【文章內容簡介】 電話給往來客戶。可是，對方卻是答錄機，于是永賢就將要說的話錄進了自動答錄機中。 第二天，永賢被上司叫去。據說是因為到目前尚未接到客戶的來電。雖然永賢回答已在答錄機中留言，但卻被上司嚴厲地訓斥了一頓。 上司訓斥他的理由是：“當對方不在而用答錄機時，應該在稍后再次打電話進行確認，你卻就這么算了”。由于我們無法得知對方是否已聽過留言，因此必須再打電話加以確認。此外，在答錄機中留言時，如果附加一句“稍后我再和您聯(lián)系”會顯得更加謹慎。 36．交換名片時應先遞出 —— 12 交換名片是有學問的。當你向對方遞張污跡斑斑的名片，或以從對方看來相反的方向遞出，都是錯誤的。此外，讓對方搶先遞出名片，更是不恰當。 而名片必須比對方先遞出，并由下位者向上位者遞出才合乎禮儀。因為來客始終處于上位，因此在 自己公司迎接客人時，應該比對方早遞出名片。 此外，在遞出名片時，必須站起來。有人或許嫌太麻煩，因此就坐著將名片遞給對方，這是非常失禮的。即使到對方公司拜訪，也應在自報姓名的同時遞出名片。 如果與上司一同前往時，應在被上司介紹給對方之后才能遞出名片。 37．用雙手遞名片 —— 當對方搶先遞出名片的時候，應先用雙手將名片接過來，然后再遞出自己的名片。 此外，在接受名片時，要注意不要將手指蓋住名片的文字。為了避免手指將名片上的公司名稱與人名蓋住，應拿著名片的邊角。 一般名片的接受高度應在胸前。而接受名片之后，注意不要將它垂到腰部以下或漫不經心地塞入口袋里。應當認真地嵌入名片夾中收藏，或放入上衣里面的口袋。 38．不認識的字應加以確認 —— 不要因接受的名片上有不認識的字，而感到難為情。如果讀錯音反而更失禮，而應當場詢問對方。 “非常抱歉，請問這個字怎么念？”然后再重復一次加以確認?！皩Σ黄穑恰稹鹣壬鷨?？” 無論是多么難記的名字，在問過一次之后，都應正確地牢記，不能當著客人的面標上注音。 39．不要將對方的名 片置于桌上 —— 有些人在交換名片結束后，常會將名片放在桌上就開始會談。有時客人多達 4至 5人時，要將他們的姓名一一記住是件很傷腦筋的事，因此這樣做也是別無良策的權宜之計。不過，當客人只有一位時，就應該將名字牢記，然后收在名片夾或口袋中，不可放在桌上置之不理。 此外，即使客人有多位，也應盡可能當場記住他們各自的姓名。并且養(yǎng)成在記住之后放入名片夾收好的習慣。弄灑茶水而將名片弄臟，是對對方的不敬，請務必謹慎地對待。 13 40．對方介紹時，應從下位者的人開始 —— 當你正與其他公司的人 員進行會談時，突然看到自己的上司朝這邊走來，須先從下位者開始介紹。如果同時有自己公司和其他公司的人員在場，應從自己公司人員開始介紹，首先先介紹自己的上司，然后再介紹客人。 而進行介紹時，要先介紹職稱，再介紹姓氏。例如，“這位是我們公司的C經理”就錯了，因為 C經理是敬稱。所以要改說為 —— “這位是我們的經理，姓 C”。而另一方面，將客人介紹給上司時，要說成是“這位是 D公司的經理， E先生”。 請記住：無論介紹自己公司還是其他公司的人，都應將職稱放在前面，姓名放在后面。 41．避免將拜訪時間 訂在星期一 —— 拜訪其他公司時，必須事先約定時間，但是訪問的日期與時刻，應取決于對方的日程，除非對方任何時間都可以時，才由自己決定。不過，有一個時間要特別注意，千萬別說“日期定在星期一上午”。 通常，一般公司在星期一，常因商洽與會議而忙得不可開交。如果你將會面的時間定在這些時間，會造成對方的不便。 