4秘書學——淺談秘書的工作職能(編輯修改稿)
2024-09-06 19:01 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 案，要多做定性分析與定量分析， 做到多算于前，少失于后。 。參謀咨詢工作要把握好時機，做到言當其時，不失良機。 ① 選擇恰當?shù)臅r機，不要在領(lǐng)導工作繁忙或心情煩躁時進諫。 ② 選擇恰當?shù)膱龊?，避免在正式場合進行勸諫，而應(yīng)在無他人在場時與領(lǐng)導交流。 ③ 要注意應(yīng)用語言的藝術(shù)，巧用比喻、典故，學習 “ 鄒忌諷齊王納諫 ” 的高超技巧。 ④ 不要一味說 “ 不 ” ，要正面提出建設(shè)性的意見。 第 6 頁 共 12 頁 三、溝通協(xié)調(diào) 溝通協(xié)調(diào)是保持組織機能的整體性的重要手段，是秘書人員 5 的重要職責。現(xiàn)代組織系統(tǒng)結(jié)構(gòu)復雜，分工密細，必須以有效的溝 通協(xié)調(diào)維系其整體性。 秘書是組織內(nèi)外信息集散的重要樞紐，秘書在處理信息的過程中，能夠及時發(fā)現(xiàn)組織管理中的局部失調(diào)現(xiàn)象和潛在的失調(diào)危險，然后有的放矢地加強信息溝通協(xié)調(diào)，使各有關(guān)方面了解事情的真相，促進上情下達，下情上達，相互理解、信任和各相關(guān)方面的配合與合作，維系組織和諧運轉(zhuǎn)。 怎樣才能做好協(xié)調(diào)工作，要注意秘書工作中的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)： （一）秘書的溝通協(xié)調(diào)既重要又微妙，必須遵循協(xié)商辦事的原則 ，不以勢壓人。把握身份，動之以情，曉之以理，以情感人，以理服人，在溝 通協(xié)調(diào)工作中是十分重要的。如果只憑自己的身份和手里的 “ 尚方寶劍 ” ，居高臨下，盛氣凌人，甚至以勢壓人，不僅無助于問題的解決，反而會使矛盾激化。 ，不偏心偏愛。在日常工作中，上級與下級，部門與部門之間出現(xiàn)意見或分歧是難免的。秘書在協(xié)調(diào)這類問題時，應(yīng)依據(jù)分歧的客觀情況，從維護大局、有利于工作出發(fā)，客觀公正地協(xié)調(diào)，把領(lǐng)導的指示與客觀實際結(jié)合起來，把對上負責與對下負責統(tǒng)一起來，在充分溝通協(xié)商的基礎(chǔ)上搞好 “ 微調(diào) ” ，并認 第 7 頁 共 12 頁 真聽取各方的意見，從中找出 “ 共同點 ” ，并以 “ 參謀 ” 的角色，提出容易被雙方接受的意 見和建議，使他們逐步取得共識，以達到令人滿意的結(jié)果，從而既保證領(lǐng)導意圖的落實，又符合客觀實 6 際，能夠被群眾所接受。 ，不欺騙他人。溝通協(xié)調(diào)時，要光明磊落、實實在在，不要在牽頭承辦一項重大活動，開始溝通協(xié)調(diào)時，需要別的部門出錢出力，就陪著笑臉與大家商量，一旦大功告成，就一人獨攬功勞，翻臉不認人。這種過河拆橋的做法，不僅不利于調(diào)動方方面面的積極因素，也有損秘書工作者的形象。在與同級部門進行工作協(xié)調(diào)時，首先要想一想自己能夠做些什么，怎樣才能為對方完成工作創(chuàng)造便利條件；在與下級部門 協(xié)調(diào)時，首先要想一想怎樣幫助下級解決困難，是不是理解了下級的苦衷，是不是調(diào)動了下級的積極性。 （二）秘書的溝通協(xié)調(diào)既瑣碎又繁雜，必須強化主動辦事的意識 ，確保溝通協(xié)調(diào)的超前性。 “ 凡事預則立，不預則廢 ” ，秘書只有不斷提高超前思維能力，才能把握協(xié)調(diào)的主動權(quán)。對一個時期和一個階段的工作，從上級指示要求、本級機關(guān)工作內(nèi)容到所屬單位工作動態(tài)，以及領(lǐng)導當前思考的問題、思路等，都要進行全面的考慮和思索，從中預測出下一步工作
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