【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 四格，而將 “春祺 ”、 “大安 ”一類(lèi)詞 另行頂格書(shū)寫(xiě)；二是將 “敬請(qǐng) ”、 “敬頌 ”一類(lèi)詞置于正文末句之后，不另行書(shū)寫(xiě)，則將 “大安 ”、 “春祺 ”一類(lèi)詞另起一行頂格書(shū)寫(xiě)。 。落款包括署名和日期兩部分。署名應(yīng)位于祝詞之后另起一行的右方。若有寫(xiě)信者領(lǐng)導(dǎo)或同事的附問(wèn)或?qū)懶耪邔?duì)收信者領(lǐng)導(dǎo)或同事的致意，則應(yīng)另起一行書(shū)寫(xiě)，或直接寫(xiě)于署名之后。 一般而言，日期應(yīng)具體到年月日，有時(shí)可只寫(xiě)月日。日期可寫(xiě)于署名之后，只空一格；亦可另起一行，寫(xiě)于署名的正下方。 。附言是寫(xiě)信者對(duì)正文的補(bǔ)充。附言往往以 “又 ”、 “另 ”一類(lèi)詞引出，或不寫(xiě)引出詞，而以 “又及 ”、 “再及 ”一 類(lèi)詞結(jié)束。 附言應(yīng)在署名與日期之后另起一行空兩格書(shū)寫(xiě)，且不必分段。附言力求簡(jiǎn)潔，無(wú)需另用信箋。切勿在信箋的上下左右亂寫(xiě)附言，令人眼花繚亂而不知所云。 （二）封文格式 封文，即寫(xiě)在信封上的書(shū)信內(nèi)容。國(guó)內(nèi)郵寄信函、國(guó)際郵寄信函與托人代轉(zhuǎn)的信函，其封文有著不同的具體格式內(nèi)容。 。在交付郵寄的國(guó)內(nèi)信函信封上，應(yīng)先在左上角寫(xiě)清收信者所在地的郵編。然后另起一行書(shū)寫(xiě)收信者的詳細(xì)地址。收信者姓名應(yīng)以稍大字體書(shū)寫(xiě)于信封的正中央。信封的右下方，應(yīng)寫(xiě)清寄信者的地址、姓名（有時(shí)可只寫(xiě)姓氏）以及郵編。 中國(guó)最龐大的下資料庫(kù) (整理 . 版權(quán)歸原作者所有 ) 第 13 頁(yè) 共 29 頁(yè) 寄信函。在交付郵寄的國(guó)際信函的信封上，收信者的姓名、地址和郵編應(yīng)寫(xiě)在信封正面的中央偏右下方；寄信者的姓名、地址和郵編則應(yīng)寫(xiě)在信封正面的左上方或信封背面的上半部。書(shū)寫(xiě)的具體順序應(yīng)是姓名、地址、郵編、國(guó)名。書(shū)寫(xiě)地址時(shí)應(yīng)自小而大，與國(guó)內(nèi)寫(xiě)法相反。書(shū)寫(xiě)時(shí)應(yīng)盡量使各行文字左右對(duì)齊。 。在托人帶交的信封上，內(nèi)容一般較為簡(jiǎn)潔。信封左上角可視具體情況寫(xiě)上 “專(zhuān)送 ”、 “面交 ”等字樣。收信者地址、姓名寫(xiě)法不變。如托帶人知道收信者地址，可以不寫(xiě)地址而只寫(xiě)姓名。信封右下角一般只注明寫(xiě)信者姓名，不必寫(xiě)其地址。收信者和寫(xiě)信者 的郵編均不必寫(xiě)。 不同的信函封文除了上述不同的格式要求外，還有許多普遍的規(guī)范和要求，基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守。 一是信封款式。信封有直式和橫式兩種。直式信封以中間印有紅色長(zhǎng)方框的最為適宜；橫式信封則以純白色為佳。吊唁用的信函，當(dāng)使用素色信封。 二是封文字體。封文字體的書(shū)寫(xiě)，可用鋼筆、圓珠筆、毛筆等，但切勿使用鉛筆。顏色則以深藍(lán)色或黑色為佳，忌用紅色、綠色等彩色筆書(shū)寫(xiě)。寫(xiě)給長(zhǎng)輩的信，應(yīng)以端正的字體書(shū)寫(xiě)，以表尊敬。 三是封文稱(chēng)呼。封文上的稱(chēng)呼是供郵遞員或捎信人對(duì)收信者稱(chēng)呼之用，因此必須采用郵遞員或捎信人所能接 受的稱(chēng)呼。 “先生 ”、 “同志 ”或其他以職銜所作的稱(chēng)呼是普遍適用的，但切勿采用表示親友、輩分關(guān)系的稱(chēng)呼，如 “姥爺 ”、 “四叔 ”等。 四是郵編郵票。