約定會面時，除了定出訪問的日期與時刻，同時還應將己方前去訪問的人數(shù)、姓名、職務、將要商談的事情概要，以及預計所需的時間告訴對方。如此一來，對方才能對會客室等作出安排，并安排之后 的日程。 42．拜訪前，應打電話再次確認 —— 嘉玲于一周前已與對方約好前往拜訪，因此當天就直接前往訪問?？墒?，對方卻忘了這個約會而外出，嘉玲氣得簡直七竅生煙。 其實，這件事不能一味地責怪對方。雖然事前都會先約好時間，但是，在訪問的前一天打電話加以確認，也是應有的禮節(jié)。 因此，一周前定好的約會，也應在前一天再次打電話加以確認“明天的約會是否有更改？……”。也許對方的工作太繁忙，或另外定了其他的約會，而忘了與你的會面。因此在訪問的前一天加以確認，就顯得十分重要了。而且，對方 還可能對你的細心感到高興。 43．進行拜訪不宜遲到 —— 如果去其他公司拜訪，卻遲于約好的時間到達，容易讓對方產生：“和這種不遵守時間的人，不能進行重要的商務會談”，而留下不好的印象。 遵守約定的時間，是商業(yè)往來的基本原則。 14 通常出發(fā)的時間應比約好的時間提前 30～ 40分鐘。 如果能提前 5分鐘到達對方的公司，是最為恰當?shù)摹? 44．禮貌要周到 —— 到達對方公司時，應先脫掉外套或取下圍巾，再向柜臺人員說：“我是○○公司的職員，名叫△△，請找一下部的 □□□先生”。此時，還要告訴對方是否事先約好。 此外，如果公司的名稱不易聽清楚，或者你的名字較為少見，可向接待員遞出自己的名片。接待員看過名片，就會替你跟負責人聯(lián)系。 當接待員不在時，應向最早走出來的人報出你在公司的名稱及自己的姓氏，請他跟對方取得聯(lián)系。如果沒有柜臺，應主動與離辦公室入口處最近的人搭話。然后同樣地報出公司名稱與自己的姓氏，請他與對方聯(lián)系。 不要大聲地呼喚位于房間里面的共事者，或者不管三七二十一，冒冒失失地撞入室內。應以不造成妨礙他人的方式，盡可能以恭敬的態(tài) 度拜托近旁的人代為轉達。 45．在對方的會客室，應坐在下座 —— 記得，當你前去拜訪其它公司時，應坐下座。 將你帶到會客室的人，會請你坐上座，而你必須推辭。而在會客室里等待時，應當淺坐在沙發(fā)上。輕輕地坐在在沙發(fā)的最邊緣，脊背挺直，腿不要盤起來而應整齊地并在一起。此外，當沙發(fā)較低時，應將腿略微偏向下座的一側。 46．不要將公事包放在會客室桌上 —— 當你前往別的公司洽談公事時，記得不要將公事包或皮包放在桌上，這有違 反禮儀。 一般較大的皮包類應放在自己的腳邊。在 取出資料時，也應注意不要將皮包 放在桌子上，而應放在膝蓋上。此外，當所攜帶的物品很多時，應只將工作所需 的物品放在腳邊，而將剩下的放在房間角落不顯眼的地方。 47．嚴禁與同行者閑聊 —— 當有很多人同去其它公司訪問而在會客室等待的期間，常會不知不覺就 15 聊起來。 然而，在會客室內聊天，是絕對禁止的。雖然，會客室讓人覺得有如密室，但實際上聲音卻會清楚地傳向外邊。若是讓該公司的職員聽見你正在閑聊，會做何感想？無論這種閑聊是與工作有關的事還是私事，都是不禮貌的行為。 48．寒暄問候好，應面帶笑容 —— 寒暄問候是非常 重要的。但這并不代表只需說出問候語，便萬事 OK。 如果聲音太小或故意要避開對方視線似地把頭低下，反而會讓對方因不知道你在說什么而尷尬萬分，說不定會造成反效果。與其這樣的問候，還不如不問候更好些。 問候時應口齒清晰、精神飽滿，不是要你拉大嗓門。只要用對方能夠聽清楚的音量，發(fā)音盡可能清晰就可以了。 當然，希望你在問候對方的同時，也能露出笑容。