁站記錄監(jiān)理工作聯(lián)系單及回復(fù) 往來(lái)函件工程開(kāi)工報(bào)告及開(kāi)工令、進(jìn)場(chǎng)通知、延期批復(fù)施工組織設(shè)計(jì)及分部工程施工方案 材料報(bào)驗(yàn) 檢測(cè)報(bào)告竣工資料（含各種施工記錄）規(guī)范整理要求 按項(xiàng)目綜合組卷 按項(xiàng)目綜合組卷按單位工程分類型分別組卷 按單位工程組卷 按單位工程組卷 按單位工程組卷 按單位工程組卷 按單位工程、工序組卷 按項(xiàng)目施工單位綜合組卷 按單位工程分類型分別組卷 按單位工程組卷 按單位工程、分專業(yè)組卷 按單位工程組卷 按單位工程組卷備注備注：對(duì)于單位工程的劃分，可以參照施工許可證或者根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況劃分，比如高層，可能是幾棟樓組合在一起才是一個(gè)單位工程，對(duì)于別墅等資料較少的單體，可以按片區(qū)或者組團(tuán)進(jìn)行劃分。幾個(gè)項(xiàng)目共用并且無(wú)法分開(kāi)的資料，可以組綜合卷。移交時(shí)整理要求：（1）清整、檢查各階段形成的資料，確保嚴(yán)格按照附件1分類組卷；（2）督促各工程師清理個(gè)人手中資料，將應(yīng)歸檔的文件補(bǔ)充歸檔；（3）粘貼案卷背脊：根據(jù)資料內(nèi)容編寫案卷題名及填寫相關(guān)內(nèi)容；（4）將已裝盒的卷內(nèi)資料按件進(jìn)行編流水號(hào)，頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi)始，用鉛筆書寫在文件右下角，雙面書寫的文件，背面在左下角書寫編號(hào)，折疊后的圖紙一律寫在右下角，并編制卷內(nèi)目錄。（見(jiàn)附件）（5）制作卷封皮及備考表（見(jiàn)附件）（6）所有收發(fā)文要登記臺(tái)賬（見(jiàn)如下附件）整理步驟組卷：同類型、同一盒中資料最晚形成的時(shí)間就是組卷時(shí)間。（1）根據(jù)工程進(jìn)展順序清整已裝盒的資料，先按“單位工程類型”的標(biāo)準(zhǔn)分類，然后分別按先后依次編順序號(hào)，如：2002002004……。A、不同檔案盒或卷的排列方法：同一個(gè)項(xiàng)目竣工工程、同一工程階段的資料，則以組卷先后從低到高依次編號(hào)排列，以此類推，案卷盒的排列如：2002009……。B、同一盒或卷內(nèi)資料的排列方法：同項(xiàng)目、同類型的資料放置于同一盒中或卷中。同一盒或卷內(nèi)的資料按形成先后從低到高依次編號(hào)排列。例：某盒中有兩卷，即002，分別形成為2000、2001年，在盒中依次排列為2000、2001；又以某卷為例：某卷最早為1999，最晚為2001，卷內(nèi)文件依次排列為1992000、2001年，其組卷為2001年）。（2）按工程進(jìn)展分類型、分專業(yè)逐一清查盒中內(nèi)容，按照類別進(jìn)行組卷裝訂，不同類別的資料要分開(kāi)裝訂，如工程開(kāi)工令，同一個(gè)單位工程的則按照時(shí)間順序裝訂在一起組成一卷，即使資料再少，也不能將不同類型的資料裝訂成一卷。不同內(nèi)容的案卷可以放在同一個(gè)檔案盒中，該盒案卷題名根據(jù)盒內(nèi)案卷的主要內(nèi)容綜合而成，比如一個(gè)檔案盒中包含工程開(kāi)工令、工程延期報(bào)告兩卷資料，可以概括為：某某項(xiàng)目工程開(kāi)工令、工程延期報(bào)告等資料。當(dāng)同一類文件數(shù)量較多，可以組成多卷時(shí)，這些案卷的題名相同，題名后面加上括號(hào)，括號(hào)內(nèi)以簡(jiǎn)短文字概括本卷內(nèi)容。（3）盒中每卷必須編制卷內(nèi)目錄與該卷一起裝訂，以便及時(shí)查閱相關(guān)卷內(nèi)內(nèi)容。（4）填寫《檔案資料移交書》，向檔案部門正式辦理資料移交手續(xù)，并進(jìn)行清點(diǎn)雙方簽字認(rèn)可。檔案盒背脊格式：（參見(jiàn)以下附件）XX地產(chǎn) XX公司（可在此處填寫項(xiàng)目名稱）檔 號(hào) 案卷題名XXXXXX報(bào)建用地資料卷 號(hào) 1六工程資料分類原則分類原則：按照各單位工程項(xiàng)目先分大類，再分小類。