為便于郵局作業(yè)，寄信人務(wù)必要使用帶有郵政編碼的標(biāo)準(zhǔn)信封。書(shū)寫(xiě)要清晰工整，一字一格。 直式信封的郵票應(yīng)粘于信封的左上角，橫式信封的郵票則應(yīng)貼在右上角。郵票應(yīng)貼得端端正正，給人以尊重、踏實(shí)之感。寄航空、掛號(hào)等信函時(shí)，需加貼標(biāo)簽。標(biāo)簽應(yīng)粘貼端正。 二、回復(fù)與管理 對(duì)于公務(wù)信函的發(fā)送者而言，重要的是信函的撰寫(xiě)；而對(duì)于公務(wù)信函的接收者而 中國(guó)最龐大的下資料庫(kù) (整理 . 版權(quán)歸原作者所有 ) 第 14 頁(yè) 共 29 頁(yè) 言，重要的則在于信函的回復(fù)和管理。 （一）回復(fù)信函 使用公務(wù)信函必然是有事要談，有事要辦。公務(wù)信函在發(fā)出后能否及時(shí)無(wú)誤地送到預(yù)定對(duì)象手中，是發(fā)信者最牽掛的事。因此，基層公務(wù)員在收到公務(wù)信函后，務(wù)必要以適當(dāng)?shù)姆绞接枰约皶r(shí)回復(fù)，以示對(duì)對(duì)方的尊重。 。基層公務(wù)員在收到公務(wù)信函后應(yīng)盡快回復(fù)，切不可拖拖拉拉、懶散對(duì)待，甚至不予理睬和回復(fù)。否則便會(huì)被視為官僚主義和不尊重他人的表現(xiàn)，導(dǎo)致發(fā)信者憂(yōu)心忡忡，公務(wù)也不能及時(shí)辦理。 。公務(wù)信函的回復(fù)應(yīng)遵循 “照舊 ”原則，即以函復(fù)函。如果因故改變回復(fù)方式，應(yīng)向?qū)Ψ降烂髟颉楸M早消除對(duì)方的擔(dān)憂(yōu)之 情，可在收到重要信函后先掛電話(huà)告訴對(duì)方信函已收到，然后再及時(shí)復(fù)函。 復(fù)函時(shí)除對(duì)對(duì)方的提議、要求作詳實(shí)答復(fù)外，還應(yīng)告之所收到的是何時(shí)所發(fā)的信函，我方又是何時(shí)收到的。這是為了防止有的信函 “半路走失 ”卻未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)。如果雙方信函往來(lái)頻繁，更有必要這么做。如告訴對(duì)方： “您于 3月 6日發(fā)出的信函，我在 11日收到了。 ?；鶎庸珓?wù)員在收到公函后，如果當(dāng)時(shí)確實(shí)無(wú)法及時(shí)回復(fù)，則必須先電告對(duì)方，并致以歉意，向?qū)Ψ浇忉屧?，然后再抽時(shí)間予以回復(fù)。 如果在回函時(shí)遇到困難，例如對(duì)方所提要求超出了本人力所能及的范圍，切不可不 予理睬、束之高閣，甚至在日后與對(duì)方見(jiàn)面時(shí)表示 “并未收到 ”。即使幫不了忙，也應(yīng)盡早答復(fù)，并致以歉意。要表現(xiàn)出坦誠(chéng)的態(tài)度，以便早讓對(duì)方另做安排。 （二）妥善管理 每一封公務(wù)信函都可算是各級(jí)行政機(jī)關(guān)開(kāi)展公務(wù)的重要文件或資料，即使在回函之后也有一定的參考和保留價(jià)值。因此，基層公務(wù)員必須加強(qiáng)對(duì)公函的管理。 ?；鶎庸珓?wù)員應(yīng)當(dāng)對(duì)收到的公函進(jìn)行分類(lèi)整理，妥善保存于安全之處。按照常規(guī)，未經(jīng)允許或批準(zhǔn)，基層公務(wù)員不得將公函進(jìn)行公開(kāi)傳閱或發(fā)表。涉及黨和國(guó)家機(jī)密的信函，更應(yīng)嚴(yán)格管理，不得隨意進(jìn)行口頭擴(kuò)散或書(shū)面引用。 。對(duì)于那些沒(méi)有保存價(jià)值的信函，基層公務(wù)員可予以定期銷(xiāo)毀。根據(jù) 中國(guó)最龐大的下資料庫(kù) (整理 . 版權(quán)歸原作者所有 ) 第 15 頁(yè) 共 29 頁(yè) 有關(guān)規(guī)定，銷(xiāo)毀信函應(yīng)經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并應(yīng)登記在冊(cè)。