當(dāng)代秘書職業(yè)機(jī)遇與挑戰(zhàn)(編輯修改稿)
2024-09-30 20:58 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 ，那么秘書就應(yīng)該有甘當(dāng)幕后英雄的心胸，以不事張揚(yáng)，埋頭實(shí)干的品質(zhì)彰顯職業(yè)魅力，把時代競爭當(dāng)做一次挑戰(zhàn)來迎接二十一的巨大變革，張顯生命之本色。 從某種意義上講，秘書工作的實(shí)質(zhì)就是溝通，辦文、辦會、辦事，幾乎每一項(xiàng)工作，每一個細(xì)節(jié)都始于溝通。溝通貫穿秘書工作的始終，成功溝通是秘書展開工作的基礎(chǔ)。因此，秘書職業(yè)技能應(yīng)著眼于溝通技能。恰當(dāng)選擇溝通的渠道會大大提高溝通的效率，增強(qiáng)溝通的有效性。當(dāng)代秘書經(jīng)常可以選擇的溝通渠道有 面談溝通、書面溝通、會議溝通、電子溝通無極限，溝通有藝術(shù)。要想使溝通成功，必須掌握和運(yùn)用合適的溝通方法與技巧。秘書要使溝通有效，應(yīng)該把握好可信賴原則，一致性原則，針對性原則，明確性原則，連貫性原則，適當(dāng)性原則，可接受性原則；有效傾聽要求全神貫注，不預(yù)先判斷，并且恰當(dāng)反饋；有效表達(dá)特別強(qiáng)調(diào)恰當(dāng)?shù)靥岢鰡栴}，自信的提出要求，禮貌的拒絕要求，還強(qiáng)調(diào)正確理解和運(yùn)用態(tài)勢等非語言溝通手段，成功的溝通追求并依賴表達(dá)的有效性。此外，作為秘書人員，還應(yīng)熟練掌握辦公自動化技能，公共關(guān)系技能，協(xié)作書法技能。只有有效利用這些職業(yè)技能，面對挑戰(zhàn)，注重細(xì)節(jié)穩(wěn)妥高效，才會迎刃而解。 秘書職業(yè)知識，作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的“百科全書”，就要掌握好基礎(chǔ)知識，專業(yè)知識，輔助知識。其中，基礎(chǔ)知識是衡量一個人能否成為秘書的首要條件，它包括文化基礎(chǔ)知識，理論基礎(chǔ)知識，法規(guī)基礎(chǔ)知識；專業(yè)知識是秘書知識結(jié)構(gòu)的核心是形成職業(yè)特色，與工作目標(biāo)密切聯(lián)系的那部分知識，它包括管理學(xué)的職業(yè)知識，秘書所服務(wù)的行業(yè)，系統(tǒng)的行業(yè)知識，從事秘書職業(yè)必需的業(yè)務(wù)理論知識和必備的工作方法技能；輔助知識是獨(dú)立于秘書專業(yè)知識之外，有助于秘書從更廣闊的領(lǐng)域從事秘書工作的相關(guān)性知識，它包括社會背景知識和新型學(xué)科知識。秘書知識的面越寬闊，越有助于秘書工作的尖端突破，在某些方面取得驕人成績，秘書要成為行家里手，很大程度上取決于對這些知識的掌握程度。 良好的職業(yè)習(xí)慣是一種無形的力量和無聲的命令，它可以使人精神振奮，心情舒暢，提高工作效率，能充分調(diào)動和發(fā)揮大家的主動性，積極性，創(chuàng)造性，使各方面的工作得到順利的開展，對實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)，完成工作任務(wù)起著推動作用。這種職業(yè)習(xí)慣通過氣氛的潛移默化，耳濡目染對周圍工作人員很容易會產(chǎn)生影響。無論在什么情況下都努力使自己保持良好的心境，善于調(diào)節(jié)自己的心情，克服消極情緒，這樣有助于工作效率的提高。職業(yè)習(xí)慣的好壞，直接決定著秘書工作效率，因此，一個優(yōu)秀的秘書工作人員，應(yīng)保持一種良好的職業(yè)習(xí)慣，達(dá)到事半功倍的效果。 心理學(xué)家做過研究，人與人的溝通所產(chǎn)生的影響力和信任度，是來自語言，語調(diào)和形象3個方面，但它們的重要性所占比例分別是：語言占7％，語調(diào)占38％，形象占55％。由此可見，形象的確是一種征服人心的利器。良好的職業(yè)形象，可以使自己充滿地出現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)、下屬、客戶、同事及朋友的面前；使自己氣質(zhì)高雅地出入寫字樓，辦公室；使自己形象出眾地參加會議，出席社交活動、聚會。良好的職業(yè)形象能夠給對方留下良好的第一印象，是自尊自愛的體現(xiàn)，尊重對方的需要，還能夠反映所在部門單位的管理水平。 每個人都有不同的興趣愛好，不同的社會價值觀，都是自我形象的設(shè)計(jì)師。如何塑造自己良好的形象，簡而言之就是把握住時代的脈搏和節(jié)奏感，通過對服飾的選擇和搭配，既體現(xiàn)個性又注重整體和諧，既突出特色，又規(guī)范得體，既注 重場合又自然舒暢，既整潔干凈又落落大方，既展示自己的文化品味，又表現(xiàn)自己的審美素養(yǎng)。作為秘書，塑造自身良好的職業(yè)形象至關(guān)重要，這樣在迎接未來的挑戰(zhàn)中就有足夠的勇氣和信心。 凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。在未來的市場需求下，作為一名秘書人員，要對自己的人生有一個明確的職業(yè)規(guī)劃，做到未雨綢繆，以適應(yīng)社會變革生產(chǎn)力發(fā)展條件下，新形勢秘書工作人員的要求。如何規(guī)劃自己未來職業(yè)目標(biāo)，才能既能與時代同步，又不會被社會所淘汰，那就要求設(shè)定明確的目標(biāo)，明白生命的意義與目的，同時還需要不斷地自我分析，采取必要的正確的措施，制定切實(shí)可行的計(jì)劃，同時在實(shí)現(xiàn)自己的職業(yè)規(guī)劃時，評估與檢討是必不可少的環(huán)節(jié)。在職業(yè)規(guī)劃時還應(yīng)遵循擇己所愛，擇己所長，擇世所需，擇己所利的原則。妥善安排秘書職業(yè)規(guī)劃，依據(jù)各計(jì)劃要點(diǎn)在短期內(nèi)充分發(fā)揮自我潛能，運(yùn)用環(huán)境資源獲得各階段的成功，最終達(dá)到既定的目標(biāo)。只有這樣，才能在未來的挑戰(zhàn)中，立于不敗
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