根據(jù)工程項(xiàng)目的大小，預(yù)先分配一定數(shù)量或一片區(qū)域的鐵皮柜空間；把預(yù)留的鐵皮柜分配到這個(gè)項(xiàng)目的每個(gè)單位工程，項(xiàng)目中的每個(gè)單位工程至少有一個(gè)鐵皮柜，根據(jù)工程進(jìn)度及工程規(guī)模進(jìn)行合理逐步增加鐵皮柜數(shù)量；監(jiān)理文件可按單位工程、子單位工程、分部工程、專業(yè)立卷；施工文件可按單位工程、子單位工程、分部工程、專業(yè)立卷； 竣工圖可按單位工程、子單位工程、專業(yè)立卷。七工程部移交資料流程附件2：工程技術(shù)資料移交工作流程圖附件3：工程技術(shù)資料移交預(yù)驗(yàn)收申請(qǐng)表 移交部門 經(jīng)辦人接收部門 申請(qǐng)時(shí)間申請(qǐng)事項(xiàng)需移交資料整理情況簡(jiǎn)述 工程部負(fù)責(zé)人意見(jiàn)工程技術(shù)部預(yù)驗(yàn)收意見(jiàn)監(jiān)察分室預(yù)驗(yàn)收意見(jiàn)八注意事項(xiàng)工程部資料員必須集中管理本部門的工程資料，任何人不得擅自將工程技術(shù)資料保留在個(gè)人手中。工程師在收到資料后，必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)審批完畢，并及時(shí)向工程部資料室歸檔。工程資料的分類要科學(xué)合理，原則上都要按照項(xiàng)目單位工程進(jìn)行分柜分類。工程部資料員收到資料后要及時(shí)歸檔編目，不得出現(xiàn)資料堆積的情況。工程部資料室的檔案柜要隨用隨鎖，資料員離開(kāi)電腦時(shí)要鎖屏，并定期更換密碼。各種資料的收發(fā)臺(tái)帳要登記及時(shí)詳盡，重要資料的收發(fā)臺(tái)帳（比如設(shè)計(jì)變更、圖紙）要詳細(xì)登記到時(shí)分。工程師向工程部資料室借閱資料要辦理登記相關(guān)手續(xù)，不得隨意翻閱工程部資料室的資料。借閱審批要嚴(yán)格，要有部門領(lǐng)導(dǎo)簽字并建立借閱臺(tái)帳?？偣な蚁掳l(fā)的聯(lián)系函件中涉及設(shè)計(jì)變更的要和其它設(shè)計(jì)變更的資料放在一起。與外單位的聯(lián)系函，有未取走函件的要及時(shí)跟蹤并在臺(tái)帳中標(biāo)記，以便日后利用。給各部門的聯(lián)系函需要按照部門進(jìn)行分類，主要有物業(yè)、總工室、產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)察中心及工程技術(shù)部。紙質(zhì)臺(tái)帳和電子臺(tái)帳要一一對(duì)應(yīng)。檔案盒中不能出現(xiàn)夾帶其它不相關(guān)資料的現(xiàn)象。1工程資料中的工程名稱、規(guī)模、相關(guān)施工單位等信息要與施工許可證、規(guī)劃許可證及規(guī)劃驗(yàn)收證一致。1工程資料中的簽字蓋章手續(xù)要完備，不得出現(xiàn)漏簽字漏蓋章的情況。1監(jiān)理日志的內(nèi)容要詳盡，如工程現(xiàn)狀、工程進(jìn)度、存在問(wèn)題及改進(jìn)措施等，每項(xiàng)工程階段性完成后及時(shí)向工程部資料室歸檔，嚴(yán)禁在監(jiān)理日志上亂涂亂畫。1分包資質(zhì)要在分包單位進(jìn)場(chǎng)10天內(nèi)交工程部資料室存檔，分包單位主要包括建設(shè)單位、監(jiān)理單位、主體施工單位、設(shè)計(jì)單位、勘察單位、材料檢測(cè)單位、樁基礎(chǔ)施工單位、裝修單位（包含鋁合金門窗）、防水施工單位、電梯施工單位、消防施工單位等。第三篇：學(xué)校檔案歸檔范圍和保管期限表中學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限表序號(hào)歸檔范圍保管期限一 文書檔案黨群工作類11本校黨支部、團(tuán)、工會(huì)、少先隊(duì)計(jì)劃、總結(jié)111學(xué)期或以上的永久112半年以下的10年113重要職能活動(dòng)、重要專題的總結(jié)、調(diào)研材料永久114一般職能活動(dòng)、重要專題的總結(jié)、調(diào)研材料10年12本校黨支部會(huì)議記錄永久13本校民主評(píng)議、民主生活會(huì)記錄30年14本校中心組學(xué)習(xí)記錄、教職工政治學(xué)習(xí)記錄30年15本校黨、團(tuán)、工會(huì)會(huì)員花名冊(cè)、年報(bào)永久16 本校黨支部、團(tuán)代會(huì)、少代會(huì)、工會(huì)換屆選舉材料161會(huì)議通知、議程、講話、名單、決定等材料永久162選舉結(jié)果、批復(fù)、分工材料永久163代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)30年164討論未通過(guò)的文件10年17本校批準(zhǔn)加入黨、團(tuán)、工會(huì)的文件材料永久18本校黨、團(tuán)、工會(huì)組織關(guān)系介紹信及存根永久19 