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)有專(zhuān)人在場(chǎng)監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷(xiāo)。銷(xiāo)毀應(yīng)當(dāng)完全、徹底，不遺漏。 切勿將信函隨便當(dāng)作垃圾扔掉，或當(dāng)廢紙賣(mài)掉。也不可隨便挪作他用，如作物品的包裝、孩子的玩耍之物等。 三、特殊的公函 除了上述一般的公務(wù)信函之外，基層公務(wù)員還會(huì)在工作中經(jīng)常遇到一些有特定目的和使用場(chǎng)合的公函，例如祝賀信、感謝信、慰問(wèn)信、邀請(qǐng)信等。每一種特定公函都有相應(yīng)的寫(xiě)作規(guī)范和使用要求，基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)予以 嚴(yán)格遵守。 （一）祝賀函 祝賀函簡(jiǎn)稱(chēng)賀信，即在對(duì)方取得重大成績(jī)、有了喜慶之事時(shí)向?qū)Ψ奖硎咀ＹR的信函。 。祝賀信函一般由標(biāo)題、稱(chēng)謂、正文、落款四部分構(gòu)成。標(biāo)題即在首行正中位置書(shū)寫(xiě)的 “賀信 ”兩字。稱(chēng)謂即被祝賀單位或個(gè)人的名稱(chēng)。落款即發(fā)函者的署名及發(fā)函日期。 祝賀信函的正文由三部分構(gòu)成：一是以簡(jiǎn)要的篇幅向?qū)Ψ奖硎緹崃易ＹR，寫(xiě)清向誰(shuí)祝賀、為什么祝賀等。二是祝賀的內(nèi)容，即所賀之事的重大意義。三是發(fā)函者的希望和祝愿。上級(jí)寫(xiě)給下級(jí)的可寫(xiě)希望、要求；寫(xiě)給會(huì)議的，則可用 “祝大會(huì)圓滿(mǎn)成功 ”等話(huà)語(yǔ)。 。 祝賀信函的語(yǔ)言要充滿(mǎn)熱情、喜悅之意和溫暖、愉快之感，并給人以鼓勵(lì)和希望。頌揚(yáng)與贊美之詞要恰如其分，不能過(guò)分夸大或拔高。祝賀信函的發(fā)送要及時(shí)，要趕在有關(guān)活動(dòng)的前邊。 （二）慰問(wèn)函 慰問(wèn)函是機(jī)關(guān)單位或個(gè)人對(duì)某人、某集體表示慰問(wèn)而寫(xiě)的信件。在對(duì)方取得突出成績(jī)時(shí)，或在對(duì)方遇到困難、遭到不幸時(shí)，均可以寫(xiě)慰問(wèn)信表示慰勉、鼓勵(lì)、安慰和同情。 中國(guó)最龐大的下資料庫(kù) (整理 . 版權(quán)歸原作者所有 ) 第 16 頁(yè) 共 29 頁(yè) 。慰問(wèn)函的構(gòu)成同祝賀信基本相同，在格式上也很相似，只是正文內(nèi)容有所區(qū)別。 慰問(wèn)函的正文由兩部分構(gòu)成：一是慰問(wèn)的背景和原因，并致以誠(chéng)懇親切、充滿(mǎn)關(guān)懷之情的慰問(wèn)之語(yǔ)。二是對(duì) 對(duì)方辛勞的工作或所受的遭遇表示深切的同情和慰勉，或?qū)?duì)方所取得的重大貢獻(xiàn)和所具有的某種精神表示褒揚(yáng)和嘉獎(jiǎng)。 。要根據(jù)不同對(duì)象用不同的寫(xiě)作素材及慰勉用語(yǔ)。感情要真摯熱情，充滿(mǎn)親切之情。文字簡(jiǎn)練，篇幅須短小。 （三）邀請(qǐng)函 邀請(qǐng)函又叫請(qǐng)柬，也稱(chēng)請(qǐng)?zhí)?，是單位、團(tuán)體或個(gè)人邀請(qǐng)有關(guān)人員出席隆重的會(huì)議、典禮，參加某些重大活動(dòng)時(shí)發(fā)出的禮儀性書(shū)信。它不僅表示禮貌莊重，也有憑證作用。 。請(qǐng)柬一般由標(biāo)題、稱(chēng)謂、正文、落款四部分組成 標(biāo)題即用大字書(shū)寫(xiě)的 “請(qǐng)柬 ”兩字，在第一行中間，或者占用一頁(yè)，當(dāng)作封面。 稱(chēng)謂即被請(qǐng)者的單位名稱(chēng)或姓名，另起一行或一頁(yè)頂格書(shū)寫(xiě)，姓名之后寫(xiě)上職務(wù)、職稱(chēng)等，如 “同志 ”、 “先生 ”、 “教授 ”、 “經(jīng)理 ”、 “主任 ”等。 