否則，無論你的聲音多清晰，如果面無表情也是白費。而且問候時面帶笑容，還能避免情緒緊張。 49．上班服裝應得體 —— 沒有規(guī)定員工穿制服的公司，職員可以自由的穿著 。但是，若穿得太隨便或不講究，容易讓別人留下不好的印象。 有時會因與客戶或上司商量事情，而一起吃晚飯：或者在回去時把東西順路送到別的公司。此時，如果穿著牛仔褲等隨便的裝扮，看起來會很不得體。 因此，平時就應注意，穿著適合工作地點的服裝。如果是女性，裙子應避免過短或過長，男性的指甲應注意是否藏污納垢；鞋子應選擇質感好的不宜太高，手提包則以多功能的為主。 50．被上司叫去時，記得帶記事本 —— 你是不是一名優(yōu)秀的職員，在你被上司叫去之前，就可以判斷出來。 一般的職 員，他會空手站到上司面前，而如果是優(yōu)秀的職員，就會帶上筆記本和原子筆。 雖然你不知道上司將就哪件事作出指示，還是應將記事本帶去。 當上司指示事情時，應迅速地將其記錄下來。然后將他說過的話復述一遍，以便加以確認。 如果不帶記事本，就去聽上司下達指令，很容易將日期、時間及名字等遺忘掉。 16 51．應在限期內完成上司指示工作 —— 當接受上司指派的任務時，不能什么都不說，只是一味地點頭。由于上司非常忙碌，有時也會忘記說明期限。如果他漏掉了重要的事項，應當場問清楚。 時常容易遺忘的事，是工作的期限。經常有這樣的事發(fā)生：上司把他認為緊急的事來交代你，數(shù)日之后當被他問到“那件事做完了嗎？”你卻驚訝地說“呃？它有那么急嗎？ 為了避免這種情況，從上司那里接受指派的工作后，必須提出“在什么時候之前完成才好？”的問題，以確認期限。你也會同時做幾件事，因此必須問清期限，以確定優(yōu)先做哪件事。 當上司確認了期限之后，相信一定會對你另眼相看。此外，要是你表現(xiàn)得值得信賴的話，他會想，“可以把事情交給他去做吧？”從而對你更加信任。 52．因故遲到要事先告知 —— 如果因交通堵塞而可能會遲到時，應該要與公司取得聯(lián)系，告知原因與抵達時間。讓公司采取相應措施。 因為遲到和請假，有可能造成公司行事上的不便，所以，你何時上班，是他們最想知道的事。 53．約會若延遲，要打電話通知 —— 變更約會乃是常事，恐怕沒有人能從早到晚，一分不差地應付所有的約會；也許公司臨時有事，或沒有預約的客人來訪之類的突發(fā)事件，因此，常會來不及會見下一位客人。此時應該打電話給對方，說明自己可能會遲到。并詢問：“我現(xiàn)在來拜訪您，可以嗎？”及說明自己大概幾分鐘后到達。就算遲到 5至 10分鐘，也比遲到了卻什么都不說，留給對方的印象更好。 人在外面有變更約會時，不要忘了使用電話聯(lián)系。而當已完成工作、正返回公司時，可在路上與對方聯(lián)絡，告知自己預定返回公司的時間。 54．隨時報告工作進度 —— 上司交待的工作，各式各樣，從很快就能完成的復印，到需要花費長達一個月才能完成的長期完成的長期工作，真是不一而足。 如果是一分很快就能完成的工作，完成之后必須立即報告；反之，要花較長時間的工作，就要不定時提報進展。 對交給你去做的事已進行到哪里，你的上司會 非常在意。但是，他不會 17 每天反復地問“完成多少了？”如果你能主動報告，他會比較放心。 一般需花費一周來完成的工作，報告時間可設定在第三天或第四天。若是需要花費一個月來完成的工作，可每隔十天報告一次。 55．婚宴席上要注意分寸 —— 婚宴總是散播著熱鬧的氣氛，因此心情也變得格外興奮。有些人一旦出席與自己關系親密的朋友或同事的婚宴，不知不覺中就會盡情地歡鬧，而失去分