【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。⑥立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。⑦立卷應(yīng)以問(wèn)題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。⑧立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件（除請(qǐng)示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。⑨立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。⑩文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問(wèn)題，做到查找方便。⑩各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無(wú)損。⑩聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。第六章 文秘檔案的借閱第二十二條 文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無(wú)密級(jí)檔案。第二十三條 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的文秘檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。第二十四條 文秘檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。第二十五條 對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無(wú)誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會(huì)有誤。第二十六條 必要時(shí)，檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明，證明材料寫(xiě)好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載，而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對(duì)檔案資料作解釋或下結(jié)論。第二十七條 文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長(zhǎng)借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。第二十八條 借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。第七章 文秘檔案保密要求第二十九條 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度的政治責(zé)任心，加 強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。第三十條 檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。第三十一條 有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制 時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任或副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第三十二條 有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副 總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第三十三條 對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。第三十四條 外來(lái)參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問(wèn)題和辦理所需材料。第三十五條 檔案管理員丟失或擅自提供泄露檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給 予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。第三十六條 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的 文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無(wú)誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。第八章 超期檔案的銷毀第三十七條 對(duì)超過(guò)保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)辦公室主任 和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。第三十八條 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。第三十九條 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的 文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。第九章 文秘檔案的保管第四十條 檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲(chóng)、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。第四篇：文秘檔案管理制度文秘檔案管理制度一、主要內(nèi)容及使用范圍規(guī)定人事行政部各類文秘檔案資料的形成和歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)容。二、文秘檔案的管理機(jī)構(gòu)文書(shū)結(jié)案后，原稿由人事行政部所轄檔案室歸檔。各經(jīng)辦單位或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。文秘檔案室主要職責(zé)：① 制定或參與制定文秘檔案工作的規(guī)章② 對(duì)企業(yè)文書(shū)部門或生產(chǎn)、業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；③ 做好企業(yè)文秘檔案的收集、整理、保管和利用工作； ④ 做好永久性文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作；⑤ 提高文秘檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。三、文秘檔案的種類法規(guī)必文件。包括上級(jí)頒發(fā)的、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè) 發(fā)行的各各標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。企業(yè)的重大決議。包括由董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄 等。計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、營(yíng)銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等?？偨Y(jié)性文件。包括企業(yè)和月度工作總結(jié)、下屬單位的和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。憑證性文書(shū)材料。包括企業(yè)種類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷指標(biāo)等，以及企業(yè)各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。憑證性文書(shū)材料。包括企業(yè)各單位上報(bào)的、在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成少憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、能源消耗、產(chǎn)品銷售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等的原始記錄和文本。證件性文書(shū)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許 1 可證、出口許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達(dá)標(biāo)和證明等。匯報(bào)性文書(shū)資料。兇手企業(yè) 上報(bào)主管單位的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書(shū)資料。勞資人事資料。包括企業(yè)及下屬各 的人事任命、人事調(diào)整、人事管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。聲像制品資料。包括企業(yè) 及下屬各單位在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治