4秘書學(xué)——淺談秘書的工作職能(編輯修改稿)
2025-09-06 19:01 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 案，要多做定性分析與定量分析， 做到多算于前，少失于后。 。參謀咨詢工作要把握好時(shí)機(jī)，做到言當(dāng)其時(shí)，不失良機(jī)。 ① 選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)，不要在領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙或心情煩躁時(shí)進(jìn)諫。 ② 選擇恰當(dāng)?shù)膱?chǎng)合，避免在正式場(chǎng)合進(jìn)行勸諫，而應(yīng)在無(wú)他人在場(chǎng)時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)交流。 ③ 要注意應(yīng)用語(yǔ)言的藝術(shù)，巧用比喻、典故，學(xué)習(xí) “ 鄒忌諷齊王納諫 ” 的高超技巧。 ④ 不要一味說(shuō) “ 不 ” ，要正面提出建設(shè)性的意見(jiàn)。 第 6 頁(yè) 共 12 頁(yè) 三、溝通協(xié)調(diào) 溝通協(xié)調(diào)是保持組織機(jī)能的整體性的重要手段，是秘書人員 5 的重要職責(zé)?，F(xiàn)代組織系統(tǒng)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，分工密細(xì)，必須以有效的溝 通協(xié)調(diào)維系其整體性。 秘書是組織內(nèi)外信息集散的重要樞紐，秘書在處理信息的過(guò)程中，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)組織管理中的局部失調(diào)現(xiàn)象和潛在的失調(diào)危險(xiǎn)，然后有的放矢地加強(qiáng)信息溝通協(xié)調(diào)，使各有關(guān)方面了解事情的真相，促進(jìn)上情下達(dá)，下情上達(dá)，相互理解、信任和各相關(guān)方面的配合與合作，維系組織和諧運(yùn)轉(zhuǎn)。 怎樣才能做好協(xié)調(diào)工作，要注意秘書工作中的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)： （一）秘書的溝通協(xié)調(diào)既重要又微妙，必須遵循協(xié)商辦事的原則 ，不以勢(shì)壓人。把握身份，動(dòng)之以情，曉之以理，以情感人，以理服人，在溝 通協(xié)調(diào)工作中是十分重要的。如果只憑自己的身份和手里的 “ 尚方寶劍 ” ，居高臨下，盛氣凌人，甚至以勢(shì)壓人，不僅無(wú)助于問(wèn)題的解決，反而會(huì)使矛盾激化。 ，不偏心偏愛(ài)。在日常工作中，上級(jí)與下級(jí)，部門與部門之間出現(xiàn)意見(jiàn)或分歧是難免的。秘書在協(xié)調(diào)這類問(wèn)題時(shí)，應(yīng)依據(jù)分歧的客觀情況，從維護(hù)大局、有利于工作出發(fā)，客觀公正地協(xié)調(diào)，把領(lǐng)導(dǎo)的指示與客觀實(shí)際結(jié)合起來(lái)，把對(duì)上負(fù)責(zé)與對(duì)下負(fù)責(zé)統(tǒng)一起來(lái)，在充分溝通協(xié)商的基礎(chǔ)上搞好 “ 微調(diào) ” ，并認(rèn) 第 7 頁(yè) 共 12 頁(yè) 真聽(tīng)取各方的意見(jiàn)，從中找出 “ 共同點(diǎn) ” ，并以 “ 參謀 ” 的角色，提出容易被雙方接受的意 見(jiàn)和建議，使他們逐步取得共識(shí)，以達(dá)到令人滿意的結(jié)果，從而既保證領(lǐng)導(dǎo)意圖的落實(shí)，又符合客觀實(shí) 6 際，能夠被群眾所接受。 ，不欺騙他人。溝通協(xié)調(diào)時(shí)，要光明磊落、實(shí)實(shí)在在，不要在牽頭承辦一項(xiàng)重大活動(dòng)，開(kāi)始溝通協(xié)調(diào)時(shí)，需要?jiǎng)e的部門出錢出力，就陪著笑臉與大家商量，一旦大功告成，就一人獨(dú)攬功勞，翻臉不認(rèn)人。這種過(guò)河拆橋的做法，不僅不利于調(diào)動(dòng)方方面面的積極因素，也有損秘書工作者的形象。在與同級(jí)部門進(jìn)行工作協(xié)調(diào)時(shí)，首先要想一想自己能夠做些什么，怎樣才能為對(duì)方完成工作創(chuàng)造便利條件；在與下級(jí)部門 協(xié)調(diào)時(shí)，首先要想一想怎樣幫助下級(jí)解決困難，是不是理解了下級(jí)的苦衷，是不是調(diào)動(dòng)了下級(jí)的積極性。 （二）秘書的溝通協(xié)調(diào)既瑣碎又繁雜，必須強(qiáng)化主動(dòng)辦事的意識(shí) ，確保溝通協(xié)調(diào)的超前性。 “ 凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢 ” ，秘書只有不斷提高超前思維能力，才能把握協(xié)調(diào)的主動(dòng)權(quán)。對(duì)一個(gè)時(shí)期和一個(gè)階段的工作，從上級(jí)指示要求、本級(jí)機(jī)關(guān)工作內(nèi)容到所屬單位工作動(dòng)態(tài)，以及領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)前思考的問(wèn)題、思路等，都要進(jìn)行全面的考慮和思索，從中預(yù)測(cè)出下一步工作
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