3檢驗資料檔案管理制度(編輯修改稿)
2025-08-16 23:49 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 第三篇：食品檢驗資料檔案管理制度 doc 檢驗、技術(shù)資料檔案管理制度 一、目的 對各項工 作中形成的記錄、科技資料、往來文件（書）檔案進行控制，為質(zhì)量體系有效運行和檢測工作符合要求提供證據(jù)，為工作改進提供依據(jù)。 二、范圍 錄、各部門間的往來文件的歸檔管理等。 三、職責 質(zhì)控部辦公室人員負責往來文件收集、立卷及各科室立 第 10 頁 共 22 頁 卷的保管；負責在崗人員的人事、業(yè)績考核資料的立卷、歸檔管理。 各科室負責與其相關(guān)的往來文件、儀器設(shè)備等資料的收集、立卷。 財務(wù)人員負責會計帳冊、報表的立 卷、歸檔管理。 宣傳人員負責影像資料的收集歸檔管理。 質(zhì)量管理人員負責會同有關(guān)科室設(shè)計和統(tǒng)一質(zhì)量記錄、技術(shù)記錄的格式及健康相關(guān)產(chǎn)品的檢驗報告，做好質(zhì)量體系活動與技術(shù)運作中形成的各類記錄的收集、整理、立卷與歸檔保管。 辦公室主任負責審批檔案室保存檔案的借閱。 施。 各科室在質(zhì)量活動和技術(shù)運作時，按要求填寫質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄，做好各類記錄的收集。 各科室兼職檔案員負責本 科室記錄的預(yù)立檔和移交。 技術(shù)主管批準到期記錄（檔案）的銷毀處理。 四、程序 記錄格式的確定 ，各科室負責人審核。 質(zhì)量記錄的格式由質(zhì)量管理人員組織設(shè)計，經(jīng)質(zhì)量主管審核。 第 11 頁 共 22 頁 質(zhì)量主管組織評審質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄的格式，并批準實施。 識，編制記錄清單，并發(fā)布使用，非受控表格經(jīng)科室負責人審核同意后直接投入使用。 在評審和使用過程中發(fā)現(xiàn)記錄格式不適用時，由使用部門修改或修訂，經(jīng)相應(yīng)審批后發(fā)布使用。質(zhì)量管理人員負責通知有關(guān)部門和人員，發(fā)放新的格式表。 上級部門規(guī)定的記錄格式直接采用，并將其編碼列入記錄清單。 記錄的內(nèi)容要求與改進 則，并經(jīng)科室負責人審核批準；科室負責人應(yīng)定期組織有關(guān)技術(shù)骨干對記錄格式的必要性、充分性和可追溯性進行評定，并隨著實踐不斷改進完善。各科室應(yīng)有記錄格式的控制清單，在批準起用新格式時， 原有的格式應(yīng)予以廢除停用。 現(xiàn)性。檢驗原始記錄的內(nèi)容應(yīng)包括：樣品受理編號、收檢日期、樣品名稱、樣品批號、檢驗項目、檢測依據(jù)、器材記錄、環(huán)境條件記錄、檢驗起止日期、檢驗結(jié)果及導(dǎo)出數(shù)據(jù)、檢驗人員和校（復(fù)）核人員簽字等。 第 12 頁 共 22 頁 記錄的填寫 “ 記錄的管理流程 ”（附后）要求認真做好本科室各項工作記錄填寫的組織、管理工作。 記錄填寫應(yīng)及時、正確、真實、齊全、清晰、明了，不得用鉛 筆填寫。 記錄上必須有記錄人的簽名，有審核、批準要求的，相應(yīng)的簽字人應(yīng)按文件規(guī)定要求進行審核、批準、簽字。 需的足夠信息，注意詳細記錄每次測定條件和環(huán)境條件，不得遺漏。檢測的原始記錄中有檢測人、校核人的簽名。 記錄的更改 當記錄中出現(xiàn)差錯時，應(yīng)遵循記錄的更改原則。被更改的原始記錄仍必須清楚可見，不允許消失或不清楚（采用 “ 杠改法 ” ），更改后的值（或文字）應(yīng)在被更改值（或文字）的右上方，并由 檢測人在改正的內(nèi)容旁簽名或蓋章。 如需改正的數(shù)據(jù)或文字篇幅較大時，可將其劃框線，中間劃一橫線，在方框的右上方標識 “ 作廢 ” 兩字，由改正者在改正的內(nèi)容旁簽名或蓋章。 電子存儲記錄更改也必須遵循上述更改原則，以免原始數(shù)據(jù)丟失或改動。 第 13 頁 共 22 頁 記錄（檔案）的收集與歸檔 本單位的記錄、檔案實行分級管理，即由檔案室和各科室分別存檔。 記錄要定期收集、歸檔。原始記錄隨存檔檢驗報告歸檔。年度辦理完畢的文件、記錄資料由科室兼職檔案員收集、 立卷，科室負責人審定簽字；記錄檔案卷宗上應(yīng)有該記錄的標識、記錄的名稱及代碼、歸檔日期、保存期限等內(nèi)容。質(zhì)量管理主管負責質(zhì)量體系文件、檢驗過程資料的收集編目和歸檔。 各科室的質(zhì)量記錄由本科室人員收集，本科室兼職檔案員每季度收集匯總一次，按記錄內(nèi)容分類編目，年末進行預(yù)立卷后，凡重要的質(zhì)量控制或涉及質(zhì)量控制的法規(guī)文件填寫《檔案移交清單》，于規(guī)定時間交檔案室歸檔。 記錄的保存和管理 、裝訂保存，按 “ 年度 科室 保存期 限分類法 ” 進行排列和編制《全引目錄》、《案卷目錄》和《收發(fā)文本》。由辦公室主任、檔
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