正文應(yīng)寫(xiě)清活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、要求，并用 “敬請(qǐng)參加 ”、 “敬候光臨 ”、 “敬請(qǐng)屆時(shí)光臨 ”等語(yǔ)結(jié)束。 落款即發(fā)函者的署名與發(fā)函日期。 樣式要美觀(guān)大方，不可用書(shū)信紙或單位的信函紙草草了事，而應(yīng)用紅紙或特制的請(qǐng)柬填寫(xiě)。所用語(yǔ)言應(yīng)懇切、熱誠(chéng)，文字須準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、文雅。 條據(jù)禮儀 條據(jù)，即人們?cè)诠ぷ髋c生活中為證明或說(shuō)明某種事由而留給他人的便條。條據(jù)即是便條的正式稱(chēng)謂。 基層 公務(wù)員出于工作需要，經(jīng)常會(huì)給別人留下，或者要求別人給自己留下某種條 中國(guó)最龐大的下資料庫(kù) (整理 . 版權(quán)歸原作者所有 ) 第 17 頁(yè) 共 29 頁(yè) 據(jù)。條據(jù)是基層公務(wù)員接觸較多的一種應(yīng)用文體。 條據(jù)雖然短小，但卻有著很多具體的規(guī)范和要求。這些規(guī)范和要求即本節(jié)所述的條據(jù)禮儀。條據(jù)禮儀的總體要求，就是要根據(jù)不同的類(lèi)別遵守相應(yīng)的寫(xiě)作和使用規(guī)范，在說(shuō)明事實(shí)、維護(hù)己 方利益的同時(shí)對(duì)收據(jù)者表示謙恭友好、不卑不亢的態(tài)度。 基層公務(wù)員日常接觸的條據(jù)可按用途和目的的不同劃分為憑據(jù)性條據(jù)和說(shuō)明性條據(jù)兩大類(lèi)。各類(lèi)條據(jù)既有著各不相同的具體規(guī)則，也有許多大致相同，需要共同遵守的基本要求。 一、基本的要求 基 層公務(wù)員在立據(jù)時(shí)，所立之據(jù)不論是憑據(jù)性的，還是說(shuō)明性的，都必須嚴(yán)格遵守一些共同的規(guī)范性要求。 （一）立據(jù)態(tài)度 基層公務(wù)員所立之據(jù)多使用于平輩之間，而且更多地使用于熟人之間。但本著 “認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)肅規(guī)范 ”的工作態(tài)度要求和 “空口無(wú)憑，立此為證 ”的憑據(jù)性特征，基層公務(wù)員在立據(jù)時(shí)必須端正自己的態(tài)度，其總體要求就是要做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。 具體而言，基層公務(wù)員不能礙于熟人的面子，該立據(jù)時(shí)不立據(jù)，所立之據(jù)模糊難辨，甚至令人有空子可鉆，或立據(jù)之后不妥善保管，等等。 執(zhí)照公事公辦的原則，基層公務(wù)員務(wù)必要認(rèn)真立據(jù)。各類(lèi)各據(jù)的組成部分 須齊全，不可有所疏漏。在署名時(shí)應(yīng)由立據(jù)者親筆簽上自己的真實(shí)姓名，必要時(shí)應(yīng)在簽名之后加蓋私章或摁手印，以示負(fù)責(zé)。條據(jù)最后還要寫(xiě)明立據(jù)的詳細(xì)日期。 （二）立據(jù)語(yǔ)言 條據(jù)的語(yǔ)言應(yīng)符合簡(jiǎn)單、準(zhǔn)確兩大要求。 。條據(jù)實(shí)質(zhì)是對(duì)書(shū)信的簡(jiǎn)化。能以條據(jù)形式表達(dá)的內(nèi)容通常都是簡(jiǎn)單的內(nèi)容，復(fù)雜的內(nèi)容不宜用條據(jù)表述。一般情況下，一張條據(jù)只能說(shuō)明一件事，切勿 中國(guó)最龐大的下資料庫(kù) (整理 . 版權(quán)歸原作者所有 ) 第 18 頁(yè) 共 29 頁(yè) 一據(jù)多事。相應(yīng)地，條據(jù)的語(yǔ)言也應(yīng)簡(jiǎn)潔明了。能清楚表述條據(jù)內(nèi)容的最簡(jiǎn)語(yǔ)言是最適宜的語(yǔ)言