本校廉政建設(shè)、黨紀(jì)、黨建、黨風(fēng)、婦女、老干部等方面形成的材料191計(jì)劃、總結(jié)、專題匯報(bào)30年192過(guò)程性材料10年110 本校黨、團(tuán)支部獲得表彰的文件材料1101獲得縣級(jí)（含）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的永久1102獲得縣級(jí)以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的30年111 本校有關(guān)人員的處分材料1111黨、團(tuán)員受警告（不含）以上處分的永久1112黨、團(tuán)員受警告處分的30年112本校黨、團(tuán)、工會(huì)、少先隊(duì)等工作的情況反映、工作簡(jiǎn)報(bào) 10年113本校黨費(fèi)、團(tuán)費(fèi)、會(huì)費(fèi)收繳使用管理材料10年序號(hào)歸檔范圍保管期限114本校開(kāi)展扶貧幫困、募捐等活動(dòng)中形成的材料10年115上級(jí)有關(guān)部門頒發(fā)的關(guān)于黨風(fēng)、黨紀(jì)、組織、老干部、團(tuán)、工會(huì)等方面工作的一般參考性材料10年2 行政工作類22 本校會(huì)議記錄221校長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄永久222行政會(huì)議、教職工會(huì)議記錄30年23 本校校慶文件材料231通知、名單、日程安排、講話、紀(jì)要、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)賀辭、題詞 永久232代表發(fā)言材料、簡(jiǎn)報(bào)、新聞報(bào)道30年24 本校召開(kāi)的工作會(huì)議、專題會(huì)議文件材料241重要工作會(huì)議、專題會(huì)議的請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、講話、總結(jié)、決定、紀(jì)要永久242重要工作會(huì)議、專題會(huì)議的典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)30年243一般工作會(huì)議、專題會(huì)議的請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、講話、總結(jié)、決定、紀(jì)要10年244一般工作會(huì)議、專題會(huì)議的典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)10年25上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)校視察形成的指導(dǎo)性意見(jiàn)或重要發(fā)言、指示251市級(jí)（含）以上永久252市級(jí)以下30年253本校工作匯報(bào)材料30年26 本校的請(qǐng)示與上級(jí)部門的批復(fù)、批示261涉及學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展、規(guī)劃或重要事件的永久262涉及學(xué)校短期發(fā)展、規(guī)劃或一般事件的30年27 本校編輯、編寫的文件材料271大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、年鑒永久272校史、校志、校歷、?？谰?73校報(bào)、重要活動(dòng)、重大事件的簡(jiǎn)報(bào)30年274一般活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)、工作信息10年28本校制訂的重要規(guī)章制度、規(guī)定、辦法、細(xì)則等材料永久序號(hào)歸檔范圍保管期限29本校各類創(chuàng)建評(píng)估等結(jié)論性材料永久21 本校工作計(jì)劃、總結(jié)、專題匯報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表211學(xué)期、及以上的計(jì)劃、總結(jié)、專題匯報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久 212半年以下、